RESOLUCION 2390 DE 1998
(junio 23)
MINISTERIO DE SALUD
<NOTA: A la presente Resolución se anexa, al final de la misma, el memorando
externo del Ministerio de Salud "PRIMER ENVIO DE INFORMACION - RESOLUCION
2390. MODULO DE AFILIACION - SIIS">
Por la cual se determinan los datos mínimos, las responsabilidades y
los flujos de la información sobre afiliación en el Sistema General
de Seguridad Social en Salud.
LA MINISTRA DE SALUD
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas
por los numerales 2, 3 y 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y el
artículo 3o. del Decreto 1292 de 1994.
RESUELVE:
GENERALIDADES
ARTICULO 1. OBJETO. Definir los datos mínimos que las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, deberán mantener actualizados, su forma de presentación, la periodicidad para disponerlos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y las responsabilidades de las diferentes instituciones que participan en el proceso de afiliación.
ARTICULO 2. CAMPO DE APLICACION. La presente resolución se aplica a los Departamentos, Distritos y Municipios, a las Entidades Promotoras de Salud - EPS, a las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS y las que se asimilen.
ARTICULO 3. <ACTUALIZACION DE LA INFORMACION GENERADA EN EL PROCESO DE AFILIACION>. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, deberán mantener actualizada la información generada en el proceso de afiliación, al igual que la información histórica, las cuales son fundamentales para la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
ARTICULO 4. <OBLIGACION DE PONER A DISPOSICION DE LOS ORGANISMOS COMPLETENTES LA INFORMACION GENERADA EN EL PROCESO DE AFILIACION>. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, dejarán a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control, y de los Departamentos, Distritos y Municipios, la información generada en el proceso de afiliación, en los formatos y con las características que se definan en esta resolución, con el propósito de dar cumplimiento a las funciones establecidas en la Ley.
ARTICULO 5. <GARANTIZAR LA VERACIDAD, CONSISTENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA INFORMACION GENERADA EN EL PROCESO DE AFILIACION>. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, deberán garantizar la veracidad, consistencia y oportunidad de la información generada en el proceso de afiliación, mediante procesos de validación y verificación.
ARTICULO 6. - <CONFORMACION DE LA BASE DE DATOS DE AFILIACION>. Los Departamentos, Distritos y Municipios, conformarán la base de datos de afiliación, a partir de la información reportada por las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, la cual deberá contener como mínimo la estructura de datos que se define en este acto administrativo.
ARTICULO 7. <CARACTERISTICAS MINIMAS DEL SISTEMA DE INFORMACION>. La información de afiliación a que se refiere esta Resolución, deberá ser generada por un sistema de información automatizado, el cual contará con las siguientes características mínimas:
a. Captura de datos: el sistema debe facilitar el ingreso de la información y sus novedades, mediante un módulo que además de permitir el registro, permita la validación y verificación de los datos capturados.
b. Almacenamiento de datos: los datos capturados serán almacenados en un manejador de base de datos relacional, el cual garantice la consistencia, el acceso y la seguridad de la información. Este manejador preferiblemente debe ajustarse al estándar de base de datos ODBC (Open Data Base Connectivity). La estructura de la base de datos tendrá como mínimo la información que se define en esta Resolución.
c. Salidas de información: El sistema deberá generar en forma sistemática la información que se define en esta resolución y la que el Ministerio de Salud y demás Organismos de Dirección, Vigilancia y Control en cumplimiento de sus funciones, exijan en forma excepcional.
d. Auditoría y supervisión: El sistema deberá documentarse de tal forma que pueda ser auditado y supervisado, en primera instancia, por la propia Entidad y por el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud, cuando lo consideren pertinente.
ARTICULO 8. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, deberán aplicar las tablas básicas de uso común tales como la división político-administrativa- DANE y las actividades económicas, las cuales serán suministradas por el Ministerio de Salud, quién las mantendrá actualizadas.
TIPO, FORMATO Y CODIFICACION DE LOS DATOS DE IDENTIFICACION
ARTICULO 9- IDENTIFICACION DE LAS ENTIDADES. La información referente a la identificación de las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado - ARS y las que se asimilen, será la asignada por la Superintendencia Nacional de Salud y se ajustará al siguiente formato:
Dato Descripción Longi Valor Observación
tud Permitido------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código de la EPS, 6 Códigos definidos
de la ARS o las que se por la Superintendencia
Entidad asimilen. 6 Nacional de Salud
ARTICULO 10. IDENTIFICACION DE LOS AFILIADOS. A partir del 1 de enero del año 2000 la identificación única de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud será la Cédula de Ciudadanía para los mayores de edad, la Tarjeta de Identidad para los menores de edad mayores de 7 años y el Registro Civil para los menores de 7 años. Para los extranjeros, se seguirá utilizando la cédula de extranjería o el pasaporte.
PARAGRAFO. Para identificar los afiliados antes del año 2000, se utilizarán los tipos y números de identificación definidos en esta resolución.
TIPO, FORMATO Y CODIFICACION DE LOS DATOS DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO
ARTICULO 11. Las Entidades Promotoras de Salud -EPS y las que se asimilen, deberán mantener actualizados y a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control y de los Departamentos, Distritos y Municipios, los datos de los afiliados al régimen contributivo de acuerdo con el siguiente formato y codificación:
1. Información del cotizante
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido --------------------------------------------------------------------------
Datos Personales
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref.
identifica- identificación CC=Cédula de
ción del cotizante ciudadanía
CE=Cédula de
extranjería
PA=Pasaporte
TI=Tarjeta de
Identidad
RC=Registro
Civil
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de Número de 15
identi- identificación,
ficación según el tipo de
identificación.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer apellido, 50
apellido según el documento
de identificación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo apellido, 50
apellido según el documento
de identificación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer nombre, 30
Nombre según documento
de identificación.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo nombre, 30
Nombre según documento
de identificación.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha
nacimiento del cotizante debe ser día/mes/año:
DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Sexo Identificador del 1 M=Masculino
sexo del cotizante F=Femenino
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 F=Física
discapa- determinar el tipo M=Mental o
cidad de discapacidad psíquica
S=Sensorial
N=Sin disca-
pacidad
-----------------------------------------------------------------------------
Datos del Cónyuge o compañero(a) permanente
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref.
identifi- identificación CC=Cédula de
cación del Cónyuge ciudadanía
o compañero(a) CE=Cédula de
permanente extranjería
PA=Pasaporte
TI=Tarjeta de
Identidad
RC=Registro
Civil
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número de Número de 15
identifi- identificación
cación, según el tipo de
identificación.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Cotizante Identificador para 1 S=Si
determinar si el N=No
Cónyuge o
compañero(a) perma-
nente es cotizante
-----------------------------------------------------------------------------
Residencia habitual
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa- 2 Tabla de División
Departa- mento donde reside Político Administra-
mento el cotizante tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del municipio 3 Tabla de División
Municipio donde reside el Político Administra-
cotizante tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre del área 50 Si el cotizante reside
de la donde reside el en el área urbana,
localidad cotizante anotar el nombre del
barrio. Si el cotizante
reside en el área rural
anotar el nombre de
vereda, corregimiento,
caserío, inspección de
policía o resguardo
indígena.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside el R=Rural
cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Dirección Dirección del 50
cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Teléfono Teléfono del 15
cotizante
-----------------------------------------------------------------------------
Datos de la afiliación------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Indicador para 1 D=Dependiente Si es pensionado y
cotizante determinar el tipo I=Indepen- adicionalmente labora,
de vinculación diente registrar Mixto.
laboral del P=Pensionado
cotizante. M=Mixto
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha en la cual el 10 El formato de fecha
afiliación cotizante se afilió debe ser día/mes/año:
al Sistema por primera vez a DD/MM/AAAA.
General una EPS-ARS o similar.
de Seguri-
dad Social
en Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha
afiliación ción por primera vez debe ser día/mes/año:
a la EPS a una la EPS o similar. DD/MM/AAAA.
o similar.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en
Afiliación minar si la afiliación el Sistema
es por primera vez TC=Traslado de
en el sistema, o si otra EPS o
es por traslado. similar.
TS=Traslado
del Régimen
Subsidiado
NC=Nacido en
la EPS o
similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre de la última 50
de la Entidad donde se
Entidad encontraba el
anterior cotizante, o de la
cual se traslada.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la última 6 Según la codificación
Entidad Entidad donde se determinada por la
anterior encontraba el Superintendencia
cotizante, o de Nacional de Salud
la cual se traslada.
-----------------------------------------------------------------------------
Datos adicionales del trabajador dependiente
--------------------------------------------------------------------------
Identificación del empleador
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3 Tabla Ref.
identifi- ción del empleador CC=Cédula de
cación ciudadanía
CE=Cédula de
extranjería
NIT= Número
de identi-
ficac. Tri
butaria
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 12
identi- del empleador
ficación
-----------------------------------------------------------------------------
Identificación Territorial donde labora
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa 2 Tabla de División
Departa- mento donde labora Político Administrativa
mento - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del Municipio 3 Tabla de División
Munici- donde labora Político Administrativa
pio - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de ingreso 10 El formato de fecha
ingreso a la empresa debe ser día/mes/año:
a la DD/MM/AAAA
empresa ---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Ingreso Valor del ingreso 8 Sin decimales, con
base de base de cotización aproximación al múlti-
cotización plo de mil más cercano.
Si el cotizante es cla-
sificado Mixto, debe
registrar la suma de
los diferentes ingre-
sos. En la base de
datos, debe mantener
por separado cada
concepto.
-----------------------------------------------------------------------------
Datos adicionales del Trabajador Independiente
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código de la activi- 4
de la dad económica del
Actividad trabajador
económica
-----------------------------------------------------------------------------
Identificación Territorial donde labora
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa 2 Tabla de División
Departa- mento donde labora Político Administrativa
mento - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del Municipio 3 Tabla de División
Munici- donde labora Político Administrativa
pio - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside el R=Rural
cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nivel Registrar el máximo 1 Tabla de Ref:
educativo nivel de escolaridad 1=Ninguno
alcanzado 2=Primaria
3=Secundaria
4=Superior
5=Especiali-
zación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Ultimo De acuedo al nivel 1
año de escolaridad,
aprobado registrar el último
año aprobado.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Posición Identificador para 1 P=Patrón/
ocupa- determinar si el Empleador
cional trabajador tiene T=Trabajador
empleados a cargo por cuenta
o trabajador por propia
cuenta propia.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Vivienda Identificador para 1 S=Si
propia determinar si posee N=No
vivienda propia,
independiente que la
habite.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tamaño Registrar para los 1 1=1 empleado
de la empleadores, según el 2=2 a 9
empresa número de empleados empleados
3=10 o más
empleados
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Base de Registrar el valor 8
cotiza- de la base de cotiza-
ción ción estimado por
la EPS o similar.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Valor de Registrar el valor 8
la cotiza- de la cotización
ción mensual estimado por
mensual la EPS o similar.
-----------------------------------------------------------------------------
Datos adicionales del Pensionado
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Entidad Nombre de la Entidad 30
que tiene que le paga la
a cargo pensión.
la pensión
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Mesada Valor correspondiente 8
pensional al monto de la
pensión mensual
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Ingresos Registre el valor de 8
adiciona- otros ingresos
les
-----------------------------------------------------------------------------
2. Información del Beneficiario y del Adicional
(Se refiere al cotizante dependiente definido en el Artículo 40 del Decreto 806 de 1998)
-----------------------------------------------------------------------------
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido --------------------------------------------------------------------------
Datos Personales
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref.
identifica- identificación CC=Cédula de
ción del cotizante ciudadanía
CE=Cédula de
extranjería
PA=Pasaporte
TI=Tarjeta de
Identidad
RC=Registro
Civil
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de Número de
identi- identificación,
ficación según el tipo de
identificación. 15
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer apellido,
apellido según el documento
de identificación 50
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo apellido,
apellido según el documento
de identificación 50
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer nombre,
Nombre según documento
de identificación. 30
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo nombre,
Nombre según documento
de identificación. 30
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de nacimiento El formato de fecha
nacimiento del cotizante 10 debe ser día/mes/año:
DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Sexo Identificador del 1 M=Masculino
sexo del cotizante F=Femenino
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Incapaci- Identificador para 1 S=Si
dad para determinar si la N=No
laborar incapacidad es perma-
nente o no
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 F=Física
discapa- determinar el tipo M=Mental o
cidad de discapacidad psíquica
S=Sensorial
N=Sin disca-
pacidad
-----------------------------------------------------------------------------
Residencia habitual (1)
Esta información es la misma registrada para el cotizante si reside en el mismo sitio. Si es diferente actualizar por novedades.
-----------------------------------------------------------------------------
Código Código del departa- 2 Tabla de División
Departa- mento donde reside Político Administra-
mento el beneficiario o tiva - DANE
adicional
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del municipio 3 Tabla de División
Municipio donde reside el Político Administra-
beneficiario o tiva - DANE
adicional
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre del área 50 Si reside en área
de la donde reside el urbana, anotar el
localidad beneficiario o nombre del barrio.
adicional Si reside en el área
rural anotar el nombre
de vereda, corregi-
miento, caserío,
inspección de policía
o resguardo indígena.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside el R=Rural
beneficiario o
adicional
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Dirección Dirección donde 50
reside el beneficiario
o adicional
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Teléfono Teléfono del benefi- 15
ciario o adicional
-----------------------------------------------------------------------------
Datos de la afiliación
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha en la cual el 10 El formato de fecha
afiliación beneficiario o debe ser día/mes/año:
al Sistema adicional de afilió DD/MM/AAAA.
General por primera vez a
de Seguri- una EPS-ARS o similar.
dad Social
en Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha
afiliación ción del beneficiario debe ser día/mes/año:
a la o adicional a la EPS DD/MM/AAAA.
entidad. o similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Identifi- Identificador para 1 B=Beneficiario
cador del determinar si el A=Adicional
benefici- el afiliado es
ario o beneficiario o
adicional adicional
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Identifi- Identificador para 1 S=Si
cador de determinar si el N=No
Benefici- Beneficiario es
ario Co- cotizante
tizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en
Afiliación minar si la afiliación el Sistema
es por primera vez TC=Traslado de
en el sistema, o si otra EPS o
es por traslado. similar.
TS=Traslado
del Régimen
Subsidiado
NC=Nacido en
la EPS o
similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre de la última 50
de la Entidad donde se
Entidad encontraba el
anterior cotizante, o de la
cual se traslada.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la última 6 Según la codificación
Entidad Entidad donde se determinada por la
anterior encontraba el Superintendencia
cotizante, o de Nacional de Salud
la cual se traslada.
-----------------------------------------------------------------------------
Datos adicionales del trabajador dependiente
--------------------------------------------------------------------------
Relación con el cotizante Principal
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3 Tabla Ref.
identifi- ción del empleador CC=Cédula de
cación ciudadanía
CE=Cédula de
extranjería
PA=Pasaporte
TI=Tarjeta de
Identidad
RC=Registro
Civil
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Identifi- No. de identificación 15
cación del del cotizante
cotizante ---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Relación Relación del 1 C=Cónyuge o
del beneficiario compañero(a)
benefi- con el cotizante permanente
ciario H=Hijo(a)
P=Padre o
madre
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Relación Relación del 1 1=Primer grado
del adicional con el consanguinidad
adicional cotizante 2=Segundo grado
consanguinidad
3=Tercer grado
consanguinidad
4=Otro menor de
12 años
-----------------------------------------------------------------------------
3. Novedades de ingreso
Las Entidades Promotoras de Salud- EPS o las que se asimilen, deberán registrar las novedades de ingreso, utilizando los formatos definidos en los numerales anteriores, 1. Información del cotizante y 2. Información del Beneficiario y del Adicional.
4. Actualización de datos y novedades de retiro, traslado, suspensión ydesafiliación
Las Entidades Promotoras de Salud- EPS o las que se asimilen deberán mantener actualizada la información enunciada en los numerales anteriores, a través del sistema de registro de novedades, identificando la fecha de la novedad, el tipo de novedad y conservando la información histórica.
Las novedades mínimas que deben registrar son:
Código y valor:
CI = Cambio de documento de identificación
CR = Cambio del Departamento o Municipio de la residencia habitual
CZ = Cambio de Zona
TA = Cambio de tipo de afiliado
CC = Cambio de tipo de cotizante
CD = Declara discapacidad
TC = Traslado a otra EPS o similar
TS = Traslado al Régimen subsidiado
RM = Retiro por muerte
RI = Reingreso antes de 6 meses
ND = Dejó de ser dependiente económicamente
SD = Paso a ser dependiente económicamente.
NE = Dejó de ser estudiante de tiempo completo, depende económicamente y paga UPC adicional
SE = Pasó a ser estudiante de tiempo completo y depende económicamente
IP = Declara incapacidad permanente y depende económicamente
SU = Suspensión
DS = Desafiliación
DA = Retiro por doble afiliación
Esta lista de novedades deberá ser adicionada con otras novedades requeridas para mantener actualizada la información de los afiliados.
5. Información de empleadores
Las Entidades Promotoras de Salud mantendrán actualizada y a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control y de los Departamentos, Distritos y Municipios, los datos de los empleadores de los afiliados al régimen contributivo de acuerdo con el siguiente formato y codificación:
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3 Tabla Ref.
identifi- ción del empleador CC=Cédula de
cación ciudadanía
CE=Cédula de
extranjería
NIT= Número
de identi-
ficac. Tri
butaria
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 12
identi- del empleador
ficación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre o Nombre o razón social 50
razón del empleador
social
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la 4
Actividad actividad económica
económica del empleador
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Identi- NIT de la 12
ficador Administradora de
de la ARP Riesgos Profesionales
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre de Nombre de la 30
la ARP Administradora de
Riesgos Profesionales
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa- 2 Según División
Departa- mento donde reside Político Administra-
mento el empleador tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del municipio 3 Según División
Municipio donde reside el Político Administra-
empleador tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside el R=Rural
empleador
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Dirección Dirección del 50
empleador
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Teléfono Teléfono y fax del 15
/Fax empleador
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total Total de empleados 7
empleados con que cuenta el
empleador, afiliados
o no afiliados a la
EPS o similar.
-----------------------------------------------------------------------------
TIPO, FORMATO Y CODIFICACION DE LOS DATOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO
ARTICULO 12. Las Administradoras del Régimen Subsidiado mantendrán actualizados y a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control y de los Departamentos, Distritos y Municipios, los datos de los afiliados al régimen subsidiado de acuerdo con el siguiente formato y codificación:
1. Información del Beneficiario Cabeza de familia
ASI = Adulto sin identificación
MSI = Menor sin identificación Número de identificación Número de identificación, según el tipo de identificación. 15 Si el afiliado es menor sin identificación, se le asignará el número del documento de identificación de la madre si existe, o en su defecto el del beneficiario cabeza de familia, agregándole un guión y un número consecutivo, empezando en uno (1) según el número de menores.
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido --------------------------------------------------------------------------
Datos Personales
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref.
identifica- identificación CC=Cédula de
ción del cotizante ciudadanía
TI=Tarjeta de
Identidad
RC=Registro
Civil
ASI=Adulto sin
identificación
MSI=Menor sin
identificación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de Número de 15 Si el afiliado es menor
identi- identificación, sin identificación, se
ficación según el tipo de le asigna el número del
identificación. documento de identifi-
cación de la madre si
existe o en su defecto
el del beneficiario
cabeza de familia,
agregándole un guión y
un número consecutivo,
empezando en uno (1)
según el número de
menores
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de Si es un adulto sin
identi- identificación, asignar
ficación el código del Depto,
(Con.) más código del
Municipio, y el número
del SISBEN.
Para el caso de la
población especial de
menores abandonados,
indigentes, indígenas,
se asignará el código
del Depto., más código
del Municipio, más el
indicador de población
(I para indígena, D
para indigente y A
para menor
abandonado), más el
secuencial asignado.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer apellido, 50
apellido
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo apellido, 50
apellido
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer nombre, 30
Nombre
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo nombre, 30
Nombre
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha
nacimiento debe ser día/mes/año:
DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Sexo Identificador del 1 M=Masculino
sexo F=Femenino
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Grupo Identificador para 1 A=Afro-
étnico determinar si colombiano
pertenece a una I=Indígena
población específica N=No aplica
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nivel Identificador del 1 1=Nivel 1 Registrar No aplica
SISBEN nivel asignado por el 2=Nivel 2 para los grupos de
SISBEN 3=Nivel 3 población de menores
N=No aplica abandonados, indígenas
e indigentes.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número Número de la ficha 10
Ficha asignado por el SISBEN
SISBEN
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de 10 El formato de fecha
la ficha debe ser día/mes/año:
del SISBEN DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Puntaje Puntaje asignado por 3
SISBEN la calificación del
SISBEN
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 F=Física
discapa- determinar el tipo M=Mental o
cidad de discapacidad psíquica
S=Sensorial
N=Sin disca-
pacidad
-----------------------------------------------------------------------------
Residencia habitual
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa- 2 Tabla de División
Departa- mento donde reside Político Administra-
mento tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del municipio 3 Tabla de División
Municipio donde reside Político Administra-
tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre del área 50 Si reside en el área
de la donde reside urbana, anotar el
localidad nombre del barrio.
Si reside en el área
rural anotar el nombre
de vereda, corregimien-
to, caserío, inspección
de policía o resguardo
indígena.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside R=Rural
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Dirección Dirección donde 50
reside
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Teléfono Teléfono 15
-----------------------------------------------------------------------------
Datos de la afiliación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de afiliación 10 El formato de fecha
afiliación por primera vez a debe ser día/mes/año:
al Sistema una EPS-ARS o similar. DD/MM/AAAA.
General
de Seguri-
dad Social
en Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de la afilia 10 El formato de fecha
afiliación ción a la ARS debe ser día/mes/año:
a ARS DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Carneti- Identificador para 1 S=Si
zación determinar si el N=No
beneficiario es
carnetizado
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha en la cual se 10 El formato de fecha
entrega le entregó el carné debe ser día/mes/año: del carné DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en
Afiliación minar si la afiliación el Sistema
es por primera vez TC=Traslado de
en el sistema, o si otra EPS o
es por traslado. similar.
TS=Traslado
del Régimen
Subsidiado
NC=Nacido en
la EPS o
similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre de la última 50
de la Entidad donde se
Entidad encontraba el
anterior cotizante, o de la
cual se traslada.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la última 6 Según la codificación
Entidad Entidad donde se determinada por la
anterior encontraba el Superintendencia
cotizante, o de Nacional de Salud
la cual se traslada.
2. Información de beneficiarios integrantes del grupo familiarDato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido --------------------------------------------------------------------------
Datos Personales
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de 3 Tabla Ref.
identifica- identificación CC=Cédula de
ción del cotizante ciudadanía
TI=Tarjeta de
Identidad
RC=Registro
Civil
ASI=Adulto sin
identificación
MSI=Menor sin
identificación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de Número de 15 Si el afiliado es menor
identi- identificación, sin identificación, se
ficación según el tipo de le asigna el número del
identificación. documento de identifi-
cación de la madre si
existe o en su defecto
el del beneficiario
cabeza de familia,
agregándole un guión y
un número consecutivo,
empezando en uno (1)
según el número de
menores
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de Si es un adulto sin
identi- identificación, asignar
ficación el código del Depto,
(Con.) más código del
Municipio, y el número
del SISBEN.
Para el caso de la
población especial de
menores abandonados,
indigentes, indígenas,
se asignará el código
del Depto., más código
del Municipio, más el
indicador de población
(I para indígena, D
para indigente y A
para menor
abandonado), más el
secuencial asignado.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Caracteristicas personales ---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer apellido, 50
apellido
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo apellido, 50
apellido
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer nombre, 30
Nombre
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo nombre, 30
Nombre
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha
nacimiento debe ser día/mes/año:
DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Sexo Identificador del 1 M=Masculino
sexo F=Femenino
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Grupo Identificador para 1 A=Afro-
étnico determinar si colombiano
pertenece a una I=Indígena
población específica N=No aplica
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Información de SISBEN (1)
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nivel Identificador del 1 1=Nivel 1 Registrar No aplica
SISBEN nivel asignado por el 2=Nivel 2 para los grupos de
SISBEN 3=Nivel 3 población de menores
N=No aplica abandonados, indígenas
e indigentes.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Puntaje Puntaje asignado por 3
SISBEN la calificación del
SISBEN
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número Número de la ficha 10
Ficha asignado por el
SISBEN SISBEN
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de 10 El formato de fecha
la ficha debe ser día/mes/año:
del SISBEN DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 F=Física
discapa- determinar el tipo M=Mental o
cidad de discapacidad psíquica
S=Sensorial
N=Sin disca-
pacidad
-----------------------------------------------------------------------------
Residencia habitual
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa- 2 Tabla de División
Departa- mento donde reside Político Administra-
mento tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del municipio 3 Tabla de División
Municipio donde reside Político Administra-
tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre del área 50 Si reside en el área
de la donde reside urbana, anotar el
localidad nombre del barrio.
