Circular 3 de 2022 ESU

CIRCULAR 03 DE 2022

(octubre 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS

POR LA CUAL SE ACTUALIZA LA CIRCULAR 2 DEL 15 DE JULIO DE 2022

De:	Secretaría General
Para:	Servidores Públicos y contratistas por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
Asunto:	Lineamientos para la gestión y publicidad de expedientes y documentos que se originen en los procesos contractuales que deben ser publicados en la plataforma SECOP II y el portal de contratación de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas-ESU.

En acatamiento a las disposiciones especiales en materia de publicidad de los actos del proceso de contratación pública definidos por la Circular 02 de junio de 2022 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, por la cual se adoptan los lineamientos para la "Aplicación del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022", la Secretaría General imparte las siguientes directrices:

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, desde el 18 de julio de 2022, la Empresa para la Segundad y Soluciones Urbanas-ESU, viene publicando los documentos relacionados con su actividad contractual en el SECOP II y en su Portal de Contratación.

Para dar cumplimiento a la anterior disposición normativa, la Empresa para la Segundad y Soluciones Urbanas - ESU, publica en el SECOP II, todos los documentos relacionados con la actividad contractual. El registro de documentos en la plataforma SECOP II, se realiza en el módulo CONTRATACIÓN RÉGIMEN ESPECIAL (SIN OFERTAS).

En coherencia con las disposiciones especiales de la Circular 02 dé junio de 2022, al hacer uso del SECOP II como herramienta de publicidad, los procesos de contratación se crean en el módulo "Contratación Régimen Especial (sin ofertas)". La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, se realiza mediante modificaciones al proceso a través de la opción "Modificaciones/Adendas". Los responsables del proceso por ningún motivo darán "FINALIZAR" después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.

La gestión contractual del módulo de "Régimen Especial" de manera publicitaria, no requiere que el proveedor o contratista con quien se vaya a celebrar el contrato este registrado en el SECOP II.

La publicación de los documentos contractuales por parte de la Entidad, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.1.1.2.1.9 del Decreto 1081 de 2015, y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, deberá realizarse dentro de los 3 días hábiles siguientes a su expedición. La anterior disposición normativa es de estricto cumplimiento y su inobservancia dará lugar a las acciones disciplinarias que correspondan.

Realizada las anteriores precisiones es pertinente actualizar la Circular 02 del 15 de julio de 2022, con el propósito de introducir cambios en la publicidad de la contratación, así:

La publicidad se hará a través del portal de contratación de la ESU, en el Centro de Información Documental y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP II), y se publicarán los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección:

I. ALIANZAS ESTRATÉGICAS

1) Justificación

2) Resolución

3) Contrato

II. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA (SPO).

1) Estudios Previos

2) Matriz de Riesgos

3) Disponibilidad Presupuestal

4) Pliego de Condiciones y sus anexos.

5) Observaciones al Pliego de Condiciones.

6) Respuesta a las observaciones al Pliego de Condiciones

7) Adendas al Pliego de Condiciones.

8) Acta de Audiencia de Cierre de Proceso Contractual y Apertura de Ofertas para Selección Pública

9) Informe preliminar de Evaluación.

10) Observaciones y Subsanaciones al Informe Preliminar

11) Informe Definitivo de Evaluación

12) Propuesta (adjudicataria).

13) Acta de Terminación del Proceso de Selección (cuando no haya ofertas elegibles, o existan motivos o causas que impidan la selección objetiva del Contratista, o cuando no existan razones que justifiquen la diferencia entre los precios de referencia y los presentados por los oferentes, o cuando la Entidad lo considere inconveniente).

III. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTA (SPVA) PARA ALIADOS.

1) Referenciamiento de precios

2) Matriz de Riesgos

3) Disponibilidad Presupuestal

4) Pliego de Condiciones y sus anexos.

5) Invitación de Participación (Correo electrónico).

6) Observaciones al Pliego de Condiciones.

7) Respuesta a las observaciones al Pliego de Condiciones

8) Adendas al Pliego de Condiciones.

9) Solicitud de Subsanación.

10) Informe Definitivo de Evaluación.

11) Propuesta (adjudicataria).

12) Acta de Terminación del Proceso de Selección (cuando no haya ofertas elegibles, o existan motivos o causas que impidan la selección objetiva del Contratista, o cuando no existan razones que justifiquen la diferencia entre los precios de referencia y los presentados por los oferentes, o cuando la Entidad lo considere inconveniente).

IV. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTA (SPVA) PARA NO ALIADOS

1) Estudios previos (Recursos propios)

2) Matriz de Riesgos.

3) Referenciamiento de precios

4) Disponibilidad Presupuestal.

5) Pliego de Condiciones y sus anexos.

6) Aviso limitación Mipymes (Cuando aplique).

7) Manifestación de Interés Mipymes (Cuando aplique).

8) Invitación de Participación (Correo electrónico).

9) Observaciones al Pliego de Condiciones.

10) Respuesta a las observaciones al Pliego de Condiciones.

11) Adendas al Pliego de Condiciones.

12) Solicitud de Subsanación

13) Informe de Evaluación.

14) Propuesta (adjudicataria).

15) Acta de Terminación del Proceso de Selección (cuando no haya ofertas elegibles, o existan motivos o causas que impidan la selección objetiva del Contratista, o cuando no existan razones que justifiquen la diferencia entre los precios de referencia y los presentados por los oferentes, o cuando la Entidad lo considere inconveniente).

V. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTA DE MÍNIMA CUANTÍA (SPVAMC).

1) Estudios previos (Recursos propios)

2) Matriz de Riesgos.

3) Referenciamiento de precios

4) Disponibilidad Presupuestal.

5) Solicitud de Propuesta Comercial y sus Anexos.

6) Invitación de Participación (Correo electrónico).

7) Solicitud de Subsanación

8) Informe de Evaluación.

9) Propuesta (adjudicataria).

10) Acta de Terminación del Proceso de Selección (cuando no haya ofertas elegibles, o existan motivos o
causas que impidan la selección objetiva del Contratista, o cuando no existan razones que justifiquen
la diferencia entre los precios de referencia y los presentados por los oferentes, o cuando la Entidad lo considere inconveniente).

VI. CONTRATACIÓN CON UNA OFERTA

1) Estudios previos (Recursos propios)

2) Matriz de Riesgos.

3) Referenciamiento de precios

4) Disponibilidad Presupuestal.

5) Solicitud de Propuesta Comercial y Justificación de Contratación con una Oferta

6) Publicidad de la oferta o propuesta según sea el caso

7) Informe de Verificación de Documentación.

VIl. Publicidad de los documentos comunes derivados de todas las modalidades de selección

1) Contrato y sus cláusulas adicionales.

2) Póliza y aprobatorio de las mismas

3) Aceptación de Ofertas.

4) Certificado de Registro Presupuestal

5) Suspensiones, reanudaciones o cesiones del Contrato previamente autorizadas por la Entidad.

6) Prórrogas, adiciones, modificación al clausulado previamente autorizadas por la Entidad.

7) Ordenes de Servicio y sus cláusulas adicionales.

8) Acta de liquidación de mutuo acuerdo.

9) Acto administrativo de liquidación unilateral, si a ello hubiere lugar.

10) Informes de Supervisión, factura o cuenta de cobro, según sea el caso, y soporte de pago de la seguridad
social y parafiscales.

11) y cualquier otro documento expedido por la Entidad durante el proceso de contratación.

PUBLICIDAD DE LOS CONTRATOS CELEBRADOS CON ANTERIORIDAD A LA ENTRADA EN VIGENCIA DEL ARTÍCULO 53 DE LA LEY 2195 DE 2022

La obligación de publicar los documentos relacionados con la actividad contractual en el SECOP II, solo aplica para los contratos suscritos con posterioridad al término dispuesto por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, esto es, el 18 de julio de 2022. Por lo tanto, los documentos de los contratos suscritos con anterioridad a la fecha referida, se publicarán hasta su liquidación en el portal de contratación de la Entidad.

De igual modo, la falta de publicación en el SECOP II de la información y documentos del proceso contractual, constituye la vulneración de los deberes funcionales de los responsables y la transgresión de los principios de la contratación estatal y de la función administrativa.

Desde cada Unidad se designará un responsable de la publicación de cada proceso contractual en la plataforma SECOP II, esto sin eximir de responsabilidad a cada uno de los involucrados en los procesos.

Reiteramos el llamado para ser diligentes y oportunos tanto en la entrega de los documentos que se requieran para el desarrollo de los procesos contractuales, como en la gestión de la publicación de los documentos de ejecución del contracto.

La publicación del presupuesto oficial en los procesos de contratación, en coherencia con las particularidades especiales del objeto a contratar, será potestativo de la Entidad.

La presente Circular rige a partir de la fecha de su expedición, y remplaza en lo pertinente la Circular 02 del 15 de julio de 2022.

Comuníquese y cúmplase

JUAN FELIPE HERNANDEZ GIRALDO

Secretario General