CIRCULAR 8 DE 2020
(febrero 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Entidades recobrantes de servicios de salud o tecnologías no financiados con cargo a la UPC que se hayan prestado a afiliados del régimen subsidiado |
| De: | Administradora de los recursos del sistema general de Seguridad social en salud - ADRES |
| Asunto: | Lineamientos para el reconocimiento de verificación, control y pago de servicios y tecnologías en salud no financiados con cargo de la UPC, que hayan sido prestados a los afiliados del régimen subsidiado entre el 01 de enero y 29 de febrero del 2020. |
La Administradora de los Recursos del Sistema Genera! de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias, particularmente las previstas en el artículo 2.6.4.3.5.1.4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social No. 780 de 2016, de acuerdo con las facultades conferidas por el inciso tercero del artículo 3 de la Resolución 094 del 2020, expedida por el Ministerio de Salud y la Protección Social, y en atención a lo señalado en la Resolución 388 del 2020, expedida por esta entidad, se permite informar a las Entidades Recobrantes del régimen subsidiado que el procedimiento de verificación, control y pago de los servicios y tecnologías no financiadas con ia UPC, que hayan sido prestados a los afiliados del régimen subsidiado entre el 1 de enero y el 29 de febrero del 2020, se efectuará conforme a las reglas establecidas en los Títulos I y II de la Resolución 41656 de 2019 expedida por la ADRES, precisando lo siguiente:
LINEAMIENTOS GENERALES:
1. Respecto a las facturas de venta o documentos equivalentes y los fallos de tutela, la ADRES procederá a realizar la verificación y pago, cuando al efectuar la auditoría se evidencie que efectivamente corresponde a un servicio prestado en el 2020, el usuario objeto del recobro es del régimen subsidiado y se acreditó el cumplimiento de los requisitos esenciales previstos en el Decreto 780 de 2016.
2. La presentación de la información que se realice ante la ADRES deberá ser realizada por la EPS que garantizó la prestación del servicio.
3. La única fuente de información para adelantar la verificación, control y pago por parte de la ADRES es la registrada en los módulos de MIPRES, en consecuencia, la información que se presente según los mecanismos dispuestos por la Resolución 41656 de 2019 deberá
corresponder a prescripciones suministradas entre el 01 de enero y el 29 de febrero del 2020, así:
Prestaciones derivadas de una prescripción única
- Para servicios prescritos en el ámbito de atención ambulatorio priorizado, hospitalización o urgencias, conforme a lo establecido en los numerales 2 y 3 del artículo 33 de la Resolución 1885 del 2018, la fecha de prescripción no puede ser anterior al 30 de diciembre del 2019.
- Para servicios prescritos en el ámbito de atención ambulatorio, conforme a lo establecido en el numeral 1 del artículo 33 de la Resolución 1885 del 2018, la fecha de prescripción no puede ser anterior al 25 de diciembre del 2019.
- Cuando corresponda a prescripciones únicas por procedimientos quirúrgicos, la fecha de prescripción no puede ser anterior al 01 de octubre del 2019.
Prestaciones derivadas de una prescripción sucesiva:
En caso de prestaciones sucesivas, se verificará que se trate de una prestación realizada entre enero y febrero de 2020.
4. Respecto al homologo o sustituto, este corresponde al que se encuentra registrado por el profesional de la salud en la prescripción de MIPRES que origina el recobro.
5. Para el caso de comparadores administrativos se deberán aplicar las notas externas y actos administrativos expedidos por el Ministerio de Salud y Protección Social.
6. El mecanismo de giro previo de que trata el artículo 27 de la Resolución 41656 de 2019 será aplicable hasta tanto la EPS del régimen subsidiado cuente con información histórica de resultados de auditoría, lo anterior, dado que es el insumo para realizar la correspondiente estimación.
7. Debe tenerse en cuenta que las entidades del régimen subsidiado podrán presentar facturas de venta o documentos equivalentes sin la respectiva constancia de cancelación o pago a las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS), operadores logísticos de tecnologías en salud, otros proveedores y gestores farmacéuticos, siempre y cuando corresponda a servicios prestados entre el 1 de enero y el 29 de febrero de 2020. Sin embargo, el giro directo a los proveedores estará sujeto a que los mismos se encuentren debidamente inscritos ante la ADRES.
8. Se advierte que, la presentación de los recobros deberá efectuarse dentro de los tres (3) años siguientes, contados a partir de la fecha de la prestación del servicio, de la entrega de la tecnología en salud o del egreso del paciente, so pena de que se entienda prescrito el derecho a recibir el pago y extinta la obligación para la ADRES, de conformidad con lo dispuesto en el literal a) del artículo 73 de la Ley 1753 de 2015.
9. Se habilitará el periodo de radicación en el mes de abril del 2020, para la presentación de los servicios y tecnologías no financiadas con recursos de la UPC del régimen subsidiado prestados en enero y febrero del 2020, conforme a las fechas previstas artículos 14 y 20 de la Resolución No. 41656 de 2019, es decir: i) segmento dos: en los primeros cinco días hábiles del mes y ii) segmento uno entre el séptimo y el onceavo día hábil del mes.
ESPECIFICACIONES TECNOLÓGICAS
I. Proceso de radicación
Pre-Requisitos
1. Las EPS del régimen subsidiado deben contar con acceso a los sistemas de piloto y producción (tanto al SFTP para el envío de imágenes, requisitos generales y MYT-R firmados digitalmente), para lo cual la entidad debe:
- Proceso para pedir acceso al ambiente de piloto
a. Enviar un correo a mesa de servicios MesaDeServicios@adres.gov.co con el siguiente modelo:
| ASUNTO: | Solicitud de Accesos Ambiente de Pruebas Recobros EPS -nombre de la EPS que solicita el acceso- |
| CUERPO: | De manera atenta se solicita asignar los siguientes accesos a la EPS XXX en el ambiente de piloto de recobros así: i. Acceso al SFTP tmft.adres.gov.co, dirección pública del SFTP de ADRES es 200.85.224.83, puerto 22 para el nit (incluir el nit sin puntos ni dígitos de verificación). ii. De manera atenta se solicita acceso al sitio web de 458 en test.adres.gov.co para los siguientes códigos SNS: 1. Código SNS 1: XXXX con el correo de contacto XXX@xx (este correo debe ser corporativo y debe mantenerse en el tiempo ya que al mismo llegarán las notificaciones y se podrá obtener un link para resetear la clave) 2. Código SNS 2: XXXX con el correo de contacto XXX@xx (este correo debe ser corporativo y debe mantenerse en el tiempo ya que al mismo llegarán las notificaciones y se podrá obtener un enlace para resetear la clave) |
Debe tener en cuenta que el ambiente de pruebas puede no estar disponible para procesos corrientes de radicación si existe de manera concurrente un proceso de radicación de corrección abierto.
- Proceso para pedir acceso al ambiente de producción
a. Enviar un correo a mesa de servicios MesaDeServicios@adres.gov.co con el siguiente modelo:
| ASUNTO: | Solicitud de Accesos Ambiente de Producción Recobros EPS -nombre de la EPS que solicita el acceso- |
| CUERPO: | De manera atenta se solicita asignar los siguientes accesos a la EPS XXX en el ambiente de piloto de producción así: i. Acceso al SFTP 200.234.182.164, puerto 22 para el NIT: XXXXX (incluir NIT sin puntos ni dígitos de verificación) ií. De manera atenta se solicita acceso al sitio web de 458 en https://www.adres.gov.co/ para los siguientes códigos SNS: 1. Código SNS 1: XXXX con el correo de contacto XXX@xx (este correo debe ser corporativo y debe mantenerse en el tiempo ya que al mismo llegarán las notificaciones y se podrá obtener un link para resetear la clave) 2. Código SNS 2: XXXX con el correo de contacto XXX@xx (este correo debe ser corporativo y debe mantenerse en el tiempo ya que al mismo llegarán las notificaciones y se podrá obtener un link para resetear la clave) |
2. Contar con una firma digital que le permita a la EPS firmar y cifrar digitalmente archivos PDF (el proceso requiere firma para los requisitos generales y para los formatos MYT- R). Es necesario que la entidad envíe la parte pública de la firma digital para que esta sea incorporada en el almacén de firmas digitales de la ADRES para lo cual la entidad debe disponer el archivo n.CER” afuera de las carpetas del SFTP y elevar la solicitud para que la misma sea incorporada o actualizada a través de una solicitud al correo MesaDeServicios@adres.qov.co, solicitando la actualización de la firma digital para recobros en el sistema de ADRES.
3. Contar con una solución que le permita a la entidad firmar y cifrar archivos (la ADRES dispone la malla validadora como una opción para firmar y cifrar sin embargo no puede ser usada con ningún tipo de token físico).
4. La entidad debe realizar el envío de los requisitos generales. Los requisitos deben ser nombrados utilizando las instrucciones dispuestas en el documento https://www.adres.gov.co/Portals/0/Recobros/AnexosTecnicos/Referencia%20AnexoT%C3%A9cn¡coSopRequísitoGendafps.docx?ver=2017-06-27-105843-943.
Los requisitos generales deben ser dispuestos en la carpeta ARCHIVOSPDFREQGEN y se debe informar que los mismos fueron dispuestos al correo Mauricio. Paez@adres.qov.co, es necesario que el correo tenga el asunto SOLICITUD APROBACIÓN REQUISITOS GENERALES, de otra forma el mismo no será atendido, este correo es necesario para que los mismos sean validados y si aplica, aprobados La entidad debe recordar que si los requisitos no han sido aprobados o se encuentran vencidos no podrá completar el proceso de radicación.
II. Proceso General Primer Segmento y Segundo Segmento
1. La entidad debe realizar el envío de los requisitos generales. Los requisitos deben ser nombrados utilizando las instrucciones dispuestas en el documento https://www.adres.gov.co/Portals/Q/Recobros/AnexosTecnicos/Referenc¡a%20AnexoT%C3%A9cnicoSopRequisitoGendafps.docx^ver-2017-06-27-105843-943.
2. Los requisitos generales deben ser dispuestos en la carpeta ARCHIVOSPDFREQGEN y se debe informar que los mismos fueron dispuestos al correo Mauricio.Paez@adres.qov.co, con el objeto de que los mismos sean validados y si aplica aprobados. La entidad debe recordar que si los requisitos no han sido aprobados o se encuentran vencidos no podrá completar el proceso de radicación.
3. La entidad debe clasificar los recobros a realizar de acuerdo con sus características en los segmentos correspondientes de acuerdo con las definiciones de la Resolución 41656.
4. Es de responsabilidad de la entidad mantener actualizados los correos corporativos a donde se deben enviar las diferentes comunicaciones de la Dirección de Otras Prestaciones. Estos cambios, actualizaciones o inclusiones deben ser informados al correo de Mauricio.Paez@adres.gov.co con el asunto: ACTUALIZACIÓN CORREOS DE COMUNICACIÓN RECOBROS EPS XXX.
5. Es de responsabilidad de la entidad mantener actualizado en los correos de notificación del aplicativo web 458. Estos cambios o actualizaciones deberán ser solicitados por correo al MesaDeServicios@adres.gov.co con el asunto ACTUALIZACIÓN DE CORREOS DE NOTIFICACIONES 458 EPS XXX.
6. Tener en cuenta que los servicios y tecnologías en salud sobre los que se alegue la figura de “BDUA excepcional”, hacen parte del denominado segundo segmento y su presentación únicamente podrá efectuarse el primer día hábil de la radicación de dicho segmento.
7. La entidad debe tener en cuenta que el primer día de la radicación del SEGUNDO SEGMENTO se lleva a cabo la radicación de medios en el marco de la excepcionalidad de BDUA la cual deberá ser solicitada en las condiciones descritas en la circular 19 dispuesta en la siguiente ruta:
https://www.adres.qov.co/lnicio/Noticias/Post/6497/Circular-019-Proceso-de-radicaci%C3%B3n-de-enero-de-2020. Es de aclarar que el acogimiento solo puede ser invocado en el marco de las causales dispuestas en dicha circular y en cualquier otra que las adicione o las modifique.
8. Durante los días que dure el proceso de radicación la entidad tendrá acceso al Sistema las 24 horas tiempo en el cual deberá:
Disponer en la carpeta ARCHIVOSDATMEDIOS los medios de acuerdo con el nombramiento establecido en el anexo técnico https://www.adres.gov.co/Portals/0/Recobros/AnexosTecnicos/Referencia%20AnexoTec nicoArchivos%20de%20datos.docx?ver-2017-06-27-105843-943.
9. Estar pendiente de las notificaciones de resultados las cuales serán enviadas al correo indicado en el correo de acceso.
10. Una vez recibido el proceso de notificación, la entidad debe gestionar el proceso de radicación a través de las herramientas disponibles en el sitio web de 458 fase 2. Entre las herramientas disponibles la entidad debe tener en cuenta el reporte de recobros en estado aprobado, el reporte de completitud, el reporte de glosas y las opciones para la gestión de consolidados. La entidad deberá leer el manual de opciones dispuesto en la siguiente ruta:
https://www.adres.qov.co/Portals/0/Recobros/MANUAL%20DE%20USUARIO%20RECQ BRQS%20458%20.pdf?ver=2017-08-18-170857-023
11. Una vez la entidad tenga un conjunto de recobros aprobados puede crear los consolidados correspondientes. Tenga en cuenta que para el Primer Segmento no se requiere el envío de imágenes durante el proceso de radicación. El consolidado se crea con un nombre personalizado a elección de la entidad y se le asocian los recobros con imágenes también a elección de la entidad. Para lo anterior la entidad cuenta con diferentes filtros y criterios de búsqueda que le permitirán seleccionar los recobros a asociar.
12. Para el listado de los recobros radicados que corresponden al segundo segmento, la
entidad deberá preparar los paquetes de imágenes de acuerdo a las instrucciones de nombramiento incluidas en el anexo
https://www.adres.qov.co/Portals/0/Recobros/AnexosTecnicos/Referencía%20AnexoTecnico%20Archivos%20de%20im%C3%A1qenes.docx?ver-2017-06-27-105843-943.
Estas imágenes deberán ser dispuestas en la carpeta ARCHIVOS DATI M AGENES en el sftp. y tener en cuenta:
Una vez dispuestas las imágenes la entidad deberá estar pendiente de cualquier notificación de error que le pueda llegar vía correo y deberá validar en el reporte de completitud el procesamiento exitoso de las mismas. Es necesario indicar que respecto de las imágenes el sistema solo reporta por correo los errores.
Una vez la entidad cuente con recobros con imágenes exitosamente asociadas, la entidad podrá proceder a la creación del consolidado. El consolidado se crea con un nombre personalizado a elección de la entidad y se le asocian los recobros con imágenes también a elección de la entidad. Para lo anterior la entidad cuenta con diferentes filtros y criterios de búsqueda que le permitirán seleccionar los recobros a asociar.
13. Una vez se hayan asociado todos los recobros la entidad deberá cerrar el consolidado y generar el formato MYTR el cual resume el total de recobros y el valor.
14. El Formato MYTR deberá ser firmado de manera manuscrita por el revisor fiscal. El formato MYTR deberá ser escaneado y renombrado con el mismo nombre del pdf original.
15. La entidad debe firmar y cifrar el MYTR y a disponerlo en la carpeta ARCHIVOSPDFMYTR en el sftp.
16. Si se presenta algún error en la validación del documento (certificado vencido, errores de firma) el sistema informará el error vía correo. Si la validación de la firma es exitosa el consolidado debe pasar de estado cerrado a radicado finalizando el proceso.
17. Para el listado de los recobros aprobados que sean solicitados por la ADRES (Envío de la muestra) la entidad deberá preparar los paquetes de imágenes de acuerdo con las instrucciones de nombramiento incluidas en la circular. Estas imágenes deberán ser dispuestas en la carpeta ARCHIVOSDATIMAGENES en el sftp.
III. Requerimientos de Información en el marco de la Resolución 41656 de 2019.
1. Los recobros no deben venir agrupados, es decir que el máximo número de ítems que puede tener un recobro es 1.
2. Los consecutivos internos del recobro (columna 2 de los anexos técnicos) no pueden ser repetidos en los diferentes medios enviados en el mismo mes.
3. El medio no podrá contar con más de 600 Recobros.
ALVARO ROJAS FUENTES
Director de Liquidaciones y Garantías encargado de las funciones de la dirección General de la ADRES
