CIRCULAR 24 DE 2021
(octubre 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Entidades Promotoras de Salud -EPS-, Entidades obligadas a Compensar -EOC- e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud -IPS- |
| De: | Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES- |
| Asunto: | Términos y Condiciones para el Giro de Recursos por Canastas COVID 19 - Resolución 1585 de 2021 del Ministerio de Salud y Proteccion Social |
La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias legales y reglamentarias, particularmente las previstas en los artículos 66 de la Ley 1753 de 2015 y 3 del Decreto 1429 de 2016, en concordancia con el artículo 20 del Decreto Legislativo 538 de 2020 y la Resolución 1161 de 2020, y en desarrollo del artículo 4 de la Resolución 1585 de 2021 se permite comunicar los términos y condiciones operativas para el giro de recursos por concepto de canastas a las IPS y a las EPS.
1. DESTINATARIOS DE GIRO DIRECTO.
El artículo 4 de la Resolución 1585 de 2021 dispone que la ADRES realizará el giro directo de los recursos por concepto de canastas a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud -IPS-, de acuerdo con los beneficiarios y montos definidos por las EPS, salvo que la entidad certifique que no tiene deuda con las IPS por concepto de servicios y tecnologías en salud brindados a afiliados hospitalizados por COVID-19.
Teniendo en cuenta lo anterior, para proceder con el giro a las IPS destinatarias de los recursos, es necesario que se encuentren en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - REPS, tal como lo dispone el artículo 2.5.1.3.2.4. del Decreto 780 de 2016 y la Resolución 2003 de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social, y que cuenten con una cuenta bancaria registrada ante la ADRES, razón por la cual le corresponde a la EPS adelantar las siguientes acciones:
1.1. VERIFICACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LA CUENTA DE LAS IPS BENEFICIARIAS DE GIRO DIRECTO.
La EPS deberá verificar que la IPS se encuentre inscrita como beneficiaria del giro directo y que por lo tanto tiene una cuenta bancaria registrada ante la ADRES. De lo contrario deberá adelantar lo previsto en el siguiente numeral.
1.2. REGISTRO DE LA CUENTA DE LA IPS BENEFICIARIAS DE GIRO DIRECTO.
En el caso de que las IPS indicadas por la EPS como beneficiarias del giro directo de los recursos por concepto de canastas COVID-19, no tengan una cuenta bancaria registrada ante la ADRES, deberá tramitarse la inscripción de la cuenta ante la Dirección de Gestión de Recursos Financieros de Salud -DGRFS- de la ADRES, para lo cual deberá allegar los siguientes documentos:
- Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a 3 meses a la fecha de presentación.
- Registro Único T ributario -RUT-.
2. DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS.
De conformidad con el artículo 4 de la Resolución 1585 de 2021, la distribución de los recursos por parte de las EPS a las IPS beneficiarias del giro directo se debe efectuar teniendo en cuenta las siguientes reglas:
Al momento de determinar las IPS beneficiarias de giro la EPS deberá tener en cuenta los siguientes criterios:
- Distribuir de manera equitativa entre el mayor número de prestadores posible los recursos asignados.
- Dar prioridad a las cuentas de mayor antigüedad.
- Aplicar criterios objetivos de distribución y ponderación con el fin de garantizar el flujo efectivo de los recursos.
- No concentrar el giro de los recursos en las IPS con las que tengan vinculo de propiedad.
2.2. REPORTE DE LA INFORMACIÓN.
El reporte de información de las IPS beneficiarias de los recursos por concepto de canastas por parte de las EPS deberá efectuarse con las especificaciones técnicas de que trata el Anexo Técnico que hace parte de la presente Circular, el cual contiene las estructuras y características de la información que debe ser remitida a la ADRES por las EPS y EOC.
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 1585 de 2021 del Ministerio de Salud y Protección Social, el representante legal deberá certificar la existencia o no de deuda con las IPS por concepto de servicios y tecnologías en salud brindados a afiliados hospitalizados por COVID- 19.
Para el efecto, el representante legal deberá allegar a la ADRES el “Formato de certificación del valor a girar por concepto de canastas” debidamente digiligenciado, acompañado del certificado de existencia y representación legal de la EPS, en que se evidencie su calidad de representante legal, ambos documentos en formato pdf.
4. PERIODO PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN.
Las EPS deberán remitir la información de los numerales 2 y 3 de que trata la presente circular entre el 16 y 20 de octubre de 2021 mediante el SFTP dispuesto por la ADRES para la publicación y presentación de los procesos del régimen contributivo en los términos del numeral 3 y del Anexo Técnico que hace parte de la presente circular.
