CIRCULAR 32 DE 2020
(julio 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Directores, Subdirectores, Jefes de oficina, Coordinadores de grupo, Funcionarios y contratistas de la ADRES. |
| De: | Andrea Consuelo López Zorro Asesora de la Dirección General encargada de las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES. |
| Asunto: | Reitera lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales. |
Teniendo en cuenta lo dispuesto en Circular Externa 001 de 2020 del Archivo General “Por el cual se declara un Estado de Emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional”, en concordancia con las normas de carácter general de la emergencia sanitaria generada por la pandemia Coronavirus COVID - 19 que ha expedido el Gobierno Nacional y en el marco de lo establecido en la Ley 594 de 2000 y del Acuerdo 060 de 2001, de manera atenta se comunican los siguientes lineamientos sobre la administración Documental:
A. ADMINISTRACION DE EXPEDIENTES
1. Teniendo en cuenta la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional, las dependencias deberán evitar el retiro de expedientes de sus instalaciones físicas; salvo, cuando por razones justificadas y para el cumplimiento de la función pública sea estrictamente necesario contar con el documento físico, por lo anterior el archivo central proporcionara a los funcionarios que lo requieran para el ejercicio de sus funciones la imagen del documento o expediente solicitado.
Las solicitudes de expedientes debe seguir realizándose al correo
Archivo.Central@adres.gov.co según lo estipulado en el procedimiento de solicitud, consulta y devolución de archivo https://www.adres.gov.co/Portals/0/ADRES/Planeacion/GADDPR07 Solicitud consulta y devolucion de archivo-V02.pdf?ver=2019-10-22-114716-977.
2. Una vez el Gobierno Nacional levante las medidas adoptadas para contener la emergencia sanitaria y los documentos retornen a las entidades, se deberá aplicar un proceso de limpieza y desinfección.
B. ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES
1. ADRES dispuso de los siguientes canales electrónicos para recibir peticiones, consultas y demás solicitudes ciudadanas o institucionales que requieran ser radicadas:
correspondencia1@adres.gov.co y correspondencia2@adres.gov.co.
2. Para los documentos elaborados por la dependencias y que requieran ser enviados fuera de la entidad, estos deben ser remitidos al correo envios@adres.gov.co, los cuales serán remitidos por medio de correo electrónico certificado; para tal fin, el documento objeto de envió debe venir en formato PDF adjunto al correo remisorio, en el correo se debe estipular la dirección de correo a la cual se debe dirigir el documento y el asunto del mismo. En el evento que se haga necesario que el correo tenga un mensaje especifico, este debe estar descrito en el cuerpo del correo.
Los documentos enviados deberán ser suscritos por los Directores, Jefes de Oficina y Subdirectores con firma mecánica, digital o escaneada, conforme al artículo 4to de la Resolución 2433 de 2020, previa radicación en el Sistema de Gestión Documental - SGD, la cual esta disponible vía web en el LINK http://sgd.adres.gov.co:8000/sgdCorrespondencia/signin.jsp.
La modalidad descrita anteriormente se les conformara un expediente electrónico compuesto por el documento, la constancia de envío y en los casos que aplique la constancia de visualización. Estos expedientes le serán suministrados a las dependencias para que tengan el control de los mismos, por medio electrónico.
3. Los servidores públicos y contratistas en concordancia con sus obligaciones legales y contractuales deberán velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo que se encuentren a su cargo o de los cuales sean participes en su producción. Adicionalmente, deberán garantizar su organización, conservación e incorporación al expediente, una vez sea superada la emergencia.
4. En virtud del principio de Orden Original establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, las dependencias deberán una vez superada la emergencia, incorporar en los respectivos expedientes los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante la contingencia, para lo cual deberán validar si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas. Los documentos se deben incluir en los expedientes de acuerdo con su clasificación según la respectiva Tabla de Retención Documental (TRD) y diligenciando el Inventario Documental (FUID).
Cordialmente,
ANDREA CONSUELO LOPÉZ ZORRO
Directora Administrativa y Financiera
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