Circular 8 de 2025 ESU

CIRCULAR 8 DE 2025

(julio 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS

La Secretaría General de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas “ESU”, se permite brindar lineamientos a los supervisores, abogados, compradores y demás actores involucrados en el seguimiento a los contratos ejecutados mediante ordenes de servicio, en los siguientes términos:

1. Que durante la ejecución de los Contratos Marco de Aliado Proveedor o Contratos que sean ejecutados mediante órdenes de servicio, el supervisor de cada contrato tiene la obligación de llevar a cabo el control de las ordenes de servicio derivadas del mismo. Como mecanismo de apoyo al cumplimiento de dicha obligación, se ha implementado por la parte de la Unidad de Gestión Jurídica, el formato de calidad denominado FORMATO SEGUIMIENTO PÓLIZAS DE ORDENES DE SERVICIO, el cual se encuentra dispuesto en aplicativo KAWAK para su consulta bajo el código FT-M3-GJ-71.

2. Que cuando se pretenda suscribir una cláusula adicional a una orden de servicio, la información asociada al valor total del contrato deberá ser consignada por el supervisor de la orden de servicio en la respectiva justificación, lo cual será validado por el abogado asignado para la revisión de dicho documento.

3. Que cuando se pretenda suscribir una nueva orden de servicio, el supervisor que presente el requerimiento a la unidad de compras y contratación, deberá acompañarlo del seguimiento al total de órdenes de servicio suscritas en el contrato, lo cual será validado por el abogado asignado para la revisión de la orden de servicio.

4. Que cuando el requerimiento sea presentado por la Subgerencia Comercial, lo deberá remitir a la Líder de la Unidad de Compras y Contratación y al Supervisor del Contrato Marco o Contrato ejecutado por medio de órdenes de servicio y el supervisor deberá seguir el procedimiento indicado en el numeral anterior.

5. Que cuando la ejecución del contrato marco o del contrato ejecutado por órdenes de servicio alcance el ochenta por ciento (80%) suscrito, del valor base amparado por las garantías contractuales, el supervisor del contrato deberá requerir al contratista mediante oficio motivado la modificación del valor base de las pólizas. El nuevo valor base será definido por el supervisor del contrato de acuerdo con la proyección de los servicios que estime contratar a partir del histórico de la ejecución contractual.

6. Que cuando con la suscripción de una nueva orden de servicio o de una cláusula adicional se supere el valor base amparado por garantías contractuales, el supervisor del contrato deberá indicar, bien sea en el requerimiento o en la justificación de la cláusula adicional (según aplique), el nuevo valor base de las garantías del contrato de acuerdo con la proyección de los servicios estimados a contratar a partir del histórico de la ejecución contractual.

7. Que cuando se presente la situación del numeral anterior, el comprador deberá indicarlo en la cláusula de garantías de la orden de servicio.

Atentamente,

LAURA ALEXANDRA SEPÚLVEDA MARÍN

Secretaria General