Finalmente, se precisa que, en cualquier caso, es responsabilidad de la EPS garantizar el cumplimiento de lo antes dispuesto y que la Superintendencia Nacional de Salud ejercerá la inspección, vigilancia y control de conformidad con la Resolución 1585 de 2021.
JORGE ENRIQUE GUTIÉRREZ SAMPEDRO
Director General de la ADRES
FORMATO DE CERTIFICACIÓN DE VALOR A GIRAR POR CONCEPTO DE CANASTAS
Ciudad ___________, fecha ____________
Yo nombre del representante legal con la cédula de ciudadanía No. número de cédula expedida en municipio de expedición, en mi calidad de representante legal de la EPS nombre de la EPS con NIT número NIT, tal como se evidencia en el certificado de existencia y representación legal adjunto, certifico lo siguiente:
LA EPS NO TIENE OBLIGACIONES PENDIENTES a favor de las IPS por concepto de servicios y tecnologías en salud brindados a afiliados hospitalizados por COVID - 19. Por lo anterior y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 de la Resolución 1585 de 2021 del Ministerio de Salud y Protección Social, solicito que el giro de los recursos sea realizado a la EPS a la cuenta de Ahorro/Corriente No __________ del banco __________ identificada maestra de pagos creada como tercero en la ADRES, o en la cuenta de Ahorro/Corriente No _____________ del banco para la cual remito la certificación bancaria vigente.
LA EPS TIENE OBLIGACIONES PENDIENTES a favor de las IPS por concepto de servicios y tecnologías en salud brindados a afiliados hospitalizados por COVID - 19. Dado lo anterior y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4 de la Resolución 1585 de 2021 remito la relación de las IPS a las cuales se debe realizar el giro de los recursos y, certifico que la distribución se realizó teniendo en cuenta lo señalado en la norma antes referida y, que por lo tanto, la EPS realizó una distribución atendiendo los siguientes criterios: i) Distribuyó de manera equitativa entre el mayor número de prestadores posible los recursos asignados de manera equitativa, ii) Dio prioridad a las cuentas de mayor antigüedad, iii) Aplicó criterios objetivos de distribución y ponderación con el fin de garantizar el flujo efectivo de los recursos y, iv). No concentró el giro de los recursos en las IPS con las que tengan vinculo de propiedad.
La relación de IPS beneficiarias de giro directo con sus respectivos montos se anexa en el archivo plano de nombre ______________. El archivo cuenta con las siguientes características:
| Nombre | |
| Fecha de creación | |
| Huella Digital HASH | |
| Tamaño del archivo |
Manifiesto que la información aquí reportada es veraz, pertinente y consistente con los servicios y tecnologías de que trata la Resolución 1585 de 2021, que conozco que la misma será utilizada por la ADRES para el giro de los recursos autorizados. Por lo anterior, reconozco que la EPS es la única responsable de lo aquí reportado y será la llamada a atender los requerimientos que realicen los organismos de control, de inspección y vigilancia, en el marco de sus funciones.
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL EPS
(manuscrita o electrónica)
REPORTE DE INFORMACIÓN DE IPS BENEFICIARIOS DE LOS RECURSOS POR CONCEPTO DE CANASTAS
Las siguientes especificaciones contienen las estructuras y características de la información que las EPS deberán remitir a la ADRES, para realizar el giro a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS que se encuentren en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - REPS y con cuentas bancarias registradas ante la ADRES.
Para este anexo técnico se definen tres capítulos:
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
a. Especificación del nombre del archivo
El nombre de los archivos de la información de IPS beneficiarias del giro de recursos por concepto de canastas que debe ser enviada por las EPS debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del Nombre de Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud | Requerido |
| Tema de información | GCAN | Información de IPS beneficiarios del giro | 4 | SI |
| Régimen | RC / RS | Debe ser RC o RS: RC: Por los recursos asignados al régimen contributivo en la Resolución 1585 de 2021 RS: Por los recursos asignados al régimen subsidiado en la Resolución 1585 de 2021 | 2 | SI |
Fecha de Corte | AAAAMMDD | Fecha de generación del archivo. No debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo: 20211030 | 8 | SI |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | NI | NI: Tipo de identificación de la entidad fuente. Para este caso siempre será NI: NIT. | 2 | SI |
| Número de identificación de la entidad reportadora | 9999999999 | Corresponde al número de identificación de acuerdo con el código anterior, en este caso será el número de NIT de la EPS sin dígito de verificación, puntos, comas o guiones. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 0860999123. | 10 | SI |
Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SI |
NOMBRE DE ARCHIVO
| Tipo de Archivo | Nombre de Archivo | Longitud |
| Reporte de información de IPS beneficiarias del giro por recursos asignados al régimen contributivo | GCANRCAAAAMMDDNIXXXXXXXXXX.txt | 30 |
| Reporte de información de IPS beneficiarias del giro por recursos asignados al régimen subsidiado | GCANRSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXX.txt | 30 |
b. Contenido del archivo.