Si reside en el área
rural anotar el nombre
de vereda, corregimien-
to, caserío, inspección
de policía o resguardo
indígena
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside R=Rural
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Dirección Dirección donde 50
reside
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Teléfono Teléfono 15
-----------------------------------------------------------------------------
Datos de la afiliación------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de afiliación 10 El formato de fecha
afiliación por primera vez a debe ser día/mes/año:
al Sistema una EPS-ARS o similar. DD/MM/AAAA.
General
de Seguri-
dad Social
en Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de la afilia 10 El formato de fecha
afiliación ción a la ARS debe ser día/mes/año:
a ARS DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha en la cual se 10 El formato de fecha
entrega le entregó el carné debe ser día/mes/año: del carné DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en
Afiliación minar si la afiliación el Sistema
es por primera vez TC=Traslado de
en el sistema, o si otra EPS o
es por traslado. similar.
TS=Traslado
del Régimen
Subsidiado
NC=Nacido en
la EPS o
similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre de la última 50
de la Entidad donde se
Entidad encontraba el
anterior cotizante, o de la
cual se traslada.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la última 6 Según la codificación
Entidad Entidad donde se determinada por la
anterior encontraba el Superintendencia
cotizante, o de Nacional de Salud
la cual se traslada.
-----------------------------------------------------------------------------
Relación con el beneficiario cabeza de familia
------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3
identifi- ción del beneficiario
cación cabeza de familia
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15
identi- del beneficiario
ficación cabeza de familia
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Relación Relación con el 1 C=Cónyuge o
beneficiario cabeza compañero(a)
de familia permanente
H=Hijo(a)
P=Padre o
madre
O=Otro Pariente
N=Otro no
pariente
-----------------------------------------------------------------------------
3. Novedades de ingreso
Las Administradoras del Régimen Subsidiado deberán registrar las novedades de ingreso, utilizando los formatos definidos en los numerales anteriores: 1. Información del beneficiario cabeza de familia y 2. Información de beneficiarios integrantes del grupo familiar.
4. Actualización de datos y Novedades de retiro, reingreso y traslado deafiliados
Las Administradoras del Régimen Subsidiado -ARS deberán mantener actualizada la información enunciada en los numerales anteriores, a través del sistema de registro de novedades, identificando el tipo y fecha de novedad, conservando la información histórica.
Las novedades mínimas que deben registrar son:
Código y valor:
CI = Cambio de identificación
CR = Cambio del Depto. y/o Municipio de la residencia habitual
CZ = Cambio de Zona
TA = Cambio de tipo de beneficiario (cabeza de familia u otro integrante del grupo)
CD = Declaración de discapacidad
NS = Cambio Nivel SISBEN
CS = Cambio de ficha del SISBEN
CF = Cambio de fecha de la ficha del SISBEN
IC = Pérdida de calidad de afiliado por Ingreso al Régimen contributivo
TS = Traslado a otra ARS
RM = Retiro por muerte
UF = Pérdida de calidad de afiliado por uso fraudulento del carnet
CE = Carnetizado
DA = Retiro por doble afiliación
Esta lista de novedades deberá ser adicionada con otras novedades requeridas para mantener actualizada la información de los afiliados.
FLUJO DE INFORMACION DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO
ARTICULO 13. Las Entidades Promotoras de Salud - EPS o las que se asimilen, deberán remitir los archivos con la información de todos sus afiliados, al Ministerio de Salud - Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, en medio magnético, según las especificaciones que se describen a continuación.
Las Entidades Promotoras de Salud - EPS o las que se asimilen, deberán remitir copia de los mismos archivos a los Departamentos, Distritos y Municipios, con la información correspondiente a sus afiliados residentes en la respectiva jurisdicción, en medio magnético, de acuerdo con las especificaciones que se describen a continuación.
1. Archivo maestro:
Nombre del archivo: MCCODIGOEPSDDMMAAAA donde:
MC: Maestro contributivo (2 dígitos)
CODIGOEPS: Código de la Entidad Promotora de Salud o similar, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)
DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.
Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:
* Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.
* Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.
* Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de los afiliados. Se remitirá un archivo maestro para cotizantes y otro para beneficiarios y adicionales.
El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.
Diseño del Registro de identificación y control General
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la EPS o 6 Tabla de Según la codificación
la EPS o similar Aseguradoras determinada por la
similar Superintendencia
Nacional de Salud.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año.
inicial período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año.
final período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Total de registros
registros de datos del envío
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Número de volúmenes
volúmenes por envío
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño del Registro de identificación y control por volumen
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la EPS o 6 Según la codificación
la EPS o similar determinada por la
similar Superintendencia
Nacional de Salud.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año.
inicial período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año.
final período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 1=Cotizantes
maestro determinar si la 2=Beneficiarios
información corres- y adicionales
ponde al maestro de
cotizantes o benefi-
ciarios y adicionales
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Total de registros
registros de datos en el volúmen
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño de los Registros de datos: Maestro de Cotizantes
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la EPS o 6
la EPS o similar
similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3
identifi- ción del afiliado
cación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15
identi- según el tipo de
ficación identificación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha
nacimiento del cotizante debe ser día/mes/año:
DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Sexo Identificador del 1 M=Masculino
sexo del cotizante F=Femenino
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 F=Física
discapa- determinar el tipo M=Mental o
cidad de discapacidad psíquica
S=Sensorial
N=Sin disca-
pacidad
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3
identifi- ción del cónyuge
cación o compañero(a)
permanente
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15
identi- según el tipo de
ficación identificación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Cónyuge Identificador para 1 S=Si
Cotizante determinar si el N=No
Cónyuge o compañero(a)
permanente es
cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa- 2
Departa- mento donde reside
mento el cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del municipio 3
Municipio donde reside el
cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside el R=Rural
cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Indicador para 1 D=Dependiente Si es pensionado y
cotizante determinar el tipo I=Indepen- adicionalmente labora,
de vinculación diente registrar Mixto.
laboral del P=Pensionado
cotizante. M=Mixto
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha en la cual el 10 El formato de fecha
afiliación cotizante se afilió debe ser día/mes/año:
al Sistema por primera vez a DD/MM/AAAA.
General una EPS-ARS o similar.
de Seguri-
dad Social
en Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha
afiliación ción por primera vez debe ser día/mes/año:
a la EPS a una la EPS o similar. DD/MM/AAAA.
o similar.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en
Afiliación minar si la afiliación el Sistema
es por primera vez TC=Traslado de
en el sistema, o si otra EPS o
es por traslado. similar.
TS=Traslado
del Régimen
Subsidiado
NC=Nacido en
la EPS o
similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre de la última 50
de la Entidad donde se
Entidad encontraba el
anterior cotizante, o de la
cual se traslada.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la última 6 Según la codificación
Entidad Entidad donde se determinada por la
anterior encontraba el Superintendencia
cotizante, o de Nacional de Salud
la cual se traslada.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Ingreso Valor del ingreso 8 Sin decimales, con
base de base de cotización aproximación al múlti-
cotización plo de mil más cercano.
Si el cotizante es cla-
sificado Mixto, debe
registrar la suma de
los diferentes ingre-
sos.
