CIRCULAR 20 DE 2020
(mayo 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Entidades promotoras de salud -EPS- y entidades obligadas a compensar-EOC- |
| De: | Administradora de los recursos del sistema general de seguridad social en salud -ADRES- |
| Asunto: | Procedimiento para el reconocimiento económico por concepto de incapacidades asociadas a enfermedades generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por Covd-19. |
La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias legales y reglamentarias, particularmente las previstas en el artículo 67 de la Ley 1753 de 2015 y en cumplimiento de lo señalado en el artículo 12 del Decreto Legislativo 538 de 2020, esto es, posterior a la determinación de la necesidad de recursos adicionales para las Entidades Promotoras de Salud -EPS- y Entidades Obligadas a Compensar -EOC- por concepto de incapacidades asociadas a enfermedades generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por COVID-19 por parte del Ministerio de Salud y Protección Social, en la presente Circular establece los términos y condiciones para el pago de las mismas a las EPS y EOC, una vez reconocidas por dichas entidades aseguradoras a sus afiliados.
A continuación, se definen las especificaciones operativas, técnicas y el cronograma para el reconocimiento económico de las incapacidades con diagnóstico COVID-19.
1. ESPECIFICACIONES OPERATIVAS
El artículo 12 del Decreto 538 de 2020 supedita el reconocimiento de las incapacidades asociadas a enfermedades generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por COVID-19 a las EPS y EOC, a la determinación efectuada por el Ministerio de Salud y Protección Social con el reporte de información que le suministren dichas entidades.
Una vez autorizada la ADRES para el reconocimiento de recursos adicionales a los previstos para la provisión de incapacidades por enfermedad general por parte del Ministerio de Salud y Protección Social, la revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de incapacidades generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por COVID-19 debe efectuarse de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.3.1.1 del Decreto 780 de 2016 el cual establece que la EPS o EOC efectuará la revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento en los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud y el pago se realizará en los cinco (5) días hábiles contados a partir de la autorización de la prestación.
Para la solicitud de reconocimiento y giro, las EPS y EOC solicitarán ante la ADRES el reconocimiento y giro de los valores pagados por concepto incapacidades asociadas a enfermedades generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por COVID-19, mediante la presentación, el último día hábil de la tercera semana del mes, de la estructura adoptada en el Anexo Técnico 1 de la presente Circular y el formato adoptado en el Anexo Técnico 2 debidamente diligenciado y suscrito por el representante legal y el revisor fiscal.
La ADRES efectuará en los cinco días siguientes a la presentación de la solicitud, la validación de la información reportada y comunicará los resultados de la validación a las EPS y EOC, mediante su publicación en el SFTP de cada una de ellas.
En caso de glosa, las EPS y EOC podrán ajustar y presentar nuevamente la solicitud en los procesos subsiguientes; evento en el cual, la solicitud deberá presentarse en el término máximo de 1 año contado a partir de la fecha de pago de la prestación, en el marco de lo establecido en el artículo 13 del Decreto Ley 1281 de 2002, al tratarse de una reclamación ante la ADRES.
La ADRES reconocerá y girará a las EPS y EOC, los valores que resulten aprobados como resultado de las validaciones efectuadas.
2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
A continuación, dispone en los Anexos Técnicos 1 y 2 de la presente Circular, las especificaciones técnicas relativas al reporte de información por parte de los solicitantes para el reconocimiento y giro de los valores reconocidos por concepto de incapacidades asociadas a enfermedades generales de origen común derivadas del diagnóstico confirmado por COVID-19 y el formulario de solicitud de dichas incapacidades, respectivamente.
REPORTE DE INFORMACIÓN DE EPS - EOC PARA EL RECONOCIMIENTO Y GIRO DE VALORES PAGADOS POR CONCEPTO DE INCAPACIDADES ASOCIADAS A ENFERMEDADES GENERALES DE ORIGEN COMÚN DERIVADAS DEL DIAGNÓSTICO CONFIRMADO POR COVID-19
Este anexo relaciona la estructura y características de la información que las EPS y EOC deben remitir a la ADRES para el reconocimiento y giro de valores pagados por concepto de incapacidades por pacientes con COVID-19:
1. Estructura y especificación del archivo.
2. Características del archivo plano.
3. Plataforma para el envío de archivos.
1. Estructura y especificación de los archivos
El nombre del archivo de reporte de la información debe cumplir con el siguiente estándar:
Nombre del archivo
Tipo de Archivo (IEG), Código de la EPS (CODEPS), fecha de presentación del proceso (AAAAMMDD), Extensión (.pak).
IEGCODEPSAAAAMMDD.pak
Se aclara que la extensión.pak obedece al archivo plano.txt procesado por la última versión de MAVU dispuesta por la ADRES para tal fin.
Contenido del archivo
El archivo de información está compuesto por un único tipo de registro (Registro Tipo 1) que contiene la información solicitada.
Registro Descripción Reporte
Tipo 1 Contiene la información del detalle de los pacientes diagnosticados y confirmados con COVID-19 que son objeto de reconocimiento de incapacidades.
Cada registro está conformado por los campos señalados a continuación, los cuales deben estar separados por coma (,).
Registro tipo 1:
Mediante este registro, la EPS-EOC reporta la información de los pacientes que fueron objeto de reconocimiento por incapacidades derivadas de Covid-19 y que van a recobrar a la ADRES.
A continuación, encuentra el detalle del campo, nombre del campo, descripción, longitud del campo y tipo de campo:
| Campo | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC | 6 | Carácter |
| 2 | Fecha del proceso | Corresponde a la fecha en que la EPS o EOC presenta el formato y el archivo, según el cronograma establecido por la ADRES (AAAA-MM-DD) | 10 | Carácter |
| 3 | Tipo de presentación | 1 = primera vez | 1 | Numérico |
| 2 = corrección incapacidad aprobada | ||||
| 3 = corrección incapacidad glosada | ||||
| 4 | Tipo de documento de Identificación de la persona con incapacidad | Debe corresponder a los siguientes valores: CC: Cédula de Ciudadanía CE: Cédula de Extranjería PA: Pasaporte PE: Permiso Especial de Permanencia. RC: Registro Civil SC: Salvo Conducto TI: Tarjeta de Identidad | 2 | Carácter |
| 5 | Número de documento de identificación de la persona con incapacidad | Número del documento de identificación de la persona con incapacidad que corresponda al tipo del documento de identificación | 16 | Carácter |
| 6 | Fecha de nacimiento de la persona con incapacidad | Formato AAAA-MM-DD- no se permiten fechas anteriores al 1900-01-01 | 6 | Numérico |
| 7 | Sexo de la persona con incapacidad | Se debe registrar: M: Mujer H: Hombre | 1 | Carácter |
| 8 | Código Municipio - departamento | Corresponde al lugar de residencia de la persona a la que se emitió una incapacidad Tabla División Político Administrativa de Colombia DIVIPOLA del DANE | 5 | Numérico |
| 9 | Tipo de documento de identificación del empleador | Debe corresponder a los siguientes valores: CC: Cédula de Ciudadanía CD: Carné diplomático CE: Cédula de Extranjería NI: Nit PA: Pasaporte PE: Permiso Especial de Permanencia. SC: Salvoconducto TI: Tarjeta de Identidad. | 2 | Carácter |
| 10 | Número de documento de identificación del empleador | Número de identificación del empleador | 16 | Carácter |
| 11 | Serial BDUA de la persona con incapacidad | Serial asignado en la BDUA | 16 | Numérico |
| 12 | Tipo de Cotizante | Consulta la tabla referencia TRVTipocotizante en web.sispro.gov.co | 2 | Numérico |
| 13 | Ingreso base de cotización | Valor del IBC base con el cual se pagó la incapacidad, valor en pesos corrientes sin separador de miles sin decimales, no puede ser superior a 25 SMLV | 12 | Numérico |