El archivo con la información de IPS beneficiarias del giro, remitido por parte de las EPS, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada así:
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle del beneficiario del giro. Contiene la información de las IPS. | Obligatorio |
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)
b.1. Registro Tipo 1 - Registro de control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No. | Nombre del Campo Longitud | Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control. | SI |
| 1 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | A | NI: NIT | SI |
| 2 | Número de identificación de la entidad que reporta - EPS | 12 | N | Número de identificación sin dígito de verificación. No se debe rellenar con ceros. | SI |
| 3 | Razón social de la Entidad que reporta - EPS | 30 | A | Nombre de la EPS - EOC | SI |
| 4 | Régimen | 2 | A | Debe ser RC o RS: RC: Por los recursos asignados al régimen contributivo en la Resolución 1585 de 2021 RS: Por los recursos asignados al régimen subsidiado en la Resolución 1585 de 2021 | SI |
| 5 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo. | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros de detalle contenidos en el archivo, es decir, la cantidad de registros tipo 2. | SI |
| No. | Nombre del Campo Longitud | Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 6 | Sumatoria total de los valores a girar presentados en los registros de detalle por IPS. | 22 | N | Corresponde a la sumatoria de valores del campo “Valor a Girar IPS” de los registros tipo 2. Este valor debe diligenciarse sin decimales ni puntos ni comas, no negativo ni cero | SI |
b.2. Registro Tipo 2 - Registro de detalle por IPS
Mediante el Registro Tipo 2, la EPS reporta la información correspondiente a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud beneficiarias y los valores objeto de giro para cada una de ellas.
En ningún caso se podrá reportar más de un registro tipo 2 para un mismo código de habilitación de la IPS.
| No. | Nombre del Campo Longitud | Máxima del Campo | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle por IPS. | SI |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle por IPS y va incrementando de 1 en 1 para cada IPS, hasta la última IPS reportada en el archivo. | SI |
| 2 | Tipo de documento de identificación de la IPS. | 2 | A | El único valor válido es: NI (NIT). | SI |
| 3 | Número de identificación tributaria de la IPS. | 12 | N | Corresponde al número de identificación tributaria de la IPS a la cual se le hace el giro. NIT sin dígito de verificación. | Sí |
| 4 | Código de habilitación de la IPS | 16 | A | Debe coincidir con en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - REPS. Se debe incluir el cero a la izquierda cuando el código lo requiera. | SI |
| 5 | Número de sede principal | 2 | A | Debe coincidir con en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - REPS. Se debe incluir el cero a la izquierda cuando el campo lo requiera. Ejemplo: 01 | |
| 6 | Nombre o razón social de la IPS | 250 | A | Corresponde al nombre o razón social de la IPS | SI |
| 7 | Valor a girar IPS | 20 | N | Corresponde al valor autorizado por la EPS - EOC a reconocer a la IPS. Este valor debe diligenciarse sin decimales ni puntos ni comas, no puede ser ni negativo, ni cero. | SI |
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico, N- Numérico, D-decimal, F-Fecha, T-Texto con caracteres especiales
b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt
c. Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
d. El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).
e. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
f. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.
g. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
h. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
j. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
k. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
l. La EPS debe generar el código o huella HASH del archivo plano para incluirlo en el documento FORMATO DE CERTIFICACIÓN DE VALOR A GIRAR POR CONCEPTO DE CANASTAS
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
El SFTP dispuesto por la ADRES para la publicación y presentación de los procesos del régimen contributivo será el mecanismo para el intercambio de información.
Mesa de ayuda.
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos y demás temas relacionados, la ADRES tiene dispuesto el correo soporte.canastascovid@adres.gov.co
Tratamiento de la información.
Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del Decreto 1377 de 2013, del capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 del 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
