RESOLUCIÓN 3589 DE 20218
(septiembre 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
Por medio de la cual se adoptan los Instrumentos de Gestión de la Información Pública correspondientes al Registro de Activos de Información y al índice de Información Clasificada y Reservada en la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES
EL DIRECTOR GENERAL DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - ADRES
En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en los numerales 12 y 15 del artículo 9 del Decreto 1429 de 2016 y el Decreto 169 de 2018, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia establece el derecho de todas las personas a acceder a los documentos públicos salvo los casos establecidos en la ley.
Que de acuerdo con el artículo 4o de la Ley 1751 de 2015 'Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones” la información es uno de los elementos de los que dispone el estado para la garantía y materialización del derecho fundamental a la salud.
Que en los términos del literal c) del artículo 6o de la Ley 1751 de 2015 el acceso a la información se encuentra comprendido dentro del conjunto de factores para garantizar la accesibilidad a los servicios y tecnologías en salud para todos, en condiciones de igualdad, dentro del respeto a las especificidades de los diversos grupos vulnerables y al pluralismo cultural.
Que de conformidad con el literal k) del artículo 10 de la Ley 1751 de 2015 toda la información suministrada en el ámbito del acceso a los servicios de salud y de las condiciones de salud y enfermedad de la persona, se encuentra amparada por la garantía de confidencialidad, sin perjuicio de la posibilidad de acceso a la misma por los familiares en los eventos autorizados por la ley o las autoridades en las condiciones que esta determine.
Que las disposiciones contenidas en la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, son aplicables a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, debido a que esta entidad administradora que ocupa la posición jurídica de sujeto obligado en virtud de literal a) del artículo 5o de esta disposición.
Que la información clasificada se encuentra definida en el literal c) del artículo 6o de la Ley 1712 de 2014, como aquella que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica. Esto justifica que su acceso pueda ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de dicha disposición, relativos al derecho a la intimidad, bajo las limitaciones impuestas a la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011; al derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad, y; a los secretos comerciales, industriales y profesionales. Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deben aplicarse cuando la persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable.
Que de conformidad con el artículo 2.1.1.4.1.1 del Decreto 1081 de 2015, la información pública que contiene datos semiprivados o privados, definidos en los literales g) y h) del artículo 3o de la Ley 1266 de 2008, o datos personales o sensibles, según lo previsto en los artículos 3o y 5o de la Ley 1581 de 2012 y en el numeral 3o del artículo 3o del Decreto 1377 de 2013, solo puede divulgarse según las reglas establecidas en dichas normas.
Que en el literal d) del artículo 6o de la Ley 1712 de 2014, se define a la información pública reservada como aquella que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, está exceptuada del acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos, siempre que dicho acceso se encuentre expresamente prohibido por una norma legal o constitucional. El acceso a esta información puede ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las circunstancias descritas en el artículo 19 de dicha disposición, relativas a la defensa y seguridad nacional; la seguridad pública; las relaciones internacionales; la prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso; el debido proceso y la igualdad de ¡as partes en los procesos judiciales; la administración efectiva de la justicia; los derechos de la infancia y la adolescencia; la estabilidad macroeconómica y financiera del país, y, la salud pública. Esta excepción al acceso a la información también incluye los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.
Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, establece que se encuentra a cargo de las Entidades públicas la responsabilidad de crear, divulgar y mantener actualizados los siguientes instrumentos de Gestión de la Información Pública: i) Esquema de publicación, ii) Registro de activos de información, iii) Programa de gestión documental, y iv) índice de información clasificada y reservada.
Que de conformidad con el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto 1081 de 2015, los Instrumentos de Gestión de la Información Pública deben ser adoptados y actualizados mediante acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal del sujeto obligado.
Que la sección 1 del Capítulo 5 del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015 define el concepto de registro de activos de Información, como el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal; y establece los componentes mínimos que debe contener, señalando, entre otras condiciones, que debe elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya; y que el sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Información de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestión Documental.
Que la sección 2 del Capítulo 5 del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015 define el concepto del índice de Información Clasificada y Reservada, como el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada; y establece el contenido que debe ser indicado para cada información calificada como reservada o clasificada, disponiendo que debe actualizarse cada vez que una información sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificación se levante, conforme a lo establecido en el mismo índice y en el Programa de Gestión Documental de una parte, y; de otra, que será de carácter público, deberá elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya.
Que mediante la Resolución 498 del 9 de marzo de 2018 la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, adoptó la Política General de Seguridad y Privacidad de la Información, con la finalidad de socializar y fomentar la administración responsable de la información, en consideración, de una parte, al reconocimiento de que la información es uno de sus principales activos, y que, en consecuencia, deben adoptarse buenas prácticas en lo concerniente al uso y las limitaciones de los recursos, los sistemas y los servicios informáticos críticos de la Entidad; y de otra, a que las políticas específicas de Seguridad y Privacidad de la Información, incorporan herramientas para facilitar la clasificación de la información de acuerdo con su grado de sensibilidad para precisar cómo debe ser su tratamiento en cada uno de los procesos.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES adopta mediante el presente acto administrativo los Instrumentos de Gestión de la Información Pública correspondientes al Registro de Activos de Información y al índice de Información Clasificada y Reservada.
ARTÍCULO SEGUNDO. REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN. La ADRES creará, divulgará y actualizará el inventario de la información pública que genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de sujeto obligado; este inventario estará contenido en el Registro de Activos de Información, e incorporará, como mínimo, los componentes descritos en la sección 1 del Capítulo 5 del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, en las condiciones establecidas en esta misma sección.
ARTÍCULO TERCERO. ÍNDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA. La ADRES creará, divulgará y actualizará el inventario de la información pública que genere, obtenga, adquiera o controle en su calidad de sujeto obligado, con indicación de la información que deba ser calificada como reservada o clasificada de conformidad con los artículos 6, 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, y con plena observancia de las condiciones establecidas en la sección 2 del Capítulo 5 del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015.
ARTÍCULO CUARTO. LEVANTAMIENTO INICIAL. La Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - DGTIC de la ADRES efectuará el levantamiento inicial de los inventarios de la información pública para la creación del Registro de Activos de Información y el índice de Información Clasificada y Reservada en cumplimiento de las funciones establecidas en los numerales 2, 3, 6, 8, 9, 10 y 18 del artículo 18 del Decreto 1429 de 2016.
Sin embargo, la calificación de la información como reservada, prevista en los literales a), b) y c) del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, corresponderá exclusivamente al jefe de la dependencia o área responsable de la generación, posesión, control o custodia de la información, o funcionario o empleado del nivel directivo que, por su completo e integral conocimiento de la información pública, pueda garantizar que la calificación sea razonable y proporcionada, en los términos del artículo 2.1.1.4.2.1 del Decreto 1081 de 2015.
ARTÍCULO QUINTO. ACTUALIZACIÓN. La ADRES actualizará el Registro de Activos de Información y el índice de Información Clasificada de forma semestral. Para tal efecto, los directores de cada uno de los órganos y dependencias enumerados en el artículo 6 del Decreto 1429 de 2016, con la colaboración de los coordinadores y/o de las personas responsables de los procesos, deberá efectuar la compilación de la información y el diligenciamiento de los campos de las hojas de cálculo que correspondan a los segmentos del Registro de Activos de Información y del índice de Información Clasificada y Reservada relativos a las funciones y actividades a su cargo.
La Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - DGTIC, elaborará y remitirá los formatos a las demás dependencias y órganos de la ADRES para realizar las actualizaciones, definirá los plazos para el diligenciamiento y recepción de estos y consolidará las hojas de cálculo para su publicación en la página Web de la entidad, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya.
Todas las correcciones o modificaciones al Registro de Activos de Información o al índice de Información Clasificada y Reservada de la ADRES que se presenten por fuera del periodo de actualización, deben ser solicitadas por el jefe de la dependencia o área responsable de la generación, posesión, control o custodia de la información, mediante correo electrónico dirigido al Director y a la persona responsable de la consolidación de las hojas de cálculo de la Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - DGTIC de la ADRES.
ARTÍCULO SEXTO. METODOLOGÍA. La Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - DGTIC de la ADRES emitirá una Guía Metodológica con la finalidad de mantener la unidad de criterio en la identificación y clasificación de los activos de información en los inventarios, y garantizar la efectividad de los criterios establecidos en las leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, 1712 de 2014 y 1751 de 2015.
Las dudas o discusiones que puedan surgir acerca de los criterios para la identificación y clasificación de los activos de información serán remitidas por la Dirección de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - DGTIC, a la Oficina Asesora jurídica de la ADRES, para su trámite en el marco de la función establecida en el numeral 6 del artículo 11 del Decreto 1429 de 2016.
ARTÍCULO SÉPTIMO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 05 SEP 2018
CARLOS MARIO RAMÍREZ RAMÍREZ
Director General de la ADRES
