RESOLUCIÓN 1468 DE 2019
(marzo 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019>
Por medio de la cual se conforma el Comité de Contratación de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES y se adopta su reglamento.
LA DIRECTORA GENERAL DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - ADRES
En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en la Ley 489 de 1998 y en el Decreto 1429 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones."
Que el numeral 1 del artículo 11 de la Ley 80 de 1993, establece, que la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para escoger contratistas estará en cabeza del jefe o representante de la entidad, según sea el caso.
Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, establece, “Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para la realización de licitaciones o concursos o para la celebración de contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes."
Que el principio de economía consagrado en el numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, prevé, "En los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento."
Que el artículo 5o de la Ley 489 de 1998, dispone: “Competencia Administrativa: Los organismos y entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la ley. la ordenanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo. Se entiende que los principios de la función administrativa y los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad consagrados por el artículo 288 de la Constitución Política deben ser observados en el señalamiento de las competencias propias de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva y en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos. '
Que el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, por medio del cual se modificó el artículo 32 de la Ley 489 de 1998. establece: “DEMOCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: Todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. Entre otras podrán realizarlas siguientes acciones: (...) f)) Aplicar mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la función administrativa." Cursiva y subrayado fuera del texto.
Que el artículo 9o del Decreto 1429 de 2016, por el cual se modifica la estructura de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES - y se dictan otras disposiciones, establece como funciones a cargo del Director General, entre otras, las siguientes:
"(...) 15. Crear, conformar y asignar funciones a los órganos de asesoría y coordinación, así como a los grupos infernos de trabajo necesarios para el cumplimiento de las funciones y objetivos la Entidad." (...)”
Que de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 003 de 2017, la viceministra de protección social del Ministerio de Salud y Protección Social, encargada de las funciones de Directora General de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, delegó algunas funciones de ordenación del gasto y en materia contractual, en el director de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES.
Que mediante Resolución No. 101 de 2017, la viceministra de protección social del Ministerio de Salud y Protección Social, encargada de las funciones de Directora General de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, en su artículo cuarto delegó en el director de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES, la ordenación del gasto sin límite de cuantía, de los recursos del presupuesto de funcionamiento de la entidad, incluido el (0,5%) de los recursos administrados con situación de fondos, para financiera los gastos requeridos para el desarrollo del objeto de la entidad.
Que la finalidad del comité de contratación, es contar con un órgano colegiado de asesoría al ordenador del gasto de la ADRES, en relación con la gestión contractual de la entidad, orientando la planeación, inversión y ejecución de su presupuesto establecido para tal fin, y garantizar el logro de los objetivos misionales y el cumplimiento de las disposiciones de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgos de las solicitudes de contratación que se presentan ante el ordenador del gasto.
Que, en virtud de las consideraciones antes expuestas,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019> La presente resolución tiene como objeto conformar el Comité de contratación de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES y adoptar su reglamento.
ARTÍCULO SEGUNDO. NATURALEZA. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019> El comité de contratación, es la instancia asesora del ordenador del gasto en materia de gestión contractual de la entidad, encargada de orientar la planeación, inversión y ejecución del presupuesto establecido para tal fin, impartiendo recomendaciones de aprobación o de no aprobación de las solicitudes de contratación sometidas a su estudio. En virtud de lo anterior, los integrantes del comité, los servidores públicos y contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán con base en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, celeridad e imparcialidad, teniendo como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.
ARTÍCULO TERCERO. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019> El comité estará integrado por los funcionarios que se indican a continuación, quienes emitirán recomendación de aprobación o no aprobación frente a los asuntos que se someten a su consideración:
1. Director Administrativo y Financiero, (ordenador del gasto) - (Preside)
2. Coordinador del Grupo Interno de Gestión de Contratación (secretaría técnica)
3. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, (voz y voto)
4. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos, (voz y voto)
5. Dos asesores de la Dirección General, (voz y voto)
6. De manera singular y por anualidades, harán parte del comité de contratación el director de la Dirección de los Recursos Financieros de Salud, el director de la Dirección de Liquidaciones y Garantías, el director de la Dirección de Gestión de Tecnología de la Información y Comunicaciones, y el director de la Dirección de Otras Prestaciones, bajo la siguiente regla:
- Para la primera anualidad el integrante del comité será el director de la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud.
- Para la segunda anualidad el integrante del comité será el director de la Dirección de Liquidaciones y Garantías.
- Para la tercera anualidad el integrante del comité será el director de la Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones.
- Para la cuarta anualidad el integrante del comité será el director de la Dirección de Otras Prestaciones.
PARÁGRAFO 1o. La anualidad se contará a partir de la fecha de expedición de la presente resolución y terminará en la misma fecha del año siguiente.
PARÁGRAFO 2o. En el evento en que uno de los directores deba presentar a consideración del comité un proceso de contratación, tendrá voz, pero no voto y en consecuencia para ese caso, deberá asistir el director de la dirección que le siga en el orden antes indicado.
PARÁGRAFO 3o. Serán invitados permanentes del comité, el jefe de Oficina de Control Interno, el jefe de la dependencia que requiera el bien o servicio a contratar y los miembros del comité evaluador del respectivo proceso de selección, quienes tendrán voz, pero no voto. A petición, de cualquiera de sus miembros se podrá realizar invitación específica a otros funcionarios o contratistas que, por razón de sus conocimientos específicos puedan ¡lustrar al comité en los temas objeto de consideración.
ARTÍCULO CUARTO. ASISTENCIA. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019> La asistencia a las sesiones del comité es de carácter obligatorio para sus miembros y demás funcionarios o contratistas que hayan sido citados previamente, salvo que medie excusa debidamente comunicada al presidente del comité, quien decidirá si se suspende la sesión o si se lleva a cabo de manera virtual.
ARTÍCULO QUINTO. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y SU SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019>
I. DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: El comité de contratación tendrá las siguientes funciones:
a) Revisar, efectuar recomendaciones y aprobar el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad en cada vigencia.
b) Revisar y aprobar la inclusión de nuevos procesos al Plan Anual de Adquisiciones, de las modalidades de selección de que tratan los literales d, e y f, del presente artículo.
c) Fijar lineamientos, orientar y asesorar al ordenador del gasto sobre la conveniencia de los procesos de contratación de la entidad sometidos a su consideración.
d) Conocer los procesos de contratación que se adelanten por la modalidad de licitación pública y concurso de méritos. Cuando la complejidad de un proceso de contratación que se tramite por una modalidad diferente a las antes indicadas, amerite la revisión del comité de contratación, el ordenador del gasto lo pondrá en conocimiento de sus integrantes.
e) Conocer los procesos de contratación que se tramiten por la modalidad de contratación directa cuya cuantía sea igual o superior a la cuantía establecida para la modalidad de licitación pública en cada vigencia.
f) Conocer los procesos de contratación que se tramiten por la modalidad de contratación directa que estén excluidos de la tabla de honorarios de la entidad, adoptada mediante resolución.
g) Revisar los documentos de los procesos contractuales que sean sometidos a su consideración, con el fin de verificar que los mismos cumplan con las normas constitucionales y legales de la ADRES, se ajusten a las necesidades de la entidad y estén debidamente soportados.
h) Recomendar al ordenador del gasto la conveniencia o no de adelantar una contratación con base en los estudios y demás documentos que presente el área solicitante.
i) Formular las observaciones a que haya lugar respecto de la documentación e información de los trámites contractuales de su conocimiento.
j) Conocer, analizar y formular las observaciones que estimen pertinentes en relación con los informes definitivos jurídicos, técnicos y financieros de verificación de requisitos habilitantes, de evaluación y/o calificación de propuestas de los procesos de contratación que son de su competencia, y recomendar realizar nuevamente el proceso de evaluación si se encuentra sustentación para ello.
k) Realizar recomendaciones objetivas, de conformidad con lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, la normativa vigente, el manual de contratación de la entidad y las estipulaciones formuladas en los estudios previos y pliegos de condiciones.
l) Guardar la debida reserva respecto de la información otorgada por los miembros del comité evaluador o conocida a través de la documentación aportada al comité, relacionada con las propuestas, su evaluación y el resultado del proceso.
m) Conocer las solicitudes de modificaciones contractuales y aprobar su trámite cuando el ordenador del gasto lo considere pertinente, previa citación de la secretaria técnica.
n) Solicitar informes sobre los procesos de contratación en sus diferentes etapas contractuales.
o) Asistir a las audiencias de adjudicación, cuando el ordenador del gasto lo requiera.
p) Analizar y formular las recomendaciones respecto del proyecto de liquidación de contratos que por su complejidad lo ameriten, a petición del ordenador del gasto.
II. DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: La secretaría técnica del comité de contratación tendrá las siguientes funciones:
a) Convocar a los integrantes del comité e invitados que se considere necesarios, por correo institucional, previa aprobación de todos los soportes documentales por parte del Grupo Interno de Gestión de Contratación y del área solicitante. Las citaciones se deberán realizar con la antelación determinada en el presente acto administrativo e informar sobre cualquier cambio en la programación respectiva a todos sus miembros.
b) Preparar las sesiones del comité, para lo cual, elaborará una presentación sucinta de los temas a presentar y remitirá por correo institucional a los integrantes del comité los soportes elaborados por las áreas solicitantes. En caso de que el área solicitante no remita la información completa o la envíe incompleta, la secretaria técnica del comité se abstendrá de incluir el asunto en el orden del día de la siguiente sesión y, en consecuencia, no realizará la citación correspondiente sobre el particular. La secretaría del comité efectuará únicamente una revisión de tipo formal de la documentación que le sea remitida por las áreas, pues la revisión sobre el contenido de la documentación les corresponde a las dependencias dentro del ámbito de sus competencias.
c) Elaborar, archivar y responder por la custodia de las actas de cada sesión, sometiendo cada una de ellas a la aprobación y firma del director administrativo y financiero y del secretario técnico del comité de contratación, previa revisión del contenido de las mismas por los participantes en la sesión correspondiente, trámite este que deberá ser adelantado en el lapso máximo de quince (15) días hábiles, vencido este plazo sin que los participantes se hayan pronunciado al respecto, se entenderá aceptada integralmente.
PARÁGRAFO PRIMERO. Con el fin de obtener la recomendación del caso, el área solicitante deberá exponer ante el comité de contratación, tanto de los procesos de selección como en los demás asuntos que se sometan a su consideración, entre otros, los siguientes aspectos, cuando a ello haya lugar:
i. El objeto a contratar
ii. La justificación.
iii. La descripción de la necesidad a satisfacer.
iv. La modalidad de contratación
v. El análisis que soporta el valor estimado del contrato.
vi. La justificación de los factores de selección.
vii. El plazo de ejecución del contrato y las obligaciones de las partes
viii. Las demás que consideren necesarios para ilustrar suficientemente al comité, previa aprobación de la solicitud.
Asimismo, deberá elaborar una presentación que contenga un resumen de los aspectos más relevantes del asunto a tratar acorde a lo señalado en el documento que se presente a consideración del comité de contratación.
ARTÍCULO SEXTO. REGULACIÓN INTERNA, SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS PRESENCIALES Y VIRTUALES. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019>
I. REGULACIÓN INTERNA.
El comité de contratación sesionará conforme a las siguientes condiciones:
a) Será presidido por el director de la Dirección Administrativa y Financiera. La participación de los integrantes del comité es indelegable. El presidente del comité podrá solicitar la participación en las sesiones de uno o varios asesores de la ADRES o invitados externos idóneos en los temas a tratar cuando lo considere pertinente, quienes podrán expresar sus opiniones, pero no emitirán recomendaciones de aprobación o de no aprobación. Los demás integrantes del comité podrán sugerir la participación de asesores o invitados idóneos en los temas a tratar.
b) El comité podrá sesionar con la asistencia de mínimo cuatro (4) de sus integrantes y emitir recomendaciones de aprobación o de no aprobación con la votación de mínimo tres (3) de sus asistentes. En caso de que algún integrante no esté de acuerdo con el asunto sometido a consideración; deberá emitir y sustentar de manera inmediata la justificación correspondiente, que deberá constar en el acta respectiva.
