RESOLUCIÓN 46 DE 2018
(enero 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD-ADRES
Por medio de la cual se establece el trámite de Comisiones de Servicio y Desplazamientos al interior del país de Servidores Públicos y Contratistas de prestación de servicios de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES.
LA DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - ADRES
En ejercicio de sus facultades legales y en especial de las conferidas en el artículo 19 del Decreto 1429 de 2016, la Resolución No. 101 de 2017, la Resolución No. 286 de 2017 y la Resolución No. 60 de 2018 y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 61 y 7/1 del Decreto-ley 1042 de 1978, establecen que los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios, tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte;
Que los artículos 64 y 65 del citado Decreto señalan las condiciones de pago y la duración de las comisiones de servicios;
Que mediante el Decreto 1000 del 9 de junio de 2017, el Gobierno Nacional fijó la escala de viáticos para los empleos públicos a que se refiere el literal a) del artículo 1o de la Ley 4a de 1992, que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o exterior del país;
Que a la fecha de expedición de la presente Resolución, dicho Decreto todavía está vigente, siendo necesario que en adelante y para todos los efectos de esta reglamentación, se apliquen los decretos que anualmente expida el Gobierno Nacional sobre esta materia.
Que se hace necesario definir el procedimiento para el reconocimiento de los gastos de viaje para los contratistas de prestación de servicios en cuyos contratos se haya dispuesto dicha obligación a cargo de la entidad, teniendo como marco de referencia el Decreto 1000 de 2017 y los decretos que anualmente expida el Gobierno Nacional por los cuales se fijen las escalas de viáticos para los empleados públicos.
Que de acuerdo con el artículo 19 del Decreto 1429de2016,ala Dirección Administrativa y Financiera le corresponde, entre otras, dirigir, programar, coordinar y ejecutar las actividades de administración de personal e impartir los lineamientos para la adecuada administración del talento humano de la ADRES;
Que de acuerdo con el artículo 1o de la Resolución 286 de 9 de octubre de 2017, se delegaron las funciones de expedición de los actos administrativos de los asuntos de administración de personal de la ADRES al Director Administrativo y Financiero de la entidad, entre los que se encuentran licencias, comisiones, permisos, vacaciones, descansos compensados, prestaciones y demás actos inherentes, a excepción de la facultad nominadora que es indelegable.
Que se hace necesario establecer las disposiciones que reglamentan las comisiones al interior del país para los servidores públicos y las autorizaciones de desplazamiento para contratistas, su pago, así como la legalización de viáticos y gastos de viaje de los servidores públicos y los desplazamientos de los contratistas de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES al interior del país.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Establecer el procedimiento para el trámite de comisiones de servicio y desplazamientos al interior del país y contratistas de prestación de servicios de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES.
ARTÍCULO 2o. COMISIÓN DE SERVICIOS. Es la situación administrativa en la cual el servidor público, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes del empleo del cual es titular.
ARTÍCULO 3o. DESPLAZAMIENTO. Es la autorización que le permite al contratista, eventualmente, cumplir sus obligaciones en sitio diferente al lugar de ejecución del contrato siempre y cuando así esté establecido en el contrato.
ARTICULO 4o. VIÁTICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Es el valor en dinero que se reconoce a los funcionarios y contratistas que se encuentren en comisión de servicio y desplazamiento, destinado a atender los gastos de manutención y alojamiento cuando estén fuera de su sede o área habitual de trabajo o domicilio contractual, los cuales se liquidarán y reconocerán teniendo en cuenta las escalas determinadas por la presente resolución y lo estipulado por el Gobierno Nacional para los empleados públicos en cada vigencia.
Los viáticos y gastos de desplazamiento se reconocerán siempre que el funcionario o contratista deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede o área habitual de trabajo o domicilio contractual; teniendo en cuenta el tiempo de permanencia, más el de desplazamiento. En caso contrario, solo se reconocerán los gastos de viaje a que haya lugar.
ARTÍCULO 5o. Es responsabilidad de cada Director y/o Jefe de Oficina programar las comisiones de servicio y desplazamientos con principios de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.
ARTÍCULO 6o. DURACIÓN. Es el plazo máximo de una comisión el cual no podrá exceder de treinta (30) días calendario, prorrogabas hasta por treinta (30) días calendario más, cuando las necesidades del servicio así lo requieran. Está prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.
ARTÍCULO 7o. PRÓRROGA DE COMISÍÓN O DESPLAZAMIENTO. Es el plazo que se adiciona cuando el inicialmente concedido no es suficiente para cumplir, a cabalidad el objetivo propuesto o que por motivos de fuerza mayor o caso fortuito se requiera permanecer más tiempo en el lugar de la comisión o desplazamiento.
ARTÍCULO 8o. SEDE DE TRABAJO. Es el lugar en el cual el servidor público presta ordinariamente sus servicios y el contratista ejecuta sus actividades u obligaciones contractuales.
ARTÍCULO 9o. VIÁTICOS. Es el valor en dinero destinado a atender los gastos de alimentación y alojamiento, que se reconoce a los servidores públicos en comisión de servicio o a los contratistas a quienes se les ha autorizado un desplazamiento.
ARTÍCULO 10. GASTOS DE VIAJE. Son los pagos por concepto de transporte aéreo, terrestre, fluvial, marítimo, impuestos y tasas aeroportuarias, que se reconocen a los servidores públicos en comisión de servicio o contratistas en desplazamiento.
ARTÍCULO 11. CUMPLIDO DE COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO. Es el certificado o constancia de permanencia del servidor público o contratista, el cual debe ser expedido por autoridad competente.
PARÁGRAFO 1. En los casos en los cuales la Comisión o Desplazamiento se efectúe para atender asuntos de carácter judicial o ante autoridades administrativas, será prueba del cumplido la copia del acta de la diligencia o la constancia emitida por el despacho judicial o administrativo respectivo.
PARÁGRAFO 2. Cuando el asunto de la comisión tenga el carácter de reservado, por la naturaleza del mismo, la constancia o cumplido será otorgado por el Jefe inmediato o Supervisor, según corresponda, previa presentación del pasabordo o constancia de viaje (tiquete de transporte, peajes, etc.).
ARTÍCULO 12. PROGRAMACIÓN. Para el correspondiente estudio, aprobación y trámite oportuno de las comisiones de servicio y los desplazamientos, los Directores y/o Jefes de las Dependencias deberán radicar la programación mensual en la Dirección Administrativa y Financiera, a través del Sistema de Gestión Documental SGD, a más tardar el día 20 del mes inmediatamente anterior. Dicha programación se entregará en el formato definido para tal fin. Las solicitudes que no estén incluidas en la mencionada relación no serán tramitadas, con excepción de las comisiones o desplazamientos de que trata el artículo 16 de la presente resolución.
Las solicitudes presentadas serán verificadas observando que los objetos de estas correspondan con las funciones de cada dependencia, en términos de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad. Una vez realizada dicha verificación, se adelantará el trámite y expedición del acto administrativo.
PARÁGRAFO 1. Cuando el día previsto como plazo máximo para el envío de la programación de comisiones y desplazamientos coincida en uno no hábil, éste se trasladará al día hábil siguiente.
PARAGRAFO 2. A la programación se debe adjuntar el formato de Solicitud de Comisión/Desplazamiento diligenciadas en su totalidad
PARÁGRAFO 3. En caso de observaciones a la programación, se devolverá a la dependencia correspondiente para que realice las modificaciones respectivas dentro de los dos* (2) días siguientes.
PARÁGRAFO 4. Las comisiones de servicio o desplazamientos con cargo a convenios especiales con otras entidades, se incluirán dentro de la programación de que trata este artículo y seguirán el mismo trámite que se establece en la presente resolución.
ARTÍCULO 13. El Grupo Interno de Gestión del Talento Humano de la Dirección Administrativa y Financiera, procederá a:
1. Revisar el cumplimiento de los requisitos de las solicitudes de comisiones y desplazamientos.
2. Informar al Director y/o Jefe de dependencia solicitante, las observaciones respecto de comisiones y desplazamientos devueltos para corregir o no aprobados.
3. Proyectar el acto administrativo para revisión y firma del Director Administrativo y Financiero; los actos administrativos que autorizan comisiones o desplazamientos serán numerados y fechados.
4. Mantener actualizada la base de datos de comisiones y desplazamientos.
5. Realizar las demás gestiones que sean procedentes y necesarias para el trámite efectivo de las comisiones de servicio y desplazamientos.
PARÁGRAFO. La gestión de los pasajes y la entrega de los mismos a los funcionarios y/o contratistas de prestación de servicios, se hará por el profesional designado para tal efecto por la Dirección Administrativa y Financiera.
ARTÍCULO 14. PRÓRROGA DE LA COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO. El término de duración de una comisión o desplazamiento autorizada podrá ser prorrogado, previa solicitud escrita dirigida al Grupo de Talento Humano y suscrita por el Director y/o Jefe de la dependencia con el visto bueno del superior inmediato o Supervisor, según corresponda. Dicha solicitud, deberá ser radicada con al menos un día hábil de antelación al vencimiento de la comisión o desplazamiento, indicando claramente los motivos de la misma y justificando el tiempo transcurrido y el requerido para culminarla. En caso de ser aprobada, se expedirá el acto administrativo correspondiente.
ARTÍCULO 15. CANCELACIÓN, CORRECCIÓN O MODIFICACIÓN DE LA COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO. Procederá la cancelación, corrección o modificación de la comisión o desplazamiento, cuando:
a) Cancelación: la respectiva dependencia determina no realizar la comisión o desplazamiento ya conferida o autorizada.
b) Corrección: La solicitud de comisión o desplazamiento contiene datos errados que deben ser ajustados, sin que se altere el objeto, duración o destino, entre otros.
c) Modificación: Esta referida a una comisión o desplazamiento aprobada o autorizada, según el caso, respecto de la cual la dependencia solicitante, previa justificación, cambia el destino o el nombre del servidor público o contratista, sin que cambie el término ni el objeto de la comisión o desplazamiento.
Cualquiera de los eventos señalados deberá comunicarlo por escrito con la debida justificación y aprobación del Jefe inmediato o Supervisor del contrato, según el caso, al Grupo Interno de Gestión del Talento Humano de la Dirección Administrativa y Financiera.
PARÁGRAFO 1. El servidor público o contratista, a quien, habiéndosele realizado el pago del anticipo, se le cancele o modifiquen los términos iniciales de la comisión, deberá reintegrar los valores que, en exceso, puedan resultar de dicha variación, haciendo la consignación correspondiente, previa información suministrada por el Grupo de Talento Humano al interesado. Efectuada la devolución y dentro de los dos (2) días siguientes, se allegará la constancia del mismo al Grupo de Talento Humano, para la correspondiente legalización.
PARÁGRAFO 2. Si de la cancelación, modificación del lugar o cambio de fecha de una comisión o desplazamiento, se deriva la aplicación de penalidades o multas a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, el responsable deberá asumirlas, salvo cuando medien razones de fuerza mayor, caso fortuito o culpa exclusiva de un tercero, o sean expresamente autorizadas por el superior que ordenó la comisión.
ARTÍCULO 16. COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO EXCEPCIONAL. Corresponde a circunstancias imprevisibles, irresistibles y de inaplazable cumplimiento, cuya justificación suscrita por el Director y/o Jefe inmediato deberá ser clara y precisa, indicando las razones técnicas y administrativas por las cuales se requiere la comisión o desplazamiento a la cual se deben adjuntar los documentos a que haya lugar que soporten la explicación.
PARAGRAFO 1. Cuando se solicite, en los términos del presente artículo, una comisión o desplazamiento excepcional, la misma deberá contener, además de los requisitos señalados en la presente resolución, la justificación escrita que dé cuenta de su condición de excepcional; la solicitud y la justificación así presentadas, deberán ser radicadas ante el Grupo de Gestión del Talento Humano de la Dirección Administrativa y Financiera.
PARÁGRAFO 2. La ausencia de inclusión de una solicitud de comisión o desplazamiento en la programación mensual, no le otorga, por este solo hecho, connotación de excepcional a la misma.
ARTÍCULO 17. PROHIBICIONES. No habrá comisión o desplazamiento sin acto administrativo y registro presupuestal previos.
PARÁGRAFO 1. En concordancia con lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 2.2.5.11.9 del Decreto 1083 de 2015 o la norma que la modifique, aclare, complemente, adicione o reemplace, no podrán conferirse comisiones al interior, cuyos gastos sean sufragados por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión.
PARÁGRAFO 2. No habrá lugar a autorizar comisión o desplazamiento al servidor público o contratista que no hubiere adelantado el trámite de legalización de comisiones o desplazamientos realizados con anterioridad.
PARÁGRAFO 3. La expedición de un tiquete, con cargo al contrato que la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES tenga vigente para el efecto, o la presentación de cotización o adquisición del mismo por parte de funcionario o contratista, no implica el otorgamiento de la comisión o autorización de desplazamiento. Tal evento siempre deberá consignarse expresamente en un acto administrativo y es deber del servidor público o del contratista, verificar la existencia formal del mismo antes de dar inicio a su desplazamiento.
ARTCULO 18. REGISTRO PRESUPUESTAL Y PAGO. El pago de las comisiones y/o viáticos se efectuará por el Grupo de Gestión Financiera Interna de la Dirección Administrativa y Financiera, de la siguiente manera:
a. El funcionario con perfil presupuesto elaborará el Registro Presupuestal para cada una de las comisiones y/o viáticos autorizados mediante resolución suscrita por el ordenador del gasto.
b. El funcionario con perfil contable realizará el registro contable a que haya lugar.
c. El funcionario con perfil pagador efectuará el pago de los gastos de comisiones y/o viáticos ordenados mediante acto administrativo.
PARÁGRAFO 1. El pago del valor de viáticos y/o gastos de viaje ordenados, se consignará en la cuenta de nómina del servidor público, o en aquella que haya suministrado para el efecto el contratista.
PARÁGRAFO 2. En el evento que la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES tenga vigente un contrato para el suministro de tiquetes aéreos, se ordenará en el respectivo acto administrativo el cargo de los gastos de viaje a dicho contrato, salvo en aquellos casos de desplazamientos al exterior en los que, por razón del costo, se considere prudente atender el desplazamiento con trámite presupuestal ordinario.
ARTÍCULO 19. TARIFAS. El valor de los viáticos ocasionados por comisiones de servicio o desplazamientos se regirá conforme a lo estipulado en el Decreto vigente expedido por el Gobierno Nacional.
PARÁGRAFO 1. Tratándose de comisiones o desplazamientos a las ciudades que se relacionan a continuación se reconocerá un valor adicional al valor de comisión, por concepto de traslado terrestre en razón a la ubicación geográfica de su aeropuerto, así:
| CIUDAD | VALOR A RECONOCER |
| Barranquea | $50.000 |
| Bucaramanga | $75.000 |
| Cali | $111.000 |
| Medellín | $140.500 |
| Mocoa | $ $61.500 |
| Pasto | $75.000 |
| Santa Marta | $53.000 |
| Sincelejo | $70.000 |
Los valores aquí señalados se incrementarán anualmente con base en el IPC y son valores únicos, sin que haya lugar a solicitar mayores cantidades a las señaladas.
PARÁGRAFO 2. Tratándose de una comisión o desplazamiento autorizado a la Ciudad de Medellín, el valor aplica únicamente para el transporte desde y hacia el aeropuerto José María Córdova ubicado en la ciudad de Rionegro.
PARÁGRAFO 3. Cuando la ubicación del aeropuerto se encuentra dentro del casco urbano de la ciudad en la que se realizará la comisión, no se aplicará los gastos de transporte teniendo en cuenta que ya se encuentran incluidos dentro del valor asignado para viáticos del funcionario en el Decreto vigente, expedido por el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 20. FACTORES PARA LIQUIDAR VIATICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Para determinar el valor de los viáticos, según la escala, se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.
PARÁGRAFO 1. La liquidación de los gastos de desplazamiento en el caso de los contratistas se hará sobre el setenta por ciento (70%) del valor de los honorarios mensuales, y se calculará en el rango de la escala de viáticos establecida en el decreto vigente para los servidores públicos.
