Circular 8 de 2019 ADRES

CIRCULAR 8 DE 2019
(octubre 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD-ADRES

La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias, particularmente las previstas en los artículos 2.6.4.3.5.2.1, 2.6.4,3.5.2.2 y 2.6.47.3 del Decreto 780 de 2016 y en cumplimiento de lo señalado en el artículo 5 de la Resolución 4338 de 2018 modificada por la Resolución 21621 de 2019 de la ADRES, con el fin de implementar la radicación electrónica de las reclamaciones por concepto de servicios de salud y gastos de transporte al centro asistencial, imparte los siguientes lineamientos para la radicación del mes de noviembre de 2019 y define los cronogramas para tal fin.

Las IPS deberán radicar los documentos descritos en los artículos 2.6.1.4.2.20 o 2.6.1.4.3.3 del Decreto 780 de 2016, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, operativas y los cronogramas que a continuación se señalan:

1. RESENTACIÓN DE RECLAMACIONES POR PRIMERA VEZ Y RESPUESTA A GLOSA

Para la radicación de reclamaciones de primera vez y respuesta a glosa correspondiente al período de noviembre de 2019, de acuerdo con el cronograma No. 1 definido en la presente circular, las IPS presentarán ante la ADRES:

1.1. Formatos FURIPS Primera vez

Un oficio suscrito por el representante ilegal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde a formatos FURIPS así: “FORMATOS FURIPS PRIMERA VEZ IPS________ ” acompañado de los siguientes medios ópticos:

1.1.1. Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURIPS 1 y 2), validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Entidad Administradora, con la correspondiente firma digital del representante legal registrado ante la ADRES.

1.1.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURIPS 1, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo 1 de ia presente circular.

1.1.3. Medio óptico (CD o DVD) con los archivos RIPS.

1.2. Formatos FURTRAN Primera vez

Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde a formatos FURTRAN así: “FORMATOS FURTRAN PRIMERA VEZ ” acompañado de los siguientes

medios ópticos:

1.2.1. Formulario FURTRAN, validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta en la página web de ADRES, con la correspondiente firma digital del representante legal registrado ante la Entidad.

1.2.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las Imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURTRAN de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo 1 de la presente circular.

1.3. Formatos FURIPS Respuesta a glosa

Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde respuesta a glosa de los formatos FURIPS así: “RESPUESTA A GLOSA FORMATOS FURIPS IPS________ ", acompañado de los siguientes medios ópticos:

1.3.1. Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURIPS 1 y 2), validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Entidad Administradora, con la correspondiente firma digital del representante legal registrado ante la ADRES.

1.3.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURIPS 1, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo 1 de la presente circular.

1.4. Formatos FURTRAN Respuesta a glosa

Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde respuesta a glosa de los formatos FURTRAN así: “RESPUESTA A GLOSA FORMATOS FURTRAN ”, acompañado de los siguientes medios ópticos:

1.4.1. Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURTRAN), validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Entidad Administradora, con la correspondiente firma digital del representante legal registrado ante la ADRES.

1.4.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURTRAN, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo 1 de la presente circular.

1.5. Cronograma No. 1 para presentación de reclamaciones primera vez y respuesta a glosa

Con el fin de realizar la recepción de los medios ópticos descritos en los numerales anteriores, la ADRES clasificó en diez (10) grupos a las IPS registradas para reclamar, tal como se describe en el Anexo No. 2 de la presente circular. Para tal efecto cada IPS deberá consultar con el número del Nit el grupo al cual pertenece y ubicar la fecha en la cual le corresponde presentar sus reclamaciones, de acuerdo con el siguiente cronograma:

2. RESULTADOS DE LA RADICACIÓN DE RECLAMACIONES PRIMERA VEZ Y RESPUESTA A GLOSA

2.1. RESULTADOS DE RADICACION DE FURIPS

Los medios ópticos presentados serán validados por la ADRES, el resultado de dicha validación será entregada a la IPS en el momento de la radicación o comunicación a la dirección de notificación registrada por la entidad, en la cual se indicará:

a. Validación exitosa: consolidado con los números de radicación para cada reclamación.

b. Validación no exitosa: reporte de errores e inconsistencias para el respectivo ajuste por parte de la entidad reclamante.

2.2. RESULTADOS DE RADICACION DE FURTRAN

Los medios ópticos presentados serán validados por la ADRES, el resultado de dicha validación será entregada a la IPS indicando el resultado de esta, si la validación es exitosa se entrega el documento en el cual se indicará el número del consolidado con los números de radicación asignados a cada factura; en caso de no ser exitosa la radicación se hará devolución de los medios presentados junto con el documento que indica la causal de la inconsistencia y por ende de no trámite.

3. DEVOLUCIÓN DE MEDIOS ÓPTICOS

Si como resultado de las validaciones no es posible efectuar la radicación de las reclamaciones de primera vez y respuesta a glosa, debido a inconsistencias y errores en la presentación de los archivos, la ADRES realizará la devolución de dichos medios.

La entidad reclamante debe realizar los ajustes y correcciones correspondientes.

Realizados los ajustes, la IPS deberá presentar ante la ADRES un oficio suscrito por el representante legal registrado, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde a la corrección de los formatos FURIPS o FURTRAN PRIMERA VEZ O RESPUESTA A GLOSA (según corresponda) así: “CORRECCIONES FORMATOS (FURIPS O FURTRAN) - (PRIMERA VEZ O RESPUESTA A GLOSA) IPS ________", acompañado con los medios ópticos corregidos, de conformidad con el siguiente cronograma:

En todo caso, la entidad reclamante deberá ajustar y presentar los medios ópticos con los ajustes y correcciones informadas por la ADRES, en las fechas indicadas en el cronograma No. 2, independiente de la recepción de los medios ópticos objeto de la devolución.

Una vez la ADRES realice la nueva validación de los medios y el cargue de la información sea exitoso, comunicará a la entidad reclamante mediante correo electrónico y/o comunicación física, el consolidado con los números de radicación para cada reclamación.

Si la entidad reclamante no presenta las correspondientes correcciones en los tiempos definidos en la presente circular o habiéndolas realizado continúan con inconsistencias, las reclamaciones se entenderán como no presentadas, para el periodo de radicación.

Considerando los lineamientos contenidos en la presente circular, no se recibirán soportes de reclamaciones que no se encuentren digitalizadas de acuerdo con las definiciones y criterios del Anexo Técnico No. 1.

A partir del 1 de diciembre de 2019 y de acuerdo con el cronograma que para el efecto será publicado, las IPS comenzarán a radicar las reclamaciones a través de la herramienta dispuesta en el portal de la ADRES directamente desde sus instalaciones; para lo cual, deberán contar con la firma digital de Persona Jurídica o Representación legal, emitida por una entidad certificadora autorizada a nivel nacional en formato P12 o PFX.

CRISTIAN ARANGO OLAYA

Directora General