| 14 | Tipo de salario | Corresponde al tipo de salario del cotizante: | 1 | Numérico |
| 1 = Fijo | ||||
| 2 = Variable | ||||
| 15 | Fecha de expedición de la incapacidad | Formato (AAAA-MM-DD) Corresponde a la fecha de expedición de la incapacidad. | 10 | Carácter |
| 16 | Fecha de inicio incapacidad | Formato (AAAA-MM-DD) Corresponde al día 1 de la incapacidad, en ningún caso esta fecha podrá ser posterior a la fecha de terminación de la incapacidad. | 10 | Carácter |
| 17 | Fecha de terminación de la incapacidad | Formato (AAAA-MM-DD) Corresponde al último día de la incapacidad, tenga en cuenta que la fecha final debe ser mayor o igual a la fecha inicial | 10 | Carácter |
| 18 | Días totales de la incapacidad | Es el número de días de incapacidad según indicación médica, el cual corresponde a la diferencia entre la fecha final menos la fecha inicial más 1. | 3 | Numérico |
| 19 | Número de autorización de la incapacidad | Corresponde al número interno con el que la EPS o EOC autoriza la incapacidad reportada. | 15 | Carácter |
| 20 | Diagnóstico principal | Corresponde al diagnóstico principal es decir, la enfermedad o afección diagnosticada al final del proceso de atención de la salud como la causante de la incapacidad. Ver las tablas de referencia CIE 10 o Enfermedad Huérfana en web.sispro.gov.co | 5 | Carácter |
| 21 | Origen de incapacidad | De acuerdo con el tipo de origen:1: Común 2: Laboral | 1 | Numérico |
| 22 | Tipo de incapacidad | 1 = Inicial | 1 | Numérico |
| 2 = Prórroga | ||||
| 23 | Días pagados por la entidad responsable | Días de incapacidad pagados por la EPS o EOC | 2 | Numérico |
| 24 | Días a cargo del empleador | Corresponde al número de días de incapacidad reconocidos por el empleador | 2 | Numérico |
| 25 | Días acumulados con la prórroga | Número de días acumulados de la incapacidad que constituyan prorroga aplica si el campo tipo de incapacidad se marcó con el número 2 | 3 | Numérico |
| 26 | Porcentaje de liquidación de la incapacidad | Corresponde al porcentaje con el cual la EPS o EOC liquidó la incapacidad: | 1 | Numérico |
| 1 = 2/3 del IBC | ||||
| 2 = 1/2 del IBC | ||||
| 27 | Valor de la incapacidad | Valor pagado por la EPS o EOC por concepto de incapacidad. | 15 | Numérico |
| 28 | Fecha de pago de la incapacidad | Corresponde a la fecha en que se efectuó el pago de la incapacidad En formato AAAA-MM-DD | 10 | Carácter |
| 29 | Tipo de documento de identificación del médico que emite la incapacidad | Debe corresponder a los siguientes valores CC: Cédula de Ciudadanía CD: Carné Diplomático CE: Cédula de Extranjería PA: Pasaporte PE: Permiso Especial de Permanencia. SC: Salvoconducto | 2 | Carácter |
| 30 | Número de documento de identificación del médico que emite la incapacidad | Número de identificación sin digito de verificación | 17 | Carácter |
| 31 | Código de habilitación del Prestador de Servicios de Salud | Código asignado en el SGSSS a los prestadores de servicios de salud que se hayan registrado en el “Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud” El código prestador está compuesto por 10 dígitos | 10 | Numérico |
| 32 | Aprobación de la incapacidad | Este campo será diligenciado exclusivamente por la ADRES | 1 | Numérico |
| 1 = Sí | ||||
| 2 = No | ||||
| 33 | Código de glosas para registros con inconsistencia | Este campo se diligenciará exclusivamente por la ADRES. Corresponde al código de glosa establecida previa validación del registro. En caso de que se identifiquen múltiples glosas, se delimitarán con el carácter (;). | 6 | Alfanumérico |
2. Características de los archivos planos
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
- En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes: A- Alfanumérico, N-Numérico, D-decimal, F-Fecha, T-Texto con caracteres especiales.
- Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt.
- El separador de campos debe ser coma (,) y debe ser usado exclusivamente para este fin.
- Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
- Los campos numéricos deben ser enteros, sin ningún formato de valor ni separación de miles.
- Las longitudes de campos definidas en los registros de detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
- Se utiliza el ENTER como fin de registro.
3. Plataforma para el envío de archivos
La EPS-EOC dispondrá a la ADRES, la estructura de que trata el numeral anterior, junto con el formato definido en el Anexo Técnico 2 debidamente diligenciado y suscrito, en el SFTP de la EPS - EOC. En este mismo canal la ADRES comunicará los resultados de la validación.
FORMULARIO DE SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES ASOCIADAS A ENFERMEDADES GENERALES DE ORIGEN COMÚN DERIVADAS DEL DIAGNÓSTICO CONFIRMADO POR COVID-19
1. CRONOGRAMA PARA PRESENTACIÓN DE RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES CON DIAGNÓSTICO CONFIRMADO COVID-19
Con el fin de realizar la recepción del reporte de la información y el formulario definidos en el numeral 2 de la presente Circular, las EPS-EOC, deberán presentar las solicitudes de reconocimiento en las fechas definidas en el siguiente cronograma:
Tabla No. 1. Cronograma para presentación de reconocimientos
| CRONOGRAMA - PERIODO DE PRESENTACIÓN AÑO 2020 | |
| Mes de Presentación | Fecha de presentación |
| Julio - 2020 | 24 de julio de 2020 |
| Agosto - 2020 | 21 de agosto de 2020 |
| Septiembre - 2020 | 18 de septiembre de 2020 |
| Octubre - 2020 | 23 de octubre de 2020 |
| Noviembre - 2020 | 20 de noviembre de 2020 |
| Diciembre - 2020 | 18 de diciembre de 2020 |
2. RESULTADOS DE LAS SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTO ECONÓMICO DE INCAPACIDADES POR COVID-19
De acuerdo con lo señalado en el numeral 1 de la presente Circular, los registros presentados serán validados por la ADRES y el resultado de dicha validación será entregada a las EPS-EOC mediante su publicación en el SFTP de cada una de ellas. En caso de que resulten glosados, se indicará en el archivo de resultado el código de glosa de acuerdo con las siguientes validaciones:
| Código Glosa | Descripción | Validación |
| IEG001 | El afiliado no se encuentra en la Base de Datos Única de afiliados y los datos reportados no corresponden a los registrados en BDUA. | Se valida que el serial del afiliado reportado en el campo No 11 exista en BDUA para la EPS-EOC que presenta el registro, adicionalmente se debe validar el sexo reportado en el campo No07, la fecha de nacimiento reportadas en el campo No 07 y el código de municipio reportado en el campo No 08. |
| IEG002 | Los datos reportados en la estructura en relación con el cotizante y el aportante no corresponden a los registrados para la fecha de inicio de la incapacidad | Se valida por el campo 4 y 5 tipo y número de documento del cotizante que exista relación con el aportante campos No 09 y 10 en la BDUA para el mes de inicio de la licencia teniendo en cuenta el campo No 16 fecha inicio de incapacidad |
| IEG003 | Para la fecha de inicio de la incapacidad, el cotizante no pertenece al régimen contributivo en estado activo y con la EPS que la presenta. | Se debe validar por el serial BDUA campo No 11 del cotizante para la fecha de inicio de incapacidad campo No 16 que se encuentre en la BDUA en estado activo y en régimen contributivo con la EPS que presenta la incapacidad |
| IEG004 | El código de diagnóstico no corresponde al registrado en el CIE10 | Se valida que el código CIE10 reportado, corresponda con la tabla de Clasificación Internacional de Enfermedades (U071) Caso confirmado de COVID-19 |
| IEG005 | Para periodo de inicio de la incapacidad, no cumple con las 4 semanas anteriores mínimos, según fecha de inicio de la incapacidad | Se valida que para el reconocimiento y pago de la incapacidad por enfermedad general, que el afiliado cotizante hubiere efectuado aportes por un mínimo de cuatro (4) semanas anteriores a la fecha de inicio de la incapacidad campo No 16.y se debe validar por tipo y numero de documento del cotizante campo 4 y 5 y por el serial BDUA campo No 11. |
| IEG006 | Los días reportados no son coincidentes con los días calculados entre la fecha inicio de la incapacidad y la fecha fin de la incapacidad. | Se valida que entre la fecha de inicio campo No 16 y fecha fin campo No 17 de la incapacidad, sea coincidente con los días reportados en el campo de días totales de la incapacidad campo No 18. |
| IEG007 | Aplica cuando el IBC reportado, no corresponde al IBC cotizado, acorde el tipo de salario | Se valida que el IBC reportado en el campo No 13 corresponda al IBC del mes anterior a la fecha de inicio de la incapacidad reportada en el campo No 16 donde se tenga en cuenta el tipo y numero de documento del cotizante campo 4 y 5, el tipo y numero del aportante campos 9 y 10 que está presentando la incapacidad. |
| IEG008 | El registro presentado no se encuentra reportado en la Base de Datos reportada por el ministerio | Se valida que el registro enviado se encuentre en la Base de Datos reportada por el Ministerio de los pacientes diagnosticados con COVID-19 |
| IEG009 | El valor pagado por la EPS/EOC presenta diferencia vs el liquidado por el sistema acorde al IBC y al tipo de salario | Cálculo de la incapacidad, se debe tener en cuenta en el cálculo el porcentaje de acuerdo con la tabla paramétrica para lo cual debe efectuar la liquidación del IBC diario * por el porcentaje * días incapacidad, teniendo en cuenta el tipo de salario y el porcentaje de liquidación, para los casos en los que se presente que la liquidación sea inferior al Salario mínimo legal vigente diario, el resultado debe ajustarse al Salario mínimo legal diario. |
| IEG010 | El registro presentado ya fue objeto de reconocimiento en un proceso anterior | El registro fue objeto de pago de Incapacidad. Valida que los datos tipo y número de identificación del cotizante, aportante que corresponde a los campos Nos 4,5,9,10, fecha de inicio campo No 16 y fecha fin incapacidad Campo No 17 y código de EPS campo No 01 del registro sea igual a la información que existe en el histórico de incapacidades en estado aprobado |
| IEG011 | La solicitud se presentó extemporáneamente | Se Valida que el campo "fecha de pago de la incapacidad campo No 28, no supere el término de doce (12) meses para su presentación ante la ADRES. |
| IEG012 | El registro presentado, corresponde a un cotizante fallecido antes de iniciar la incapacidad | Se valida por los campos 4 y 5 tipo y número de documento del cotizante, fecha de inicio de la incapacidad campo No 28 que no se encuentre reportados como fallecido por la RNEC y que la fecha de fallecimiento sea posterior al campo 16 |
| IEG013 | El registro presentado en la fecha reportada se encuentra incluida dentro de otra incapacidad ya aprobada. | Se valida por el serial BDUA campo No 11, tipo y número del cotizante campo Nos 4 y 5, tipo y número de documento del aportante campos 9 y 10, fecha de inicio de la incapacidad campo No 16 y fecha fin de la incapacidad campo No 17 que no se encuentre incluidas dentro de otra incapacidad ya registrada en el Histórico de incapacidades. |
La ADRES reconocerá y girará a las EPS y EOC, los valores que resulten aprobados como resultado de las validaciones efectuadas.
DIANA ISABEL CÁRDENAS GAMBOA
Directora General