PARÁGRAFO 2. Cuando los desplazamientos entre las ciudades deban realizarse por vía terrestre, fluvial o marítima, la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES reconocerá al servidor público y/o al contratista, el valor que corresponda a estos servicios, así como el pago de los impuestos o tasas, de acuerdo con las tarifas vigentes.
ARTÍCULO 21. Todo servidor público o contratista deberá presentar al jefe inmediato o al supervisor del contrato, el informe correspondiente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la culminación de la comisión o autorización de desplazamiento. Los jefes inmediatos o supervisores adelantarán el seguimiento y evaluación de las mismas, mediante el análisis de los informes y su comparación con los objetivos pretendidos en la programación.
PARÁGRAFO 1. Los informes de comisión o desplazamiento deberán archivarse en cada dependencia, así como en la carpeta del contrato en el caso de los contratistas, para lo cual es obligación de cada dependencia enviar la respectiva copia al Grupo de Gestión Contractual de la Dirección Administrativa y Financiera.
ARTÍCULO 22. TÉRMINO. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o desplazamiento, el servidor público o contratista, deberá legalizar el pago total ordenado ante cada dependencia con documentación original y entregará copia mediante correo electrónico al Grupo Interno de Gestión del Talento Humano de la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de cumplir la Política Cero Papel.
PARÁGRAFO 1. Cuando eventualmente haya lugar a reconocimiento, a favor del servidor público o contratista, de un mayor valor del que fue ordenado, éste será efectuado al momento de la legalización, con base en la documentación que soporte tal circunstancia y el pago se hará en la cuenta de nómina del servidor público, o en aquella que haya suministrado para el efecto el contratista.
PARÁGRAFO 2. Para la legalización de valores excepcionalmente generados por concepto de: porción terrestre, penalidades o multas originadas por cambios de fechas, rutas y horarios en los tiquetes aéreos utilizados, deberá justificarse en memorando emitido por el Jefe inmediato o Supervisor del contrato, según sea el caso, en el cual explique los motivos de fuerza mayor o caso fortuito que originaron dichos eventos, adjuntando los soportes respectivos, de lo contrario, este valor deberá ser asumido por el comisionado.
PARÁGRAFO 3. Para la legalización de lo señalado en los parágrafos anteriores no se requiere de la expedición de un acto administrativo adicional al inicial, siempre y cuando la comisión o desplazamiento se haya realizado dentro de las fechas allí señaladas y corresponda a los conceptos de gasto inicialmente ordenados.
ARTÍCULO 23. DOCUMENTOS. Para efecto de la legalización de las comisiones o desplazamientos autorizados y realizados por los servidores públicos o los contratistas es necesaria la presentación de los siguientes documentos:
1. Informe de comisión o desplazamiento debidamente diligenciado y suscrito por el servidor público o contratista que realizó la comisión o el desplazamiento y el jefe inmediato o supervisor, según el caso.
2. Certificado de cumplimiento de comisión o desplazamiento allegado en original, fotocopia o escaneado según el caso.
3. Pasabordos y/o comprobantes de gastos de viaje, según el caso. Cuando por situaciones especiales se incurra en gastos de transporte terrestre diferentes de los contemplados en el parágrafo 1 del artículo 24, la legalización de los mismos se soportará en los tiquetes expedidos por la empresa de transporte que prestó el servicio. Si por circunstancias particulares no se puede acceder a dicho documento, se podrá legalizar el gasto con comprobante que contenga la fecha, hora y lugar del traslado, la firma con documento de identidad de quien realizó el servicio, el cual deberá ser avalado con el visto bueno del jefe inmediato o supervisor del contrato según sea el caso
Los documentos no serán aceptados para el trámite de legalización si contienen tachaduras o enmendaduras.
PARÁGRAFO. Para la legalización de la comisión de servicios del Director General, Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina, solo se requerirá de los correspondientes pasabordos o soportes, según el caso.
ARTÍCULO 24. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 22 ENE 2013
DENNISSE GISELLA RIVERA SARMIENTO
Directora Administrativa y Financiera de la Administradora de los Recursos del sistema general de seguridad social en salud - ADRES
