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CIRCULAR EXTERNA 47 DE 1997
(Noviembre 14)
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
PARA: Representantes legales de loterías o beneficencias que administran loterias y concedentes del juego de apuestas permanentes
DE: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
ASUNTO: Instrucciones sobre aplicación de normas que regulan la explotación del juego de apuestas permanentes
La Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de las funciones y facultades de inspección, vigilancia y control de las entidades destinatarias de este instructivo, establecidas por el Decreto 1259 de 1994 y en virtud de la expedición de los Decretos 824 de marzo 21 y 1096 de abril 17 de 1997, encuentra necesario impartir instrucciones sobre el cumplimiento de las normas que regulan la explotación del monopolio de Apuestas Permanentes, que permita una aplicación uniforme en todo el territorio nacional.
La escogencia del contratista, en este caso del concesionario, se efectuará siempre a través de licitación o concurso públicos, independiente de la cuantía, de conformidad con lo señalado en el literal m) del Artículo 24 y el numeral 4o. del Artículo 32, de la Ley 80 de 1993.
En la realización de la licitación pública, las entidades se deben ceñir a lo establecido en el Artículo 30, DE LA ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN, de la Ley antes citada.
En efecto, dentro de los procedimientos establecidos en el numeral 1o. del artículo 30 ibídem, la apertura de la Licitación debe estar precedida de un estudio técnico que, para este caso, debe determinar, al menos, la capacidad del mercado en cada región, el número de talonarios a adquirir por los proponentes mensualmente y durante la ejecución del contrato de concesión y el valor de la apuesta máxima posible por formulario; variables que prácticamente determinan los ingresos y utilidades a obtener por las entidades concedentes.
El Artículo 1 del Decreto 1096 de 1997, que subrogó el Artículo 2 del Decreto 824 de 1997, determinó el valor de la regalía en el 8% del monto total máximo de apuestas posibles por formulario.
Como lo señala el Artículo 4 del Decreto 1096 de 1997 y sin perjuicio de la facultad otorgada por la Ley 53 de 1990, el valor de la regalía se aumentará en medio punto porcentual (1/2%), quedando en el 8.5% del monto total máximo de apuestas posibles por formulario.
1-3- Apuestas reales realizadas.
De conformidad con lo normado en el Parágrafo del Artículo 3, del Decreto 824 de 1997 y en los Parágrafos Segundo y Tercero, Artículo 2, del Decreto 1096 de 1997, los Inspectores adscritos a la Unidad de Apuestas Permanentes en cada entidad concedente, deberán realizar visitas inspectivas programadas a los puntos de venta de los concesionarios, en diferentes días y lugares de operación y obtener, entre otra, la información que se deberá consignar en el siguiente formato:
REPORTE DE VISITAS
APUESTAS PERMANENTES
APUESTAS REALES REALIZADAS EN LOS FORMULARIOS
LOTERÍA O BENEFICENCIA.........DIA... MES.......
NOMBRE CONCESIONARIO.................. AGENCIA.............
DIRECCIÓN....................... CIUDAD...............
No. DEL FORMULARIO II VALOR APOSTADO II No. DEL FORMULARIO II VALOR APOSTADO
__________________________
Nombre del Inspector Jefe de Apuestas Permanentes
El número de agencias, puntos de venta u otros, visitadas mensualmente y el tamaño de la muestra, deberá ser definido por la entidad concedente, atendiendo el número de formularios que se venden en cada territorio, el número de puntos de venta con que cuentan los concesionarios y el personal disponible para realizarlas. En todo caso, la entidad concedente debe propender que, por lo menos una vez cada año, se realice visita a todos los puntos de venta de cada uno de los concesionarios.
El formato se deberá imprimir en hoja tamaño carta y contener la información solicitada, anotando los números de los formularios escogidos al azar y el valor de la apuesta total realizada en cada uno.
La información antes mencionada deberá consolidarse y el resultado de esta operación, se deberá remitir mensualmente a la Superintendencia Nacional de Salud, en atención a lo señalado en el Parágrafo, Artículo 3, del Decreto 824 de 1997, dentro de los cinco (5) días siguientes al mes que se reporta.
1-4- Estudios de Mercado. <Numeral NULO>
1-5- Evaluación económica y de mercados de la propuesta.
<Numeral NULO>
1-6- Información sobre la Licitación Pública.
De conformidad con lo establecido en el numeral 3o., Artículo 14, del Decreto 1259 de 1994, las entidades concedentes remitirán a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de apertura de la Licitación, copia de los siguientes documentos:
- Acto administrativo de apertura de la Licitación.
- Copia de las publicaciones de prensa.
- Pliego de condiciones con anexos.
- Cronograma de la Licitación.
<Numeral NULO>
<Numeral NULO>
<Numeral NULO>
<Numeral NULO>
1-8- Información sobre Contratos de Concesión.
<Incisos 1 y 2 NULOS>
La contratación se hará siempre atendiendo lo señalado en el Título II, DE LOS PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL, Artículos 23, 24, 25 y 26 de la Ley 80 de 1993, que trata sobre los principios de Transparencia, Economía y Responsabilidad, que deben regir los contratos que celebren las entidades estatales.
Una vez se adjudiquen los contratos de concesión, la entidad concedente deberá expedir las Licencias de Funcionamiento y los Carnés respectivos como lo establecen los Artículos 13 del Decreto 1988 de 1987 y 3 del Decreto 1096 de 1997.
Dentro de los quince (15) días siguientes a la adjudicación de los contratos de concesión, las instituciones remitirán a la Superintendencia Nacional de Salud, copia de la siguiente información:
-Acta de la audiencia pública realizada;
-Modificaciones al pliego de condiciones, si las hay;
-Propuestas presentadas;
-Evaluación de las propuestas;
-Acto administrativo que adjudica la concesión;
-Acto administrativo que fija la apuesta máxima posible por formulario;
-Contratos de concesión, indicando para cada uno, fecha de suscripción y de legalización, es decir, la fecha en que empieza a regir para las partes;
-Original anulado del formulario que utilizarán los concesionarios en la ejecución de los contratos.
-Número de Licencias de funcionamiento expedidas a los nuevos concesionarios, indicando, nombre de la agencia, dirección, municipio para el cual se expide, duración y valor.
-Número de carnés expedidos, indicando, nombre del concesionario, agencia, dirección, municipio, duración y valor.
-Copia de los Estados Financieros, Balance y Estado de Pérdidas y Ganancias, de los concesionarios a los cuales se les adjudicó la concesión.
Si, de conformidad con lo establecido en el Artículo 25, numeral 18, de la Ley 80 de 1993, se debe proceder a declarar desierta la Licitación Pública, la entidad debe remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los quince (15) días siguientes a su declaratoria, copia de los siguientes documentos:
- Acto administrativo que declara desierta la Licitación.
- Propuestas presentadas
2- CONTRATOS PARA LA IMPRESIÓN DE TALONARIOS.
Los contratos para la impresión de talonarios que celebren las entidades concedentes deben corresponder con los contratos de concesión y por un total, en número de talonarios a imprimir, igual al compromiso adquirido por los concesionarios en los nuevos contratos. Por esta razón, la adjudicación debe hacerse con la antelación suficiente para ordenar la impresión de los talonarios requeridos en los nuevos contratos
Lo anterior, en razón a que una vez se vencen los contratos de concesión, los formularios se deben cambiar para actualizarlos, y evitar, además, que el anterior concesionario siga vendiendo formularios sin que exista vínculo contractual con la entidad concedente.
En los contratos de impresión de talonarios se incluirán las cláusulas que hagan más flexible su ejecución, en lo referente al número de talonarios a imprimir, que permita aumentar su cantidad en el evento en que se incrementen las ventas, o disminuirlas, cuando por causas claramente justificadas, se haga necesario tomar tal determinación.
En el diseño del formulario que se ordene imprimir, las entidades concedentes tendrán en cuenta que se cumpla con las características dadas en el Artículo 4 del Decreto 824 de 1997 y en el numeral 4 de la Circular Externa 033 de 1997 de la Superintendencia Nacional de Salud.
En la medida en que la entidad concedente celebre nuevos contratos o prorrogue los contratos de impresión de talonarios existentes, debe remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su aprobación, copia de los siguientes documentos:
-Acto administrativo que convoca la licitación o concurso.
-Propuestas presentadas, junto con la certificación de la Cámara de Comercio de la localidad, en donde conste la inscripción de la empresa en el registro de proponentes
-Evaluación de las propuestas presentadas.
-Acto administrativo que adjudica la concesión.
-Copia del contrato de impresión de los talonarios, indicando la fecha de suscripción y de legalización, es decir, la fecha en que empieza a regir para las partes.
-Original anulado del formulario que la entidad ordena imprimir.
Si por efectos de la cuantía, señalada en el numeral 1 literal a) del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993, la entidad puede contratar directamente, dentro del plazo antes señalado, debe remitir copia de los siguientes documentos:
-Cotizaciones solicitadas
-Contrato de impresión de talonarios
-Certificado de inscripción en el registro de proponentes, expedido por la Cámara de Comercio de la localidad
-Pólizas de garantías
-Original anulado del formulario que la entidad ordena imprimir.
3- LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS DE CONCESIÓN.
De conformidad con lo señalado en el Título VI, Artículos 60 y 61, de la Ley 80 de 1993, los contratos que por efectos de incumplimiento en las cláusulas deban terminarse antes del término fijado, o aquellos que no obstante haberse terminado dentro del plazo previsto, han incumplido la cláusula de compra de talonarios y pago de regalías, deben liquidarse en los plazos y términos fijados en la Ley antes citada.
En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que lleguen las partes para dar por terminado el contrato suscrito.
Copia del acta de liquidación con anexos, se enviará a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de la liquidación.
4- EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS DE CONCESIÓN.
El control y vigilancia sobre aspectos relacionados con el juego de Apuestas Permanentes, corresponde, en primera instancia, a las entidades concedentes de acuerdo con lo señalado en el Artículo 90, del Decreto 33 de 1984.
Dicho control se ejercerá de conformidad con las normas legales vigentes, so pena de incurrir en las causales señaladas en el Artículo 19 del Decreto 1988 de 1987.
4-2- Terminación de los Contratos de Concesión.
Cuando se termine un contrato de concesión, por vencimiento del tiempo pactado, por haberse declarado la caducidad o por cualquier otra causa, la entidad concedente deberá proceder de la siguiente manera:
4.2.1 Recoger los formularios que estén en poder del concesionario cuyo contrato venció. Los formularios pierden su validez, por cuanto para explotar lícitamente un monopolio, debe estar legalmente autorizado por la entidad que lo administra y de acuerdo con la Ley, esto solo se logra mediante la celebración de un contrato de concesión.
4.2.2 Revocar la validez de las Licencias de Funcionamiento expedidas, si estas aún no han cumplido un año de vigencia. Se entiende que las que cumplieron un año de vigencia pierden su validez, de conformidad con lo establecido por el Artículo 13 del Decreto 1988 de 1987.
4.2.3 Recoger los carnés expedidos a los promotores o vendedores de los concesionarios cuyos contratos se terminaron.
5- INFORMES FINANCIEROS DE LOS CONCESIONARIOS.
<Numeral NULO>
En cumplimiento de lo señalado en el Artículo 7o. del Decreto 1988 de 1987, concordante con el Artículo 3o. del Decreto 1821 de 1990, referente a los mayores valores apostados en los formularios oficiales, este Despacho imparte las siguientes instrucciones:
Los mayores valores apostados se establecen mediante visitas de inspección que realizan los funcionarios responsables (Inspectores) a los puntos de venta de los concesionarios autorizados.
6.1 Una vez se detectan estos valores, se debe comunicar al concesionario dentro del día hábil siguiente al de la visita, con el fin de que proceda a consignar la partida en la tesorería de la entidad concedente, como lo establecen las normas mencionadas. Lo anterior, sin perjuicio de la investigación administrativa y de las sanciones que, de conformidad con las normas legales vigentes, deban aplicarse;
6.2 El mismo día en que se comunica al concesionario la infracción, la entidad concedente debe producir el acto administrativo correspondiente y realizar la revisión de auditoría y demás trámites establecidos. De todas maneras se debe cumplir con el plazo señalado en la norma citada;
6.3 Los valores consignados por este concepto, se deben imputar presupuestal y contablemente a un rubro denominado, Apuestas Permanentes Mayores Valores Apostados, y pasarán a formar parte de los ingresos del juego en el mes en que se causen.
Las entidades remitirán la información correspondiente en el formato diseñado para el efecto, dentro de los quince (15) primeros días de cada mes.
7- LIQUIDACIÓN Y TRANSFERENCIA DE UTILIDADES AL SECTOR SALUD.
7-1- Gastos de Administración del juego de Apuestas Permanentes.
En concordancia con lo señalado en el Artículo 7 del Decreto 824 de 1997, las entidades concedentes deberán diferenciar presupuestal, financiera y contablemente los ingresos aforados y percibidos de los gastos de administración y costos de operación que se originen en los juegos de Loterías y demás modalidades que exploten o lleguen a explotar, en virtud de disposiciones legales vigentes.
El monto de los Gastos de Administración que las entidades podrán presupuestar anualmente por la explotación del juego de Apuestas Permanentes será de hasta el cinco (5%) por ciento, sobre los siguientes conceptos de ingresos, recaudados el año inmediatamente anterior:
-Ingresos por concepto de regalías
-Ingresos por concepto de la expedición de Licencias y Carné
-Ingresos por multas impuestas
-Ingresos por mayores valores apostados
-Rendimientos financieros
El monto total que resulte de la operación realizada se incluirá en el presupuesto de Apuestas Permanentes en los diferentes conceptos del gasto, y se descontará proporcionalmente cada mes.
Salvo en casos excepcionales y previo estudio del costo beneficio, podrá incrementarse dicho porcentaje. Las modificaciones propuestas deberán ser remitidas a la Superintendencia Nacional de Salud, junto con los soportes que las justifiquen y sustenten, para el estudio correspondiente.
Los costos de impresión de talonarios deberán corresponder con los ingresos por este mismo concepto, salvo en aquellas entidades que cobran un mayor valor por la administración del juego.
Los gastos por concepto de publicidad no podrán ser superiores al punto cinco (0.5%) por ciento del valor recaudado por regalías el año inmediatamente anterior, de acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 028 de marzo 5 de 1997, de la Superintendencia Nacional de Salud.
7-2- Liquidación de utilidades.
Como lo establecen los Artículos, 59 del Decreto 33 de 1984, 15 del Decreto 1988 de 1987, 6 del Decreto 824 de 1997 y la Circular Externa 02 de 1993 de la Superintendencia Nacional de Salud, los ingresos provenientes del monopolio del juego de Apuestas Permanentes, previa deducción de los gastos de administración, deberán transferirse a los Servicios Seccionales o Fondos de Salud de la respectiva jurisdicción, dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se causen.
La partida que se debe transferir será la que resulte del Estado de Ingresos y Gastos que se elaborará mensualmente, el cual debe estar refrendado por el Contador, el Auditor o Revisor Fiscal y el Representante Legal de la entidad.
Estados financieros que no vengan firmados por los funcionarios antes señalados y que no tengan los anexos requeridos, carecen de veracidad para la Superintendencia Nacional de Salud.
Copia del estado financiero se enviará a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los quince (15) primeros días de cada mes.
Las entidades concedentes elaborarán semestralmente el Estado de Pérdidas y Ganancias consolidado del juego de Apuestas Permanentes, con corte a 30 de junio y a 31 de diciembre de cada año, copia del cual se enviará a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los quince (15) primeros días del mes siguiente a la fecha de corte.
7-3- Transferencia de utilidades al sector salud.
En concordancia con lo señalado en las normas citadas en el numeral 7.2 de la presente Circular, la transferencia de utilidades al Servicio Seccional, Dirección o Fondo de Salud, se hará dentro de los diez (10) primeros días de cada mes.
Para comprobar el monto y la oportunidad del giro a la salud del Departamento o del Distrito, según el caso, la entidad debe remitir a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los primeros quince (15) días de cada mes, copia de la siguiente información:
- Recibo de Caja expedido por la entidad que recibe los recursos.( Servicio Seccional, Dirección o Fondo de Salud )
- Estado de Ingresos y Gastos del juego de Apuestas Permanentes, correspondiente a la liquidación que se realiza.
La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletín del Ministerio de Salud, Capítulo Superintendencia Nacional de Salud, y su incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones establecidas por el Decreto 1259 de 1994.
Cordial Saludo,
DARIO ANGARITA MEDELLÍN
Superintendente Nacional de Salud
