Circular 2 de 2015 ESU

CIRCULAR 2 DE 2015

(febrero 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS

Atento saludo.

Dando continuidad a las acciones y estrategias orientadas a dar pleno cumplimiento a la exigencia legal respecto de la publicación de los documentos contractuales en el Portal Único de Contratación Pública - SECOP, dentro de los tres días hábiles siguientes a la suscripción de los mismos, me permito formular las siguientes instrucciones, en consonancia con las disposiciones informadas mediante comunicación electrónica de 12 de diciembre de 2014:

1. Se le dará continuidad a la acción diferenciar la fecha de elaboración del documento contractual con la fecha de suscripción, solamente para el caso de los contratos primigenios, por lo que en caso de las cláusulas adicionales (ampliación, adición u otrosí) y actas de suspensión o reanudación se establecerá una sola fecha que será la de suscripción del documento, lo cual deberá consignarse en la minuta en procesador de texto previo a la obtención de firmas de las partes.

2. En todos los documentos contractuales (contrato, cláusulas adicionales, actas, entre otros) que requieren suscripción de las partes contratantes se dispondrá expresamente la obligación de devolver el respectivo documento debidamente suscrito dentro de los dos días hábiles siguientes a su entrega, so pena de que se declare incumplimiento y se puedan ejecutar pólizas en los casos en que se hayan constituido.

3. En caso de contratistas cuyos representantes se encuentran fuera de la ciudad de Medellín, o que por circunstancias particulares no pueden reintegrar el documento contractual original firmado dentro de los dos días hábiles siguientes a su entrega, se le informará previamente por el funcionario responsable de este procedimiento, quien deberá hacer llegar el documento suscrito en versión electrónica en el tiempo establecido, lo cual no lo relevará de la obligación de aportarlo en versión original.

4. Corresponderá a los funcionarios responsables del respectivo proceso de contratación y durante la ejecución, de acuerdo con la instancia en la que se expida el documento contractual, verificar que la fecha de suscripción del documento esté conforme con la vigencia del contrato y no implique una ejecución previa por parte del contratista de las actividades que se incorporan con el respectivo documento (contrato, cláusulas adicionales, actas, entre otros).

5. Desde los pliegos de contratación o solicitudes de cotización se informará como obligación del contratista la suscripción y reintegro de los documentos contractuales dentro de los dos días hábiles siguientes a su recepción, y en los casos que se considere necesario, en atención a la naturaleza, cuantía u otras circunstancias del objeto contractual, se solicitará la constitución de garantía de seriedad de las ofertas para amparar el cumplimiento de esta obligación al inicio de la relación entre los contratantes, previa consulta con la Secretaría General.

6. Será deber de los funcionarios encargados de la gestión de las firmas y publicación de la información en el SECOP dejar trazabilidad de las acciones orientadas al cumplimiento de esta obligación.

La Secretaría General se encuentra con la plena de disposición de hacer el acompañamiento necesario a efectos de satisfacer esta obligación con carácter legal, y evitar investigaciones y posibles sanciones por el no acatamiento de la Ley.

La presente circular entrará en vigencia una vez sea publicada.

Atentamente,

DAVID ANDRÉS OSPINA SALDARRIEGA

Secretario General