RESOLUCION 890 DE 2002
(10 de julio)
Diario Oficial No. 44.869, de 17 de julio de 2002
MINISTERIO DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006>
"Por la cual se dictan disposiciones sobre la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud"
EL MINISTRO DE SALUD
CONSIDERANDO
Que de acuerdo con lo establecido en los artículos 173 de la ley 100 de 1993 y 4 del Decreto 1152 de 1999, es función del Ministerio de Salud reglamentar "…la recolección, transferencia y difusión de la información en el subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del Sistema de Seguridad Social de Salud independientemente de su naturaleza jurídica sin perjuicio de las normas legales que regulan la reserva y exhibición de los libros de comercio. La inobservancia de este reglamento será sancionada hasta con la revocatoria de las autorizaciones de funcionamiento."
Que el Artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el territorio nacional y definir, diseñar, reglamentar, implantar y administrar el Sistema Integral de Información en Salud, con la participación de las entidades territoriales.
Que el Artículo 5 del Decreto Ley 1281 de 2002 establece que quienes administren recursos del sector salud y quienes manejen información sobre la población, incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del sistema integral de información del sector salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo, de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del Ministerio de Salud.
Que el Artículo 6 del Decreto Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requieran el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del FOSYGA.
Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman incluyendo los regímenes exceptuados del sistema, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros.
Que es prioritario optimizar y simplificar el proceso de compensación entre los afiliados al régimen contributivo de las distintas EPS y demás entidades obligadas a compensar y el giro de los recursos del régimen subsidiado, siendo indispensable para ello contar con la base de datos única de afiliados.
Que para la conformación de la base de datos única de afiliados es indispensable su correcta, oportuna y completa identificación y registro.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> La presente resolución establece los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regímenes exceptuados del mismo y a planes o programas de medicina prepagada que los obligados a aplicar la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.
PARÁGRAFO. Los campos, incluyendo los referentes a las novedades, exigidos en la presente resolución no considerados en los actuales formatos o formularios de afiliación, novedades y pagos serán exigibles a partir del momento en que tales formatos o formularios los incorporen. La obligación de reportar la información contenida en los campos adicionales está sujeta al suministro de las novedades respectivas por parte de los afiliados, efecto para el cual las entidades, dentro de los tres meses siguientes a la actualización de los formatos o formularios, les requerirán la información a través de correo certificado dirigido al último domicilio registrado y/o, en su defecto, en el momento en que requieran la prestación de servicios de salud.
ARTÍCULO 2o. CAMPO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> La presente resolución aplica a las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, a las entidades de medicina prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las entidades administradoras del régimen subsidiado, ARS, a los departamentos, distritos y municipios, a quienes administren los regímenes exceptuados del Sistema General de Seguridad Social en Salud y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del sistema general de seguridad social en salud, evitando su desviación o indebida apropiación.
ARTÍCULO 3o. DISPOSICIÓN, MANTENIMIENTO, SOPORTE Y REPORTE DE INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 195 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Los obligados a mantener y reportar información deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. La base de datos se mantendrá actualizada con la información de cada afiliado o asegurado y, en el caso de su desafiliación o retiro, deberá conservarse durante cinco años.
Los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del Ministerio de la Protección Social y del Administrador Fiduciario del Fosyga debidamente clasificados y organizados, sin perjuicio de la obligación que les asiste a las administradoras del régimen subsidiado, ARS, de entregar la información a los departamentos, distritos y municipios, de conformidad con lo estipulado en los respectivos contratos y en los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y de la observancia de las demás normas sobre la materia.
El Ministerio de la Protección Social definirá y dispondrá a través del sitio web del Fosyga www.fosyga.gov.co la información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general.
ARTÍCULO 4o. CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS, BDUA. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 195 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará una base de datos de afiliados al SGSSS y al sector salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:
Entrega de Archivo Maestro
Las EPS y EOC remitirán, por una única vez, al Administrador Fiduciario el 4 de febrero de 2005 a las 3:00 p.m., el archivo Maestro de todos sus afiliados (activos y suspendidos) con corte a 31 de enero de 2005, de acuerdo con las especificaciones establecidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.
Las entidades administradoras de planes adicionales de salud y entidades de régimen de excepción remitirán, por una única vez, al Administrador Fiduciario el 8 de julio de 2005, el archivo maestro de todos sus afiliados (activos y suspendidos) con corte a 30 de junio de 2005, de acuerdo con las especificaciones establecidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.
Las Direcciones Departamentales de Salud remitirán por una única vez, al Administrador Fiduciario el 1o de junio de 2005 el archivo maestro de todos sus afiliados (activos y suspendidos) al Régimen Subsidiado con corte a 30 de abril de 2005, de acuerdo con las especificaciones del Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.
Entrega de Archivos de Novedades
El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá los archivos de novedades que remitan las Entidades obligadas a reportar, durante los ocho primeros días hábiles de cada mes, de acuerdo con el calendario que establezca y en los horarios con él acordados y los validará, teniendo en cuenta el siguiente orden, primero los archivos recibidos por novedades de ingresos de todos los regímenes y segundo los archivos de nov edades de actualización.
En ningún caso se recibirán archivos de novedades de ingresos y de actualización después de la fecha y hora señalados.
Una vez finalizada la validación de los archivos de novedades de ingresos y de actualización, en el día noveno hábil de cada mes, el Administrador Fiduciario del Fosyga procederá a generar y a enviar los medios magnéticos de glosas a todas las Entidades y adicionalmente se copiará esta información a las Entidades Territoriales del Régimen Subsidiado en el sitio FTP destinado para tal fin.
Para el Régimen Contributivo, las EPS y EOC podrán efectuar una segunda entrega de novedades el décimo tercer día hábil de cada mes, las cuales serán validadas hasta el día décimo quinto hábil de cada mes, siguiendo el mismo orden señalado para la primera entrega y en el día decimosexto se generarán y enviarán los medios magnéticos de glosas.
Las entidades administradoras de planes adicionales de salud y entidades de régimen de excepción, remitirán los archivos de novedades trimestralmente dentro de los ocho primeros días hábiles de los meses de abril, julio, octubre y enero con cortes al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, respectivamente.
En el régimen subsidiado se entregarán novedades dentro de los ocho primeros días hábiles de los meses de mayo, agosto, noviembre y febrero con cortes al 30 de abril, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, respectivamente.
La información del mes de mayo comprende las novedades presentadas durante el trimestre enero, febrero y marzo, así como las correspondientes al mes de abril de cada año.
Cuando exista un período excepcional de contratación, las Direcciones Departamentales de Salud deberán enviar las novedades dentro de los ocho días hábiles del mes siguiente al inicio de la contratación y continuar con el reporte de novedades de actualización dentro de los términos y a las fechas de corte aquí establecidas.
PARÁGRAFO 1o. Para la administración de la información en el régimen subsidiado, las ARS entregarán mensualmente al municipio o distrito el archivo de novedades de sus afiliados, dentro de los primeros 10 días calendario del mes y los municipios remitirán durante los 15 primeros días calendario de los meses de abril, julio, octubre y enero, los archivos de novedades a los departamentos quienes consolidarán y validarán la información correspondiente de su jurisdicción y remitirán el consolidado de novedades dentro de los términos establecidos en el presente artículo. El Distrito Capital reportará la información directamente al Administrador Fiduciario del Fosyga en los términos aquí establecidos.
La información que debe suministrarse en el mes de abril comprende las novedades del trimestre enero-marzo y las novedades del mes de abril del respectivo año.
PARÁGRAFO 2o. Cuando por motivos de alteración en el orden público u otras causas, un municipio no tenga la capacidad para generar y consolidar la información prevista en la presente resolución, ni para realizar las validaciones correspondientes, las Administradoras de Régimen Subsidiado deberán remitir, con la periodicidad establecida para el reporte al municipio, la información de su población afiliada directamente al departamento respectivo, previa autorización de la autoridad municipal, quien deberá informar tal circunstancia al responsable del manejo de la información en el departamento.
PARÁGRAFO 3o. Las fuerzas armadas se encuentran exceptuadas de la remisión de este tipo de información.
ARTÍCULO 5o. RESPONSABILIDADES EN EL CRUCE DE BASES DE DATOS. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 195 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las EPS, ARS y EOC, para el control de la multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberán efectuar cruces y validaciones entre los afiliados incluidos en su base de datos.
El Administrador Fiduciario del Fosyga actualizará la base de datos única de afiliados con las novedades reportadas, ejercerá control total sobre la información y efectuará los cruces que considere necesarios, con base en los datos de los afiliados, garantizando que en el respectivo cruce el afiliado exista una y solo una vez, teniendo especial cuidado en el caso del mismo afiliado con diferente tipo o número de documento de identidad.
La Base de Datos Unica de Afiliados constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud así como para el flujo de recursos, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
ARTÍCULO 6o. VALIDACIÓN Y AJUSTES. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006>
Para el régimen contributivo:
El Administrador Fiduciario del FOSYGA verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por los obligados, actualizará la base de datos de afiliados con los registros sin errores y generará los archivos de registros inconsistentes y de multiafiliados, los cuales enviará a los involucrados para que procedan a solucionarlos. El Administrador Fiduciario del FOSYGA actualizará permanentemente la base de datos única de afiliados, la suministrará a los actores involucrados y, a partir de la fecha que determine el Ministerio de Salud, la utilizará como soporte para el proceso de compensación. Los términos para la validación y entrega de correcciones son los siguientes:
· Archivo maestro inicial
El Administrador Fiduciario del FOSYGA dispondrá de un término de 30 días calendario para la validación de archivos, actualización de la base de datos y entrega a las EPS de los registros inconsistentes y casos de multiafiliados resultantes de este proceso. Las EPS dispondrán de 30 días calendario para la solución de los casos reportados.
· Archivo de novedades
El Administrador Fiduciario del FOSYGA dispondrá de un término de diez días calendario para la validación de archivos, actualización de la base de datos y entrega a las EPS de los registros inconsistentes y casos de multiafiliados resultantes de este proceso. Las EPS dispondrán de diez días calendario para la solución de los casos reportados.
Si el error se origina en la validación de estructura o consistencia de los datos, se debe reemplazar el registro una vez se corrija la inconsistencia. Si se trata de un multiafiliado cuya situación ha sido resuelta por las EPS involucradas, la EPS de la cual se retira debe reportar la novedad de "Retiro por multiafiliación ". Todo archivo reportado por las EPS en cumplimiento de esta resolución será validado en cuanto a estructura, consistencia y multiafiliación.
Para el Régimen subsidiado:
El Administrador Fiduciario del FOSYGA notificará a las entidades territoriales dentro los ocho (8) días hábiles siguientes a su recepción, sobre los medios magnéticos que sean ilegibles, que presenten defectos físicos o sobre los registros inconsistentes y casos de multiafiliación encontrados. El Administrador Fiduciario del FOSYGA actualizará las bases de datos con los registros que no presenten inconsistencias.
Las entidades territoriales a las cuales se haya notificado cualquiera de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior, tendrán un plazo de quince (15) días hábiles para remitir la información corregida, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Administrador Fiduciario del FOSYGA.
ARTÍCULO 7o. IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 195 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> La identificación única de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud será el número único de identificación personal NUIP o la cédula de ciudadanía para los mayores de edad o la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años o el registro civil para los menores de 7 años; para los extranjeros, será la cédula de extranjería o el pasaporte.
Para las poblaciones especiales definidas en el Acuerdo 244 de 2003 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud afiliadas al Régimen Subsidiado que no posean los documentos de identidad previstos en el presente artículo, se tendrá en cuenta el tipo de documento y composición del número de identificación contenido en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.
Para el reporte de los datos de identificación se deberá consultar la primera parte del Anexo Técnico de que trata la presente resolución.
PARÁGRAFO. Para el régimen subsidiado, los recién nacidos y la población infantil menor de 5 años, prioritaria según lo establecido en el parágrafo del artículo 7o del Acuerdo 244 de 2003, podrá afiliarse sin su grupo familiar; reportándolo para la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, individualmente como un cabeza de familia.
ARTÍCULO 8o. REPORTE DE INFORMACIÓN SOBRE DEFUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> Las autoridades o entidades responsables de expedir licencias o certificados de inhumación sobre personas fallecidas deberán reportar dentro de los últimos diez días calendarios de cada mes la información correspondiente al mes inmediatamente anterior al Administrador Fiduciario del FOSYGA de acuerdo con la estructura definida en el anexo técnico de esta resolución o con las instrucciones y especificaciones que el Administrador Fiduciario del FOSYGA señale.
ARTÍCULO 9o. PRESENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> La información se presentará en medio magnético o por transferencia electrónica al Administrador Fiduciario del FOSYGA dentro de los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido por dicho administrador y en los horarios con él acordados.
Los obligados a reportar la información a que se refiere la presente resolución deberán garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura definida en el anexo técnico, efecto para el cual, además de los medios a su alcance, aplicarán la mallas de validación del proceso de afiliación, cuando les sean suministradas por el Administrador Fiduciario del FOSYGA. Cuando los obligados cuenten con las mallas de validación, enviarán al Administrador Fiduciario del FOSYGA los archivos resultantes de su aplicación.
Los medios magnéticos deberán entregarse acompañados de comunicación suscrita por el representante legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con los reportados por el afiliado o el aportante y de que su consistencia ha sido evaluada. Cuando la información sea reportada a través de transferencia electrónica, la comunicación respectiva se remitirá al Administrador Fiduciario del FOSYGA dentro del plazo y calendario establecidos.
PARÁGRAFO. Para que la información se entienda debidamente recibida dentro del plazo y calendario fijados, se requiere que supere en su recepción las mallas de validación de estructura y consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicación remisoria suscrita por el representante legal del obligado.
ARTÍCULO 10. RESERVA EN EL MANEJO DE LOS DATOS. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 195 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Los organismos de dirección, vigilancia y control, el Administrador Fiduciario del Fosyga, los departamentos, distritos, municipios y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán observar la reserva con que debe manejarse y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos de la presente disposición dentro de sus respectivas competencias, conforme lo establece la Resolución 816 de 2004 y demás normas que la modifiquen o adicionen.
ARTÍCULO 11. ACTUACIONES FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS, TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA PRESENTE RESOLUCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> Sin perjuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, incluyendo la posibilidad de revocatoria de la autorización de funcionamiento en los términos del numeral 7 del Artículo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones, en el suministro de la información sobre afiliación a que se refiere la presente resolución, el Administrador Fiduciario del FOSYGA dará traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y, en tratándose de entes públicos a la Procuraduría General de la Nación, a las Contralorías Nacional y territoriales y demás organismos de control correspondientes, considerando que con ello se obstaculiza el adecuado control de los recursos del sistema y se posibilita su indebida apropiación o desviación.
Como quiera que la información requerida en esta resolución tiene, entre otros, el propósito de evitar pagos o apropiaciones indebidos de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, su suministro será indispensable para el reconocimiento de UPC o para el giro de recursos del FOSYGA a favor de los obligados a reportarla.
ARTÍCULO 12. INTERFASE PROCESO DE COMPENSACIÓN DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 195 de 2005>
ARTÍCULO 13. SOPORTE PARA EL GIRO EN EL RÉGIMEN SUBSIDIADO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> <Artículo derogado por el artículo 8 de la Resolución 195 de 2005>
ARTÍCULO 14. - VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las resoluciones 2390 y 4490 de 1998.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá D. C. a los
GABRIEL ERNESTO RIVEROS DUEÑAS
Ministro de Salud
ANEXO TÉCNICO
Resolución 890 de 2.002
"Por la cual se dictan disposiciones sobre la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al sector salud"
El presente anexo técnico está dividido en tres partes. La primera contiene la estructura y especificaciones de los archivos de control, maestros y de novedades que de acuerdo al régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del FOSYGA los obligados por la presente resolución. La segunda parte contiene glosario de variables de afiliados, asegurados y aportantes especificando para cada una de ellas los valores permitidos. La tercera parte contiene características de los medios magnéticos y el formato como se deben remitir.
I. DATOS QUE LAS ENTIDADES OBLIGADAS POR ESTA RESOLUCIÓN DEBEN SUMINISTRAR AL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA PARA LA CONFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS
Las entidades a que se refiere el artículo 2 de esta resolución deberán enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA, en las fechas y con la periodicidad definidas en la misma, los archivos de control y de datos de acuerdo con las estructuras que a continuación se definen.
1. ARCHIVOS DE CONTROL
Todos los archivos de datos deben venir acompañados de su correspondiente archivo de control según especificaciones y diseño contenidos en las tablas siguientes.
Nombres de los archivos de control
En general para la interpretación de los nombres de archivos se deben tener en cuenta las siguientes siglas:
CODENTIDAD Longitud = 6 Código de la entidad que reporta la información.
DDMMAAAA Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador Ej:15062002 para 15 de junio de 2002.
DTO Longitud = 2 Código del departamento según codificación DANE.
MCPIO Longitud = 3 Código del municipio según codificación DANE
V Número de volúmenes enviados (medios magnéticos)
Tabla 1: Nombres de archivos de control
| Régimen | Nombre del archivo | Long. nombre | Descripción componentes del nombre |
| Contributivo afiliados | CCCODENTIDADDDMMAAAAV | 17 | CC Control contributivo afiliados |
| Contributivo aportantes | CACODENTIDADDDMMAAAAV | 17 | CA Control contributivo aportantes |
| Subsidiado afiliados | CSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV | 22 | CS Control subsidiado afiliados CODENTIDAD Registrar 000000 si es generado por el nivel municipal o departamental MCPIO Registrar 000 si lo envía el departamento. |
| Subsidiado contratos | CTCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV | 22 | CT Control subsidiado contratos CODENTIDAD Registrar 000000 si es generado por el nivel municipal o departamental MCPIO Registrar 000 si lo envía el departamento. |
| Regímenes excepción afiliados | CECODENTIDADDMMAAAAV | 17 | CE Control excepción afiliados |
| R. excepción aportantes | CXCODENTIDADDDMMAAAAV | 17 | CX Control Régimen excepción aportantes |
| Prepago y seguros salud | CPCODENTIDADDMMAAAAV | 17 | CP Control prepago afiliados |
1.1. Diseño del archivo de registros de control
Tabla 2. Diseño registros de control
| Nº | Dato | Descripción | Longmax | Valor Permitido | contr | subs | reg. exc | Prep y seg |
| Número de archivo | Consecutivo de los archivos que se entregan al Ministerio de Salud. | 2 | x | x | x | x | ||
| 23 | Código de entidad | Código de la EPS, ARS, Aseguradora o similar | 6 | x | x | x | x | |
| Fecha inicial | Fecha inicial del período de la información. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | x | x | x | x | |
| Fecha final | Fecha final del período de la información. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | x | x | x | x | |
| 61 | Tipo de archivo | 1 | 1,2 | x | x | x | x | |
| Total registros | Número de registros del archivo relacionado. | x | x | x | x | |||
| Nombre del archivo | Nombre del archivo de datos (ver tabla 3) | x | x | x | x | |||
| 20 | Código departamento | 2 | NULL | x | NULL | NULL | ||
| 21 | Código municipio | 3 | NULL | x | NULL | NULL | ||
| Total contratos | NULL | x | NULL | NULL | ||||
2. ARCHIVOS DE DATOS
Contiene los datos que deben reportar las entidades obligadas por esta resolución para cada régimen según se detalla a continuación; los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el aparte II Glosario de este anexo técnico.
Nombres de los archivos de datos (diferentes a régimen subsidiado)
Tabla 3. Nombres de archivos maestros de datos diferentes al régimen subsidiado
| Maestro | Nombre del archivo | Long. | Descripción componentes del nombre |
| Contributivo | MCCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | MC = Maestro contributivo |
| Aportantes | MACODENTIDADDDMMAAAA | 16 | MA = Maestro aportantes |
| Regímenes de excepción | MECODENTIDADDDMMAAAA | 16 | ME: Maestro régimen de excepción |
| Medicina prepagada o seguros de salud | MPCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | MP: Maestro medicina prepagada o seguros de salud |
Las tablas de departamentos y municipios serán dispuestas en la Web del Ministerio de Salud (www.minsalud.gov.co) y del FOSYGA (www.fosyga.gov.co) además de la posibilidad de su consulta en la página Web del DANE (www.dane.gov.co).
2.1. Régimen contributivo
2.1.1. Archivo maestro de contributivo afiliados
Diseño de los Registros de datos
Tabla 4. Maestro contributivo
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido (Ver glosario) | COTIZANTE | BENEFICIARIO O ADICIONAL |
| 23 | Código de la EPS o EOC | 6 | X | X | |
| 1 | Tipo identificación del cotizante | 2 | CC, CE, PA, TI, NU | null | X |
| 2 | Número identificación cotizante | 16 | null | X | |
| 1 | Tipo de identificación afiliado | 2 | CC, CE, PA, TI, RC, NU | X | X |
| 2 | Número de identificación afiliado | 16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido | 20 | X | X | |
| 5 | Primer nombre | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre | 20 | X | X | |
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo | 1 | M, F | X | X |
| 9 | Tipo de cotizante | 2 | 1,2,3,4,5,10,11 | X | null |
| 10 | Tipo de afiliado | 1 | C, B, A | X | X |
| 11 | Relación con el cotizante | 1 | 1,2,3,4,5,6,7 | null | X |
| 12 | Tipo de identificación del cónyuge o compañero (a) permanente | 2 | CC, CE, PA, TI, NU | X | X |
| 13 | Número identificación del cónyuge o compañero (a) permanente | 16 | X | X | |
| 19 | Declara incapacidad para trabajar | 1 | D, E | null | X |
| 20 | Código departamento | 2 | codificación del DANE | X | X |
| 21 | Código municipio | 3 | codificación del DANE | X | X |
| 22 | Zona | 1 | U, R | X | X |
| 24 | Fecha de afiliación al Sistema de Seguridad Social en salud. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 25 | Fecha de afiliación a la EPS o EOC. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 27 | Estado actual de la afiliación | 2 | AC, SU, DE, RE, RX, AF, IH, IS | X | X |
| 31 | Tipo de identificación del aportante | 2 | CC, CE, PA, TI, NI, NU | X | null |
| 32 | Número de identificación del aportante | 16 | X | null | |
| 33 | Digito de verificación | 1 | X | null | |
| 42 | Ingreso base de cotización | 12 | X | null | |
2.1.2. Información de Aportantes
Diseño de los Registros de datos:
Tabla 5. Maestro Aportantes
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido (Ver glosario) | Observación |
| 31 | Tipo de identificación | 2 | CC, CE, NI, TI, NU, PA | |
| 32 | Número de identificación | 16 | ||
| 33 | Dígito de verificación | 1 | ||
| 34 | Nombre o razón social | 40 | ||
| 35 | Tipo de aportante | 1 | 1, 2, 3 | |
| 36 | Sector del aportante | 1 | 1, 2, 3 | |
| 37 | Identificador de la ARP | 12 | Vigente a fecha de generación del archivo | |
2.2. Régimen subsidiado
2.2.1. Archivo maestro de afiliados
donde MS Maestro afiliados subsidiado
MT Maestro contratos
Tabla 6: Nombres de archivos de datos Afiliados Régimen Subsidiado
| Trámite | Nombre del archivo | Long. nombre |
| Si la ARS envía la información de afiliados | MSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAA | 21 |
| Si el municipio envía la información de afiliados | MSDTOMCPIODDMMAAAA | 15 |
| Si el departamento envía la información de afiliados | MSDTODDMMAAAA | 12 |
| Si la ARS envía maestro contratos | MTCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAA | 21 |
| Si el municipio envía maestro contratos | MTDTOMCPIODDMMAAAA | 15 |
| Si el departamento. envía maestro contratos | MTDTODDMMAAAA | 12 |
Diseño de los Registros de datos – Maestro de Subsidiado
Tabla 7. Maestro subsidiado
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido (Ver glosario) | CABEZA FAMILIAR | OTRO DEL GRUPO FLIAR |
| Consecutivo afiliado | 8 | X | X | ||
| 23 | Código de la ARS | 6 | X | X | |
| 1 | Tipo de identificación cabeza de familia | 2 | CC, CE, PA, TI, RC, NU, MS, AS | null | X |
| 2 | Número de identificación cabeza de familia | 16 | null | X | |
| 1 | Tipo de identificación | 2 | CC, CE, PA, TI, RC, NU, MS, AS | X | X |
| 2 | Número de identificación | 16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido | 20 | X | X | |
| 5 | Primer nombre | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre | 20 | X | X | |
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo | 1 | M , F | X | X |
| 10 | Tipo de afiliado | 1 | F, O | X | X |
| 11 | Relación con el cabeza de familia (parentesco) | 1 | 1,2,3,4,5,6,7 | null | X |
| 14 | Grupo étnico | 1 | A, I, N | X | X |
| 15 | Grupo poblacional | 1 | 1, 2, 3, 4,5 | X | X |
| 16 | Nivel SISBEN | 1 | 1,2,3,4,N | X | X |
| 17 | Número de ficha SISBEN | 10 | X | X | |
| 18 | Núcleo familiar SISBEN | 2 | X | X | |
| 20 | Código departamento | 2 | codificación DANE | X | X |
| 21 | Código municipio | 3 | codificación DANE | X | X |
| 22 | Zona | 1 | U , R | X | X |
| 24 | Fecha de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 25 | Fecha de afiliación a la ARS | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 50 | Número de contrato | 4 | X | X | |
| 54 | Fecha del contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
2.2.2. Archivo de contratos
Diseño de los Registros de datos
Tabla 8. Maestro de contratos
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido (Ver glosario) |
| 23 | Código de ARS | 6 | |
| 50 | Nº del contrato ente territorial | 4 | |
| 51 | Acto administrativo | 1 | A ,R, O, N |
| 52 | Nº acto administrativo | 6 | |
| 53 | Tipo de contrato | 2 | CO, MR, AM, MI, FO, RC, RP, OT |
| 54 | Fecha del contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA |
| 55 | Duración (meses) | 2 | |
| 56 | Número de afiliados | 7 | |
2.3 Regímenes de excepción
2.3.1 Archivo maestro de afiliados a regímenes de excepción
Diseño de los Registros de datos
Tabla 9. Maestro afiliados régimen de excepción
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido (Ver glosario) | COTIZANTE | BENEFICIARIO |
| 23 | Código de la entidad | 6 | X | X | |
| 1 | Tipo identificación del cotizante | 2 | CC, CE, PA, TI, NU | null | X |
| 2 | Número identificación cotizante | 16 | null | X | |
| 1 | Tipo de identificación afiliado | 2 | CC, CE, PA, TI, RC, NU | X | X |
| 2 | Número de identificación afiliado | 16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido | 20 | X | X | |
| 5 | Primer nombre | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre | 20 | X | X | |
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo | 1 | M, F | X | X |
| 10 | Tipo de afiliado | 1 | C, B | X | X |
| 11 | Relación con el cotizante | 1 | 1,2,3,4,5,6,7 | null | X |
| 20 | Código departamento | 2 | Codificación DANE | X | X |
| 21 | Código municipio | 3 | Codificación DANE | X | X |
| 25 | Fecha de afiliación a la entidad. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 31 | Tipo de identificación del aportante | 2 | CC, CE, PA, TI, NI, RM, NU | X | null |
| 32 | Número de identificación del aportante | 16 | X | null | |
| 33 | Digito de verificación | 1 | X | null | |
| 42 | Ingreso base de cotización | 12 | X | null | |
Para los aportantes relacionados con los afiliados cotizantes se deben remitir los archivos, según nombre y especificaciones definidas para aportantes en la tabla 5. Maestro de aportantes.
2.4 Medicina prepagada y seguros de salud
2.4.1. Archivo maestro de afiliados a sistemas de medicina prepagada y seguros de salud
Diseño de los Registros de datos
Tabla 10. Maestro medicina prepagada o seguros de salud
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido (Ver glosario) | AFILIADO | ASEGURADO | Observación |
| 23 | Código de la entidad | 6 | X | X | ||
| 1 | Tipo de identificación afiliado | 2 | CC, CE, PA, TI, RC, NU | X | X | |
| 2 | Número de identificación afiliado | 16 | X | X | ||
| 3 | Primer apellido | 20 | X | X | ||
| 4 | Segundo apellido | 20 | X | X | ||
| 5 | Primer nombre | 20 | X | X | ||
| 6 | Segundo nombre | 20 | X | X | ||
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | |
| 8 | Sexo | 1 | M, F | X | X | |
| 25 | Fecha de afiliación a la aseguradora o entidad de medicina prepagada. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | |
| 57 | Numero de póliza o contrato | 10 | X | X | ||
| 58 | Inicio vigencia póliza o contrato | 2 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | |
| 59 | Fin vigencia póliza o contrato | 16 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | Si es fecha abierta, dejar en blanco este campo. |
| 60 | Tipo de póliza o contrato | 1 | 1,2,3 | X | X | |
2.5 REPORTE DE NOVEDADES
Aplica para todos los regímenes, contributivo, subsidiado, exceptuados, medicina prepagada y seguros de salud.
Nombre de los archivos de novedades
Tabla 11: Nombres de archivos de novedades
| Régimen | Nombre del archivo | Long. nombre | Descripción componentes del nombre |
| Contributivo afiliados | NCCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | NC Novedades contributivo |
| Contributivo aportantes | NACODENTIDADDDMMAAAA | 16 | NA Novedades contributivo aportantes |
| Subsidiado afiliados | NSCODENTIDADDEPTOMCPIODDMMAAAA | 21 | NS Novedades subsidiado afiliados CODENTIDAD Registrar 000000 si es generado por el nivel municipal o departamental MCPIO Registrar 000 si lo envía el Departamento. |
| Régimen excepción afiliados | NECODENTIDADDDMMAAAA | 16 | NE Novedades régimen excepción afiliados |
| Régimen excepción aportantes | NXCODENTIDADDDMMAAAA | 17 | NX Novedades régimen excepción aportantes |
| Prepago y seguros salud | NPCODENTIDADDMMAAAA | 17 | NP Novedades prepago afiliados o seguros salud |
2.5.1 Novedades de ingreso
Los obligados por la presente resolución deberán reportar las novedades de ingreso utilizando el diseño de los registros y los nombres de los archivos de datos: maestro de contributivo, maestro de subsidiado, maestro de aportantes, maestro regímenes de excepción y maestro medicina prepagada y seguros de salud.
2.5.2. Novedades de actualización de datos y de modificación, retiro, traslado, suspensión, interrupción y desafiliación
Las Entidades a que se refiere el Articulo 2 de esta resolución deberán mantener actualizada la información mediante el reporte de novedades, identificando el tipo y fecha de la novedad y conservando la información histórica.
Cuando con el envío de novedades se cambie un solo campo de los registros del archivo maestro, se asignará en "código de la novedad" el código del campo a afectar definido en el glosario de la parte II de este anexo. Cuando la novedad afecte más de un campo en el registro del afiliado, aportante o asegurado, se debe tener en cuenta la codificación contenida en la tabla 12, la cual en la columna "Variables que actualiza", registra el código de cada uno de los campos que se afectan con la novedad. En las columnas "Contributivo", "Subsidiado", "Regímenes de excepción" y "Prepago y seguros salud", se marca con una "X" el régimen al que aplica la novedad.
Tabla 12: Códigos de novedades
| CÓDIGO de la novedad | DESCRIPCIÓN | VARIABLES QUE ACTUALIZA | CONTRIBUTIVO | SUBSIDIADO | R EXCPCION | PREPAGO /SEGUR. SALUD | OBSERVACIONES |
| N01 | Actualiza documento de identificación del afiliado o asegurado | 1,2 | X | X | X | X | |
| N02 | Actualiza nombres | 5,6 | X | X | X | X | |
| N03 | Actualiza apellidos | 3,4 | X | X | X | X | |
| N04 | Reporta cambio de residencia habitual (Dpto., Mcpio., Zona). | 20, 21,22 | X | X | X | ||
| N05 | Reporta exclusión de beneficiario / adicional / miembro del grupo familiar | 1,2,27 | X | X | X | 1,2,27 del beneficiario / adicional o miembro del grupo familiar. Excluido. | |
| N06 | Ingreso como cotizante dependiente | 31,32,33,42 | X | X | Aplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez. | ||
| N07 | Ingreso como beneficiario o adicional | 1,2,10,11, 19 | X | X | 1,2 del cotizante 19 exclusivamente para beneficiarios estudiantes o discapacitados. | ||
| N08 | Ingreso como trabajador independiente | 9,42 | X | Aplica solo para afiliaciones diferentes a la primera vez. | |||
| N09 | Retiro por muerte | 27 | X | X | X | X | |
| N10 | Retiro por multiafiliación. | 27 | X | X | X | Novedad generada en procesos de control de multiafiliación. | |
| N11 | Suspensión / desafiliación de beneficiario padre / madre por insuficiencia aporte cónyuges cotizantes | 27 | X | Solo para cuando los dos cónyuges cotizan y aportes disminuyen sobre el 150% del valor de las UPC totales. | |||
| N12 | Reactivación por regreso del exterior | 27 | X | X | |||
| N13 | Retiro de aportante (Suspensión de la relación laboral) | 31,32, 33 | X | ||||
| N14 | Cambio de aportante | 31,32, 33,42 | X | X | El cotizante cambia de aportante. Para el anterior aportante se debió reportar N13 si hubo suspensión laboral, de lo contrario se presume que coexisten las dos relaciones laborales. | ||
| N15 | Contratos de continuidad régimen subsidiado | 50,53, 54 | X | ||||
| N16 | Renovación contrato o póliza seguro salud | 57,58, 59,60 | X | ||||
| N17 | Cancelación contrato o póliza seguro salud | 57,59 | X | Fecha hasta la cual permanecería vigente el contrato o póliza | |||
| N18 | Interrupción contrato o póliza seguro salud | 57,59 | X | Fecha hasta la cual permanecería vigente el contrato o póliza y se inicia la interrupción | |||
| N19 | Paso transitorio al régimen contributivo | 27 | X | ||||
2.5.3 Diseño del registro de actualización de datos y novedades de modificación, traslado, retiro, suspensión, desafiliación y reactivación.
Las entidades obligadas por la presente resolución deben enviar al Administrador Fiduciario del FOSYGA como novedades, las modificaciones a los datos reportados en los archivos maestros seleccionados en las tablas 4,5,7,8,9 y 10 y los códigos de novedades contenidas en la tabla 12, de acuerdo con la estructura definida a continuación.
Las entidades promotoras de salud EPS, EOC, ARS y entidades que administren regímenes de excepción, conformarán el archivo maestro de afiliados con los registros de afiliación de fecha más antigua. Los demás registros deben generarse como novedades con la estructura, definida en la tabla 13.
Las entidades de medicina prepagada y las que administren seguros de salud enviaran como maestro, la información correspondiente a los contratos y pólizas vigentes. A partir de la entrada en vigencia de esta resolución deberán reportar las novedades de ingreso o actualización.
Tabla 13. Estructura archivo de novedades
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido (Ver glosario) | CONTRIBUTIVO | SUBSIDIADO | R. EXCEPCIÓN | PREPAGO Y SS | Observación o datos que se deben reportar |
| Consecutivo de la novedad | 8 | Consecutivo por entidad | X | X | X | X | Consecutivo anual | |
| 23 | Código de la aseguradora | 6 | X | X | X | X | ||
| 1,31 | Tipo de Identificación afiliado / aportante /aseguradora | 2 | X | X | X | X | Con el que figuran registrados | |
| 2,32 | Número de identificación afiliado / aportante/ aseguradora | 16 | X | X | X | X | Con el que figuran registrados | |
| 3, 34 | Primer apellido/ Nombre aportante -si novedad es de aportante | 20 | X | X | X | X | Como aparece registrado | |
| 5 | Primer nombre | 20 | X | X | X | X | Como aparece registrado | |
| 50,57 | Número de contrato /póliza | 4 | null | X | X | X | ||
| 54 | Fecha de contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA | null | X | null | null | |
| Código de la novedad | 3 | N01 a N19 (tabla 12) ó Campos 1 al 61 (tabla 14) | X | X | X | X | Registrar el código campo a afectar o código de novedad según régimen. | |
| 30 | Fecha inicio de novedad | 10 | El formato debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA | X | X | X | X | Para traslados, es la fecha de efectividad. |
| X | X | Para el resto, la fecha real de la novedad. | ||||||
| Fecha terminación de novedad | El formato debe ser día/mes/año: DD/MM/AAAA | X null | X null | X null | X null | Cuando aplique (huelga, suspensión etc) | ||
| Nuevo valor 1 | 23 | X | X | X | X | Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 12 , deben venir en separados por comas (,). | ||
| Nuevo valor 2 | X | X | X | X | ||||
| Nuevo valor 3 | X | X | X | X | ||||
| Nuevo valor 4 | X | X | X | X | ||||
| Nuevo valor 5 | X | X | X | X | ||||
Se debe diligenciar un registro por cada novedad.
Para el régimen subsidiado los afiliados correspondientes a contratos suscritos en la modalidad de continuidad en la afiliación, se deben reportar como novedades.
II GLOSARIO
El siguiente es un glosario de los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del FOSYGA para la conformación de la base de datos única de afiliados. En la columna CODIGO se registra consecutivo asignado a cada variable, en la columna CONCEPTO la descripción de la variable, en la columna LONGITUD el tamaño máximo que puede tomar la variable y en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción.
Tabla 14: Datos que las entidades obligadas por esta resolución, deben mantener en su sistema de información, independiente de los demás previstos en los formularios de afiliación y de todos los necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a los afiliados, así como para atender los requerimientos especiales de la Superintendencia Nacional de Salud para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control.
| CODIGO | CONCEPTO | LONGIT | VALORES PERMITIDOS |
IDENTIFICACIÓN Y OTROS
| 1 | Tipo de identificación afiliado | 2 | CC | Cédula de ciudadanía |
| CE | Cédula de extranjería | |||
| PA | Pasaporte | |||
| TI | Tarjeta de identidad | |||
| RC | Registro civil | |||
| NU | Número único de identificación personal | |||
| MS | Menor sin identificación | |||
| AS | Adulto sin identificación | |||
| 2 | Número de identificación afiliado | 16 | ||
| 3 | Primer apellido | 20 | ||
| 4 | Segundo apellido | 20 | ||
| 5 | Primer nombre | 20 | ||
| 6 | Segundo nombre | 20 | ||
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
| 8 | Sexo | 1 | M | Masculino |
| F | Femenino | |||
| 9 | Tipo de cotizante | 2 | 1 | Dependiente |
| 2 | Empleada domestica | |||
| 3 | Independiente | |||
| 4 | Madre comunitaria con cobertura familiar. | |||
| 5 | Madre comunitaria sin cobertura familiar. | |||
| 10 | Pensionado | |||
| 11 | Pensionado por sustitución | |||
| 10 | Tipo de afiliado | 2 | C | Cotizante |
| B | Beneficiario | |||
| A | Adicional | |||
| F | Cabeza de familia | |||
| O | Otro miembro del núcleo familiar | |||
| 11 | Relación con cotizante ó cabeza de familia | 1 | 1 | Cónyuge o compañero(a) permanente |
| 2 | Hijo (a) | |||
| 3 | Padre o madre | |||
| 4 | Segundo grado de consanguinidad | |||
| 5 | Tercer grado de consanguinidad | |||
| 6 | Menor de 12 años sin consanguinidad | |||
| 7 | Padre o madre del cónyuge | |||
| 12 | Tipo de identificación cónyuge o compañero (a) permanente | 2 | CC | Cédula de ciudadanía |
| CE | Cédula de extranjería | |||
| PA | Pasaporte | |||
| TI | Tarjeta de identidad | |||
| NU | Número único de identificación personal | |||
| 13 | Número de Identificación cónyuge o compañero(a) permanente | 16 | ||
| 14 | Grupo étnico | 1 | A | Afrocolombiano |
| I | Indígena | |||
| N | No aplica | |||
| 15 | Grupo poblacional | 1 | 1 | Indigentes |
| 2 | Menores Abandonados | |||
| 3 | Madres comunitarias | |||
| 4 | Artistas, autores, compositores | |||
| 5 | Otros | |||
| 16 | Nivel de SISBEN | 1 | 1 | Nivel I |
| 2 | Nivel II | |||
| 3 | Nivel III | |||
| 4 | Nivel IV | |||
| N | No aplica | |||
| 17 | Número de ficha SISBEN | 10 | ||
| 18 | Núcleo familiar SISBEN | 2 | ||
| 19 | Causa del beneficiario mayor de 18 años. | 1 | D | Discapacidad |
| E | Estudiante | |||
RESIDENCIA HABITUAL
| 20 | Código de departamento | 2 | Codificación DANE | |
| 21 | Código de municipio | 3 | Codificación DANE | |
| 22 | Zona | 1 | U | Urbana |
| R | Rural | |||
AFILIACIÓN
| 23 | Código entidad | 6 | ||
| 24 | Fecha de afiliación al sistema | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
| 25 | Fecha de afiliación a la entidad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
| 26 | Código entidad anterior | 6 | ||
| 27 | Estado actual de la afiliación | 2 | AC | Activo: con afiliación vigente y al día en sus aportes |
| SU | Suspendido: Afiliación vigente con mora entre 1 y 5 meses en el pago de sus aportes | |||
| DE | Desafiliado; Afiliación con mora mayor de 6 meses | |||
| RE | Retirado: Afiliado con reporte de novedad de retiro por parte su Aportante | |||
| RM | Retirado por múltiple afiliación: Afiliado al cual se le generó una novedad de retiro por ser valida la afiliación en otra entidad en los términos del decreto 806/98 | |||
| RX | Afiliación interrumpida por viaje al exterior: Afiliado que reportó mediante novedad su traslado al exterior | |||
| AF | Afiliado fallecido: retirado por muerte. | |||
| IH | Interrupción por periodo de Huelga o suspensión temporal contrato de trabajo. | |||
| IS | Interrupción por suspensión disciplinaria o licencia no remunerada servicios públicos | |||
| 28 | Carnetización | 1 | S | Si |
| N | No | |||
| 29 | Fecha de carnetización | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
| 30 | Fecha novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
INFORMACIÓN DE APORTANTES
| 31 | Tipo de identificación del aportante | 2 | CC | Cédula de ciudadanía |
| CE | Cédula de extranjería | |||
| PA | Pasaporte | |||
| TI | Tarjeta de identidad | |||
| NU | Número único de identificación personal | |||
| NI | Número de identificación tributaria | |||
| 32 | Número de identificación del aportante | 16 | ||
| 33 | Digito de verificación | 1 | ||
| 34 | Nombre o razón social del aportante | 40 | ||
| 35 | Tipo de aportante | 1 | 1 | Empleador |
| 2 | Administrador de pensiones | |||
| 3 | Entidad agrupadora | |||
| 4 | Independiente | |||
| 36 | Sector del aportante | 1 | 1 | Público |
| 2 | Privado | |||
| 3 | Mixto | |||
| 37 | Identificador de la ARP | 12 | ||
INFORMACIÓN LABORAL DEL DEPENDIENTE
| 38 | Código departamento donde labora | 2 | Según codificación del DANE | |
| 39 | Código del municipio donde labora | 3 | Según codificación del DANE | |
| 40 | Zona | 1 | U | Urbana |
| R | Rural | |||
| 41 | Fecha de vinculación al aportante | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
| 42 | Ingreso base de cotización | 12 | ||
DATOS ADICIONALES DE LA PERSONA CON INGRESOS DIFERENTES A SALARIOS Y PENSIONES
| 44 | Nivel educativo | 1 | 1 | Ninguno |
| 2 | Básica | |||
| 3 | Técnica | |||
| 4 | Superior | |||
| 5 | Especialización | |||
| 45 | Último año aprobado | 4 | Último año aprobado en numero | |
| 46 | Posición ocupacional | 1 | P | Patrón / empleador |
| T | Trabajador por cuenta propia | |||
| 47 | Vivienda propia | 1 | S | Si |
| N | No | |||
| 48 | Tamaño de la empresa | 1 | 1 | Un empleado |
| 2 | Dos a nueve empleados | |||
| 3 | Diez a mas empleados | |||
| 49 | Sistema de clasificación de ingresos | 1 | R | Sistema de ingreso real |
| P | Sistema de presunción de ingresos | |||
ADICIONALES REGIMEN SUBSIDIADO
| 50 | Nº del contrato ente territorial | 4 | ||
| 51 | Acto administrativo | 1 | A | Acuerdo |
| R | Resolución | |||
| O | Otro | |||
| N | Ninguno | |||
| 52 | Nº Acto administrativo | 6 | ||
| 53 | Tipo de contrato | 2 | CO | Continuidad |
| MR | Mayores retiros de cajas | |||
| AM | Ampliación de cobertura | |||
| MI | Migratorios | |||
| FO | FOREC | |||
| RC | Recursos de cajas | |||
| RP | Recursos propios | |||
| OT | Otros | |||
| 54 | Fecha del contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
| 55 | Duración (meses) | 2 | ||
| 56 | Número de afiliados | 7 | ||
MEDICINA PREPAGADA Y SEGUROS DE SALUD
| 57 | Numero de póliza o contrato | 15 | ||
| 58 | Inicio vigencia póliza o contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
| 59 | Fin vigencia póliza o contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |
| 60 | Tipo de póliza o contrato | 1 | 1 | Medicina prepagada |
| 2 | Seguros privados en salud | |||
| 3 | Otros | |||
OTROS
| 61 | Tipo de archivo | 1 | 1 | Maestros |
| 2 | Novedades | |||
III. ESPECIFICACIONES TECNOLOGICAS PARA LA REMISION DE INFORMACION
1. MEDIOS.
La información debe presentarse en medio magnético o electrónico. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados:
- CD-ROM, de 74 minutos, 650 Megabytes o superior
- Disquete ZIP, 120 MB o superior
- Disquetes de 3.5", alta densidad
- Transferencia Electrónica
2. CARACTERÍSTICAS DE FORMATO.
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con la siguientes especificaciones técnicas:
a. Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt.
b. Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras mayúsculas.
c. El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).
d. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial.
e. Los campos tipo fecha deben tener el formato dia/mes/año (dd/mm/aaaa) incluido el carácter slach (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.
f. Los campos numéricos deben venir sin separación de miles y no deben traer decimales.
g. El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.
h. Para optimizar el proceso de envío de los archivos se pueden comprimir con formato ZIP.
i. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de registro.
j. Las longitudes contenidas en los cuadros de esta resolución se deben entender como el tamaño máximo del campo.
k. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
l. Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la letra 'o' la cual es un carácter diferente a cero.
Bogotá, Julio 10 de 2002
