CIRCULAR 12 DE 2019
(noviembre 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD-ADRES
| Para: | Servidores públicos y contratistas de la ADRES |
| De: | Director administrativo y financiero |
| Asunto: | Lineamientos archivo de gestión - ADRES |
En el marco de la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación, el Decreto 2609 de 2012 y acuerdos emitidos con respecto al manejo de los archivos de gestión, me permito recordar los siguientes lineamientos para la organización y entrega de estos, así:
- Las dependencias deberán realizar la clasificación y ordenación documental teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental - TRD con las Series y las Subseries aprobadas. Cualquier documento que no esté registrado en la TRD, no se considera archivo de gestión, por tanto, se prohíbe la creación de expedientes personales.
- No se debe tener duplicidad en los expedientes como material de apoyo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5to del Decreto 2609 de 2012 "(...) del proceso de gestión documental. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos". Negrilla fuera de texto.
- Las carpetas deben incorporar solo documentación original, con un tope máximo de 200 folios, los cuales deben reposar en el respectivo archivo de gestión de la dependencia, según los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental - TRD.
- En caso de tener documentos en papel químico o de fax, se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el paso del tiempo sufren deterioro y por ende la información puede perderse.
- Se debe tener especial cuidado cuando los expedientes efectivamente han cumplido su trámite, para el momento de realizar la transferencia documental al archivo central.
- Se recuerda que la organización de carpetas se hará de tal manera que la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente estará al final de la carpeta.
- La foliación de cada carpeta debe ir rotulada en lápiz en la parte superior derecha, de acuerdo al sentido de lectura del documento, así como la marcación de la carpeta con los siguientes campos: i) Asunto, ii) Número de folios, iii) Fechas extremas del expediente: Inicial y Final, iv) Número de la carpeta y v) Número caja.
- Las transferencias primarias se realizarán en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) en medio magnético, al correo electrónico archivo,ccntral@adres.gov.co
ANDRÉS FERNANDO AGUDELO AGUILAR
