Circular 26 de 2018 ADRES

CIRCULAR 26 DE 2018

(diciembre 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

Considerando la responsabilidad de dar cabal cumplimiento a lo establecido en la Directiva Presidencial No. 09 de 2018, la Dirección General implementará las siguientes medidas de austeridad, cuya aplicación deberá arrojar resultados de impacto en el ahorro de los recursos asignados a la entidad para su funcionamiento.

Contratos de Prestación de Servicios

- Cada dependencia deberá realizar una revisión previa y rigurosa de las razones que justifiquen la suscripción de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, que sean estrictamente necesario para coadyuvar el cumplimiento de las funciones y fines de cada dependencia.

Comisiones de Servicios, Tiquetes aéreos y Viáticos

- Reducir desplazamientos a reuniones, privilegiando el uso de medios virtuales. Al respecto es importante resaltar que desdé el pasado 21 de noviembre de 2018, la ADRES cuenta con un nuevo y sofisticado servicio tecnológico de Videoconferencia

- Programar los desplazamientos con suficiente anticipación para acceder a mejores tarifas de transporte y desarrollar otras estrategias que permitan ahorrar en la compra de tiquetes

- Los viajes nacionales se harán solamente en tarifa económica.

Eventos - Capacitaciones

- Incluir en los programas y procesos contractuales de bienestar y capacitación las actividades de bienestar y las capacitaciones estrictamente necesarias para los funcionarios de la entidad, priorizando aquellos que se realicen en los auditorios dispuestos por la ADRES.

Transporte

- Los funcionarios y/o contratistas que requieran el servicio de transporte, solo lo podrán hacer por necesidades del servicio y para actividades de carácter oficial.

Publicidad

- Lo gastos de publicidad permitidos por la ley, tendrán que ser informados al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y contar con su visto bueno antes de iniciar los procesos de contratación. En tal sentido, antes de solicitarse el trámite contractual, deberá contarse con dicha aprobación.

- El informe semestral de los gastos de publicidad a que se refiere la Directiva Presidencial No. 09 del 9 de noviembre de 2018, deberá coordinarse entre las dependencias que ejecuten los recursos relacionados con esta actividad para consolidar un reporte único, el cual será remitido por la Dirección Administrativa y Financiera.

Papelería

- El uso de los elementos de papelería y de oficina suministrados por la ADRES, es de uso exclusivo para el desarrollo de las funciones propias de la entidad.

- No podrán realizarse impresiones de carácter personal, so pena de incurrir en falta disciplinaria

- En cada oficina o dependencia de la entidad se recomienda incrementar el uso de papel reciclado para la impresión de comunicaciones internas.

- El uso del papel deberá estar acorde a las impresiones realizadas, por lo cual en cada oficina o dependencia deberán implementar controles para el adecuado uso del papel.

- Revisión y ajuste de documentos deberá realizarse en medio magnético, razón por la cual únicamente se podrán imprimir los documentos para su suscripción.

El concepto de cero papel se relaciona con la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. Es una consecuencia de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La estrategia Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel.

Fotocopiar e imprimir a doble cara

Un método eficaz para reducir el consumo de papel en las oficinas se encuentra en la utilización de ambas caras de la hoja, en lugar de una sola. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar

Todos los servidores públicos y contratistas de la ADRES, deberán utilizar por defecto la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad o Programa de Gestión Documental, o requerimientos debidamente motivados, que exijan el uso de una sola cara de la hoja.

Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar

Se deben utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, como por ejemplo, que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, en aquellos eventos que la gestión o trámite lo permita o amerite.

Elegir el tamaño y fuente pequeños

Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas. En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños determinados por la entidad.

Configuración correcta de las páginas

Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes.

Lectura y corrección en pantalla

Durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación

Evitar copias e impresiones innecesarias

Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas.

Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrónicos, ya que pueden ser leídos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración de los expertos de Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones de la Entidad, que le aclararán todas sus dudas al respecto.

Reutilizar el papel usado por una cara

Se deben utilizar las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, documentos anexos, entre otros.

Para ello se debe trazar una línea por la cara ya utilizada o colocar un sello, que permita identificar el área o la cara anulada, con el fin de evitar confusiones en la revisión de documentos.

Reciclar

Cada oficina deberá implementar medidas para el reciclaje para el depósito de papel que ya fue utilizado por ambas caras y no se requiere más. Estos no deben contener ganchos, ni clips o elementos diferentes al papel.

El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel, así como la emisión de elementos contaminantes.

Guardar archivos no impresos en el computador

En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro repositorio o medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información.

Uso del correo electrónico para el envío de copias informativas

Todo memorando o comunicación interna que deba ir con copia a otra dependencia, en calidad informativa, deberá enviarse vía correo electrónico.

Así mismo, en el caso de requerir el envío de archivos anexos a la comunicación interna, se debe realizar a través del correo electrónico relacionando el documento digital y el correo electrónico al que se remite en la comunicación interna

Telefonía

Hacer uso del servicio local exclusivamente para llamadas de carácter oficial o laboral y con duración de un tiempo razonable.

Las llamadas a larga distancia, nacional, internacional o a celular, de carácter oficial deben ser autorizadas previamente por el titular del despacho y/o quien esté autorizado para tal fin. Se prohíbe el uso, cuando su carácter sea particular.

Para la correspondiente supervisión del correcto uso de este servicio, cada dependencia debe adoptar planillas de control y seguimiento (Anexo “Planilla de control al uso del servicio telefónico de larga distancia nacional y/o móvil”) sin perjuicio de las demás medidas que considere necesarias. Las planillas deberán ser remitidas semanalmente al Grupo de Gestión Administrativa y Documental de la Dirección Administrativa y Financiera. Este Grupo señalará las condiciones para tales envíos, de manera que se pueda facilitar el seguimiento y evidenciar la correcta utilización del servicio.

Para estos efectos, podrá centralizarse por cada dependencia, en una sola terminal o dispositivo telefónico, el uso de este servicio de llamadas a larga distancia o teléfonos móviles, con lo cual se pueda facilitar el correspondiente control.

Dada en Bogotá, a los 1 3 DIC 2018

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

JUAN JOSE TRUJILLO RAMIREZ

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica encargado de las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES)