INSTRUCTIVO 1 <14> DE 2011
(agosto 4)
Diario Oficial No. 48.158 de 11 de agosto de 2011
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Representantes legales y otros niveles directivos, Jefes de Áreas Financieras, Jefes de Control Interno, Jefes de Contabilidad y Contadores de las Entidades Contables Públicas de los niveles nacional y territorial.
Referencia: Instrucciones relacionadas con la desagregación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en tres (3) entidades contables públicas.
Apreciados señores:
Con el propósito de que las entidades contables públicas del país conozcan la decisión del Gobierno Nacional y de la Contaduría General de la Nación en relación con la forma de reporte de la información contable del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, este Despacho se permite impartir las instrucciones que se deben seguir en el reporte de la información contable, especialmente de las Operaciones Recíprocas.
1. Separación contable del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
1.1 Denominación de las unidades
Para los propósitos de gestión de la información contable pública y de reporte de esta información a la Contaduría General de la Nación y demás usuarios de la misma, se desagrega el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en sus tres (3) unidades de negocios, las cuales se constituyen, cada una de ellas, en una Entidad Contable Pública, así:
| Código institucional | Denominación |
| 011500000 | Ministerio de Hacienda y Crédito Público |
| 923272394 | Tesoro Nacional |
| 923272395 | Deuda Pública Nación |
1.2 Obligaciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Cada una de las unidades de negocios en las cuales se desagrega el Ministerio de Hacienda y Crédito Público debe tener en cuenta las obligaciones contables que se derivan de la separación contable. Entre otras:
-- Llevar su contabilidad, lo cual significa realizar las actividades relacionadas con el proceso contable.
-- Preparar y reportar los estados contables y demás informes con la periodicidad que establece la Contaduría General de la Nación y lo solicitado por los demás usuarios.
-- Reportar las operaciones recíprocas realizadas en el periodo respectivo y las que correspondan de periodos anteriores, tanto con las otras unidades o entidades contables públicas del mismo Ministerio, como las originadas con otras entidades contables públicas.
-- Disponer las actividades administrativas necesarias para realizar el proceso de conciliación de saldos y de operaciones recíprocas con cada una de las entidades contables públicas con quienes se tienen relaciones contables.
-- Todas las demás inherentes al proceso contable y de suministro de información contable.
2. Información relacionada con cada entidad contable pública
Con el fin de facilitar el reporte de las operaciones recíprocas por parte de las entidades contables públicas que tienen relación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público se establece el conjunto principal de información contable que a cada una de estas unidades le corresponde gestionar:
2.1 Unidad de negocio: Ministerio de Hacienda y Crédito Público (011500000)
Esta unidad de negocio gestiona y es responsable de la contabilidad relacionada con los siguientes temas principales:
-- Inversiones patrimoniales, en donde el Ministerio de Hacienda y Crédito Público participa como inversor o propietario de empresas públicas.
-- Sistema General de Participaciones - SGP, en lo relacionado con la participación de Propósito General, Participación para Pensiones - Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales FONPET, Programas de Alimentación Escolar, Municipios y Distritos con Ribera sobre el Río Grande de la Magdalena, Entidades Territoriales Indígenas.
-- Fondos recibidos en administración, en relación con el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales - FONPET.
-- Fondos de cofinanciación, en lo relacionado con la gestión de cartera del Fondo de Cofinanciación para la Inversión Urbana - FIU, Fondo de Cofinanciación para la Inversión Social - FIS y Fondo de Cofinanciación para la Inversión Vial - FCV.
Las entidades contables públicas nacionales y territoriales que tengan relación con estos temas reportarán las operaciones recíprocas con esta unidad, la cual conserva el mismo código anterior.
2.2 Unidad de negocio: Tesoro Nacional (923272394)
Esta unidad de negocio gestiona y es responsable de la contabilidad relacionada con los siguientes temas principales:
-- Recaudos de los recursos de la Nación.
-- Giros de los recursos de la Nación.
-- Acreedores varios, por recursos de la Nación sujetos a devolución.
-- Pagos por devoluciones de recursos.
-- Embargos de las cuentas del Tesoro, que corresponden a entidades nacionales.
-- Fondos recibidos en administración que corresponden a recursos pensionales, regalías y por liquidación entidades nacionales.
Las entidades contables públicas nacionales y territoriales que tengan relación con estos temas reportarán las operaciones recíprocas con esta unidad, y con el nuevo código asignado.
2.3 Unidad de negocio: Deuda Pública Nación (923272395)
Esta unidad de negocio gestiona y es responsable de la contabilidad relacionada con los siguientes temas principales:
-- Los créditos concedidos por la Nación, tales como los Presupuestarios, Acuerdos de pago, Créditos transitorios antes de firmarse el acuerdo de pago, Créditos para vías terciarias otorgados; así mismo, los intereses a favor reconocidos y los ingresos financieros respectivos producto de los créditos para vías terciarias.
-- Deuda de la Nación, originada en la emisión de TES, Bonos (Seguridad, paz, agrario), Préstamos con la Banca Comercial; Así mismo, los intereses y comisiones por pagar reconocidos, y los gastos financieros respectivos.
Las entidades contables públicas nacionales y territoriales que tengan relación con estos temas reportarán las operaciones recíprocas con esta unidad, y con el nuevo código asignado.
3. Fechas de reporte de la información con los nuevos códigos
Con el fin de clarificar el tema relacionado con la preparación y el reporte de la información contable a la luz de esta nueva situación, se da la siguiente instrucción:
3.1 Entidades que pertenecen al Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF
Las tres (3) unidades del Ministerio de Hacienda y Crédito Público prepararán su información contable en forma independiente, en el sistema, a partir del 1o de enero de 2011, y reportarán a la Contaduría General de la Nación de esa forma a partir del reporte correspondiente al primer trimestre de 2011.
Las demás entidades que hacen parte del SIIF reportarán la información contable de operaciones recíprocas con cada una de las unidades del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y con los códigos asignados a cada una de ellas, a partir del primer trimestre de 2011.
3.2 Entidades nacionales que no pertenecen al SIIF y las territoriales
Las entidades nacionales que no pertenecen al SIIF, así como las entidades territoriales reportarán la información de operaciones recíprocas con cada una de las unidades de negocio en las cuales se ha desagregado el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, utilizando el código asignado a cada unidad, a partir de la información contable correspondiente al tercer trimestre de 2011.
Para este propósito se debe tener en cuenta que las operaciones recíprocas que subsistan de periodos anteriores y que fueron reportadas con el código del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, deben ser objeto de análisis para determinar la unidad con la cual deben reportarlas; y las que se generen a partir del tercer trimestre de 2011, se reportarán con el código de la unidad que le corresponda, según lo definido.
4. Otros aspectos a tener en cuenta
4.1 Dudas con relación al reporte de operaciones recíprocas
Para las situaciones en las cuales una entidad contable pública no pueda identificar con la suficiente precisión la unidad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con la cual se debe reportar la operación recíproca, se recomienda comunicarse directamente con ese Ministerio, a los siguientes correos electrónicos dispuestos para los fines pertinentes:
-- Por la unidad Ministerio de Hacienda y Crédito Público: Doctora Claudia Yadira Pérez: cyperez@minhacienda.gov.co
-- Por la unidad Tesoro Nacional: Doctor Luis Alfonso Díaz Amorocho: Idiaz@ minhacienda.gov.co
-- Por la unidad Deuda Pública Nación: Doctora Rosa Helena Rinkcoar: rrinkcoar@ minhacienda.gov.co
-- Por el SIIF: Doctor José Orlando Parra: joparra@minhacienda.gov.co
4.2 Cuentas correlativas
Las dudas relacionadas con las subcuentas correlativas se pueden resolver consultando las reglas de eliminación de la Contaduría General de la Nación, la cual se actualiza en forma trimestral, en la siguiente dirección: www.contaduria.gov.co, en el link denominado: Reglas de eliminación, o directamente en la CGN a través del correo electrónico: cgnconsolidacion@contaduria.gov.co
5. Anexo
Con el fin de guiar el reporte de las principales operaciones recíprocas de las diferentes entidades contables públicas con las tres unidades del Ministerio de Hacienda y Crédito Público se presenta la siguiente tabla o anexo que señala los hechos, conceptos, cuentas y subcuentas correlativas:
