Circular 5 de 2019 ADRES

CIRCULAR 5 DE 2019
(agosto 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD-ADRES

La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias, particularmente las previstas en los artículos 2.6.4.3, 5.2.1, 2.6.4.3.5.2.2 y 2.6.4.7.3 del Decreto 780 de 2016 y en cumplimiento de lo señalado en el artículo 5 de la Resolución 4338 de 2018 modificada por la Resolución 21621 de 2019 de la ADRES, con el fin de implementar la radicación electrónica de las reclamaciones por concepto de servicios de salud y gastos de transporte al centro asistencial, imparte los siguientes lineamientos para la radicación de los meses de septiembre y octubre de 2019 y define los cronogramas para tal fin.

Las IPS deberán radicar los documentos descritos en los artículos 2.6.1.4.2.20 o 2.6.1.4.3.3 del Decreto 780 de 2016, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, operativas y los cronogramas que a continuación se señalan:

1. PRESENTACIÓN DE RECLAMACIONES POR PRIMERA VEZ Y RESPUESTA A GLOSA

Para la radicación de reclamaciones de primera vez y respuesta a glosa correspondiente a los períodos de septiembre y octubre de 2019, de acuerdo con el cronograma No. 1 definido en la presente circular, las IPS presentarán:

1.1. Formatos FURIPS Primera vez

Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que ¡a radicación corresponde a formatos FURIPS así: “FORMATOS FURIPS PRIMERA VEZ IPS  _______" acompañado de los siguientes medios ópticos:

1.1.1  Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURIPS 1 y 2), validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Entidad Administradora, con la correspondiente firma digital del representante legal registrado ante la ADRES.

1.1.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURIPS 1, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo 1 de la presente circular.

1.1.3 Medio óptico (CD o DVD) con los archivos RIPS.

1.2. Formatos FURTRAN Primera vez

Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde a formatos FURTRAN así: “FORMATOS FURTRAN PRIMERA VEZ_______” acompañado de los siguientes medios ópticos:

1.2.1. Formulario FURTRAN, validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta en la página web de ADRES, con la correspondiente firma digital del representante legal registrado ante la Entidad.

1.2.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las Imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURTRAN de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo 1 de la presente circular.

1.3 Formatos FURIPS Respuesta a glosa

Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde respuesta a glosa de los formatos FURIPS así: “RESPUESTA A GLOSA FORMATOS FURIPS IPS__________”, acompañado de los siguientes medios ópticos:

1.3.1. Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURIPS 1 y 2), validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Entidad Administradora, con la correspondiente firma digital del representante legal registrado ante la ADRES.

1.3.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURIPS 1, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo 1 de la presente circular.

1.4. Formatos FURTRAN Respuesta a glosa

Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde respuesta a glosa de los formatos FURTRAN así: “RESPUESTA A GLOSA FORMATOS FURTRAN _______ ”, acompañado de los siguientes medios ópticos:

1.4.1. Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURTRAN), validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Entidad Administradora, con la correspondiente firma digital del representante legal registrado ante la ADRES.

1.4.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURTRAN, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo 1 de la presente circular.

1.5. Cronograma No. 1 para presentación de reclamaciones primera vez y respuesta a glosa

Con el fin de realizar la recepción de los medios ópticos descritos en los numerales anteriores, la ADRES clasificó en diez (10) grupos a las IPS registradas para reclamar, tal como se describe en el Anexo No. 2 de la presente circular. Para tal efecto cada IPS deberá consultar con el número del Nit el grupo al cual pertenece y ubicar la fecha en la cual le corresponde presentar sus reclamaciones, de acuerdo con el siguiente cronograma:

2. RESULTADOS DE LA RADICACIÓN DE RECLAMACIONES PRIMERA VEZ Y RESPUESTA A GLOSA

2.1. RESULTADOS DE RADICACION DE FURIPS

Los medios ópticos presentados serán validados por la ADRES, el resultado de dicha validación será comunicado a la IPS mediante correo electrónico registrado ante la ADRES o comunicación física remitida a la dirección de notificación registrada por la entidad, en la cual se indicará:

a. Validación exitosa: consolidado con los números de radicación para cada reclamación

b. Validación no exitosa: reporte de errores e inconsistencias para el respectivo ajuste por parte de la entidad reclamante.

2.2. RESULTADOS DE RADICACION DE FURTRAN

Los medios ópticos presentados serán validados por la ADRES, el resultado de dicha validación será comunicado a la IPS informado mediante correo electrónico registrado ante la ADRES o comunicación física remitida a la dirección de notificación registrada por la entidad, en la cual se indicará el consolidado con los números de radicación de cada reclamación efectiva y reporte de sobrantes y faltantes.

3. DEVOLUCIÓN DE MEDIOS ÓPTICOS

Si como resultado de las validaciones no es posible efectuar la radicación de las reclamaciones de primera vez y respuesta a glosa, debido a inconsistencias y errores en la presentación de los archivos, la ADRES realizará la devolución de dichos medios.

Una vez la entidad reclamante ha recibido el correo electrónico en el que se le indica las inconsistencias y errores, esta debe realizar los ajustes y correcciones correspondientes.

Realizados los ajustes, la IPS deberá presentar ante la ADRES un oficio suscrito por el representante legal registrado, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde a la corrección de los formatos FURIPS o FURTRAN PRIMERA VEZ O RESPUESTA A GLOSA (según corresponda) así: “CORRECCIONES FORMATOS (FURIPS O FURTRAN) - (PRIMERA VEZ O RESPUESTA A GLOSA) IP __________”, acompañado con los medios ópticos corregidos, de conformidad con el siguiente cronograma:

En todo caso, la entidad reclamante deberá ajustar y presentar los medios ópticos con los ajustes y correcciones informadas por la ADRES, en las fechas indicadas en el cronograma No. 2, independiente de la recepción de los medios ópticos objeto de la devolución.

Una vez la ADRES realice la nueva validación de los medios y el cargue de la información sea exitoso, comunicará a la entidad reclamante mediante correo electrónico y/o comunicación física, el consolidado con los números de radicación para cada reclamación.

Si la entidad reclamante no presenta las correspondientes correcciones en los tiempos definidos en la presente circular o habiéndolas realizado continúan con inconsistencias, las reclamaciones se entenderán como no presentadas, para el periodo de radicación.

Considerando los lineamientos contenidos en la presente circular, a partir del 2 de septiembre de 2019 no se recibirán soportes de reclamaciones que no se encuentren digitalizadas de acuerdo con las definiciones y criterios del Anexo Técnico No. 1.

ALVARO ROJAS FUENTES

Director de Liquidaciones y Garantías encargado de las funciones de la Dirección General de la ADRES