c) El comité de contratación efectuará sesiones ordinarias y extraordinarias en forma presencial o virtual si así lo determina el presidente del comité, y se reunirá en un día de la semana que previamente determine, atendiendo los requerimientos de las áreas. Ambos tipos de sesiones serán convocadas a través de la secretaría técnica. Cuando el presidente del comité determine la viabilidad de realizar sesiones virtuales, las mismas podrán realizarse mediante transmisión de video, audio o correo electrónico, de lo cual se dejará constancia en el acta correspondiente. El número mínimo de integrantes del comité de contratación necesario para sesionar válidamente y emitir recomendaciones de forma virtual, tanto en las sesiones ordinarias como en la extraordinarias, deberá ser aquél que se requiere para la sesión presencial.
d) El integrante del comité de contratación diferente al director administrativo y financiero que no pueda asistir a alguna sesión deberá presentar previamente la justificación correspondiente vía correo electrónico a la secretaria técnica. Ningún integrante del comité, salvo el director administrativo y financiero, podrá ausentarse, por más de tres (3) sesiones consecutivas, evento en el cual, la secretaria técnica pondrá en conocimiento de tal circunstancia a Control Interno Disciplinario para que adelante el proceso respectivo.
e) Las actas del comité de contratación deberán tener una numeración consecutiva anual, la cual está a cargo de la secretaría técnica.
f) Las presentaciones, informes, conceptos y todos los soportes presentados vía correo electrónico para estudio del comité de contratación en cada sesión hacen parte integral de las respectivas actas y se deben archivar de manera electrónica porcada vigencia.
g) Con el fin de que los integrantes del comité de contratación realicen una completa y correcta revisión de los asuntos a tratar, se deberán adjuntar escaneados y diferenciados los siguientes soportes:
1. Procesos de selección:
- Documento con la indicación de la línea del Plan Anual de Adquisiciones en la que se encuentra descrita la contratación a realizar.
- Estudios y documentos previos debidamente suscritos por el director respectivo.
- Certificado de disponibilidad presupuestal y aprobación de cupo de vigencias futuras, cuando a ello haya lugar.
- Concepto de interventoría radicado en la ADRES (cuando aplique).
- Informe de evaluación definitiva de los procesos de selección.
- Demás soportes que se requieran por razón de su importancia o complejidad.
2. Modificaciones contractuales:
- Justificación técnica, jurídica y financiera que sustenta la modificación contractual debidamente suscrita por el supervisor del contrato o interventor con el visto bueno del director del área solicitante.
- Certificado de disponibilidad presupuestal y aprobación de cupo de vigencias futuras, cuando a ello haya lugar.
- Demás soportes que se requieran por razón de su importancia o complejidad.
3. Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones:
- Documento con la justificación de la modificación a realizar, suscrita por el área solicitante.
II. SESIONES ORDINARIAS
El comité sesionará de manera ordinaria mínimo una vez al mes, en caso de no tener asuntos para poner en conocimiento del comité, se dejará constancia de dicha circunstancia mediante correo electrónico remitido por la secretaría técnica a los integrantes del comité.
En las sesiones ordinarias del comité de contratación se analizarán los asuntos relacionados en el artículo quinto del presente acto administrativo que sean sometidos a su consideración directamente por el director administrativo y financiero, a la cual adjuntará la totalidad de los soportes señalados en el literal g) del numeral I del artículo sexto de la presente resolución.
La secretaría técnica del comité de contratación procederá a la convocatoria de la sesión correspondiente a más tardar tres (3) días hábiles a su realización.
La secretaría técnica del comité de contratación velará porque este proceder se cumpla en todos los casos, procurándose con ello que se brinde un adecuado entendimiento de los asuntos sometidos a consideración de este cuerpo colegiado. Los temas que no se hayan presentado con el cumplimiento de todos los requisitos previstos en este acto administrativo no serán incluidos por la secretaria técnica del comité en el orden del día de la sesión ordinaria respectiva.
En estas sesiones podrá incluirse un punto denominado "VARIOS", el cual, para ser tratado, deberá ser aprobado por los integrantes del comité de contratación presentes en la respectiva sesión, al inicio de la misma al momento de ratificar el orden del día y deberá aportarse la totalidad de los soportes requeridos en el en el literal g) del numeral I del artículo sexto del presente acto administrativo, según corresponda.
Las mencionadas sesiones podrán ser presenciales o virtuales, según lo determine el director administrativo y financiero y se llevarán a cabo en el horario determinado previamente.
Las solicitudes de inclusión de asuntos a tratar deben contar con la revisión previa de su contenido por parte de las áreas correspondientes, quienes deberán emitir su concepto en el documento respectivo.
La exposición de los asuntos a tratar deberá referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
- Asunto que se somete a consideración del comité.
- Antecedentes
- Situación actual.
- Pronunciamiento escrito y radicado de la supervisión o interventoría (cuando aplique).
- Pronunciamiento escrito de las áreas, los cuales serán incorporados en el respectivo documento. Recomendación sugerida al comité, con indicación de las razones técnicas, financieras, jurídicas y demás que la sustentan, conforme a los análisis efectuados por los funcionarios de la Entidad que participaron en el tema.
III. SESIONES EXTRAORDINARIAS
El comité sesionará de manera extraordinaria cuando así se requiera, para poner en consideración de sus integrantes asuntos relacionados en el artículo quinto de la presente resolución que tengan carácter excepcional y que por la urgencia no puedan ser llevados a una sesión ordinaria. Las sesiones extraordinarias podrán ser desarrolladas en forma presencial o virtual a solicitud expresa y escrita del director administrativo y financiero de la ADRES, las cuales serán convocadas para días diferentes a los establecidos para las sesiones ordinarias.
En las sesiones extraordinarias de comité de contratación se analizarán los asuntos relacionados en los literales b, d, e y f del artículo quinto de la presente resolución que tengan carácter excepcional y que no puedan ser llevados a una sesión ordinaria.
Las solicitudes de inclusión de asuntos a tratar en la sesión extraordinaria deberán llevarse a cabo únicamente por el director del área de la cual surge la necesidad, quien solicitará la sesión al director administrativo y financiero de la ADRES, quien emitirá la autorización correspondiente mediante correo electrónico que remitirá a la secretaria técnica del comité de contratación. En la solicitud, el director interesado adjuntará la totalidad de los soportes señalados en el literal g) del numeral I del artículo sexto de la presente resolución.
La secretaría técnica del comité de contratación procederá a la convocatoria de la sesión correspondiente a más tardar un (1) día hábil a su realización. En caso de que la solicitud o la correspondiente autorización sean emitidas en un lapso menor al ya mencionado, la secretaria técnica del comité dejará constancia de tal situación en la citación y en el acta correspondiente. En el evento que no resulte posible desarrollar la sesión extraordinaria de manera presencial, se procederá a su realización de forma virtual por cualquiera de los medios tecnológicos mencionados en literal c) numeral I del presente artículo.
ARTÍCULO SÉPTIMO. CERTIFICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019> Las certificaciones sobre sesiones y contenidos de las actas del comité de contratación serán suscritas por la secretaria técnica del comité de contratación. Dichas certificaciones deberán contener el número y fecha de la sesión, relación de los Integrantes presentes en la respectiva sesión y una transcripción sucinta del debate y recomendación o no recomendación de aprobación del tema certificado.
ARTÍCULO OCTAVO. ARCHIVOS DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y DE SU SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019> El archivo de gestión del comité de contratación y el de su secretaria técnica, en cuanto a las actas elaboradas en desarrollo de las sesiones de comité, reposarán en el Grupo Interno de Gestión de Contratación de la ADRES, durante el término establecido en la tabla de retención documental. Los soportes de las actas de comité y copia del acta reposarán en la carpeta electrónica establecida por el Grupo Interno de Gestión de Contratación de la entidad.
ARTÍCULO NOVENO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 42133 de 2019> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deroga en su integridad la Resolución No. 235 de fecha 27 de septiembre de 2017 y las demás disposiciones que le sean contrarias
Dado en Bogotá, D.C., a los 22 MAR 2019
CRISTINA ARANGO OLAYA
Directora General
Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES
