CIRCULAR 10 DE 2019
(noviembre 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD-ADRES
| Para: | Directores, Subdirectores, Jefes de oficina, Coordinadores de grupo, Supervisores de contratos, Funcionarios, Contratistas de la ADRES. |
| De: | Andrés Fernando Agudelo Aguilar Director Administrativo y Financiero de la ADRES |
| Asunto: | Lineamientos contractuales y presupuestales para el cierre de la unidad de gestión general - UGG Vigencia Fiscal 2019. |
Con el propósito de garantizar que los procesos de cierre contractual, presupuestal, contable y de tesorería de la ADRES, en la presente vigencia se lleven a cabo en forma adecuada y ajustada a los requerimientos de ley; a continuación, se emiten los siguientes lineamientos:
ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2019
En ejecución del plan anual de adquisiciones, la Dirección Administrativa y Financiera ha venido desarrollando la gestión contractual de los procesos que han sido radicados; no obstante, lo anterior y en aras de concluir de manera adecuada la gestión contractual del segundo semestre de esta vigencia, se solicita tomar en consideración lo siguiente:
I. Con el fin de garantizar un adecuado cierre en materia contractual para el presente año y asegurar la entrega oportuna de la información a los diferentes Entes de Control, esta dirección recibirá hasta el día viernes 6 de diciembre de 2019, los estudios y documentos previos para iniciar la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión del año 2019 con la totalidad de requisitos establecidos en la lista de chequeo que corresponde para esta modalidad de contratación y las solicitudes de modificación a contratos suscritos dentro de la vigencia.
II. Cuando el supervisor de un contrato evidencie que los bienes y/o servicios van a ser recibidos después del 31 de diciembre de 2019, y que los mismos se encuentren apalancados con presupuesto 2019, deberá informar al ordenador del gasto sobre tal situación, previa entrega de la solicitud de modificación del contrato acompañada de la justificación en la cual sustente la razón por la cual no se recibieron los bienes y servicios durante la presente vigencia fiscal y determine si existieron deficiencias, demoras justificadas ó modificaciones que terminaron afectando la ejecución de los compromisos, se hace énfasis que la justificación debe ser concreta, clara y directamente relacionada con el ejercicio básico de la función de la entidad. Esto deberá realizarse a más tardar el 16 de diciembre de 2019 para el trámite respectivo.
Para los contratos que cuenten con respaldo presupuestal de la vigencia 2019 y vigencias futuras aprobadas, el supervisor deberá verificar los saldos no ejecutados de la vigencia 2019 y solicitar mediante memorando al Grupo de Gestión Financiero Interno la reducción o liberación en la misma proporción del saldo no comprometido, el cual deberá contener el siguiente balance financiero:
| Valor del contrato y/o orden de compra | $ |
| Valor Autorizado Vigencia 2019 | $ |
| Valor Ejecutado Vigencia Corriente | $ |
| Valor Cuenta Por Pagar | $ |
| Valor a Liberar de la Vigencia 2019 | $ |
| Valor Vigencia 2020 | $ |
| Valor Vigencia 2021 | $ |
| Valor Vigencia 2022 | $ |
Lo anterior deberá realizarse, a más tardar el 16 de diciembre de 2019 para el trámite respectivo.
ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA EN LA GESTIÓN PRESUPUESTAL PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2019.
En desarrollo del principio orgánico presupuestal de la anualidad, establecido en la Constitucional, en el artículo 14 del Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, y en el artículo 4 del Decreto 115 de 1996, “Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquéllas, dedicadas a actividades no financieras.”, no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones de la Vigencia Fiscal 2019 y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción al 31 de diciembre de 2019.
Por lo anterior se deberá tener en cuenta el siguiente cronograma de cierre:
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| Expedición Certificados de Disponibilidad Presupuestal | 6 de diciembre de 2019 |
| Expedición Registros Presupuéstales | 13 de diciembre de 2019 |
| Recepción de documentos para pago en la Vigencia 2019 de contratos con servicios recibidos durante el año. | 20 de diciembre de 2019 (*) |
| Legalización de Viáticos y Gastos de Viaje. | 20 de diciembre de 2019 |
| Legalización, reintegros y Cierre de Caja Menor | 20 de diciembre de 2019 |
| Recepción de Oficio informando los valores a liberar de la Vigencia 2019 de acuerdo con lo estipulado en el balance financiero. | 20 de diciembre de 2019 |
| Último día de Giro - Órdenes de Pago | 26 de diciembre de 2019 |
| Constitución Cuentas Por Pagar | 3 enero de 2020 |
| Expedición de CDP y RP Vigencia 2020 | A partir del día 07 de enero de 2020 |
| Registros Contables correspondientes a la Vigencia Fiscal 2019 | 31 de enero de 2020 |
(*) Los documentos para pagos recibidos con posterioridad a esta fecha (dentro de la Vigencia 2019) se constituirá en cuenta por pagar y su pago se realizará en la vigencia 2020.
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN DEL AÑO 2020.
El Grupo Interno de Gestión de Contratación recibirá hasta el día viernes 6 de diciembre de 2019, los estudios y documentos previos para iniciar la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión del año 2020, con el lleno de todos los requisitos establecidos en la lista de chequeo que corresponde para esta modalidad de contratación. Estas contrataciones deberán estar previamente incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones de la próxima vigencia fiscal, antes de la celebración del contrato, para lo cual los directores y jefes de oficina deben comunicar a la Coordinadora del Grupo Interno de Gestión de Contratación, el profesional que designará como ENLACE DE CONTRATACIÓN. El enlace será el canal de comunicación entre el profesional del GIGC y el contratista, el cual deberá estar pendiente de las siguientes actividades:
- Verificación de la información y de los soportes cargados en el aplicativo SIGEP para solicitar la validación de la hoja de vida en el GIGC.
- Elaboración de estudios y documentos previos.
- Verificación de la idoneidad del perfil solicitado.
- Ajustes al estudio previo.
- Disponibilidad de usuarios y clave de SECOP II de las personas que suscribirán el contrato.
RECOMENDACIONES
- El no cumplimiento de las fechas previstas será responsabilidad de los supervisores, interventores y directivos que tengan a su cargo el cumplimiento de las acciones previstas en esta circular, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y fiscales a que haya lugar, ante el eventual trámite de Vigencias Expiradas.
- Para evitar demoras en el trámite de los pagos, los documentos soportes deben cumplir con los requisitos exigidos para tal fin y deberán radicarse en las fechas establecidas.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. a los 18 NOV 2019
ANDRÉS FERNANDO AGUDELO AGUILAR
Director Administrativo y Financiero de la ADRES
