RESOLUCIÓN 89873 DE 2024
(julio 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - ADRES
Por medio de la cual se deroga la Resolución 035 de 2018 modificada por la Resolución 3355 de 2018 y se actualizan las condiciones para el funcionamiento del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD EN SALUD - ADRES
En ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial de las conferidas en los numerales 12 y 15 del artículo 9 del Decreto 1429 de 2016, la Resolución 193 de 2016 y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general relativo a la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.
Que el artículo 3o de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación y operaciones de la respectiva entidad.
Que la Contaduría General de la Nación (CGN) expidió la Resolución No 193 de 2016: "Por la cual se incorpora en los procedimientos transversales del régimen de Contabilidad Pública el procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable".
Que el numeral 3.2.2. del precitado procedimiento señala que las entidades deben contar con herramientas para la mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera, asegurando que esta sea relevante y fiel. Estas herramientas pueden incluir la creación de un Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de políticas, procedimientos y reglas de negocio que garanticen la calidad de la información financiera.
El numeral 3.2.15 del anexo de la citada resolución indica que las entidades deben realizar una depuración contable constante para asegurar que su información financiera refleje la realidad económica y cumpla con los criterios de relevancia y representación fiel. Además, deben implementar controles necesarios para mejorar la calidad de la información financiera.
Que el artículo 66 de la Ley 1753 de 2015, establece que la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES es de naturaleza especial y pertenece al nivel descentralizado del orden nacional, asimilada a una empresa industrial y comercial del Estado. Adicionalmente, el primer inciso del artículo 29 del Decreto 1429 de 2016 indica que esta Entidad se someterá al Régimen de Contabilidad Pública en materia contable.
Que en concordancia con el procedimiento adoptado por la Contaduría General de la Nación a través de la Resolución No 193 de 2016, la ADRES conformó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable mediante la Resolución 035 de 2018 modificada y adicionada por la Resolución 3355 de 2018.
Que el artículo 9 de la Resolución 3355 de 2018 creo los subcomités de sostenibilidad contable de la Unidad de Gestión General (UGG) y de la Unidad de Recursos Administrados URA.
Que de acuerdo con el principio de eficacia, es imperativo reestructurar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y suprimir los subcomités, con la finalidad de evitar retrasos que pueden surgir de la existencia de subcomités, lo cual afecta los procesos de decisión y ejecución de depuración contable.
Que, se deben concentrar las funciones en un solo órgano consultivo, lo cual asegura una mayor coherencia en las recomendaciones sobre las políticas de sostenibilidad contable. Así mismo, se promueve una gestión más ágil y efectiva, en concordancia con la política contable de la Entidad que implica garantizar su exactitud, veracidad y actualización de las prácticas contables.
Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario derogar la Resolución 035 del 2018 y la Resolución 3355 de 2018.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1. CREACIÓN. Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Administradora de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud-ADRES- el cual sesionará y decidirá en función de la Unidad de Gestión de donde provengan los recursos sobre los cuales deban adoptarse medidas relacionadas con el control interno contable.
ARTÍCULO 2. OBJETO. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable que se crea a través de la presente resolución, tiene por objeto asesorar a la Dirección y a los funcionarios responsables de la información financiera, económica, social y ambiental, con los siguientes propósitos:
1. Procurar que la generación y presentación de la información contable de la Entidad sea confiable, razonable, relevante, comprensible y que se evidencie consistencia y veracidad en las cifras reportadas.
2. Que la información financiera sea oportuna y coherente con la información contable reconocida y relevada en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública, que permita identificar con precisión el origen y destinación de los recursos de cada fuente.
3. Proteger los intereses de la Entidad y el patrimonio público.
4. Contribuir a la cultura de autocontrol en los procesos y procedimientos de la Entidad.
5. Efectuar recomendaciones para la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la correcta ejecución, control y mejora de los procesos administrativos y contables de la Entidad.
ARTÍCULO 3. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE. El Comité estará integrado por los Directores y Jefes de las siguientes dependencias:
1. La Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de la Salud.
2. La Dirección Administrativa y Financiera.
3. La Dirección de Liquidaciones y Garantías
4. La Dirección de Otras Prestaciones
5. La Oficina Asesora Jurídica.
6. La Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos
7. Quien tenga delegada la función del manejo contable de los recursos de la Unidad de Gestión General (UGG) y de la Unidad de Recursos Administrados (URA).
PARÁGRAFO 1o. En vista de que la ADRES cuenta con dos unidades de gestión, se presidirá el comité así: cuando se trate de la Unidad de Recursos Administrados (URA) presidirá el comité la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de la Salud y cuando sea sobre la Unidad de Gestión General (UGG) presidirá el comité la Dirección Administrativa y Financiera.
PARÁGRAFO 2o. El Jefe de la Oficina de Control Interno participará con voz y sin voto.
PARÁGRAFO 3o. La asistencia de los integrantes a las sesiones del comité será indelegable.
PARÁGRAFO 4o. Podrán ser invitados a las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, con derecho a voz, pero sin voto, los servidores públicos que se consideren necesarios. Su participación tendrá el objetivo de aclarar o respaldar informes, estudios o evaluaciones relacionadas con la información contable.
ARTÍCULO 4. FUNCIONES DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tendrá las siguientes funciones:
1. Proponer las acciones administrativas necesarias para evitar que la información contable revele situaciones tales como:
1.1. Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos u obligaciones ciertos para la Entidad.
1.2. Derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no son posibles de realizar mediante la jurisdicción coactiva.
1.3. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.
1.4. Derechos u obligaciones que carecen de documentos y soportes idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.
1.5. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.
2. Asesorar al nivel directivo correspondiente, en la determinación de las políticas y estrategias que contribuyan a garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible, así como en la implementación y desarrollo del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público, de conformidad con la reglamentación expedida por la Contaduría General de la Nación.
3. Recomendar al Director General la depuración y/o retiro de los registros contables de los Estados Financieros, en el marco de lo dispuesto en la Resolución 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
4. Recomendar la adopción de los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo sean vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuantía y relación con el cometido estatal.
5. Asesorar en la implementación de la política institucional relacionada con los compromisos y responsables del suministro de información que corresponda al proceso contable.
6. Efectuar las recomendaciones que se consideren pertinentes y que permitan agilizar los procesos contables, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos del procesamiento de la información.
7. Asesorar en la toma de medidas que propendan porque las áreas y/o dependencias identifiquen los riesgos inherentes a cada una de las actividades relacionadas con el proceso contable, así como los controles necesarios para su administración.
ARTÍCULO 5. SESIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se reunirá al menos una vez cada semestre, y adicionalmente, cuando lo solicite cualquier miembro del mismo, mediante solicitud escrita que justifique la convocatoria. El Secretario Técnico del Comité realizará la convocatoria con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación, especificando el día, la hora y el lugar de la reunión, e incluirá el orden del día junto con una exposición ejecutiva de los casos y la documentación de soporte pertinente.
PARÁGRAFO. 1o. El Comité deberá adoptar una postura frente a todos y cada uno de los asuntos puestos a su consideración. Las decisiones del comité serán adoptadas por mayoría simple de lo miembros con voz y voto presentes en la reunión, sobre la base del quórum mínimo requerido para sesionar y deliberar. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su decisión, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.
PARÁGRAFO 2o. El comité podrá deliberar, votar y decidir de manera presencial o virtual.
PARÁGRAFO 3o. Cuando un miembro del comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito a la Secretaría Técnica antes de la reunión, indicando las razones que justifican su inasistencia.
ARTÍCULO 6. APROBACIÓN DE ACTAS. El Secretario del Comité enviará por correo electrónico el proyecto de acta a todos los miembros dentro de los ocho (8) días hábiles posteriores a la respectiva sesión. Los mismos tendrán cinco (5) días hábiles para aprobar el acta o formular observaciones.
Si al vencer dicho plazo no se han recibido observaciones de un miembro del comité, su silencio se considerará como una manifestación positiva de aprobación del acta.
ARTÍCULO 7. SUSPENSIÓN DE LA SESIÓN. Si resulta necesario suspender la sesión por alguna circunstancia, esta deberá reanudarse a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión
ARTÍCULO 8. QUÓRUM. El Comité Técnico de Sostenibilidad contable sesionará y deliberará válidamente con la asistencia de todos los miembros con voz y voto. No obstante, en ausencia justificada de alguno de ellos, podrá deliberar con no menos de la mitad más uno (1) de los miembros que conforman el comité.
ARTÍCULO 9. SECRETARÍA. La Secretaria Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable será ejercida por el respectivo funcionario encargado de la contabilidad de la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de la Salud y de la Dirección Administrativa y Financiera, dependiendo de a quien le corresponda presidir el comité.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ. La Secretaria Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar a las reuniones ordinarias o extraordinarias.
2. Elaborar el orden del día y presentar los temas a tratar en el comité.
3. Remitir a los integrantes del comité, mínimo con cinco (5) días de antelación, los documentos e información necesarios para su adecuada intervención en la sesión convocada.
4. Elaborar, suscribir y llevar registro y custodia de las actas correspondientes de las sesiones del Comité.
5. Realizar seguimiento a las decisiones y compromisos adoptados por el Comité.
6. Preparar la información de avance y seguimiento para análisis del Comité y elaborar un informe anual de la gestión del Comité.
7. Las demás que le correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
PARÁGRAFO. El Secretario Técnico del Comité invitará a los miembros permanentes y a los servidores públicos necesarios para analizar los casos previamente remitidos para estudio.
ARTÍCULO 11. DEPURACIÓN DE DERECHOS U OBLIGACIONES. Las dependencias de la Entidad presentarán al Comité informe de los casos que se encuentran en su área, con los soportes documentales respectivos, sobre los cuales concluya que es pertinente adelantar depuración, con fundamento en las causas que considere justifican dicha determinación.
ARTÍCULO 12. REGLAMENTO INTERNO. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la ADRES adoptará su Reglamento interno mediante acuerdo que deberá ser aprobado mediante sesión ordinaria por todos los miembros del comité.
ARTÍCULO 13. DEROGATORIAS Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 035 del 18 de enero del 2018 y 3355 del 16 de agosto de 2018.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá a los 29 días del mes de julio del 2024.
FÉLIX LEÓN MARTÍNEZ MARTÍN
Director General