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño de los Registros de datos: Maestro de Beneficiarios y adicionales
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la EPS o 6
la EPS o similar
similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3
identifi- ción del afiliado
cación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15
identi- según el tipo de
ficación identificación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3
identifi- ción del cotizante
cación del
cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15
identi- del cotizante
ficación
del
cotizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha
nacimiento del beneficiario debe ser día/mes/año:
adicional DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Sexo Identificador del 1 M=Masculino
sexo F=Femenino
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Incapaci- Identificador para 1 S=Si
dad para determinar si la N=No
laborar incapacidad es perma-
nente o no
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 F=Física
discapa- determinar el tipo M=Mental o
cidad de discapacidad psíquica
S=Sensorial
N=Sin disca-
pacidad
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa- 2 Tabla de División
Departa- mento donde reside Político Administra-
mento tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del municipio 3 Tabla de División
Municipio donde reside Político Administra-
tiva - DANE
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside el R=Rural
beneficiario o
adicional
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha en la cual el 10 El formato de fecha
afiliación beneficiario o debe ser día/mes/año:
al Sistema adicional de afilió DD/MM/AAAA.
General por primera vez a
de Seguri- una EPS-ARS o similar.
dad Social
en Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha
afiliación ción del beneficiario debe ser día/mes/año:
a la EPS o adicional a la EPS DD/MM/AAAA.
o similar o similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Identifi- Identificador para 1 B=Beneficiario
cador del determinar si el A=Adicional
benefici- el afiliado es
ario o beneficiario o
adicional adicional
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Identifi- Identificador para 1 S=Si
cador de determinar si el N=No
Benefici- Beneficiario es
ario Co- cotizante
tizante
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en
Afiliación minar si la afiliación el Sistema
es por primera vez TC=Traslado de
en el sistema, o si otra EPS o
es por traslado. similar.
TS=Traslado
del Régimen
Subsidiado
NC=Nacido en
la EPS o
similar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nombre Nombre de la última 50
de la Entidad donde se
Entidad encontraba el
anterior cotizante, o de la
cual se traslada.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la última 6 Según la codificación
Entidad Entidad donde se determinada por la
anterior encontraba o de Superintendencia
la cual se traslada. Nacional de Salud
-----------------------------------------------------------------------------
2. Archivo novedades:
Nombre del archivo: NCCODIGOEPSDDMMAAAA donde:
NC: Novedades contributivo (2 dígitos)
CODIGOEPS: Código de la Entidad Promotora de Salud o similar, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)
DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.
Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:
* Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.
* Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.
* Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de novedades de los afiliados clasificadas en dos tipos: de ingreso y de actualización de datos y novedades de traslado, suspensión y desafiliación.
El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.
Diseño del Registro de identificación y control General
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la EPS o 6 Tabla de Según la codificación
la EPS o similar Aseguradoras determinada por la
similar Superintendencia
Nacional de Salud.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año.
inicial período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año.
final período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Total de registros
registros de datos del envío
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Número de volúmenes
volúmenes por envío
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño del Registro de identificación y control por volumen
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la EPS o 6 Según la codificación
la EPS o similar determinada por la
similar Superintendencia
Nacional de Salud.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año.
inicial período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año.
final período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 1=Ingreso
novedad determinar el tipo O=Otras
de novedad
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Total de registros
registros de datos en el volúmen
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño del Registro de datos de novedades de ingreso
El diseño del registro para reportar la novedades de ingreso, debe ser igual al Diseño de los Registros de datos: Maestro de Cotizantes y Maestro de Beneficiarios y adicionales.
Diseño del Registro de actualización de datos y novedades de traslado,suspensión y desafiliación.Se debe diligenciar un registro por cada tipo de novedad.
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la EPS o 6 Tabla de Según la codificación
la EPS o similar Aseguradoras determinada por la
similar Superintendencia
Nacional de Salud.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3
identifi- ción del afiliado
cación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15
identi- del afiliado
ficación
---------I---------------------I------I-----------------------I--------------
Tipo de Identificador que 2 Tabla de referencia
novedad permite establecer el CI=Cambio de documento
tipo de novedad del de identificación
afiliado CR=Cambio del Depto. o
Municipio de la
residencia habitual
CZ=Cambio de Zona
TA=Cambio de tipo de
afiliado
CC=Cambio de tipo de
cotizante
CD=Declara discapacidad
TC=Traslado a otra EPS o
similar
TS=Traslado al Régimen
subsidiado
RM=Retiro por muerte
RI=Reingreso antes de
6 meses
ND=Dejó de ser
dependiente
económicamente
SD=Paso a ser
dependiente
económicamente.
NE=Dejó de ser
estudiante de tiempo
completo, depende
económicamente y paga
UPC adicional
SE=Pasó a ser
estudiante de tiempo
completo y depende
económicamente
IP=Declara incapacidad
permanente y depende
económicamente
SU=Suspensión
DS=Desafiliación
DA=Retiro por doble
afiliación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nuevo Dependiendo del tipo 18 Si CI, cambio de
valor de novedad, documento, diligenciar
diligenciar el valor tipo (3) y número (15)
de la nueva variable. Si CR, registrar tanto
el Depto (2) como el
Municipio.(3).
Si TA, registrar C=Coti-
zante, B= Beneficiario,
A= Adicional
Si CC, registrar
I=Independiente,
D=Dependiente,
P=Pensionado.
M=Mixto
Si CD, registrar
F=Física
M=Mental o psíquica
S=Sensorial
N=Sin discapacidad
Si no aplica, registrar
NA.
Si TC o TS registrar el
código de la Entidad
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha de la novedad 10 El formato debe ser
día/mes/año:
DD/MM/AAAA
-----------------------------------------------------------------------------
ARTICULO 14. - FECHAS DE ENTREGA DE LOS ARCHIVOS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 4490 de 1998. El nuevo texto es el siguiente:>
Archivo Maestro (cotizantes, beneficiarios y adicionales): Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, o las que se asimilen, entregarán anualmente, al Ministerio de Salud, Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía y a los departamentos y distritos, el archivo maestro de afiliados, con corte a 31 de diciembre, el décimo día hábil del mes de enero.
Archivo de novedades: Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, o las que se asimilen, entregarán el archivo de novedades mensualmente al Ministerio de Salud, Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, en la fecha definida para la presentación de la Declaración de Adición, el primer día hábil del mes siguiente.
Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, o las que se asimilen, entregarán el archivo de novedades a los departamentos y distritos bimestralmente, correspondiente a los afiliados residentes en su respectiva jurisdicción al final de los siguientes bimestres: 1o. de octubre al 30 de noviembre; 1o. de diciembre a 31 de enero; 1o. de febrero a 31 de marzo; 1o. de abril a 30 de mayo; 1o. de junio a 31 de julio; 1o. de agosto a 30 de septiembre, en la fecha definida para la declaración de adición, el primer día hábil del mes siguiente.
PARAGRAFO 1o. El primer archivo maestro contendrá la información de los afiliados a 30 de septiembre de 1998 y este será remitido al décimo día hábil del mes de octubre. La entrega de novedades se iniciará y se normalizará a partir del primer día hábil del mes de febrero de 1999. Este primer envío corresponderá a las novedades presentadas entre el 1o. de enero y el 31 de enero de 1999, tanto al Ministerio de Salud, Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía cono a los departamentos y distritos, regularizándose su envío con las novedades mensuales y bimestrales respectivas, en las fechas establecidas en el presente artículo.
PARAGRAFO 2o. Este mecanismo de envío de los archivos, será utilizado hasta tanto no se cuente con la tecnología para su acceso directo. El Ministerio de Salud definirá antes del año 2000 el envío directo a los municipios de los archivos correspondientes a su respectiva jurisdicción, contenidos en la presente Resolución<Notas de vigencia>
- Artículo modificado por el artículo 1o. de la Resolución 4490 de 1998, publicado en el Diario Oficial No. 43.500 del 12 de febrero de 1999.
FLUJO DE INFORMACION DEL REGIMEN SUBSIDIADO
ARTICULO 15. Las Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS deberán remitir a los Departamentos, Distritos y Municipios, según sea el caso, los siguientes archivos en medio magnético:
1. Archivo maestro:
Nombre del archivo: MSCODIGOARSDDMMAAAA donde:
MS: Maestro subsidiado (2 dígitos)
CODIGOARS: Código de la Administradora del Régimen Subsidiado, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)
DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.
Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:
* Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.
* Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.
* Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de los afiliados.
El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.
Diseño del Registro de identificación y control General
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la ARS 6 Tabla de Según la codificación
la ARS Aseguradoras determinada por la
Superintendencia
Nacional de Salud.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año.
inicial contrato DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año.
final contrato DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Departamento 2
Departa- al cual pertenece
mento el Municipio
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Municipio con el que 3
Municipio tiene contrato la ARS
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número del 15
contrato ---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha del 10 Formato: día,mes,año.
contrato DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Total de registros
registros de datos del envío
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Número de volúmenes
volúmenes por envío
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño del Registro de identificación y control por volumen
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la ARS 6 Tabla de Según la codificación
la ARS Aseguradoras determinada por la
Superintendencia
Nacional de Salud.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año.
inicial contrato DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año.
final contrato DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Departamento 2
Departa- al cual pertenece
mento el Municipio
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Municipio con el que 3
Municipio tiene contrato la ARS
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número del 15
contrato ---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha del 10 Formato: día,mes,año.
contrato DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Total de registros
registros de datos en el volumen
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño de los Registros de datos - Maestro
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la ARS 6
la ARS
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3
identifi- ción del afiliado
cación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15
identi- del afiliado
ficación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha
nacimiento del cotizante debe ser día/mes/año:
DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3 Si es cabeza de
identifi- ción del cabeza de familia, registrar
cación familia para cuando nuevamente el tipo
cabeza de el registro correspon- de identificación
familia da a otro integrante
del grupo
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15 Si es cabeza de
identi- del afiliado familia, registrar
ficación nuevamente el tipo
de identificación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer apellido, 50
apellido
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo apellido, 50
apellido
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Primer Primer nombre, 30
Nombre
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Segundo Segundo nombre, 30
Nombre
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de nacimiento 10 El formato de fecha
nacimiento del afiliado debe ser día/mes/año:
DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Sexo Identificador del 1 M=Masculino
sexo de afiliado F=Femenino
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Grupo Identificador para 1 A=Afro-
étnico determinar si colombiano
pertenece a una I=Indígena
población específica N=No aplica
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del departa- 2
Departa- mento donde reside
mento el afiliado
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Código del municipio 3
Municipio donde reside el
afiliado
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Zona Identificador de la 1 U=Urbana
zona donde reside el R=Rural
afiliado
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha en la cual el 10 El formato de fecha
afiliación cotizante se afilió debe ser día/mes/año:
al Sistema por primera vez a DD/MM/AAAA.
General una EPS-ARS o similar.
de Seguri-
dad Social
en Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha de Fecha de la afilia- 10 El formato de fecha
afiliación ción a la ARS debe ser día/mes/año:
a la ARS DD/MM/AAAA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Indicador para 1 1=Cabeza de
afiliado determinar el tipo familia
de afiliado 2=Otro miembro
del grupo
familiar
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nivel Identificador del 1 1=Nivel 1 Registrar No aplica
SISBEN nivel asignado al 2=Nivel 2 para los grupos de
afiliado por el 3=Nivel 3 población de menores
SISBEN N=No aplica abandonados, indígenas
e indigentes.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 F=Física
discapa- determinar el tipo M=Mental o
cidad de discapacidad psíquica
S=Sensorial
N=Sin disca-
pacidad
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Clase de Indicador para deter- 2 NV=Nuevo en
Afiliación minar si la afiliación el Sistema
es por primera vez TC=Traslado de
en el sistema, o si otra EPS o
es por traslado. similar.
TS=Traslado
del Régimen
Subsidiado
NC=Nacido en
la EPS o
similar
-----------------------------------------------------------------------------
2. Archivo novedades:
Nombre del archivo: NSCODIGOARSDDMMAAAA donde:
NS: Novedades subsidiado (2 dígitos)
CODIGOARS: Código de la Administradora del Régimen Subsidiado , asignado por la Superintendencia Nacional de Salud (6 dígitos)
DDMMAAAA: A partir del 9 dígito, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.
Este archivo contiene tres (3) tipos de registro:
* Registro de identificación y control general. Este es el primer registro del archivo e irá en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo.
* Registro de identificación y control por volumen. Este es el segundo registro del primer volumen de los medios magnéticos que contengan el archivo y el primero de los subsiguientes.
* Registros de datos. Son los registros que siguen al registro de identificación y control por volumen y contienen la información de novedades de los afiliados, clasificadas en dos tipos: de ingreso y de actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado.
El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.
Diseño del Registro de identificación y control General
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la ARS 6
la ARS
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año.
inicial periodo de la DD/MM/AAAA
información
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año.
final periodo de la DD/MM/AAAA
información
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Departamento 2
Departa- al cual pertenece
mento el Municipio
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Municipio con el que 3
Municipio tiene contrato la ARS
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número de 15
contrato
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número de Número asignado al 10
sticker contrato por el
Ministerio de Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha del 10 Formato: día,mes,año.
contrato DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Total de registros
registros de datos del envío
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Número de volúmenes
volúmenes por envío
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño del Registro de identificación y control por volumen
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la ARS 6
la ARS
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha inicial del 10 Formato: día,mes,año.
inicial período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha final del 10 Formato: día,mes,año.
final período de la DD/MM/AAAA
información.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Departamento 2
Departa- al cual pertenece
mento el Municipio
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código Municipio con el que 3
Municipio tiene contrato la ARS
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número de 15
contrato
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Número de Número asignado al 10
sticker contrato por el
Ministerio de Salud
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha del 10 Formato: día,mes,año.
contrato DD/MM/AAAA
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador para 1 1=Ingreso
novedad determinar el tipo O=Otras
de novedad
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Total de Total de registros
registros de datos en el volúmen
-----------------------------------------------------------------------------
Diseño de los Registros de datos de novedades de ingreso
El diseño del registro para reportar la novedades de ingreso, debe ser igual al Diseño de los Registros de datos: Maestro.
Diseño de los Registros de actualización de datos y novedades de retiro, reingreso y traslado.
Se debe diligenciar un registro por cada tipo de novedad.
Dato Descripción Longi- Valor Observación
tud Permitido ------I---------------------I------I-------------I------------------------
Código de Código de la ARS 6
la ARS
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Tipo de identifica- 3
identifi- ción del afiliado
cación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
No. de No. de identificación 15
identi- del afiliado
ficación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Tipo de Identificador que 1<sic>Tabla de referencia
novedad permite establecer el CI=Cambio de
tipo de novedad del identificación
afiliado CR=Cambio del Depto. y/o
Municipio de la
residencia habitual
CZ=Cambio de Zona
TA=Cambio de tipo de
beneficiario (cabeza
de familia u otro
integrante del grupo
CD=Declaración de discapacidad
NS=Cambio nivel SISBEN
CS=Cambio de ficha del SISBEN
CF=Cambio de fecha de la
ficha del SISBEN
IC=Pérdida de calidad de
afiliado por Ingreso al
Régimen contributivo
TS=Traslado a otra ARS
RM=Retiro por muerte
UF=Pérdida de calidad de
afiliado por uso
fraudulento del carnet
CE=Carnetizado
DA=Retiro por doble
afiliación
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Nuevo Dependiendo del tipo 18 Si CI, cambio de
valor de novedad, documento, diligenciar
diligenciar el valor tipo (3) y número (15)
de la nueva variable. Si CR, registrar tanto
el Depto (2) como el
Municipio.(3).
Si TA, registrar 1=Cabe-
za de familia 2=Otro
integrante
A= Adicional
Si CD, registrar
F=Física
M=Mental o psíquica
S=Sensorial
N=Sin discapacidad
Si NS, diligenciar
el nivel: 1=Nivel 1,
2=Nivel 2, 3= Nivel 3 y
N= No aplica
Si CS y CF registrar
la ficha y la fecha.
Si TS registrar el
código de la ART
Si no aplica, registrar
NA.
---------I---------------------I------I-------------I------------------------
Fecha Fecha de la novedad 10 El formato debe ser día/mes/año:
DD/MM/AAAA
-----------------------------------------------------------------------------
ARTICULO 16. - FECHAS DE ENTREGA DE LOS ARCHIVOS.
Archivo maestro: Las Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS remitirán el archivo maestro de sus afiliados, al Municipio o a los Distritos, en las fechas establecidas en el Acuerdo 77 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.
Los Municipios y los Distritos remitirán copia del archivo maestro de sus afiliados al Ministerio de Salud, Dirección General de Seguridad Social, anexo a los contratos suscritos del Régimen Subsidiado para cada período. Copia adicional será remitida al Departamento en las mismas fechas.
La Dirección General de Seguridad Social remitirá este archivo al Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, para la conformación de la respectiva base de datos.
Archivo novedades: Las Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS entregarán el archivo de novedades, bimestralmente al Municipio o Distrito dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de corte de los siguientes bimestres: 1 de octubre a 30 de noviembre; 1 de Diciembre a 31 de enero; 1 de febrero a 31 de marzo, 1 de abril a 30 de mayo, 1 de junio a 31 de julio; 1 de agosto a 30 de septiembre.
Los Municipios y Distritos remitirán el archivo de novedades al Ministerio de Salud- Administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía bimestralmente, el décimo quinto día hábil siguiente a la terminación de los mismos bimestres. Copia adicional será remitida al Departamento en las mismas fechas.
PARAGRAFO 1. Este mecanismo de envío de los archivos, será utilizado hasta tanto no se cuente con la tecnología para su acceso directo.
ESPECIFICACIONES TECNOLOGICAS PARA LA REMISION DE INFORMACION
ARTICULO 17. MEDIOS. La información debe presentarse en medio magnético. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados:
a. CD-ROM, de 74 min., 650 Megabytes.
b. Cartridges, de 750 pies, 400 Megabytes con compresión a 800, tipo minicartridges.
c. Disquetes: de 3.5, alta densidad.
PARAGRAFO. El Ministerio de Salud informará los cambios a estos estándares, de acuerdo a la disponibilidad tecnológica.
ARTICULO 18. CARACTERISTICAS DE FORMATO. Los archivos deben ser tipo texto y deben cumplir con la siguientes especificaciones técnicas:
* Todos los datos deben ser grabados en el archivo plano, como alfanuméricos
* El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin
* El fin de registro debe ser el caracter "Enter"
* No debe venir ningún campo sin información. Si no aplica, registrar NA, si no está predefinido.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA REMISION DE INFORMACION
ARTICULO 19. Los medios magnéticos deberán entregarse acompañados de una certificación del Representante Legal de la Entidad remitente, la cual garantiza que la información remitida es veraz, y ha sido validada y verificada.
ARTICULO 20. El Ministerio de Salud devolverá los medios magnéticos si son ilegibles, presentan defectos físicos o no cumplen con lo establecido en los Capítulos V, VI y VII.
ARTICULO 21. A las instituciones a las que se les haya devuelto los medios magnéticos por cualquiera de las causales enunciadas en el numeral anterior, tendrán un período máximo de diez(10) días hábiles para entregar la información corregida de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, en el caso del Régimen Contributivo y por la Dirección General de Seguridad Social, en el caso del Régimen Subsidiado.
ARTICULO 22. Los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control, los Departamentos, Distritos y Municipios, las Entidades Promotoras de Salud - EPS, las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado- ARS y las que se asimilen, deberán responder por la reserva, custodia y conservación de los datos de afiliación que generen y usen.
ARTICULO 23. En consideración con la importancia de la información de afiliación para el funcionamiento y la proyección del Sistema General de Seguridad Social en Salud, la no entrega oportuna o la no veracidad de la información, acarreará las sanciones establecidas en el artículo 173 de la Ley 100.
DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 24. <VERIFICACION Y CRUCE DE INFORMACION>. Las Entidades Territoriales realizarán la verificación y cruce de la información entre los afiliados del Régimen Contributivo y del Régimen Subsidiado en su ámbito territorial, con el objeto de evitar la doble afiliación y realizar la vigilancia y control que les corresponden.
ARTICULO 25. <PLAZA PARA LA APLICACION DE ESTAS DISPOSICIONES>. Plazo para la aplicación de estas disposiciones: Las instituciones contarán con un plazo de tres (3) meses, a partir de la fecha de expedición de esta resolución, para dar cumplimiento a lo establecido en este acto administrativo.
ARTICULO 26. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santafé de Bogotá D.C. a los 23 de junio de 1998
MARIA TERESA FORERO DE SAADE
Ministra de Salud
<ANEXO>
REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE SALUD
MEMORANDO EXTERNO
PARA: Entidades Promotoras de Salud - Administradoras del Régimen Subsidiado -Entidades Territoriales
Asunto: PRIMER ENVIO DE INFORMACION - RESOLUCION 2390. MODULO DE AFILIACION - SIIS
Teniendo en cuenta el archivo maestro que deberá ser entregado según lo establecido en la Resolución 2390 del 23 de Junio de 1998, en un plazo no mayor a los primeros 10 días hábiles del mes Octubre, se realizaron 3 reuniones de aclaración y concertación con las EPS/ARS, de donde se concluye que las EPS no cuentan con todos los datos solicitados en este momento, y para aquellos campos que no pueden ser llenados en este primer envío del archivo maestro, deben acoger las disposiciones transitorias que se describen a continuación. No obstante, es obligatoria la actualización de estos datos para las EPS/ARS quienes solicitaran la información a sus afiliados en el periodo de transición de Octubre de 1998 a Enero de 1999.
FLUJO DE INFORMACION DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO
Las EPS enviarán, por esta vez los archivos correspondientes, únicamente al Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía (Av. 9 No. 127 A - 58 Santa fe de Bogotá).
* Archivo maestro de cotizantes:
TIPO DE DISCAPACIDAD Este campo solo se diligenciara en aquellos registros donde exista información, desagregada conforme a lo señalado en la Resolución 2390. Para aquellas entidades que no dispongan de esta información o la posean pero únicamente como discapacitado o no, sin clasificar, este campo quedará en blanco separado por comas.
Esta información deberá ser actualizada en la medida que se identifiquen los casos, inicialmente en aquellos afiliados nuevos.
ZONA Para los trabajadores dependientes, no encontrándose este dato en el formulario de afiliación, este campo será diligenciado por las entidades que cuentan con el registro.
Aquellas que no tengan identificada la zona, dejaran el campo correspondiente en blanco, mientras se procede a la consecución de la información, durante el período de transición de Octubre de 1998 a Enero de 1999.
Para los trabajadores independientes este campo deberá ser diligenciado, teniendo en cuenta que el dato se encuentra en el formulario de afiliación.
TIPO DE COTIZANTE Para la remisión del archivo maestro debe tenerse en cuenta la condición que figure en base de datos, dado que el valor Mixto no existe en el formulario de afiliación actual. Para los casos donde exista más de una condición primará la condición de pensionado, trabajador dependiente o trabajador independiente, en ese orden. Para la base de datos que se entregara con corte a 31 de Diciembre/98 esta condición debe ser actualizada, teniendo en cuenta el valor M, cuando existe la condición de Pensionado y Trabajador al mismo tiempo.
FECHA DE AFILIACION AL SGSSS Si este dato aún no se encuentra disponible podrá dejarse el campo en blanco, separado por comas y se procederá a actualizarlo.
CLASE DE AFILIACION Con respecto al valor NC (Nacido en la EPS) se aclara que en este momento no aplicaría para el cotizante, pero el campo deberá ser llenado con cualquiera de los otros valores según sea el caso. Para aquellos afiliados que se trasladan del Régimen Subsidiado se utilizara el valor TS, y en caso de no contar con esta dato al momento de entregar el archivo maestro, por esta única vez se enviará el campo en blanco separado por comas(,,), y se procederá a la actualización durante el periodo de transición.
CODIGO Y NOMBRE DE LA ENTIDAD ANTERIOR Estos campos aplican cuando el afiliado se encontraba en otra entidad aseguradora del Sistema de Seguridad Social, de otra forma quedarán en blanco.
Si se tiene únicamente el nombre se registrará en el campo correspondiente y el campo de código quedará en blanco. En todo caso cuando se registre el código deberá registrase el nombre. Si no se conoce la entidad anterior ambos campos quedarán en blanco separados por comas.
INGRESO BASE DE COTIZACION Para efectos de alimentar la base de datos de
afiliaciones, este dato se toma de lo reportado por el trabajador dependiente como salario base. Para el trabajador independiente es el valor calculado por la EPS como ingreso presuntivo (Art. 66 del Decreto 806 del 30 de Abril de 1998). Para el pensionado se tomará el valor de la mesada pensional. Toda vez que el salario base de cotización es variable, su variación será actualizada con base en la información de novedades suministrada por el empleador o el trabajador independiente en la autoliquidación de aportes. (Cambio de empleo, incremento de salario- TD, aumento en los ingresos - TI).
* Archivo maestro de beneficiarios y adicionales
INCAPACIDAD PARA LABORAR Si no se encuentra en la base de datos este dato, el campo será dejado en blanco separado por comas y se debe actualizar inicialmente para los nuevos afiliados y posteriormente para los beneficiarios mayores de 25 años, y los no estudiantes mayores de 18 años que se encuentren en la base de datos.
TIPO DE DISCAPACIDAD Este campo solo se diligenciara en aquellos registros donde exista información, desagregada conforme a lo señalado en la Resolución 2390; para aquellas entidades que no dispongan de esta información o la posean, pero únicamente como discapacitado o no, sin clasificar, este campo quedara en blanco separado por comas.
Esta información deberá ser actualizada en la medida que se identifiquen los casos, inicialmente en aquellos afiliados nuevos.
ZONA No encontrándose este dato en el formulario de afiliación, este campo será diligenciado por las entidades que cuentan con el registro. Aquellas que no tengan identificada la zona, dejaran el campo correspondiente en blanco, mientras se procede a la consecución de la información.
FECHA DE AFILIACION AL SGSSS Si este dato aún no se encuentra disponible podrá dejarse el campo en blanco separado por comas, y se procederá a actualizarlo.
CODIGO Y NOMBRE DE LA ENTIDAD ANTERIOR Estos campos aplican cuando el afiliado se encontraba en otra entidad aseguradora del Sistema de Seguridad Social, de otra forma quedarán en blanco.
Si se tiene únicamente el nombre se registrará en el campo correspondiente y el campo de código quedará en blanco. En todo caso cuando se registre el código deberá registrase el nombre. Si no se conoce la entidad anterior ambos campos quedarán en blanco separados por comas.
Nota: Teniendo en cuenta que los campos en el archivo plano deben estar separados por comas, entonces aquellos campos en la base de datos que se encuentran en blanco, deberán estar entre dos comas. (,, ).
Con relación a estos datos las EPS deberán actualizar sus bases de datos y ajustarla a los requerimientos de estructura y valores establecidos en la resolución 2390, con el objeto de que para el envío del segundo archivo maestro en el mes de Enero de 1999, los campos en blanco contengan la información que actualmente no se tiene, por lo menos con respecto a aquellos datos que se encuentran en una estructura y con un valor diferentes.
La validación de la información estará sujeta a la revisión y justificación que hará el equipo de Sistemas del Ministerio y la Dirección de Seguridad Social, quienes informaran sobre su validez y las correcciones pertinentes
La identificación de los archivos maestros se realizará de la siguiente forma:
El Nombre del archivo Maestro de Cotizantes debe terminar con la letra C.
El Nombre del archivo Maestro de Beneficiarios debe terminar con la letra B.
FLUJO DE INFORMACION DEL REGIMEN SUBSIDIADO
Las ARS / ESS enviarán a cada Municipio, Distrito o Departamento, con el cual tienen contratos, un archivo por cada contrato. Las Entidades Territoriales enviaran al Ministerio de Salud (Cra. 13 No. 32-76 Piso 19 - Dirección General de Seguridad Social), el archivo maestro de afiliados correspondientes a los contratos con todas las ARS.
* Archivo maestro de beneficiarios:
TIPO DE IDENTIFICACION Teniendo en cuenta que existen beneficiarios que no tienen documento de identidad y no es posible identificarlos con el código del departamento, el código del municipio y el número de la ficha Sisben, dado que fueron identificados a través de listado censal, en los municipios categoría 5 y 6, que en virtud del Acuerdo 32 del CNSSS no aplicaron el Sisben, antes de la vigencia del Acuerdo 77; para estos casos será necesario utilizar el valor ASI, hasta tanto el Ministerio defina la forma en que se identificaran estos afiliados.
Así mismo, cuando existan 2 adultos con el mismo número de ficha Sisben, perteneciendo al mismo núcleo familiar, se incluirá un dígito consecutivo para cada adulto del grupo, a partir del adulto que no sea cabeza de familia y continuara con los demás miembros del núcleo familiar, beneficiarios del subsidio. Existiendo en todo caso las demás variables para determinar que no se trata del mismo beneficiario.
NUMERO DE IDENTIFICACION Para los casos enumerados anteriormente este campo se enviara en blanco separándolo por comas (,,). Se procederá a la actualización de esta información en la medida que se aplique el Sisben, el afiliado obtenga su documento de identificación, o el Ministerio de Salud defina la forma de identificarlos, lo cual será reportado en el archivo de novedades.
TIPO DE IDENTIFICACION DEL CABEZA DE FAMILIA Se tendrán en cuenta las consideraciones anteriores, cuando éste se encuentre identificado como tal, dentro del núcleo familiar. Si no existe un núcleo familiar, se identificara como cabeza de familia el mismo beneficiario, tal es el caso de los ancianos, los niños abandonados, etc.
Si no se encuentra definido el cabeza de familia, entre tanto se actualiza la base de datos se reportara esta campo en blanco separado por comas.
NUMERO DE IDENTIFICACION DEL CABEZA DE FAMILIA Se tendrán en cuenta las consideraciones anteriores y adicionalmente cuando el campo anterior se encuentre en blanco, igualmente este quedara en blanco.
PRIMER APELLIDO - SEGUNDO APELLIDO Para el envío del archivo inicial, aquellas entidades que tengan en un solo campo los dos apellidos, podrán reportarlo en el Campo de Primer Apellido, por una sola vez, y el Campo Segundo Apellido se reportara en blanco, separado por comas, lo cual deberá ser ajustado durante el período de transición de Octubre/98 a Enero/99.
PRIMER NOMBRE - SEGUNDO NOMBRE Para el envío del archivo inicial, aquellas entidades que tengan en un solo campo dos nombres, podrán reportarlo en el Campo de Primer Nombre, por una sola vez, y el Campo Segundo Nombre se reportara en blanco, separado por comas, lo cual deberá ser ajustado durante el período de transición de Octubre/98 a Enero/99.
FECHA DE NACIMIENTO Este campo podrá ser enviado en blanco separado por comas, únicamente para los afiliados de las poblaciones indígenas cuando este dato no aparezca en la base de datos, y se procederá a actualizar el dato durante el período de transición de Octubre de 1998 a Enero de 1999.
GRUPO ETNICO Este campo será diligenciado, cuando se trate de población indígena con el valor I, o contratos de afiliación de población afro- colombiana, con el valor A. Para los demás afiliados el valor correspondiente será N.
FECHA DE AFILIACION AL SGSSS Si este dato aún no se encuentra disponible podrá dejarse el campo en blanco separado por comas y se procederá a actualizarlo.
TIPO DE AFILIADO Teniendo en cuenta que en algunos casos no se tiene identificado al cabeza de familia se podrá reportar por esta única vez el campo en blanco, y se procederá a realizar la actualización correspondiente. Para los casos en que no existe núcleo familiar se tendrá en cuenta el valor 1, para el registro del beneficiario correspondiente (niños abandonados, ancianos, otros).
NIVEL SISBEN Se tomará el dato de estrato para el caso de Bogotá y el valor NA para las poblaciones identificadas a través de listado censal.
TIPO DE DISCAPACIDAD Este campo solo se diligenciara en aquellos registros donde exista información, desagregada conforme a lo señalado en la Resolución 2390; para aquellas entidades que no dispongan de esta información o la posean, pero únicamente como discapacitado o no, sin clasificar, este campo quedara en blanco separado por comas.
Esta información deberá ser actualizada en la medida que se identifiquen los casos, inicialmente en aquellos afiliados nuevos.
CLASE DE AFILIACION Cuando en la base de datos no exista información que permita identificar el valor correspondiente, se podrá por esta única vez reportar el campo en blanco, separado por comas (,,).
Todos aquellos campos no contemplados específicamente en este documento deberán ser reportados de acuerdo a lo establecido para tal fin en la Resolución 2390 del 23 de Junio de 1998.
NOTA AL MEDIO MAGNETICO: En el documento original y en las publicaciones oficiales en medio físico, fechadas el 29 de septiembre de 1998, se encuentra la firma de:
VIRGILIO GALVIS RAMIREZ
Ministro de Salud
