CIRCULAR 5 DE 2017
(octubre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| PARA | SERVIDORES PÚBLICOS Y/O CONTRATISTAS DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - ADRES |
| DE: | VICEMINISTRA DE PROTECCIÓN SOCIAL, ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DE DIRECTORA GENERAL DE LA ADRES |
| ASUNTO: | Lineamientos para la adecuada gestión contractual de la ADRES |
Considerando la responsabilidad de dar cabal cumplimiento a las normas de contratación, al Manual de Contratación de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, adoptado mediante la Resolución No. 005 de 2017, las cuales están directamente relacionadas con los Principios y Reglas que rigen la Contratación Estatal, especialmente respecto a la continua y eficiente prestación del servicio, con la presente Circular, se establecen los siguientes lineamientos para la gestión contractual de la ADRES,
1. ETAPA PRECONTRACTUAL
En esta etapa se enmarcan todas aquellas gestiones y actividades necesarias para la correcta planeación, identificación de necesidades, análisis y estudios previos y estudios del sector. En la misma etapa se encuentran todas las gestiones y trámites administrativos necesarios para lograr el fin propuesto, entendido como el contrato estatal, a través del cual se materializa la colaboración de los particulares.
Plan de Adquisiciones
De conformidad con lo establecido en el numeral 2.1.2 del Manual de Contratación, para la formulación del Plan Anual de Adquisiciones, las diferentes dependencias de la ADRES deben enviar solicitud a la Dirección Administrativa y Financiera, con el lleno de los requisitos.
En desarrollo del artículo 2.2.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, la “Guía para la Codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080”, publicada por la Agencia Colombia Compra Eficiente, en la solicitud de inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones, se debe codificar el bien y/o servicio hasta el Nivel 3, “Clase”, dependiendo de las características del producto y de la información adicional que le pueda suministrar a los proveedores.
La Dirección Administrativa y Financiera elaborará, en coordinación con las dependencias solicitantes el Plan de Adquisiciones y sus modificaciones, de acuerdo con la programación que realicen las áreas y efectuará el seguimiento a su ejecución.
Finalmente, es importante indicar que el valor de la línea del Plan Anual de Adquisiciones que soporta la contratación, no puede ser inferior al valor a contratar.
Solicitud disponibilidad presupuestal
La dependencia solicitante presentará la solicitud de disponibilidad presupuestal a la Dirección Administrativa y Financiera, en el formato establecido por dicha Dirección.
Insumos
De conformidad con el Principio de Planeación establecido en el numeral 2.1.1 del Manual de Contratación, previo a la apertura de un proceso de selección o a la suscripción del contrato, según la modalidad utilizada, la dependencia que requiera el bien o servicio elaborará una solicitud con los insumos necesarios que definan específicamente la(s) necesidad(es) que requiera suplir la dependencia.
Con dichos insumos, la Dirección Administrativa y Financiera elaborará de manera conjunta con la dependencia interesada los estudios previos, cuando haya lugar, los cuales deben estar acompañados de las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución (el área solicitante debe gestionar la expedición de autorizaciones y permisos incluidos en el mencionado numeral).
Aprobación del Director(a) General
La gestión contractual de conformidad con el numeral 2.1.3 del Manual de Contratación, inicia con la solicitud de contratación que realiza la dependencia solicitante a la Dirección Administrativa y Financiera, previo visto bueno del Director(a) General, adjuntando los documentos soporte.
2. ETAPA CONTRACTUAL
Se encuentra delimitada por el plazo de ejecución contractual y que se resume en el conjunto de actividades desarrolladas tanto por el contratista como por la Entidad tendientes a lograr el cumplimiento de las estipulaciones contractuales frente a la satisfacción de las necesidades previamente definidas.
Supervisión e Interventoría
La labor de supervisión e interventoría inicia al momento en que se designa como tal al “supervisor" o al “Interventor, mediante comunicación emitida por la Dirección Administrativa y Financiera, y finaliza con la terminación o liquidación del contrato o convenio en virtud del artículo 60 de la ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
Las responsabilidades, la vigilancia permanente, facultades y deberes de supervisión e interventoría, se encuentran establecidas en los artículos 82 al 84 de la Ley 1474 de 2011 y en el numeral 2.2.3 del Manual de Contratación de la ADRES.
Presentación y Trámite de la Cuenta de Cobro
| Fecha límite de presentación cuenta de cobro, por parte del Contratista al Supervisor e Interventor | El contratista, presentará al supervisor e interventor del contrato dentro de los dos (2) primeros días hábiles del mes siguiente al mes de ejecución, original y copia de los documentos relacionados a continuación: |
| Responsabilidad de verificación formatos y documentos soporte de la cuenta de cobro | Al supervisor e interventor le corresponde verificar que los formatos enunciados anteriormente se remitan de forma completa, y que los soportes y la información contenida sea la correcta con el fin de aprobar los formatos y dar curso máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de la entrega de los mismos, así como de publicar el respectivo informe en el SECOP. La constancia de publicación deberá anexarla al respectivo informe. |
| Devolución documentos aprobados por la supervisión e interventoría | Vencido el término establecido en el acápite anterior, el supervisor e interventor realizará la entrega de los mismos al contratista, con la finalidad de que éste realice la radiación oportuna de la respectiva cuenta, máximo al día hábil siguiente. |
| Fecha límite de Radicación de la Cuenta de Cobro y/o Factura, por parte del contratista | En cualquier caso, el contratista debe tener presente que tendrá máximo hasta el octavo (8) día hábil siguiente al mes de corte de ejecución del servicio o actividad prestado para la radicación de documentos avalados por el supervisor. Vencido dicho plazo, la Dirección Administrativa y Financiera no recibirá ni tramitará cuentas de cobro y/o facturas para ese periodo; estas serán tramitadas en el siguiente periodo. |
| Dependencia responsable de la Gestión Documental | Una vez radicados los informes presentados por el contratista, el área de gestión documental entregará máximo a las 2:00 p.m. del mismo día, las cuentas radicadas en la mañana y a las 8:00 a.m. del día hábil siguiente, las cuentas radicadas en la tarde, a la Dirección Administrativa y Financiera. |
| Dependencia responsable del trámite y pago de la Cuenta de Cobro y/o Factura | Recibidos los documentos radicados, la Dirección Administrativa y Financiera realizará los trámites de causación y solicitud de pago de la cuenta de cobro y/o factura dentro de los 2 (dos) días hábiles siguientes. |
| Consignación de los Recursos | Una vez surtido el procedimiento anterior, el abono a la cuenta del contratista se verá reflejado máximo al 3 (tercer) día hábil siguiente. |
1. ETAPA POST CONTRACTUAL
Esta etapa inicia con la finalización del periodo de ejecución contractual entendido como el plazo o término estipulado para el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista
Frente a las funciones que se deben realizar durante la etapa post contractual es importante recordar a los funcionarios designados como supervisores e interventores de contratos, la importancia del cumplimiento de las obligaciones establecidas en los numerales 2.3.1 al 2.3.5 del Manual de Contratación de la entidad,
Dada en Bogotá, a los 4 OCT 2017
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
CARMEN EUGENIA DÁVILA GUERRERO
Viceministra de Protección Social del Ministerio de Salud y Protección Social Encargada de las Funciones de Directora General de la Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES
