Circular 14 de 2015 ESU

CIRCULAR INTERNA 014 DE 2015

(diciembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS

Para:	Todo el Personal
De:	María Isabel Vásquez Uribe Directora Administrativa y Financiera
Asunto:	Políticas Contables de la Empresa para la Seguridad Urbana, bajo el Nuevo Marco Normativo.

La Dirección Administrativa y Financiera, en cumplimiento del Nuevo Marco Normativo aplicable a la Entidad según la Resolución 414 de 2014 emitida por la Contaduría General de la Nación, se permite socializar con todo el personal de la Entidad, las políticas contables adjuntas, las cuales son de obligatorio cumplimiento para la entidad y se encuentran amparadas en la siguiente normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación entre regulador de nuestra Contabilidad:

- La Resolución 414 de septiembre de 2014.

- Nuevo Marco Normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.

- La Resolución 139 de marzo de 2015.

- Directrices de los procesos de gestión de las distintas áreas de la entidad, establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

MARÍA ISABEL VÁSQUÉZ URIBE

Directora Administrativa y financiera

POLÍTICAS CONTABLES SEGÚN EL NUEVO MARCO NORMATIVO PARA EMPRESAS QUE NO COTIZAN EN EL MERCADO DE VALORES Y QUE NO CAPTAN NI ADMINISTRAN AHORRO DEL PÚBLICO

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU

NOVIEMBRE DE 2015

MEDELLÍN - ANTIOQUIA

CONTENIDO

1. OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y DE LAS POLÍTICAS CONTABLES

2. ALCANCE DE ESTE DOCUMENTO

3. PROPÓSITOS DEL SISTEMA CONTABLE

4. APLICACIÓN

5. DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE PERMANENTE

6. POLÍTICA CONTABLE DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

7. POLÍTICA CONTABLE DE INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ

8. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR

9. POLÍTICA CONTABLE DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

10. POLÍTICA CONTABLE DE ACTIVOS INTANGIBLES

11. POLÍTICA CONTABLE DE ARRENDAMIENTOS COMO ARRENDATARIO

12. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR PAGAR

13. POLÍTICA CONTABLE DE BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS

14. POLÍTICA CONTABLE DE PROVISIONES Y CONTINGENCIAS

15. POLÍTICA CONTABLE DE INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS

16. POLÍTICA CONTABLE DE IMPUESTO A LAS GANANCIAS

17. POLÍTICA DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES

18. POLÍTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES, CORRECCIÓN DE ERRORES Y HECHOS OCURRIDOS DESPUES DEL PERIODO CONTABLE.

1. OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y DE LAS POLÍTICAS CONTABLES

El cumplimiento de las características de relevancia y representación fiel de los hechos económicos es fundamental para el logro de los objetivos de la información, los cuales, según el marco conceptual aplicable a La ESU, se resumen en proporcionar información útil a los diferentes usuarios. La información financiera que produce la empresa contribuye a:

a) Determinar la situación financiera de la empresa a una fecha determinada.

b) Establecer la situación del endeudamiento y la capacidad de pago.

c) Determinar la capacidad que tiene la empresa para generar flujos de efectivo.

d) Determinar los resultados obtenidos por la empresa en un período determinado.

e) Establecer los cambios que enfrenta el patrimonio de la empresa de un período a otro.

f) Tomar decisiones tendientes a la optimización de los recursos y a mantener el patrimonio de la empresa.

Por lo anterior, las políticas son los lineamientos específicos adoptados por la Empresa para que, conforme al marco normativo aplicable y sin contravenirlo, se procese la información contable y se logren los referidos objetivos de los estados financieros con las características de representación fiel y relevancia.

2. ALCANCE DE ESTE DOCUMENTO

Este documento contiene lineamientos estratégicos del sistema contable de la Empresa para la Seguridad Urbana -ESU-, y con base en ellos y teniendo en cuenta el marco normativo aplicable para las empresas no cotizantes y que no captan ni administran ahorro del público, se definen las políticas que deben observarse en el procesamiento de la información contable, lo cual se hace sin perjuicio de desarrollar políticas contables adicionales de acuerdo a las particularidades de la Empresa. Por efectos prácticos, las políticas contables han sido enriquecidas con elementos de carácter normativo y, por lo mismo, deben tenerse en cuenta los cambios que se produzcan en las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos. Adicionalmente, se advierte que la doctrina expedida por el regulador contable, que también hace parte del Régimen de Contabilidad Pública, es un instrumento que podrá retroalimentar las políticas aquí definidas.

3. PROPÓSITOS DEL SISTEMA CONTABLE

Los propósitos del Sistema Contable de La ESU están en relación directa con los Propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública - SNCP- definido por la Ley y desarrollado por la Contaduría General de la Nación, y se definen de la siguiente forma:

3.1. CONTROL

El Sistema Contable de La ESU apoya el control interno y externo, en ámbitos tales como el de legalidad y cumplimiento, y viabiliza el control financiero, de economía y de eficiencia, así como la salvaguarda de los recursos y el patrimonio públicos, que se encuentran bajo la responsabilidad de la empresa, para el desarrollo de las funciones de su objeto social.

3.2. RENDICIÓN DE CUENTAS

El Sistema Contable de La ESU permite que los servidores públicos y la gerencia de la empresa rinda cuentas periódicamente a las instancias políticas, a la ciudadanía, a los inversores-acreedores y a otros agentes, por el uso de tales recursos y por los impactos de sus actuaciones sobre el bienestar particular y general, en términos de eficiencia para la consecución de los fines del Estado y particularmente los que persigue la Empresa.

3.3. GESTIÓN EFICIENTE

El Sistema Contable de La ESU apoya las decisiones de sus gestores para que se empleen los recursos y/o el patrimonio de manera eficiente, observando los principios de la función administrativa y contribuyendo al fortalecimiento de los sistemas de información organizacional. Igualmente, condiciona al Sistema Contable de la Empresa para que proporcione elementos adecuados para la planificación y las decisiones que coadyuvan a la materialización de las políticas públicas en materia de seguridad.

3.4. TRANSPARENCIA

Deviene de las exigencias sociales por una estructura democrática, en la que las decisiones y uso de los recursos sean transparentes y de conocimiento público, así como de las demandas del entorno económico en el que la importancia del sector público implica prácticas, procesos y decisiones ajustadas a los principios de la función administrativa, disponiendo de una información contable pública con criterios de relevancia y representación fiel de los hechos económicos. Por lo tanto, el Sistema Contable de La ESU se fundamenta en criterios homogéneos, transversales, comparables y objetivos, que están definidos en el marco normativo aplicable y en las políticas contables que se han definido.

4. APLICACIÓN

Estas Políticas contables son de obligatorio cumplimiento y deberán ser aplicadas, en lo pertinente, por cada una de las dependencias de La ESU donde se originen o realicen los hechos económicos susceptibles de representación contable; son elaboradas con base en el marco normativo aplicable para las empresas que no cotizan en mercados de valores y que no captan ni administran recursos del público, y contienen los lineamientos específicos adoptados por la empresa para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de información financiera.

5. DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE PERMANENTE

Para lograr la relevancia y representación fiel de los hechos económicos en los estados financieros. La ESU hará las depuraciones de información todas las veces que sea necesario y siempre que se evidencien y soporten las partidas contables que carezcan de razonabilidad.

6. POLITICA CONTABLE DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

6.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para el efectivo y equivalentes al efectivo, que gestione la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la empresa contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

6.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los activos que en la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, se categorizan y clasifican como efectivo y equivalentes al efectivo, con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibilite la preparación y presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

6.3. ALCANCE

Esta política contable aplica para la contabilización de derechos monetarios de liquidez inmediata o de alta liquidez que sean identificados como efectivos y equivalentes al efectivo y clasificados en las siguientes categorías de acuerdo a su uso y/o restricciones:

6.3.1. Caja

Representa el valor de los fondos en efectivo y equivalentes al efectivo de disponibilidad inmediata, mantenidos en las instalaciones de la empresa y administrados por la tesorería; y en el caso de la caja menor administrados por el área de contabilidad.

6.3.2. Depósitos en instituciones financieras

Son el efectivo y equivalentes al efectivo que se encuentran depositados en instituciones bancarias o financieras.

6.3.3. Efectivo de uso restringido

Son los fondos de efectivo y equivalentes al efectivo depositados en cuentas bancarias con el fin de cumplir con las obligaciones contractuales de los contratos interadministrativos.

6.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir la política de efectivo y equivalentes al efectivo, las áreas de Tesorería y Contabilidad.

6.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

6.5.1. Términos o definiciones

- Efectivo: Comprende los fondos de disponibilidad inmediata tanto en caja como en depósitos bancarios a la vista.

- Equivalentes al efectivo: Representan inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

- Riesgo poco significativo: La ESU define como riesgo poco significativo aquellas situaciones que no modifiquen el valor del capital en forma negativa de cualquier inversión de alta liquidez.

- Sobregiros: Son préstamos bancarios originados por las fluctuaciones de las cuentas bancarias y que son exigibles en cualquier momento por el banco y forman parte integrante de la gestión de efectivo de la empresa.

- Efectivo de uso restringido: Es aquel efectivo que tiene ciertas limitaciones para su disponibilidad, ya sea por causas de tipo legal o económico, o porque tiene una destinación específica.

6.5.2. Condiciones

6.5.2.1. Controles Contables

- Los saldos de las partidas de caja, bancos y efectivo de uso restringido reflejados en el estado de situación financiera deberán ser conciliados al final de cada mes con los saldos de tesorería y elaborarse las conciliaciones bancarias respectivas.

- Las áreas de tesorería y contabilidad efectuarán seguimiento permanente a las partidas conciliatorias resultantes en los informes de conciliación bancada. La gestión adelantada en la consecución de información, para la depuración de las partidas resultantes, será socializado al área de tesorería y en caso de ser necesario al Comité de Sostenibilidad Contable o a la Junta Directiva de La ESU, las cuales analizarán cada situación y en consecuencia autorizarán o no el registro en la contabilidad de las partidas conciliatorias.

- El responsable de las conciliaciones bancarias realizará oportunamente la reclasificación de las cuentas contables del efectivo o equivalentes al efectivo que presenten saldo negativo el último día de cada mes, a la cuenta de sobregiros correspondiente, de igual manera realizará la reversión de estos registros el mes siguiente.

- El responsable de las conciliaciones bancarias junto al líder de tesorería enviarán mensualmente al líder de presupuesto, los gastos financieros, el gravamen a los movimientos financieros y los rendimientos financieros generados en las cuentas bancarias de recursos propios de La ESU, para su respectiva afectación.

- El responsable de las conciliaciones bancarias junto al líder de tesorería enviarán mensualmente al líder de presupuesto, los gastos financieros y el gravamen a los movimientos financieros generados en las cuentas bancarias de los contratos interadministrativos, para su respectiva afectación. Lo anterior se aplicará al citado gravamen, siempre y cuando la cuenta no se encuentre exenta del mismo.

- La caja menor de la entidad, está reglamentada mediante resolución expedida por La ESU. El responsable de la caja menor comunicará al final de mes a los funcionarios de la organización la fecha límite de legalización de los recibos que se deben cancelar por caja menor. El profesional contable efectuará como mínimo cuatro (4) veces al año arqueo a la caja menor.

6.5.2.2. Controles de Tesorería

- La entidad se rige por el decreto 1525 de 2008, por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial.

- La gestión del efectivo y equivalentes al efectivo también estarán sujetas a las políticas administrativas establecidas y aplicadas por el líder de tesorería y aprobadas por el Director Administrativo y Financiero (ver directrices del proceso de gestión de Tesorería del Sistema de Gestión de Calidad de la ESU).

6.6. CONTENIDO

6.6.1. Reconocimiento

La empresa reconocerá como efectivo los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas de ahorro y cuentas corrientes adquiridos en el curso ordinario de sus negocios. Así mismo, reconocerá como equivalentes al efectivo inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo y que estén sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

Las inversiones que realice la entidad con un plazo igual o inferior a 90 días, se reconocerán como equivalentes al efectivo.

Todas las cuentas bancadas que se originen en un contrato interadministrativo y cuyos recursos provengan de un tercero, se reconocerán como efectivo de uso restringido, ya que estos recursos están destinados para cumplir con el objeto contractual previamente establecido, la ejecución de estos recursos está supeditada a los requerimientos de un tercero (cliente) y La ESU no puede destinar estos recursos para actividades distintas a las pactadas en el contrato.

La empresa registrará los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo que tengan uso restringido.

6.6.2. Medición

Tanto en la medición inicial como en la medición posterior, el efectivo y los equivalentes al efectivo se registran por el valor de la transacción.

6.6.3. Presentación en los estados financieros

Las partidas del efectivo y equivalentes al efectivo se presentan en el grupo de los activos corrientes del estado de situación financiera.

6.6.4. Revelaciones

La ESU revelará en relación con el efectivo y equivalentes al efectivo, la siguiente información:

a) Los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo.

b) Una conciliación de los importes de su estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes sobre las que se informa en el estado de situación financiera, sin embargo, no se requerirá que la empresa presente esta conciliación si el importe del efectivo y equivalente al efectivo presentado en el estado de flujos de efectivo es idéntico al importe descrito en el estado de situación financiera.

c) Cualquier importe de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que no esté disponible para ser utilizado.

d) Un informe mensual en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a los saldos informados por las entidades financieras y, por el otro, la información correspondiente a los saldos del efectivo y equivalentes al efectivo reflejado en libros, detallando las notas débito y notas crédito generadas en el periodo.

e) Un informe en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a cada uno de los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo y, por el otro, la información correspondiente a recursos de uso restringido, en forma comparativa con el periodo anterior.

f) Las cuentas bancarias que presenten partidas sin identificar al corte del periodo contable, con su respectiva justificación.

g) La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerido por la Gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados financieros, respecto al efectivo y equivalentes al efectivo.

6.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

- La Resolución 414 de septiembre de 2014.

- La Resolución 139 del 24 de marzo 2015.

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capítulo V: Presentación de estados financieros, Numeral 1.3.5 - Estado de flujos de efectivo.

El Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

Decreto 1525 de 2008.

Directrices del proceso de gestión de Tesorería de la ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

Directrices del proceso de gestión contable de la ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

6.8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	Cambio

7. POLITICA CONTABLE DE INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ

7.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para las inversiones de administración de liquidez, que gestione la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

7.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las inversiones que en la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, se identifiquen y clasifiquen como inversiones de administración de liquidez, con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibilite la preparación y presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la entidad.

7.3. ALCANCE

Esta política contable aplica para todas las inversiones en instrumentos de deuda e instrumentos de patrimonio, que no otorguen control, influencia significativa, ni control conjunto, que se mantengan con el fin de beneficiarse de los flujos contractuales o del precio de la inversión. Estas se clasifican de acuerdo a la base de medición, en las siguientes categorías:

7.3.1. Valor razonable

Son las inversiones que se esperan negociar, aquellas cuyos rendimientos esperados provienen del comportamiento del mercado y los instrumentos de patrimonio que no se tengan con la intención de negociar, que no otorguen control, influencia significativa, ni control conjunto, pero que tienen un valor en el mercado.

7.3.2. Costo amortizado

Son las inversiones que se esperan mantener hasta el vencimiento, aquellas cuyos rendimientos provienen de los flujos contractuales del instrumento.

7.3.3. Costo

Son las inversiones que se tienen con la intención de negociar, pero que no tienen un valor razonable, en esta categoría también se clasifican los instrumentos de patrimonio que no se tengan con la intención de negociar, que no otorguen control, influencia significativa, ni control conjunto, y que no tengan valor razonable.

7.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política los siguientes funcionarios:

Comité de Gerencia, encabezado por el Director Administrativo y Financiero en lo que corresponde a la toma de decisiones sobre las inversiones objeto de esta política.

Líder de Tesorería, en cuanto al reconocimiento, medición y revelación de información relativa a las inversiones objeto de esta política.

Líder de Contabilidad, en cuanto a la presentación y revelación de información relativa a las inversiones objeto de esta política.

7.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

7.5.1. Términos o definiciones

Activo financiero: Es cualquier activo que sea:

Efectivo.

Un instrumento de patrimonio de otra entidad como acciones, cuotas o partes de interés social.

Un derecho contractual a recibir efectivo u otro activo financiero de otra entidad; o a intercambiar activos financieros o pasivos financieros con otra entidad, en condiciones que sean potencialmente favorables para la entidad.

Un contrato que será o podrá ser liquidado utilizando instrumentos de patrimonio propio de la entidad.

Costo: Es el precio de la transacción.

Costo amortizado: Es la medida inicial de un activo o pasivo financiero menos los reembolsos del principal, más o menos la amortización acumulada -calculada con el método de la tasa de interés efectiva (TIR) - de cualquier diferencia entre el importe inicial y el valor de reembolso en el vencimiento; y en el caso de los activos financieros, menos cualquier disminución por deterioro del valor o incobrabilidad.

- Costos de transacción: Son los costos increméntales directamente atribútales a la compra, emisión, venta o disposición por otra vía de un activo o pasivo financiero.

- Costo incremental: Es aquel en el que no se habría incurrido si la entidad no hubiese adquirido, emitido, dispuesto del instrumento financiero.

- Evidencia objetiva: Es el conjunto de información observable que requiere la atención de la ESU como tenedor del activo financiero respecto a alguno de los siguientes sucesos que causan la pérdida del valor total o parcial del mismo:

a) Dificultades financieras significativas manifestadas por el deudor.

b) Infracciones del contrato, tales como incumplimientos o moras en el pago de los intereses o del principal.

c) La ESU, por razones económicas o legales relacionadas con dificultades financieras del emisor, otorga a éste concesiones que no le habría otorgado en otras circunstancias.

d) Pase a ser probable que el emisor entre en quiebra o en otra forma de reorganización financiera.

e) Los datos observables que indican que ha habido una disminución medible en los flujos futuros estimados de efectivo de un grupo de inversiones desde su reconocimiento inicial, aunque la disminución no pueda todavía identificarse con inversiones individuales incluidas en el grupo, tales como condiciones económicas adversas nacionales o locales o cambios adversos en las condiciones del sector económico del emisor.

- Flujo contractual: Son los flujos de efectivo a recibir o a entregar correspondientes a los rendimientos financieros o valor del principal de una inversión.

- Instrumento de patrimonio: Es cualquier contrato que ponga de manifiesto una participación residual en los activos de una entidad, después de deducir todos sus pasivos.

- Instrumento financiero: Es cualquier contrato que dé lugar a un activo financiero en una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra entidad.

- Método de la tasa de interés efectiva: Es un método de cálculo del costo amortizado de un activo o un pasivo financiero y de imputación del ingreso o gasto financiero efectivo a lo largo del periodo relevante. La tasa de interés efectiva es la tasa de descuento que iguala exactamente los flujos de efectivo por cobrar o por pagar estimados a lo largo de la vida esperada del instrumento financiero con el importe neto en libros del activo financiero o pasivo financiero, es decir la tasa interna de retorno (TIR).

- Riesgo poco significativo: La ESU define como riesgo poco significativo aquellas situaciones que no modifiquen el valor del capital en forma negativa de cualquier inversión de alta liquidez.

Valor razonable: Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor, interesados y debidamente informados, que realizan una transacción de manera libre.

7.5.2. Condiciones

7.5.2.1. Controles Contables

La tesorería enviará al final del año o cuando se presenten modificaciones a las inversiones que tiene la ESU, un informe al área contable, relacionando la entidad, el tipo de inversión y el saldo de las inversiones, de acuerdo a la categoría en la que se encuentre clasificada. Todas esas decisiones deberán quedar plasmadas en las actas del comité de inversiones.

La tesorería realizará la medición inicial y posterior de las inversiones clasificadas y reconocidas en la categoría del costo amortizado, apoyada en el método de cálculo de esta base de medición.

7.5.2.2. Controles de Tesorería

- La ESU se rige por el decreto 1525 de 2008, por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial.

- La ESU no podrá realizar inversiones con recursos provenientes de los contratos interadministrativos que suscribe.

- El período de inversión de los excedentes financieros en instrumentos de deuda no deberá ser superior a un año. En caso de presentarse la necesidad de una inversión a largo plazo deberá sustentarse ante la Junta Directiva para su aprobación.

- La gestión de las inversiones también estarán sujetas a las políticas administrativas establecidas y aplicadas por el líder de tesorería y aprobadas por el Director Administrativo y Financiero (ver directrices del proceso de gestión de Tesorería del Sistema de Gestión de la Calidad de la ESU).

7.6. CONTENIDO

7.6.1. Reconocimiento

La ESU reconocerá un instrumento financiero, como inversiones de administración de liquidez, cuando se adquieran inversiones con el propósito de obtener rendimientos provenientes de las fluctuaciones del precio o de los flujos contractuales del título durante su vigencia, las cuales pueden estar representadas en:

- Instrumentos de deuda (activos financieros) tales como títulos de renta fija que le otorgan a su tenedor la calidad de acreedor frente al emisor del título y cuyo plazo sea mayor a 90 días.

- Instrumentos de patrimonio los cuales le otorgan al tenedor derechos participativos en los resultados de la empresa emisora.

Una vez definido el tipo de instrumento financiero la ESU procederá a clasificarlo de acuerdo a las categorías definidas en el alcance de esta política.

7.6.2. Medición

7.6.2.1. Medición Inicial

Al reconocer inicialmente una inversión de administración de liquidez, la ESU tomará en consideración la categoría bajo la cual fue clasificada.

Para las inversiones de administración de liquidez clasificadas en la categoría de valor razonable, se medirán al valor razonable, y cualquier diferencia con el precio de la transacción, se reconocerá como ingreso o como gasto según corresponda, en la fecha de adquisición. En esta categoría los costos de transacción afectarán directamente el resultado como gasto y por tanto no serán considerados un mayor valor de la inversión.

Las inversiones de administración de liquidez clasificadas en las categorías de costo amortizado o en la categoría de costo, se medirán inicialmente por el precio de la transacción más los costos de transacción incurridos.

Los costos de transacción incluyen, entre otros honorarios y comisiones pagadas a asesores, comisionistas o intermediarios y demás tarifas establecidas por los entes reguladores y bolsas de valores originados en la adquisición del instrumento.

7.6.2.2. Medición Posterior

Con posterioridad al reconocimiento inicial, la ESU medirá las inversiones de administración de liquidez atendiendo a la categoría en la que se encuentran clasificadas, así:

7.6.2.2.1. Inversiones clasificadas en la categoría de valor razonable

Las inversiones clasificadas en esta categoría se medirán al valor razonable. La variación del valor razonable de las inversiones que se esperan negociar afectarán los resultados del periodo, como se describe a continuación:

- Si el valor razonable es mayor que el valor registrado en libros, la diferencia será mayor valor de la inversión y se reconocerá un ingreso,

- Si el valor razonable es menor que el valor registrado en libros, la diferencia será menor valor de la inversión y se reconocerá un gasto.

Las variaciones tanto positivas como negativas, del valor razonable de los instrumentos de patrimonio que no se tengan con la intención de negociar y que no otorguen control ni influencia significativa ni control conjunto, aumentarán o disminuirán el valor de la inversión y se reconocerá en el patrimonio, presentándose en el otro resultado integral.

Los intereses y dividendos recibidos de las inversiones clasificadas al valor razonable y que se esperan negociar reducirán el valor de la inversión y aumentarán el efectivo y equivalentes al efectivo de acuerdo con la contraprestación definida.

Por otro lado, los dividendos de los instrumentos de patrimonio clasificados al valor razonable y que no otorgan control ni influencia significativa ni control conjunto se reconocerán en el momento en que los dividendos sean decretados conforme a la norma de ingresos de actividades ordinarias aumentando el valor de la inversión, y reconociendo un ingreso. Los dividendos pagados reducirán el valor de la inversión afectando el efectivo y equivalentes al efectivo de acuerdo con la contraprestación definida.

Las inversiones de administración de liquidez clasificadas a valor razonable no serán objeto de estimación de deterioro.

7.6.2.2.2. Inversiones clasificadas en la categoría de costo amortizado

Con posterioridad al reconocimiento, las inversiones en esta categoría serán medidas al costo amortizado. El costo amortizado corresponde al valor inicialmente reconocido más el rendimiento efectivo menos los pagos de capital e interés menos cualquier disminución por deterioro del valor. El rendimiento efectivo se calculará multiplicando el valor en libros de la inversión por la tasa de interés efectiva. El rendimiento efectivo se reconocerá como un mayor valor de la inversión y como un ingreso.

Los rendimientos recibidos reducirán el valor de la inversión, afectando el efectivo o equivalentes del efectivo de acuerdo con la contraprestación definida.

La ESU hará las estimaciones de deterioro, de las inversiones de administración de liquidez clasificadas al costo amortizado, cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del emisor o del desmejoramiento de las condiciones crediticias del mismo. Para el efecto, se verificará si existen indicios de deterioro. El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la inversión con respecto al valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados de la misma (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido), descontados utilizando la tasa de interés efectiva original de la inversión, es decir, la tasa de interés efectiva computada en el momento del reconocimiento inicial. El deterioro se reconocerá de forma separada, como un menor valor de la inversión, afectando el gasto del periodo.

Sí en una medición posterior, las pérdidas por deterioro disminuyen debido a eventos objetivamente relacionados con su origen, se disminuirá el valor del deterioro acumulado y se afectará el resultado del periodo. En todo caso, las disminuciones del deterioro no superarán las pérdidas por deterioro previamente reconocidas en el resultado y tampoco excederán el costo amortizado que se habría determinado en la fecha de reversión si no se hubiera contabilizado la pérdida por deterioro del valor.

7.6.2.23. Inversiones clasificadas al costo

Las inversiones clasificadas al costo se mantendrán al costo y serán objeto de estimación de deterioro.

El deterioro de los instrumentos de patrimonio corresponderá al exceso del valor en libros de la inversión con respecto al valor de la participación en el patrimonio de la entidad receptora de la misma. El deterioro se determinará al final del periodo contable a partir de las estimaciones de deterioro basadas en la existencia de evidencia objetiva, y se reconocerá de forma separada, como un menor valor de la inversión, afectando el gasto del periodo.

El deterioro de los instrumentos de patrimonio clasificados al costo podrá revertirse únicamente hasta el costo inicial de la inversión cuando el valor de la participación en el patrimonio de la entidad receptora de la inversión supere su valor en libros. Para el efecto, se disminuirá el valor del deterioro acumulado y se afectará el resultado del periodo.

Las inversiones en títulos de deuda serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva de que las mismas se estén deteriorando como consecuencia del incumplimiento de los pagos a cargo del emisor o del desmejoramiento de las condiciones crediticias del mismo. Para el efecto, por lo menos al final del periodo contable, se verificará si existen indicios de deterioro.

El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la inversión con respecto al valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados de la misma (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido), descontados utilizando la tasa de interés de mercado para instrumentos similares como son los créditos de tesorería.

El deterioro se reconocerá de forma separada, como un menor valor de la inversión, afectando el gasto del periodo.

Si en una medición posterior, las pérdidas por deterioro disminuyen debido a eventos objetivamente relacionados con su origen, se disminuirá el valor del deterioro acumulado y se afectará el resultado del periodo. En todo caso, las disminuciones del deterioro no superarán las pérdidas por deterioro previamente reconocidas en el resultado.

Los intereses de los títulos de deuda y los dividendos y participaciones de los instrumentos de patrimonio se reconocerán como una cuenta por cobrar y como un ingreso, con base en los criterios de la Norma de Ingresos de Actividades Ordinarias.

7.6.2.2.4, Reclasificaciones

La ESU realizará las reclasificaciones, entre las categorías de valor razonable y costo amortizado, de manera excepcional, cuando exista un cambio en el modelo de negocio en la gestión de inversiones que evidencie la consistencia de las políticas establecidas por La ESU para la administración de su liquidez.

- Dado el caso de que la ESU reclasifique una inversión de la categoría de valor razonable a la categoría de costó amortizado, el valor razonable del instrumento en la fecha de reclasificación será el valor inicial por el cual se registrará la inversión al costo amortizado y sobre el cual se calculará la tasa de interés efectiva para efectos de realizar las mediciones posteriores.

- Si se reclasifica una inversión de la categoría de costo amortizado a la categoría de valor razonable, se disminuirá el valor en libros de la inversión al costo amortizado y se registrará la inversión en la nueva categoría por el valor razonable en la fecha de reclasificación. La diferencia se reconocerá como ingreso o gasto del periodo. Con posterioridad a la reclasificación, se atenderán los criterios de medición establecidos para la respectiva categoría.

La ESU realizará las reclasificaciones desde y hacia las categorías de valor razonable y costo de acuerdo con la disponibilidad de información sobre el valor razonable.

- Si se reclasifica una inversión de la categoría de valor razonable a la categoría de costo, el valor razonable del instrumento en la fecha de reclasificación será el valor inicial por el cual se registrará la inversión al costo.

- Si se reclasifica una inversión de la categoría de costo a la categoría de valor razonable, se disminuirá el valor en libros de la inversión al costo y se registrará la inversión en la nueva categoría por el valor razonable en la fecha de reclasificación. La diferencia se reconocerá como ingreso o gasto del periodo. Con posterioridad a la reclasificación, se atenderán los criterios de medición establecidos para la respectiva categoría.

- Si se reclasifica una inversión de la categoría de costo amortizado a la categoría de costo, el valor del instrumento en la fecha de reclasificación (es decir el costo amortizado a partir de la tasa de interés efectiva) será el costo inicial de la categoría del costo, el cual se mantendrá en periodos posteriores.

- Si se reclasifica una inversión de la categoría de costo a la categoría del costo amortizado, el costo del instrumento será el valor inicial por el cual se registrará la inversión al costo amortizado y sobre el cual se calculará la tasa de interés efectiva para efectos de realizar las mediciones posteriores.

7.6.2.2.5. Baja en cuentas

La ESU dejará de reconocer una inversión de administración de liquidez cuando expiren los derechos o cuando se transfieran los riesgos y las ventajas inherentes a la propiedad de la misma. Para el efecto, se disminuirá el valor en libros de la inversión y las utilidades o pérdidas acumuladas en el patrimonio, si existieren. La diferencia con el valor recibido se reconocerá como ingreso o gasto del periodo. La ESU reconocerá separadamente, como activos o pasivos, cualesquiera derechos u obligaciones creados o retenidos en la transferencia.

En caso de que se retengan sustancialmente los riesgos y las ventajas inherentes a la propiedad de la inversión, esta no se dará de baja y se reconocerá un pasivo por el valor recibido en la operación, el cual se tratará como una cuenta por pagar en la categoría de costo amortizado.

Si La ESU no transfiere ni retiene de forma sustancial, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad de la inversión, determinará sí ha retenido el control sobre la inversión. Si La ESU no ha retenido el control, dará de baja la inversión y reconocerá por separado, como activos o pasivos, cualesquiera derechos u obligaciones creados o retenidos por efecto de la transferencia. Si la ESU ha retenido el control, continuará reconociendo la inversión en la medida de su implicación continuada y reconocerá un pasivo asociado. La implicación continuada corresponde a la medida en que La ESU está expuesta a cambios de valor de la inversión transferida, originados por los riesgos y ventajas inherentes a esta.

El pasivo asociado se medirá de forma que el neto entre los valores en libros del activo transferido y del pasivo asociado sea:

a) El costo amortizado de los derechos y obligaciones retenidos por La ESU si el activo transferido se mide al costo amortizado; o

b) Igual al valor razonable de los derechos y obligaciones retenidos por La ESU, cuando se midan independientemente, si el activo transferido se mide por el valor razonable.

La ESU seguirá reconociendo cualquier ingreso que surja del activo transferido en la medida de su implicación continuada, y reconocerá cualquier gasto en el que se incurra por causa del pasivo asociado, por ejemplo, el generado en la gestión de recaudo.

A efectos de mediciones posteriores, los cambios reconocidos en el valor razonable del activo transferido y del pasivo asociado se contabilizarán de forma coherente, de acuerdo con lo establecido en esta Norma para la categoría de inversiones clasificadas al valor razonable y no podrán ser compensados entre sí.

7.6.3. Presentación en los estados financieros

Los instrumentos financieros clasificados como inversiones de administración de liquidez se presentarán en los activos corrientes o no corrientes del estado de situación financiera, dependiendo del término de vencimiento de las inversiones.

7.6.4. Revelaciones

La ESU revelará en relación con las inversiones de administración de liquidez, la siguiente información:

a) Información relativa al valor en libros y a las principales condiciones de la inversión, tales como: plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones en la disposición de la inversión.

b) Se revelarán los dividendos e intereses reconocidos durante el periodo, mostrando por separado los relacionados con inversiones dadas de baja en cuentas durante el periodo contable y los relacionados con inversiones mantenidas al final de este.

c) Para las inversiones clasificadas en la categoría del valor razonable, La ESU informará la fuente de información utilizada en la determinación del valor razonable de la inversión y mostrará el impacto que haya tenido la variación del valor razonable de estas inversiones en el resultado o en el patrimonio, según corresponda.

d) Para las inversiones clasificadas al costo amortizado, se revelará:

- El precio pagado.

- Los costos de transacción reconocidos como parte del valor del instrumento.

- La tasa de interés nominal.

- La tasa de interés efectiva, así como los criterios utilizados para determinarla.

- Adicionalmente, La ESU revelará el valor total de los ingresos por intereses calculados utilizando la tasa de interés efectiva.

e) Para las inversiones clasificadas al costo, se revelará:

- El precio pagado.

- Los costos de transacción reconocidos en el resultado

- El valor total de los ingresos por intereses o los dividendos causados durante el periodo.

- Adicionalmente, para el caso de los instrumentos de deuda, se revelará la tasa de interés nominal.

f) Se revelará el valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo, así como el deterioro acumulado. Adicionalmente, se revelarán los factores que La ESU haya considerado para determinar el deterioro.

g) Cuando La ESU haya pignorado inversiones de administración de liquidez como garantía por pasivos o pasivos contingentes, revelará el valor en libros de las inversiones pignoradas como garantía, y los plazos y condiciones relacionados con su pignoración.

h) Si La ESU ha transferido inversiones de administración de liquidez a un tercero en una transacción que no cumpla las condiciones para la baja en cuentas, La ESU revelará para cada clase de estas inversiones:

- La naturaleza de las inversiones transferidas.

- Los riesgos y ventajas inherentes a los que La ESU continúe expuesta.

- El valor en libros de los activos o de cualesquiera pasivos asociados que La ESU continúe reconociendo.

i) Si de acuerdo con lo dispuesto en esta Norma, La ESU ha hecho una reclasificación de las inversiones de administración de liquidez, revelará:

- La fecha de reclasificación,

- Una explicación detallada del cambio en el modelo de negocio y una descripción cualitativa de su efecto sobre los estados financieros de La ESU.

- El valor reclasificado hacia o desde cada una de esas categorías.

- El efecto en el resultado.

j) La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerido por la Gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados financieros, respecto a las inversiones de administración de liquidez.

7.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de esta política contable corresponde a:

- La Resolución 414 de septiembre de 2014

- La Resolución 139 de 24 de marzo 2015

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capítulo I: Activos, Numeral 1 - Inversiones de Administración de Liquidez.

- El Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Decreto 1525 de 2008

- Directrices del proceso de gestión de Tesorería de la ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

- Directrices del proceso de gestión contable de la ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

7.8. CONTROL DE CAMBIOS

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8. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR

8.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para las cuentas por cobrar, generadas por la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

8.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las transacciones, eventos y contratos que dan origen a derechos de reclamación que en la Empresa para la Seguridad Urbana -ESU- se categoricen y clasifiquen como cuentas por cobrar, con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibilite la preparación y la presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

8.3. ALCANCE

Esta política contable aplica para todos los derechos de cobro a favor de la ESU que sean clasificados en cualquiera de las siguientes categorías de cuentas por cobrar, derivadas de:

- La prestación de servicios, venta y/o comercialización de bienes y servicios

- Anticipos y Avances

a) Anticipos a proveedores: Son las cuentas por cobrar a los proveedores de bienes y servicios relacionados con el desarrollo del objeto contractual.

b) Anticipos a funcionarios de la ESU: Son las cuentas por cobrar relacionadas a recursos entregados a los empleados para el desarrollo de las actividades misionales de cada uno de los procesos.

c) Anticipos entregados a terceros en virtud del desarrollo de un contrato interadministrativo: Son las cuentas por cobrar relacionadas a recursos entregados bajo autorización del ordenador del gasto a funcionarios vinculados al cliente.

d) Anticipo por concepto de impuestos: Son las cuentas por cobrar a las entidades titulares de los diferentes impuestos Nacionales o Territoriales, ya sea para solicitar su devolución o compensación, en el giro de las actividades ordinarias de la ESU.

- Saldos a favor de impuestos: Son las cuentas por cobrar a las entidades titulares de los diferentes impuestos Nacionales o Territoriales, por los saldos a favor originados en la liquidación privada de impuestos, ya sea para solicitar su devolución o compensación, en el giro de las actividades ordinarias de la ESU.

- Recursos entregados en administración a entidades con las cuales la ESU firma Convenios y/o Contratos Interadministrativos.

- Otras cuentas por cobrar, derivadas de:

a) Fallos en solidaridad en el pago de demandas.

b) Cauterización del parque automotor.

c) Incapacidades de los empleados a cargo de las EPS.

d) Responsabilidad de los empleados de la ESU por concepto de:

- No aprovechamiento o incumplimiento de los beneficios otorgados.

- Viáticos no soportados.

- Daños, desfalco, fraude, pérdida u otro evento sucedido sobre los activos bajo su administración.

e) La ejecución o conciliación de los contratos interadministrativos.

De acuerdo a lo anterior, en la medida que surjan nuevas transacciones, eventos o contratos que se deriven del desarrollo de su objeto social y se clasifiquen como cuentas por cobrar, se analizará la situación y se determinará si los hechos económicos se ajustan a las políticas contables existentes en la ESU, o si se hace necesario la modificación o la creación de una nueva política contable, teniendo como parámetro el Nuevo Marco Normativo aplicable.

8.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política los siguientes funcionarios:

- Profesional de Cartera, en cuanto al reconocimiento, medición y revelación de información relativa a las cuentas por cobrar objeto de esta política.

- Líder de Contabilidad, en cuanto a la presentación y revelación de información relativa a las cuentas por cobrar objeto de esta política.

8.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

8.5.1. Términos o definiciones

- Contrato Interadministrativo: Es un acuerdo celebrado entre entidades públicas con el fin de aunar esfuerzos para la consecución de objetivos comunes o para la prestación de un servicio a cambio de una remuneración.

- Costo: Es el precio de la transacción.

- Costo amortizado: Es la medida inicial de un activo o pasivo financiero menos los reembolsos del principal, más o menos la amortización acumulada -calculada con el método de la tasa de interés efectiva (TIR) - de cualquier diferencia entre el importe inicial y el valor de reembolso en el vencimiento; y en el caso de los activos financieros, menos cualquier disminución por deterioro del valor o incobrabilidad.

- Costos de transacción: Son los costos increméntales directamente atribulares a la compra, emisión, venta o disposición por otra vía de un activo o pasivo financiero.

- Cuentas por Cobrar: Es un derecho contractual de reclamación a favor de la ESU clasificado como activo financiero, que le otorga el derecho de recibir efectivo u otro activo financiero y que da lugar a una obligación a cargo de otra persona o entidad denominado deudor que la clasifica como un pasivo financiero.

- Deterioro: El deterioro corresponde al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto a su valor recuperable, que a la vez corresponde al valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados de la misma (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido).

- Deudor: Es cualquier persona o entidad que tenga una acreencia o deuda a favor de la ESU.

- Evidencia Objetiva: Es el conjunto de información observable que requiere la atención de la ESU, como poseedor del derecho contractual de cobro que otorgan las cuentas por cobrar, respecto al incumplimiento en los pagos a cargo del deudor o en el desmejoramiento de las condiciones crediticias del mismo.

- Método de la tasa de interés efectiva: Es un método de cálculo del costo amortizado de un activo o un pasivo financiero y de imputación del ingreso o gasto financiero a lo largo del periodo relevante. La tasa de interés efectiva es la tasa de descuento que iguala exactamente los flujos de efectivo por cobrar o por pagar estimados a lo largo de la vida esperada del instrumento financiero con el importe neto en libros del activo financiero o pasivo financiero, es decir la tasa interna de retorno (TIR).

- Precios diferenciados para ventas con plazos de pago: Son los precios que puede negociarse en la venta de un bien o servicio al inicio y al final de un plazo de pago determinado, lo cual implica una transacción de financiación con tasa de interés implícita,

- Tasa de interés de referencia del mercado: Es la tasa de interés establecida en el sector comercial o financiero, sobre un instrumento de deuda de similares condiciones, respecto a la moneda de financiación, plazo de financiación, entre otros factores de comparación.

- Términos normales de crédito: Son los plazos normales de cobro pactados con los clientes y demás terceros a los cuales le es otorgado crédito, considerando la política de cartera de la ESU y los plazos normales promedio del sector, teniendo en cuenta que dentro de dicho plazos se espera la recuperación dejas diferentes cuentas por cobrar que hayan sido reconocidas.

- Transacción de Financiación: Es una transacción de compraventa en la cual se pactan plazos de pago más allá de los términos normales de crédito donde existe financiación explícita, con una tasa de interés que no es una tasa de mercado, o existe una financiación implícita (precios diferenciados), lo cual implica medir las cuentas por cobrar al valor presente, utilizando una tasa de interés de referencia del mercado para un instrumento de deuda similar.

- Valor presente: Es la estimación actual del valor descontado presente de las futuras entradas netas de flujos de efectivo, en el curso normal de la operación donde se esperan recibir por la recuperación de las cuentas por cobrar.

- Valor recuperable: Es el valor que la ESU recibiría por una cuenta por cobrar o un grupo de ellas, que a la vez corresponderá al valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados de la(s) misma(s), excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido.

8.6. CONDICIONES

8.6.1. Controles Contables

Las deudas de difícil cobro (mayores a 360 días) se gestionarán conjuntamente con la secretaria general; una vez agotadas las gestiones administrativas y jurídicas de cobro de aquellas cuentas por cobrar de difícil recaudo, la Secretaria General de la empresa deberá reportar al área contable cuál fue el resultado final de dicha gestión con sus respectivos soportes. Los casos en los cuales no fue posible el recaudo se llevaran al comité de sostenibilidad contable en primera instancia y en caso de ser necesario a la Junta Directiva con el objetivo de ser dadas de baja o retiradas de la contabilidad.

- Todas las cuentas por cobrar serán controladas por el profesional de cartera, incluyendo las que no estén respaldadas en una factura de venta expedida por la ESU, como las originadas en Contabilidad por efecto de ajustes y reclasificaciones, con excepción de los anticipos de impuestos y otros anticipos, los cuales serán controlados en contabilidad.

- En caso de que un cliente cancele una cuenta por cobrar la cual estaba deteriorada, el profesional de cartera entregará al área de contabilidad, los ajustes y soportes para el registro contable correspondiente.

- El profesional de cartera entregará mensualmente al líder de contabilidad, el detalle de la cartera superior a 360 días, para la respectiva clasificación en los estados financieros.

- Los anticipos entregados a funcionarios tendrán que legalizarse en el mes siguiente después de su desembolso a excepción de los que tengan plenamente justificado el retraso de dicha legalización.

- Cuando en la legalización del anticipo se genere un saldo a favor de los funcionarios igual o inferior a cincuenta mil pesos ($ 50.000) se cancelará por caja menor siempre y cuando este dentro de lo que resuelve la resolución que la reglamenta, de lo contrario se debe elaborar cheque.

- Los avances y anticipos entregados a proveedores, deberán legalizarse dentro de la respectiva vigencia. El responsable de la legalización, correcta amortización y el reintegro de los rendimientos que se generen de dichos recursos es el supervisor o interventor del contrato.

- El profesional contable socializará periódicamente a los funcionarios de la ESU, supervisores o interventores, el estado actual del anticipo a su cargo. Con la finalidad de mantener un control estricto y que la legalización del anticipo se realice oportunamente.

- En caso de incobrabilidad de un anticipo, el supervisor del contrato en acompañamiento del profesional contable remiten la información a Secretaría General, para gestionar su cobro.

- Con respecto a la circularización emitida por el área cartera, el profesional de esta área deberá analizar las respuestas enviadas por los clientes y en caso de ser necesario realizar los ajustes respectivos..

- El área contable reportará a la Contaduría General de Nación el boletín de deudores morosos semestralmente, esta información se entregará con base a los reportes entregados por el profesional de cartera y las notificaciones enviadas por parte de él al proveedor o cliente que para esa fecha cumpla con los requisitos para ser reportado en el boletín.

- Mensualmente el profesional de cartera y el profesional contable conciliarán los saldos reflejados en los módulos de cartera y contabilidad.

- Para la elaboración de una nota crédito, es indispensable los documentos soportes que justifiquen la realización de la misma. No se deben elaborar notas crédito por concepto de honorarios que afecten vigencia fiscales anteriores.

- Cuando el cliente informe que la factura de venta se le perdió o se extravió, debe enviar el soporte legal (denuncio del título valor), para que la ESU proceda a anular la factura descrita en el denuncio y elaborar una nueva.

- El profesional de cartera informará dentro del mes corriente al tecnólogo de impuestos, los dineros que han retenido los clientes por concepto de impuestos y los cuales no son procedentes, con el propósito de que el tecnólogo de impuestos realice las gestiones necesarias para la recuperación de este dinero.

- Paralelamente cuando se presentan saldos por cobrar por concepto de impuestos o deducciones mal practicadas a los proveedores, el tecnólogo de impuesto intentara recaudar el saldo pendiente con el proveedor.

- Para las dos situaciones descritas anteriormente si esta labor de recuperación no resulta exitosa en un plazo máximo de seis meses deberá ser reportada a la secretaria general de la ESU.

- El tecnólogo de impuestos, realizará mensualmente un consolidado donde se controla el anticipo a favor de impuestos.

- El tecnólogo de impuestos mensualmente elaborará un informe al líder de presupuesto y al profesional de cartera, relacionando los dineros retenidos por concepto de impuestos y que no son procedentes (recursos a administrar) con el propósito de que el profesional de cartera revise en bancos la consignación de estos dineros por parte del cliente y el líder de presupuesto afecte el contrato interadministrativo con dicha suma. En caso de que el cliente reintegre estos valores, el profesional de cartera informará a los usuarios involucrados para realizar los respectivos registros.

8.6.2. Controles de Cartera

La gestión de las cuentas por cobrar estará sujeta a las políticas administrativas establecidas y aplicadas por el Líder de Tesorería en cuanto a cartera y aprobadas por el director administrativo y financiero (ver directrices del proceso de gestión de Tesorería del Sistema de Gestión de Calidad de la ESU).

8.7. CONTENIDO

8.7.1. Reconocimiento

8.7.1.1. Reconocimiento General

La ESU reconocerá como cuentas por cobrar los derechos adquiridos por ella en desarrollo de sus actividades, de las cuales se espere en el futuro la entrada de un flujo financiero fijo o determinare, a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.

8.7.1.2. Reconocimiento del plazo normal de cobro

La ESU define el plazo normal de las cuentas por cobrar para efectos de aplicación de su política contable en cuanto a su reconocimiento al costo, el acordado con las diferentes entidades y personas, hasta un máximo de 30 días contados a partir de la fecha de expedición del documento correspondiente, en las condiciones y forma convenida, dada la particularidad de las transacciones, eventos y contratos que se reconocen en la ESU.

En el caso de que los plazos otorgados a los clientes superen el límite del plazo normal establecido en esta política, las cuentas por cobrar deberán ser reconocidas al costo amortizado.

8.7.2. Clasificación

La ESU define que todas las cuentas por cobrar se entenderán clasificadas al costo, teniendo en cuenta que las transacciones que se originan como cuentas por cobrar, se derivan tanto en operaciones corrientes o comerciales como en otro tipo de operaciones, de acuerdo a las responsabilidades de las partes, sobre las cuales se ha considerado viable la definición de plazos normales de cobro.

8.7.3. Medición

8.7.3.1. Medición Inicial

La ESU medirá las cuentas por cobrar clasificadas al costo por el valor de la transacción.

En caso de que haya cuentas por cobrar clasificadas al costo amortizado se medirán de la siguiente manera:

a) Cuando se hayan pactado precios diferenciados para ventas con plazos de pago superiores a los normales, se empleará el precio establecido para ventas con plazos normales de pago, o

b) Cuando no se hayan pactado precios diferenciados para ventas con plazos de pago superiores a los normales, se empleará el valor presente de los flujos futuros descontados a la tasa de referencia del mercado para transacciones similares como los créditos de tesorería durante el periodo que exceda al plazo normal de cobro.

La ESU determinará la tasa de referencia del mercado para transacciones similares, a partir de un instrumento de deuda que sea semejante en lo que respecta a:

- La moneda de transacción,

- El plazo de financiación,

- La tasa de interés que el deudor, en circunstancias normales, pagaría sobre dicho tipo de transacción de financiación, y

- Otros factores que considere necesarios para tal fin.

8.7.3.2. Medición Posterior

La ESU define que, con posterioridad a la medición y reconocimiento inicial, las Cuentas por Cobrar clasificadas al costo se mantendrán por el valor de la transacción.

En el caso de las cuentas por cobrar clasificadas al costo amortizado, se medirán al costo amortizado, aplicando el método de la tasa de interés efectiva.

8.7.4. Deterioro del valor

En La' ESU el deterioro del valor corresponderá al exceso del valor en libros de las cuentas por cobrar con respecto a su valor recuperable, correspondientes tanto a los ingresos propios reconocidos de acuerdo a la política de ingresos de actividades ordinarias, como a las demás cuentas por cobrar no excluidas en la política de cuentas por cobrar.

Por lo anterior, se exceptúan del reconocimiento y medición del deterioro del valor, establecidos en esta política, las cuentas por cobrar correspondientes a la facturación de los recursos recibidos en administración de contratos interadministrativos firmados por La ESU.

8.7.4.1. Reconocimiento del deterioro del valor

En La ESU, las cuentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de las condiciones crediticias del mismo, causadas al menos por alguno de los siguientes factores o indicios de deterioro:

a) Dificultades financieras significativas manifestadas por el deudor.

b) Infracciones del contrato, tales como incumplimientos o moras en el pago de la cuenta por cobrar y en los intereses corrientes y por mora en caso de ser liquidados, considerando los niveles de riesgo establecidos más adelante en esta política.

c) La ESU, por razones económicas o legales relacionadas con dificultades financieras manifestadas por el deudor, otorga a éste concesiones que no le habría otorgado en otras circunstancias.

d) Pase a ser probable que el deudor entre en quiebra o en otra forma de reorganización financiera.

e) Condiciones económicas adversas nacionales o locales o cambios adversos en las condiciones del entorno tecnológico, de mercado, legal o en el sector económico que opera el deudor.

f) No reconocimiento de los saldos de las cuentas por cobrar, por efecto de:

- Partidas no registradas por parte del deudor y que en definitiva éste no cancelará a La ESU después de agotados todos los procedimientos de cobro administrativos y jurídicos.

- La no aceptación por parte del deudor, de los términos de ejecución que hayan sido facturados en relación a las condiciones inicialmente pactadas en un contrato interadministrativo, en cuyo caso éste decide no cancelar la(s) factura(s) por concepto de honorarios a favor de La ESU que sean objeto de dicha diferencia.

En todo caso, La ESU verificará si existe alguno de los anteriores u otros indicios de deterioro, para determinar si una cuenta por cobrar o un grupo de ellas han visto deteriorado su valor y, en tal caso, reconocerá y medirá la pérdida por deterioro de valor de acuerdo a los lineamientos de cálculo del deterioro establecidos a continuación en esta política.

8.7.4.2. Medición del deterioro del valor

En la medición del deterioro de la cuentas por cobrar, La ESU considerará los métodos individual y por niveles y categorías de riesgo similares, los cuales en ambos casos son aplicables, a una cuenta por cobrar individual o a un grupo de ellas, de acuerdo al procedimiento establecido en cada uno de éstos.

8.7.5. Procedimiento de cálculo del método individual

a) Identificar qué cuenta(s) por cobrar ha(n) visto deteriorado su valor, a partir de la evaluación de los factores o indicios de deterioro establecidos anteriormente en el reconocimiento del deterioro del valor.

b) Calcular el valor recuperable de la(s) cuenta(s) por cobrar identificada(s), el cual corresponderá avalar presente de los flujos de efectivo futuros estimados de la(s) misma(s), aplicando la tasa de descuento correspondiente, de acuerdo a la clasificación y reconocimiento inicial de ésta(s), considerando que:

- En las cuentas por cobrar clasificadas al costo se utilizará, como factor de descuento, la tasa de interés de mercado aplicada a instrumentos de deuda similares, como los créditos de tesorería.

- En las cuentas por cobrar clasificadas al costo amortizado se utilizará, como factor de descuento, la tasa de interés efectiva original, es decir, aquella computada en el momento del reconocimiento inicial de la cuenta por cobrar.

- Determinar la cuantía del deterioro del valor, comparando el valor presente calculado en el literal b) con el valor en libros de la cuenta por cobrar, atendiendo que solo habrá deterioro del valor, cuando el importe o valor en libros sea mayor al importe recuperable.

- Reducir el importe o valor en libros de la(s) cuenta(s) por cobrar hasta su importe recuperable, reconociendo la pérdida por deterioro del valor inmediatamente en la cuenta de resultados contra la cuenta correctora de "deterioro acumulado de cuentas por cobrar", de acuerdo con el catálogo general de cuentas definido por la Contaduría General de la Nación.

8.7.6. Procedimiento anual de cálculo del método por niveles y categorías de riesgo similares

a) Determinar los días de vencimiento de las cuentas por cobrar a partir de la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, realizando el análisis por edades a través del módulo de cartera disponible para tal fin.

b) Clasificar las cuentas por cobrar de cada edad de vencimiento determinadas en a), de acuerdo a las categorías de riesgo similares que se encuentran definidas en el "cuadro de clasificación de los niveles y categorías de riesgo", presentado a continuación.

8.7.7. Cuadro de clasificación de los niveles y categorías de riesgo para el cálculo del deterioro

NIVEL DE RIESGO	CATEGORÍAS DE RIESGO SIMILAR
CARTERA POR ADMINISTACIÓN DELEGADA (HONORARIOS)		CARTERA DE GESTIÓN COMERCIAL (COMISIONES)	CARTERA POR CONTRATOS DE COMERCIALIZACIÓN	OTRA CUENTAS POR COBRAR
	Rango en días	% Deterioro Estimado	Rango en días	% Deterioro Estimado	Rango en días	% Deterioro Estimado	Rango en días	% Deterioro Estimado
A	0-90	0%	0-90	0%	0-90	0%	0-90	0%
B	91-180	5%	91-180	1%	91-180	1%	91-180	1%
C	181 - 360	15%	181- 360	5%	181- 360	5%	181- 360	3%
D	>360	30%	>360	10%	>360	10%	>360	6%

c) Determinar la cuantía parcial o total del deterioro del valor, aplicando a las cuentas por cobrar clasificadas en b) el porcentaje definido conjuntamente, para cada categoría y nivel de riesgo similar, en el "cuadro de clasificación de los niveles y categorías de riesgo", presentado anteriormente y considerando que:

- La cuantía parcial corresponderá al cálculo paulatino del deterioro del valor, hasta que una cuenta por cobrar de cualquier categoría de riesgo alcance el nivel de riesgo "D", en cuyo caso el valor del deterioro en ese momento será equivalente al porcentaje acumulado de dicha categoría.

- La cuantía total corresponderá al cálculo completo del deterioro del valor, aplicando el porcentaje restante al acumulado hasta completar el 100% de éste, en una cuenta por cobrar o un grupo de ellas de cualquier categoría de riesgo, cuando éstas hayan permanecido en el nivel de riesgo "D", durante el tiempo que haga falta para completar su deterioro.

d) Reducir el importe o valor en libros de la(s) cuenta(s) por cobrar por el valor parcial total calculado en c), reconociendo la pérdida por deterioro del valor inmediatamente en la cuenta de resultados contra la cuenta correctora de "deterioro acumulado de cuentas por cobrar", de acuerdo con el catálogo general de cuentas definido por la Contaduría General de la Nación.

8.7.8. Exclusiones del deterioro del valor

Respecto a los factores de reconocimiento y métodos de cálculo del deterioro del valor definidos anteriormente y aplicables a las cuentas por cobrar precisadas en el alcance de esta política, estos se aplicarán sobre cualquier valor de la cartera, a excepción de las cuentas por cobrar relacionadas con:

- Todos los anticipos y avances, excepto los realizados a proveedores;

- Saldos a favor de impuestos;

- Recursos entregados en administración

- Otras cuentas por cobrar, cuando su valor sea inferior a un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV),

- Cuentas por cobrar empleados.

En el caso de que las otras cuentas por cobrar sean originadas por efecto de ajustes contables, la fecha inicial de reconocimiento del deterioro del valor será la que corresponda a la fecha del registro contable respectivo.

8.7.9. Reversión del Deterioro

Si en una medición posterior, las pérdidas por deterioro disminuyen debido a eventos objetivamente relacionados con su origen, La ESU disminuirá el valor del deterioro acumulado y afectará el resultado del periodo. En todo caso, las disminuciones del deterioro no superarán las pérdidas por deterioro previamente reconocidas por La ESU en el resultado.

En el caso de las cuentas por cobrar clasificadas en la categoría de costo amortizado, la reversión del deterioro tampoco excederá el costo amortizado que se habría determinado en la fecha de reversión si no se hubiera contabilizado la pérdida por deterioro del valor.

8.7.10. Baja en cuentas

La ESU dejará de reconocer una cuenta por cobrar cuando:

a) Expiren o se liquiden los derechos contractuales sobre los flujos de efectivo que se esperaban recibir.

b) Transfiera los riesgos y las ventajas inherentes a la misma. Para este caso, la ESU disminuirá el valor en libros de la cuenta por cobrar y la diferencia con el valor recibido se reconocerá como ingreso o gasto del periodo. La ESU reconocerá separadamente, como activos o pasivos, cualesquiera derechos u obligaciones creados o retenidos en la transferencia.

En caso de que se retengan sustancialmente los riesgos y las ventajas inherentes a la propiedad de la cuenta por cobrar, La ESU no dará de baja este derecho y reconocerá un pasivo por el valor recibido en la operación, el cual se tratará como una cuenta por pagar en la categoría de costo amortizado.

Si La ESU no transfiere ni retiene de forma sustancial los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad de la cuenta por cobrar, determinará si ha retenido el control sobre la cuenta por cobrar. Si La ESU no ha retenido el control, dará de baja la cuenta por cobrar y reconocerá por separado, como activos o pasivos, cualesquiera derechos u obligaciones creados o retenidos por efecto de la transferencia.

Si La ESU ha retenido el control, continuará reconociendo la cuenta por cobrar en la medida de su implicación continuada y reconocerá un pasivo asociado. La implicación continuada corresponde a la medida en que La ESU está expuesta a cambios de valor de la cuenta por cobrar transferida, originados por los riesgos y ventajas inherentes a esta.

La ESU medirá el pasivo asociado de forma que el neto entre los valores en libros del activo transferido y del pasivo asociado sea el costo amortizado de los derechos y obligaciones retenidos por La ESU si el activo transferido se mide al costo amortizado.

La ESU seguirá reconociendo cualquier ingreso que surja del activo transferido en la medida de su implicación continuada y reconocerá cualquier gasto en el que se incurra por causa del pasivo asociado, por ejemplo, el generado en la gestión de recaudo.

Las cuentas por cobrar que se hayan deteriorado hasta el monto de su valor en libros, de acuerdo a los procedimientos de deterioro del valor establecidos en esta política y una vez hayan sido objeto de aprobación del comité de sostenibilidad contable para su retiro definitivo de la contabilidad.

8.7.11. Presentación en los estados financieros

Las cuentas por cobrar se presentan en el grupo de los activos corrientes del estado de situación financiera, a excepción de aquellas cuyo plazo de recuperación sea mayor a 12 meses, las cuales serán presentadas en el grupo de los activos no corrientes del mismo estado financiero.

8.7.12. Revelaciones

La ESU revelará, para cada categoría de las cuentas por cobrar, información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por cobrar, tales como:

- Plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones que las cuentas por cobrar le impongan a la empresa.

- En el caso de las cuentas por cobrar medidas al costo amortizado, se revelará la tasa de interés establecida para el cálculo del componente de financiación, así como los criterios utilizados para determinarla.

- El valor total de los ingresos por intereses calculados utilizando la tasa de interés efectiva.

- El valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo, así como el deterioro acumulado.

- Un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora pero no deterioradas al final del periodo y un análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado individualmente como deterioradas al final del periodo, incluyendo los factores que la empresa haya considerado para determinar su deterioro.

- Cuando la empresa haya pignorado cuentas por cobrar como garantía por pasivos o pasivos contingentes, revelará el valor en libros de las cuentas por cobrar pignoradas como garantía, y los plazos y condiciones relacionados con su pignoración.

- Si la empresa ha transferido cuentas por cobrar a un tercero en una transacción que no cumpla las condiciones para la baja en cuentas, la empresa revelará, para cada clase de estas cuentas por cobrar, lo siguiente:

a) La naturaleza de las cuentas por cobrar transferidas.

b) Los riesgos y ventajas inherentes a los que la empresa continúe expuesta.

c) El valor en libros de los activos o de cualesquiera pasivos asociados que la empresa continúe reconociendo.

- La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerido por la Gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados financiero, respecto a las cuentas por cobrar.

8.8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de esta política contable corresponde a:

- Resolución 414 de septiembre de 2014.

- La Resolución 139 de 24 de marzo 2015.

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capítulo I: Activos, Numeral 2 - Cuentas por Cobrar.

- Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Directrices del proceso de gestión de Tesorería de la ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

- Directrices del proceso de gestión contable de la ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

8.9. CONTROL DE CAMBIOS

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9. POLITICA CONTABLE DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

9.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para la Propiedad, Planta y Equipo que gestione la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

9.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las transacciones, eventos y contratos relacionados con los activos que se categorizan y clasifican como propiedad, planta y equipo (PPE), con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y facilite la preparación y presentación de estados financieros, que cumplan las características cualitativas dispuestas en el nuevo modelo de contabilidad aplicable a la Entidad.

9.3. ALCANCE

Esta política contable aplica para todos los bienes tangibles que sean clasificados en cualquiera de las siguientes categorías de propiedad, planta y equipo:

- Terrenos: Son los predios urbanos o rurales donde están construidas las diferentes construcciones y edificaciones adquiridas, controladas y utilizadas por la ESU para el desarrollo de sus operaciones.

- Construcciones y Edificaciones: Son los inmuebles adquiridos, controlados y destinados por la ESU para el desarrollo del objeto social.

- Equipo de Transporte: Son las unidades de transporte adquiridos, controlados y destinados por la ESU al transporte de pasajeros para el desarrollo de sus actividades.

- Equipo de Cómputo: Son los equipos electrónicos adquiridos, controlados y utilizados por la ESU para el desarrollo sistematizado de sus planes o actividades.

- Equipo de Telecomunicaciones: Son los equipos eléctricos y electrónicos adquiridos, controlados y utilizados por la ESU para el desarrollo de sus planes o actividades de comunicación.

- Muebles y Equipos de Oficina: Corresponde al equipo mobiliario, mecánico y electrónico adquirido, controlado y utilizado por la ESU para el desarrollo de sus operaciones.

Se incorporan también en el alcance de esta política, los demás grupos de propiedades, planta y equipo contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública, cuando a ello haya lugar

9.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política los siguientes funcionarios:

- El profesional de Infraestructura Tecnológica y el Profesional de Infraestructura Física, en cuanto a la medición, suministro y revelación de información relativa a la propiedad, planta y equipo.

- El Líder Contable en cuanto al reconocimiento, presentación y revelación de información relativa a la propiedad, planta y equipo.

- EL Profesional Contable en cuanto al reconocimiento y revelación de información relativa a la propiedad, planta y equipo

9.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

9.5.1. Términos o definiciones

Activo Apto: Un elemento o activo de PPE apto es aquel que requiere necesariamente de un periodo sustancial para que esté en condiciones de utilización, explotación o generación de rentas o plusvalías.

Costos de Desmantelamiento: Son los costos asociados con el proceso futuro que debe realizar la ESU para el retiro de un elemento o activo de PPE, así como para la rehabilitación del lugar sobre el que éste se asienta.

Depreciación: Es la distribución sistemática del valor depreciable de un elemento o activo de PPE, a lo largo de su vida útil.

Deterioro del valor: Es la pérdida de valor de un elemento o activo de PPE por influencia de factores internos y externos que pueden ser o no controlables por parte de la ESU.

Evidencia Objetiva: Es el conjunto de información observable que requiere la atención de la ESU, para comprobar la pérdida de valor en un elemento o activo de PPE o de una unidad generadora de efectivo a cual pertenezcan o que los agrupe.

- Método de Depreciación: Es el método utilizado para determinar el valor de la depreciación de forma sistemática a lo largo de la vida útil de un elemento o activo de PPE.

- Pérdida por deterioro: Es la cantidad en que el valor en libros de un elemento o activo de PPE excede a su valor recuperable, que a la vez corresponde al mayor entre su valor razonable menos los costos de venta o disposición y su valor en uso.

- Propiedad, Planta y Equipo (PPE): Son activos tangibles que cumplen los criterios o condiciones de reconocimiento indicados en el numeral 5.1 y definidos en el alcance de esta política.

- SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.

- Tasa de Depreciación: Es la expresión porcentual de la vida útil de un elemento o activo de PPE de acuerdo a su método de depreciación.

- Unidad generadora de efectivo (UGE): Es un grupo identificable de elementos o activos de PPE, más pequeño que genera entradas de efectivo a favor de la ESU, las cuales son, en buena medida, independientes de los flujos de efectivo derivados de otros activos o grupos de activos.

- Valor Depreciable: Es la diferencia entre el valor en libros o el valor que lo sustituya (en los estados financieros) y el valor residual.

- Valor en Libros: Es el valor al que se reconoce un elemento o activo de PPE en el estado de situación financiera.

- Valor en Uso: Es el valor presente de los flujos futuros de efectivo que se espera obtener de un elemento o activo de PPE o de unidad generadora de efectivo que los agrupe.

- Valor Recuperable: Es el valor que la ESU recibiría por un elemento o activo de PPE, y que a la ve2 corresponderá al mayor entre el valor razonable del elemento o activo menos los costos de disposición y su valor en uso.

- Valor Residual: Es el importe o valor estimado que la ESU podría obtener en el momento presente por la disposición de un elemento o activo de PPE, después de deducir los costos de disposición estimados, si el elemento o activo hubiera alcanzado ya la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil. También es conocido como valor de salvamento.

- Vida Económica: La vida económica de un elemento o activo de PPE es el periodo de tiempo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de uno o más usuarios, correspondiente al número de años de depreciación o al número de unidades de uso o producción que la ESU y otros usuarios esperan obtener del mismo.

- Vida Útil: Es el periodo durante el cual se espera que un elemento o activo de PPE esté disponible para su uso por parte de la ESU o el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la ESU.

9.5.2. Condiciones

9.5.2.1. Controles Contables

- El profesional de infraestructura física es el responsable de informar la adquisición, venta, donación y retiro de bienes, catalogados como activos fijos de la Entidad, velando permanentemente para que el módulo de activos fijos este actualizado, cumpla con las normas legales y contables y se encuentre conciliado con la contabilidad.

- En caso de adquisición, venta, donación o retiro de un bien, el profesional de infraestructura física enviará todos los documentos soportes al profesional contable para realizar los registros correspondientes, y en caso de ser necesario se socializara al comité de sostenibilidad contable.

- Los profesionales de las áreas de infraestructura física e infraestructura tecnológica son los responsables de suministrar oportunamente la información y documentos soportes, correspondientes a la gestión de la propiedad, planta y equipo, al profesional contable para los registros correspondientes y la adecuada conciliación contable.

- El profesional del área de Contabilidad conciliará mensualmente los saldos en libros de los elementos o activos de propiedad, planta y equipo con el informe suministrado por el profesional del área de Infraestructura Física.

- El Profesional de Infraestructura Física informará por medio escrito al Profesional de Cartera y al Profesional de Contabilidad, los ingresos originados por la venta, chatarrizacion, remate o indemnización de los activos de la entidad, con el propósito de elaborar los registros contables correspondientes.

9.5.2.2. Controles de Infraestructura física y tecnológica

- Todos los elementos o activos de PPE serán controlados en el módulo de activos fijos.

- La gestión de los activos de propiedad, planta y equipo estará sujeta a las políticas administrativas establecidas y aplicadas por los Profesionales de Infraestructura física e Infraestructura tecnológica (ver directrices del proceso de gestión de Infraestructura Física e Infraestructura Tecnológica del Sistema de Gestión de la Calidad de la ESU).

9.6. CONTENIDO

9.6.1. Reconocimiento

La ESU reconocerá como propiedades, planta y equipo, los activos tangibles empleados por la empresa para la producción y comercialización de bienes; para la prestación de servicios; para propósitos administrativos y, en el caso de bienes muebles, para generar ingresos producto de su arrendamiento, que se caracterizan por no estar disponibles para la venta y se espera usarlos durante más de un periodo contable.

9.6.1.1. Reconocimiento General

La ESU reconocerá una partida como elemento de PPE cuando cumpla con las siguientes condiciones, y ésta:

- Es probable que obtenga beneficios económicos futuros asociados con el elemento.

- Puede medir el costo del elemento con fiabilidad.

- Los mantiene para su uso en la producción o comercialización de bienes, en la prestación de servicios, con propósitos administrativos o en el caso de bienes muebles para arrendarlos a terceros y generar ingresos producto de su arrendamiento.

- Los espera usar durante más de un periodo contable (un período contable equivale a un -1- año).

Los elementos de PPE, además de cumplir con los requisitos anteriores también deberán cumplir con los siguientes criterios de materialidad:

- Todo terreno y construcción o edificación se activará independiente de su valor

- Todos los equipos de transporte se reconocerán como activos de PPE

- Los equipos de comunicaciones y computación se activarán cuando superen un valor igual o superior a un SMMLV.

- Los muebles, enseres y equipos de oficina se activarán cuando superen un valor igual o superior a un SMMLV.

- La maquinaria y equipo se activará cuando superen un valor igual o superior a un SMMLV.

Los activos que no cumplan con los montos de materialidad establecidos, deberán ser reconocidos como gastos del periodo, pudiéndose controlar en el inventario de PPE a través del software de activos fijos.

Los terrenos y construcciones o edificaciones se reconocerán por separado, contabilizándose en cuentas distintas, así se hayan adquirido en forma conjunta.

9.6.1.2. Reconocimiento de activos adquiridos para terceros

Los activos adquiridos para terceros por parte de la ESU, en contratos de administración delegada o en cualquier otro tipo de contratación formalizada entre ésta y una contraparte, que es quien operará dichos activos, tiene el control sobre estos y recibe los beneficios económicos futuros que se espera procedan de su operación o uso, no serán reconocidos como elementos de PPE por parte de la ESU, su registro afectara la cuenta efe recursos recibidos en administración y el reconocimiento del activo lo debe hacer el mandante.

9.7. Medición

9.7.1. Medición Inicial

Los elementos de PPE se medirán inicialmente al costo, incluyendo todas las erogaciones necesarias para darles su condición y ubicación de uso.

El costo de un elemento de PPE corresponde al precio de la transacción, negociado en la fecha de reconocimiento. Sin embargo, si el pago se aplaza más allá de los términos normales de crédito definidos en las políticas generales de este documento, referentes al reconocimiento del efecto financiero, el costo será el valor presente de todos los pagos futuros pactados.

Entre los componentes del costo, se incluirán:

- El precio de adquisición, incluyendo costos de transacción adicionales como honorarios y de intermediación, aranceles de importación, impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas.

- Los costos de beneficios a los empleados que procedan directamente de la construcción o adquisición de un elemento de PPE.

- Además, todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para su operación en la forma prevista por la gerencia, como es el caso de los costos de preparación del emplazamiento físico, los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior, los costos de instalación y montaje, los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo, honorarios profesionales, deduciendo el valor neto de la venta de los elementos resultantes de la instalación y montaje.

- El valor presente de la estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta el activo.

Un elemento de PPE estará listo para su uso cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la gerencia o dependencia responsable.

No forman parte del costo de los elementos de PPE, los siguientes conceptos:

- Los costos de puesta en marcha, a menos que sean necesarios para poner el elemento en las condiciones necesarias para que opere de la manera prevista por la gerencia.

- Las pérdidas de operación en las que se incurra antes de que la PPE logre el nivel planeado de operación u ocupación.

- Los costos de apertura de una nueva instalación productiva u operativa.

- Los costos de introducción de un nuevo producto o servicio, incluyendo los costos de publicidad y actividades promocionales.

- Los costos de apertura del negocio en una nueva localización, o los de redirigirlo a un nuevo tipo de clientela o nicho de mercado.

- Los costos de formación del personal.

- Los costos de administración y otros indirectos generales.

- Los costos de financiación o por préstamos, cuando el elemento de PPE no cumpla los requerimientos establecidos en la norma de Costos de Financiación para ser calificado como un "Activo Apto" y la adquisición se realice con un plazo para pago que exceda los periodos normales de crédito, reconociendo el componente de financiación como un gasto por intereses durante el periodo de financiación, de acuerdo a lo establecido en la Norma de Préstamos por Pagar.

9.7.2. Permuta de Activos

El costo de los elementos de PPE que se reciban en permuta, se medirán por su valor razonable" a menos que pueda medirse con fiabilidad, en cuyo caso se medirán por el valor razonable de los activos entregados, y en ausencia de ambos, se medirán por el valor en libros de los activos entregados: En todo caso, al valor determinado se le adicionará el valor de cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para ponerlo en las condiciones de uso que se le pretende dar.

9.7.3. Activos recibidos sin valor

Los elementos de PPE sin cargo o valor alguno o recibidos por una contraprestación simbólica, la ESU los medirá de acuerdo a lo establecido con la norma de Subvenciones, adicionando el valor de cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para ponerlo en las condiciones de uso que se le pretende dar.

9.7.4. Medición Posterior

La ESU medirá todos los elementos de PPE tras su reconocimiento inicial, bajo el modelo del costo menos la depreciación acumulada y cualesquiera pérdidas por deterioro del valor acumuladas.

<9.8. Depreciación

La ESU reconocerá en el resultado el cargo o gasto por depreciación de cada periodo, a menos que otra política o norma del Nuevo Modelo de Contabilidad, requiera que el costo por este concepto se reconozca como parte del costo de un activo como los inventarios o los activos intangibles, considerando los siguientes aspectos:

9.8.1. Activos Depreciables

Todos los activos de PPE son susceptibles de depreciación en cada periodo, a excepción de los terrenos que tienen vida ¡limitada, las construcciones en curso y el equipo en montaje, por tanto no se deprecian.

9.8.2. Depreciación Individual

Los activos de PPE que no se agrupen para ser depreciados por componentes, se depreciarán a lo largo de sus vidas útiles como activos individuales.

9.8.3. Valor Depreciable

La depreciación se determinará sobre el valor depreciable del elemento de PPE y se distribuirá a lo largo de su vida útil. Se considera el valor depreciable como el valor del activo o de sus componentes menos el valor residual o de salvamento del activo o de sus componentes.

9.8.4. Periodo de Depreciación

La depreciación de un elemento o activo de PPE iniciará cuando esté disponible para su uso, o sea cuando este en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la Gerencia o dependencia responsable.

La depreciación de un elemento o activo de PPE cesa cuando se da de baja en cuentas. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, a menos que se encuentre depreciado por completo. Sin embargo, si se utilizan métodos de depreciación en función del uso, el cargo por depreciación podría ser nulo cuando no tenga lugar ninguna actividad de producción u operación.

9.8.5. Vida Útil

Para el cálculo del valor de la depreciación de sus elementos de PPE, La ESU establece para éstos los siguientes años de vida útil de acuerdo a su respectiva categoría de clasificación:

Activo o Grupo de Activos de PPE	Vida Útil (meses)
Maquinaria y equipo	120
Muebles y Enseres	120
Equipo de Computación	60
Equipo de Comunicación	120
Otros Equipos de Computación y Comunicación*	120
Flota y Equipo de Transporte	120

*No contemplados en las categorías anteriores.

No obstante, para determinar la vida útil de elemento o activo de PPE, La ESU deberá considerar los factores descritos a continuación, cuando le sean aplicables:

- La utilización prevista del activo. El uso se evalúa por referencia a la capacidad o al producto físico que se espere del mismo.

- El desgaste físico esperado o al cual se estima será sometido el activo, el cual depende de factores operativos tales como el número de turnos de trabajo en los que se utilizará el activo, el programa de reparaciones y mantenimiento, y el grado de cuidado y conservación mientras el activo no está siendo utilizado.

- La obsolescencia técnica o comercial procedente de los cambios o mejoras en la operación, o de los cambios en la demanda del mercado de bienes o servicios que se obtienen o prestan con el activo.

- Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como las fechas de caducidad o vencimiento de los contratos de arrendamientos relacionados.

- Cualquier otro factor incidente o determinante de la vida útil no comprendido en los literales anteriores.

9.8.6. Método de Depreciación

La ESU utilizará como método de depreciación el de línea recta o método lineal, porque considera que es el que mejor refleja la forma en la cual espera consumir los beneficios económicos futuros de los elementos o activos de PPE que utiliza en el desarrollo de sus operaciones comerciales y administrativas.

9.8.7. Valores Residuales

La ESU establece que el valor residual de sus elementos o activos de PPE es cero.

No obstante, La ESU al término de cada periodo contable deberá evaluar si el valor residual de un elemento de PPE o de un grupo de ellos ha cambiado, en cuyo caso podrá fijar o cambiar el valor residual que venía reconociendo hasta ese momento, considerando factores tales como:

a) Información relacionada con el uso esperado del activo o los cambios ocurridos en este.

b) Nivel de desgaste esperado y sucedido en éste que sea de carácter significativo

c) Avances tecnológicos.

d) Cambios en los precios de mercado.

e) Existencia de un compromiso formal, por parte de un tercero, para comprar el activo al final de su vida útil.

f) Existencia de un mercado activo para el activo, pudiendo determinar el valor residual con referencia a ese mercado y siendo probable que este mercado existirá al final de la vida útil del activo.

9.8.8. Revisión del valor residual, la vida útil y el método de depreciación.

Factores tales como los citados en los literales anteriores a) al d) podrían indicar que ha cambiado el valor residual o la vida útil de un elemento o activo de PPE desde la fecha de presentación de estados financieros del periodo anual más reciente.

Si estos indicadores están presentes, La ESU revisará sus estimaciones anteriores del valor residual, la vida útil y del método de depreciación, como mínimo al término del periodo contable y si existiera un cambio significativo en estas variables o las expectativas actuales son diferentes, éstas se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con lo establecido en la política de cambios en políticas, estimaciones y errores.

Si existe algún indicio de que el elemento o activo de PPE esté deteriorado, al menos por alguna de las fuentes internas o externas descritas más adelante, podría ser necesario revisar y ajustar la vida útil restante, el método de depreciación, o el valor residual del activo, incluso si finalmente no se reconociera ningún deterioro del valor para el activo considerado.

9.9. Deterioro del valor

La ESU determinará si un elemento o activo o grupo de elementos o activos de PPE han visto deteriorado su valor y, en tal caso, reconocerá y medirá la pérdida por deterioro de valor de acuerdo a los siguientes lineamientos tomados y adaptados de la norma del Deterioro de Valor de los Activos.

9.9.1. Reconocimiento del deterioro del valor

La ESU reconocerá una pérdida por deterioro del valor de un elemento o activo de PPE o de una unidad generadora de efectivo que los agrupe, cuando su valor en libros supere su valor recuperable.

9.9.2. Periodicidad en la comprobación del deterioro del valor

Al final del periodo contable, La ESU evaluará sí existen indicios de deterioro del valor de sus elementos o activos de PPE, si existe algún indicio, la empresa estimará el valor recuperable del activo para comprobar si efectivamente se encuentra deteriorado; en caso contrario, La ESU no estará obligada a realizar una estimación formal del valor recuperable.

9.9.3. Indicios de deterioro del valor

Para determinar si hay indicios de deterioro del valor de sus activos, La ESU recurrirá, entre otras, a las siguientes fuentes externas e internas de información que proveen evidencia objetiva para tal fin:

- Fuentes externas de información:

a. Durante el periodo, el valor de mercado del elemento o activo de PPE ha disminuido significativamente más de lo que se esperaría como consecuencia del paso del tiempo o de su uso normal.

b. Durante el periodo, han tenido lugar, o van a tener lugar en un futuro inmediato, cambios significativos con una incidencia adversa sobre La ESU, los cuales están relacionados con el mercado al que está destinado el activo o, con el entorno legal, económico, tecnológico o de mercado en los que opera La ESU.

c. Durante el periodo, las tasas de interés de mercado, u otras tasas de mercado de rendimiento de inversiones, han tenido incrementos que probablemente afecten la tasa de descuento utilizada para calcular el valor en uso del activo, de forma que disminuya su valor recuperable significativamente.

d. El valor en libros de los activos netos de La ESU es mayor que su valor de mercado o que su valor de reposición, establecidos por un mercado activo o un mercado de referencia comparable.

- Fuentes internas de información:

a. Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico del elemento o activo de PPE.

b. Durante el periodo han tenido lugar, o se espera que tengan lugar en un futuro inmediato, cambios significativos en la manera como se usa o se espera usar el elemento o activo de PPE, los cuales afectarán desfavorablemente La ESU.

Estos cambios incluyen el hecho de que el activo esté ocioso, los planes de discontinuación o restructuración de la operación a la que pertenece el activo, los planes para disponer del activo antes de la fecha prevista y la reconsideración de la vida útil de un activo como finita en lugar de indefinida.

c. Se dispone de evidencia procedente de informes internos que indican que el rendimiento económico del activo es, o va a ser, inferior al esperado.

Entre la evidencia objetiva que la empresa puede reunir para documentar la existencia de indicios internos del deterioro del valor se encuentran, entre otros:

- Opiniones de expertos, peritos o personal calificado y certificado.

- Documentación como planos, fotografías, videos o declaraciones de personal interno de La ESU, acerca de la situación operativa de los activos cuyo deterioro físico se pretende probar.

- Informes sobre los cambios de uso, ordenados por la gerencia o área responsable de La ESU.

- Reestructuraciones o cualquier otra forma de destinación de uso;

- Informes de operación e indicadores de gestión;

- Flujos de efectivo significativamente mayores a los presupuestados inicialmente para operar o mantener el activo;

- Flujos netos de efectivo reales (o de resultados) derivados de la operación del activo que sean significativamente inferiores a los presupuestados;

- Incrementos significativos de las pérdidas originalmente presupuestadas procedentes del activo; o

- Pérdidas de operación o flujos netos negativos de efectivo para el activo que se registren cuando se sumen las cifras del periodo corriente a las cifras presupuestadas para el futuro.

9.9.4. Medición del Valor Recuperable

La ESU comprobará el deterioro del valor, ya sea de un elemento o activo de PPE o de una UGE (Unidad Generadora de Efectivo) a la cual pertenezcan o que los agrupe, estimando el valor recuperable correspondiente, el cual equivale al mayor entre el valor razonable menos los costos de disposición o venta y su valor en uso.

Si cualquiera de esos dos valores excede el valor en libros del activo, no habrá deterioro del valor y no será necesario estimar el otro valor que no se haya estimado.

Si no es factible medir el valor razonable del activo menos los costos de disposición, la empresa podrá utilizar el valor en uso del activo como su valor recuperable.

El valor recuperable se calculará para un activo individual, a menos que el activo no genere entradas de efectivo que sean, en buena medida, independientes de las producidas por otros activos o grupos de activos. Si este fuera el caso, el valor recuperable se determinará para la unidad generadora de efectivo a la que pertenezca el activo, a menos que el valor razonable del activo menos los costos de disposición sea mayor que su valor en libros o se estime que el valor en uso del activo esté próximo a su valor razonable menos los costos de disposición y este último importe pueda ser medido.

9.9.4.1. Valor Razonable

Los costos de disposición, diferentes de aquellos reconocidos como pasivos, se deducirán al calcular el valor razonable menos los costos de disposición. Estos costos incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos de la transacción similar, los costos de desmontar o desplazar el activo, así como todos los demás costos increméntales para dejar el activo en condiciones para la venta.

No son costos increméntales directamente relacionados y atribuibles a la disposición del activo, los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual y otros costos asociados con la reducción del tamaño o la reorganización de un negocio que implique la venta o disposición por otra vía de un activo.

9.9.4.2. Valor en uso

El valor en uso corresponderá al valor presente de los flujos futuros de efectivo estimados que se espere obtener de un activo o unidad generadora de efectivo. La estimación del valor en uso de un activo conllevará los siguientes pasos:

a. Estimar las entradas y salidas futuras de efectivo derivadas tanto de la utilización continuada del activo como de su disposición final, y

b. Aplicar la tasa de descuento adecuada a estos flujos de efectivo futuros.

9.9.4.2.1. Estimación de los flujos futuros de efectivo

El cálculo del valor en uso reflejará la estimación de los flujos futuros de efectivo que la empresa espere obtener del activo. Para tal efecto, la empresa realizará las siguientes acciones:

1) Efectuar las proyecciones de los flujos de efectivo teniendo en cuenta hipótesis razonables y fundamentadas que representen las mejores estimaciones de la empresa sobre el conjunto de las condiciones económicas que se presenten a lo largo de la vida útil restante del activo, otorgando un mayor peso a las evidencias externas a La ESU.

2) Proyectar los flujos de efectivo teniendo en cuenta los presupuestos o pronósticos financieros más recientes, que se hayan aprobado en La ESU, excluyendo cualquier estimación de entradas o salidas de efectivo que se espere surjan de reestructuraciones futuras o de mejoras del rendimiento de los activos. Las proyecciones basadas en estos presupuestos o pronósticos cubrirán como máximo un periodo de cinco años, salvo que pueda justificarse un plazo mayor.

3) Estimar las proyecciones de flujos de efectivo para el periodo posterior al cubierto por los presupuestos o pronósticos más recientes. Con este fin, La ESU extrapolará las proyecciones de los numerales anteriores utilizando escenarios con una tasa de crecimiento nula o decreciente, salvo que se pueda justificar el uso de una tasa creciente. Esta tasa de crecimiento no excederá la tasa promedio de crecimiento a largo plazo del sector económico en el cual opera La ESU, a menos que se pueda justificar una tasa de crecimiento mayor.

Las estimaciones de los flujos de efectivo futuros incluirán lo siguiente:

a) Proyecciones de entradas de efectivo procedentes de la utilización continuada del activo;

b) Proyecciones de salidas de efectivo en las que sea necesario incurrir para generar las entradas de efectivo por la utilización continuada del activo (incluyendo, en su caso, los pagos necesarios en la preparación del activo para su utilización) y que puedan atribuirse directamente o distribuirse a dicho activo según una base razonable y uniforme; y

c) Flujos netos de efectivo que, en su caso, se recibirían o pagarían por la disposición del activo al final de su vida útil.

9.9.4.2.2. Determinación de la tasa de descuento aplicable

La tasa o tasas de descuento a utilizar serán las tasas antes de impuestos que reflejen las evaluaciones actuales del mercado correspondientes tanto al valor temporal del dinero como a los riesgos específicos del activo para los cuales las estimaciones de flujos de efectivo futuros no se hayan ajustado, en cuyo caso la tasa a utilizar será la tasa de interés promedio de los créditos de tesorería del sector banca rio.

9,9.4.2.3. Factores a tener en cuenta en las estimaciones de los flujos de efectivo futuros y de la tasa de descuento

Se tendrán en cuenta hipótesis uniformes sobre los incrementos de precios debidos a la inflación general.

Por tanto, si la tasa de descuento incluye el efecto de los incrementos de precios debidos a la inflación general, los flujos de efectivo futuros se estimarán en términos nominales.

Por el contrario, si la tasa de descuento excluye el efecto de los incrementos de precios debidos a la inflación general, los flujos de efectivo futuros se estimarán en términos reales, pero incluirán incrementos o decrementos futuros en los precios específicos.

La ESU podrá incluir, en el cálculo de los flujos futuros o en la determinación de la tasa, los siguientes factores:

a) Las expectativas sobre posibles variaciones en el valor o en la distribución temporal de dichos flujos de efectivo futuros.

b) El precio por la incertidumbre inherente en el activo.

c) Otros factores como la ¡liquidez que los participantes en el mercado reflejarían al poner precio a los flujos de efectivo futuros, los cuales la empresa espera se deriven del activo.

9.9.5.

Medición del deterioro del valor de los activos.

9.9.5.1. Activos individualmente considerados

El valor en libros del activo se reducirá hasta que alcance su valor recuperable cuando este último sea inferior al valor en libros. Esa reducción será una pérdida por deterioro del valor, la cual se reconocerá como un gasto por deterioro del periodo.

Cuando el valor estimado de la pérdida por deterioro del valor sea mayor que el valor en libros del activo con el que se relaciona, la empresa reconocerá un pasivo si está obligada a ello por otra Norma. Para el efecto, aplicará lo establecido en la Norma de Provisiones.

Luego del reconocimiento de una pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación del activo se ajustarán en los periodos futuros. Esto con el fin de distribuir el valor en libros revisado del activo, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.

9.9.5.2. Unidades generadoras de efectivo

El deterioro del valor se estimará para un activo individualmente considerado, salvo que no genere entradas de efectivo que sean, en buena medida, independientes de las producidas por otros activos.

Si no es posible estimar el valor recuperable de un activo individualmente considerado, La ESU evaluará el deterioro de la unidad generadora de efectivo a la que pertenece el activo.

Si existe un mercado activo para los servicios prestados o los productos elaborados por un activo o un grupo de activos, uno u otros se identificarán como una unidad generadora de efectivo, incluso si alguno o todos los productos elaborados o servicios se utilizan internamente.

Las unidades generadoras de efectivo se identificarán de manera uniforme de un periodo a otro y estarán formadas por el mismo activo o tipos de activos, salvo que se justifique un cambio.

9.9.5.2.1. Unidades generadoras de efectivo con activos comunes de La ESU

Los activos comunes de La ESU son aquellos que no generan entradas de efectivo de forma independiente con respecto a otros activos o grupos de activos. Entre los activos comunes, se encuentran los bienes utilizados en actividades administrativas y otros bienes de uso común.

Puesto que los activos comunes no generan entradas de efectivo de forma separada, el valor recuperable de un activo común individualmente considerado no puede calcularse a menos que La ESU haya decidido disponer de él.

Como consecuencia de esto, si existe algún indicio de deterioro para el activo común, el valor recuperable se determinará para la unidad generadora de efectivo o grupo de unidades generadoras, a las que se haya distribuido dicho activo común.

El valor en libros de los activos comunes de la empresa se distribuirá de manera proporcional al valor en libros de las unidades generadoras de efectivo con las que se relacione. Para comprobar si una determinada unidad generadora de efectivo está deteriorada, La ESU identificará todos los activos comunes que se relacionen con dicha unidad.

Si una parte del valor en libros de un activo común de La ESU puede distribuirse de manera razonable y uniforme a esa unidad, la empresa comparará el valor en libros de la unidad, incluyendo la parte del6 valor en libros de los activos comunes de la empresa, con su valor recuperable.

Si una parte del valor en libros de un activo común de La ESU no puede distribuirse de manera razonable y uniforme a la unidad, La ESU:

determinará el valor del deterioro de la unidad excluyendo los activos comunes;

identificará el grupo más pequeño de unidades generadoras de efectivo (que incluya la unidad generadora considerada) al cual puede distribuirse el valor en libros de los activos comunes de la empresa sobre una base razonable y uniforme; y

comparará el valor en libros de ese grupo de unidades generadoras de efectivo, incluyendo la parte del valor en libros de los activos comunes de la empresa atribuido a ese grupo de unidades, con el valor recuperable del grupo de unidades. Cualquier pérdida por deterioro del valor se reconocerá de acuerdo con lo descrito a continuación.

9.9.5.2.2. Distribución de la pérdida por deterioro del valor de una unidad generadora de efectivo

En este apartado, se usa el término "unidad generadora de efectivo" para referir tanto a las unidades generadoras de efectivo individuales como a los grupos de unidades generadoras de efectivo a los que se les haya distribuido los activos comunes de La ESU.

La ESU reconocerá una pérdida por deterioro del valor de una unidad generadora de efectivo si su valor recuperable es menor que el valor en libros de la unidad.

Para reducir el valor en libros de los activos que componen la unidad, la pérdida por deterioro del valor se distribuirá en el siguiente orden: primero, se reducirá el valor en libros de cualquier plusvalía distribuida a la unidad generadora de efectivo si existiere y segundo, se distribuirá el deterioro restante a los demás elementos o activos de PPE de la unidad prorrateando en función del valor en libros de cada uno de sus elementos o activos de PPE de la unidad.

Estas reducciones del valor en libros se tratarán como pérdidas por deterioro del valor de los elementos o activos individuales de PPE y se reconocerán en el resultado como un gasto por deterioro.

Cuando La ESU distribuya una pérdida por deterioro del valor a los elementos o activos de PPE que componen la unidad generadora de efectivo, no reducirá el valor en libros de un elemento o activo de PPE por debajo del mayor valor entre a) su valor en uso (si se puede determinar), b) su valor razonable menos los costos de disposición (si se puede determinar), y c) cero.

Cuando el valor estimado de la pérdida por deterioro del valor de la unidad generadora de efectivo sea mayor que su valor en libros, La ESU reconocerá un pasivo si está obligada a ello por otra Norma. Para el efecto, aplicará lo establecido en la Norma de Provisiones.

El valor de la pérdida por deterioro del valor que no pueda distribuirse a un elemento o activo de PPE se repartirá proporcionalmente entre los demás elementos o activos de PPE que compongan la unidad.

9.9.6. Reversión de las pérdidas por deterioro del valor

La ESU evaluará al final del periodo contable, si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido.

Si existe tal indicio, La ESU estimará nuevamente el valor recuperable del elemento o activo de PPE.

9.9.6.1. Indicios de reversión de las pérdidas por deterioro del valor

Cuando La ESU evalúe si existen indicios de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido, considerará, si alguno(s) de los factores contemplados en las fuentes internas y externas de información citadas en esta política, ha revertido su efecto, con el fin de revertir el deterioro reconocido en resultados.

9.9.6.2. Activos individualmente considerados

Se revertirá la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anteriores para un elemento o activo de PPE distinto de la plusvalía si se ha producido un cambio en las estimaciones utilizadas para determinar el valor recuperable del mismo, desde el reconocimiento de la última pérdida por deterioro.

Para dicha reversión, se aumentará el valor en libros del elemento o activo de PPE hasta su valor recuperable. Ese incremento será una reversión de una pérdida por deterioro del valor, la cual afectará el resultado del periodo.

En todo caso, la reversión de una pérdida por deterioro del valor no excederá al valor en libros, que tendría el elemento o activo de PPE (neto de depreciación) si no se hubiera reconocido una pérdida por deterioro del valor para dicho elemento o activo de PPE en periodos anteriores.

Después de reconocer una reversión de la pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación del elemento o activo de PPE se ajustarán para los periodos futuros con el fin de distribuir el valor en libros revisado del activo menos su valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.

9.9.63. Unidades generadoras de efectivo

El valor de la reversión de una pérdida por deterioro del valor en una unidad generadora de efectivo, se distribuirá entre los elementos o activos de PPE de esa unidad, exceptuando la plusvalía, de forma proporcional al valor en libros de esos elementos o activos de PPE.

Esos incrementos del valor en libros se tratarán como reversiones de las pérdidas por deterioro del valor para los elementos o activos individuales de PPE y se reconocerán como ingreso del periodo.

En todo caso, el valor en libros de cada elemento o activo de PPE no se aumentará por encima del menor entre a) su valor recuperable (si pudiera determinarse); y b) el valor en libros que se habría determinado (neto de depreciación) si no se hubiera reconocido la pérdida por deterioro del valor del elemento o activo de PPE en periodos anteriores.

El valor de la reversión de la pérdida por deterioro del valor que no se pueda distribuir a los elementos o activos de PPE siguiendo el criterio anterior se prorrateará entre los demás activos que compongan la unidad, exceptuando la plusvalía.

9.9.7. Baja en cuentas

La ESU dará de baja en cuentas un elemento o activo de PPE cuando no cumpla con los requerimientos para ser reconocido como tal, lo cual ocurre:

cuando disponga de él; o

cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o disposición.

La ESU reconocerá la ganancia o pérdida por la baja en cuentas de un elemento o activo de PPE en el resultado del periodo en que el elemento o activo sea dado de baja en cuentas.

La ESU determinará la ganancia o pérdida procedente de la baja en cuentas de un elemento o activo de PPE, como la diferencia entre el producto neto de la disposición, si lo hubiera, y el importe en libros del elemento o activo.

La ESU dará de baja en cuentas al valor en libros de cualquier inspección general capitalizada anteriormente, realizada para verificar que el activo continuara operando e incorporada como mayor valor del elemento o activo asociado de PPE, cuando realice nuevas inspecciones generales con el mismo propósito.

La ESU dará baja en cuentas a las partes físicas sustituidas que tengan un costo significativo con relación al costo total del elemento o activo de PPE, reconociendo el costo de la sustitución.

9.9.8. Presentación en los estados financieros

Los elementos o activos de PPE se presentan en el grupo de los activos no corrientes del estado de situación financiera.

9.9.9. Revelaciones

9.9.9.1. Información a revelar de los elementos o activos de PPE

La ESU revelará para cada categoría de elementos o activos de PPE que se considere apropiada, la siguiente información:

- las bases de medición utilizadas para determinar el valor en libros;

- los métodos de depreciación utilizados;

- las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas.

- el valor libros y la depreciación acumulada, incluidas las pérdidas acumuladas por deterioro del valor, al principio y final del periodo contable;

- una conciliación entre los importes en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, inspecciones generales, reclasificaciones a otros tipos de activos, pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el resultado, depreciación y otros cambios;

- el efecto en resultados producto de la baja en cuentas de un elemento o activo de PPE;

- el cambio en la estimación de la vida útil y en método de depreciación;

- el valor de las PPE en proceso de construcción, el estado de avance y la fecha estimada de terminación;

- el valor en libros de las PPE cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;

- la información de bienes que se hayan reconocido como PPE o que se haya retirado, por la tenencia del control, independiente de la titularidad o derecho de dominio (esta información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar; y

- información de su condición de un bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar.

9.9.9.2. Información a revelar sobre el deterioro del valor de los elementos o activos de PPE

La ESU revelará, para cada activo individual, unidad generadora de efectivo o grupo de unidades generadoras de efectivo, que se hayan deteriorado, la siguiente información:

- el valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;

- el valor de las reversiones de pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;

- los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión de la pérdida por deterioro del valor; y

- la naturaleza del elemento o activo de PPE y, si La ESU presenta información segmentada de acuerdo con la Norma de Segmentos de Operación, el segmento principal al que pertenezca el activo; lo anterior, para cada activo individual.

Además, para cada unidad generadora de efectivo, revelará la siguiente información:

una descripción de la unidad generadora de efectivo; el valor de la pérdida por deterioro del valor reconocida o revertida en el periodo, por cada clase de activos y por cada segmento sobre el que informa, cuando a ello haya lugar; y el cambio en la agregación de los activos para identificar la unidad generadora de efectivo, desde la anterior estimación del valor recuperable de la unidad generadora de efectivo; y una descripción de la forma anterior y actual como se lleve a cabo la agrupación, así como las razones para modificar el modo de identificar la unidad en cuestión.

Adicionalmente, revelará:

el hecho de si el valor recuperable del elemento o activo de PPE (o de la unidad generadora de efectivo al cual pertenece o que lo agrupa), es el valor razonable menos los costos de disposición o el valor en uso;

la tasa o tasas de descuento utilizadas en las estimaciones actuales y en las efectuadas anteriormente para hallar el valor en uso, en el caso de que este sea el valor recuperable;

La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerido por la Gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados financiero, respecto a la propiedad, planta y equipo.

9.10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

Resolución 414 de septiembre de 2014

Resolución 139 de 2015.

Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capítulo I: Activos, Numeral 10 - Propiedad, Planta y Equipo y Numeral 16 - Deterioro del Valor de los Activos.

- Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Directrices de los proceso de gestión de infraestructura Física e Infraestructura Tecnológica de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

- Directrices del proceso de gestión contable de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

9.11. CONTROL DE CAMBIOS

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10. POLÍTICA CONTABLE DE INTANGIBLES

10.1, INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para los activos intangibles, que gestione la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

10.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las transacciones, eventos y contratos relacionados con los activos que en la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, se identifiquen y clasifiquen como activos intangibles, con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibilite la preparación y presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

10.3. ALCANCE

Esta política contable aplica para todos los bienes intangibles que sean clasificados en cualquiera de las categorías de Activos Intangibles existentes como las Licencias de Software que posee La ESU.

10.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política, las siguientes áreas:

Área de Infraestructura Tecnológica.

Contabilidad

10.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

10.5.1. Términos o definiciones

- Activo Apto: un activo intangible apto es aquel que requiere necesariamente de un periodo sustancial para que esté en condiciones de utilización, explotación o generación de rentas o plusvalías.

- Activo Identificable: es un activo que es susceptible de separarse de La ESU y, en consecuencia, venderse, transferirse, entregarse en explotación, arrendarse o intercambiarse, ya sea individualmente, o junto con otros activos identificares o pasivos con los que guarde relación, independientemente de que La ESU tenga o no la intención de llevar a cabo la separación. Un activo intangible también es identificable cuando surge de derechos contractuales o de otros derechos legales.

- Activo Intangible: son bienes identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la empresa tiene control, espera obtener beneficios económicos futuros y puede realizar mediciones fiables.

- Amortización: es la distribución sistemática del valor amortizable de un activo intangible, a lo largo de su vida útil.

- Fase de Desarrollo: es la fase que consiste en la aplicación de los resultados de la investigación (o de cualquier otro tipo de conocimiento científico) a un plan o diseño para la producción de sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, materiales, productos, métodos o procesos, antes del comienzo de su producción o utilización comercial.

- Fase de Investigación: es la fase que comprende todo aquel estudio original y planificado que realiza la empresa con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.

- Método de Amortización: es el método utilizado para determinar el valor de la amortización de forma sistemática a lo largo de la vida útil de un activo intangible.

- Pérdida por deterioro: es la cantidad en que el valor en libros de un activo intangible excede a su valor recuperable, o sea el mayor entre su valor razonable menos los costos de venta y su valor en uso.

- SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente

- Tasa de Amortización: es la expresión porcentual de la vida útil de un activo intangible de acuerdo a su método de amortización.

- Valor Amortizable: es la diferencia entre el valor en libros o el valor que lo sustituya (en los estados financieros) y el valor residual.

- Valor en Libros: es el valor al que se reconoce un activo intangible en el estado de situación financiera.

- Valor Residual: es el importe o valor estimado que La ESU podría obtener en el momento presente por la disposición de un activo intangible, después de deducir los costos de disposición estimados,-si el elemento o activo hubiera alcanzado ya la antigüedad y las demás condiciones esperadas-al término de su vida útil. También es conocido como valor de salvamento y su cuantía se determina con referencia a un mercado o al compromiso que se haya pactado con un tercero.

- Vida Económica: la vida económica de un activo intangible es el periodo de tiempo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de uno o más usuarios, correspondiente al número de años de amortización o al número de unidades de uso o producción que La ESU y otros usuarios esperan obtener del mismo.

- Vida Útil: es el periodo durante el cual se espera que un activo intangible esté disponible para su uso por parte de La ESU o el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de La ESU.

10.5.2. Condiciones: Controles Contables

- Corresponde al profesional de Infraestructura Tecnológica, la gestión de los activos intangibles, en lo referente a su compra, mantenimiento y valoración o valuación, así como de su venta, donación, retiro, remate o cualquier otra forma de disposición; por lo tanto deberá suministrar oportunamente la información y documentos soportes, al área de contabilidad.

- El área de Contabilidad conciliará mensualmente los saldos en libros de los activos intangibles con el informe suministrado por el profesional de Infraestructura Tecnológica.

- La gestión de los activos intangibles estará sujeta a las políticas administrativas establecidas y aplicadas por el Profesional de Infraestructura tecnológica (ver directrices del proceso de gestión de Infraestructura Tecnológica del SGC de La ESU).

10.6. CONTENIDO

10.6.1. Reconocimiento

La ESU reconocerá como activos intangibles, los bienes identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la empresa tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros y puede realizar mediciones fiables.

10.6.1.1. Reconocimiento General

La ESU reconocerá una partida como activo intangible cuando cumpla con las siguientes condiciones:

- es probable que obtenga beneficios económicos futuros asociados con el activo y pueda restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios;

- puede medir el costo del activo con fiabilidad, es decir, cuando exista evidencia de transacciones para el activo u otros similares, o cuando la estimación del valor depende de variables que se pueden medir en términos monetarios;

Los activos intangibles, además de cumplir con los requisitos anteriores también deberán cumplir con el siguiente criterio de materialidad:

Toda licencia de software se activará cuando supere un valor igual o superior a un (1) SMMLV.

Los activos intangibles que no cumplan con los montos de materialidad establecidos, deberán ser reconocidos como gastos del periodo.

10.6.1.2. Reconocimiento de activos intangibles generados internamente

La ESU no reconocerá activos intangibles generados internamente, excepto cuando estos sean producto de una fase de desarrollo. En consecuencia, para esta clase de activos intangibles, La ESU identificará qué desembolsos hacen parte de la fase de investigación y cuáles corresponden a la fase de desarrollo.

Por tanto, los desembolsos que se realicen en la fase de desarrollo se reconocerán como activos intangibles si la empresa puede demostrar lo siguiente:

a) su posibilidad técnica para completar la producción del activo intangible de forma que pueda estar disponible para su utilización o su venta;

b) su intención de completar el activo intangible para usarlo o venderlo;

c) su capacidad para utilizar o vender el activo intangible;

d) su disponibilidad de recursos técnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo y para utilizar o vender el activo intangible;

e) su capacidad para medir, de forma fiable, el desembolso atribuible al activo intangible durante su desarrollo; y

f) la forma en que el activo intangible va a generar probables beneficios económicos en el futuro.

Para esto último, La ESU demostrará, bien la existencia de un mercado para la producción que genere el activo intangible o para el activo en sí, o bien la utilidad que el mismo le genere a La ESU en caso de que vaya a utilizarse internamente.

La ESU no reconocerá como activos intangibles los siguientes conceptos o elementos:

a) Las marcas,

b) las cabeceras de periódicos o revistas,

c) los sellos o denominaciones editoriales,

d) las listas de clientes,

e) otras partidas similares que se hayan generado internamente

La ESU tampoco reconocerá como activos intangibles los desembolsos por los siguientes conceptos:

a) Actividades de capacitación,

b) la publicidad y actividades de promoción, y

f) los desembolsos por reubicación o reorganización de una parte o la totalidad de la entidad.

10.6.1.3. Reconocimiento y clasificación de activos compuestos de elementos tangibles e intangibles

La ESU determinará que elemento, de un activo conformado por elementos tangibles e intangibles, tiene más peso significativo establecido con base en su valor o importancia relativa, con el fin de clasificar y tratar el elemento como propiedades, planta y equipo o como activo intangible, según corresponda.

La ESU establece que el peso significativo será cuando el valor o importancia relativa de uno de los elementos sea igual o superior a un 70% del valor total de adquisición del activo compuesto.

10.6.1.4. Reconocimiento de activos adquiridos para terceros

Los activos intangibles adquiridos para terceros por parte de La ESU, en contratos de administración delegada o en cualquier otro tipo de contratación formalizada entre ésta y una contraparte, que es quien operará dichos activos, tiene el control sobre estos y recibe los beneficios económicos futuros que se espera procedan de su operación o uso, no serán reconocidos como activos intangibles por parte de La ESU, su registro afectara la cuenta de recursos recibidos en administración y el reconocimiento del activo lo debe hacer el mandante,

10.7. Medición

10.7.1. Medición Inicial de activos intangibles adquiridos

La ESU medirá los activos intangibles adquiridos en forma separada por el precio de adquisición, incluyendo todas las erogaciones necesarias para darles su condición y ubicación de uso. Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor del activo intangible.

Cuando la empresa adquiera un activo intangible con un plazo para pago que exceda los periodos normales de crédito, el componente de financiación no hará parte del costo del activo intangible y se reconocerá como un gasto por intereses durante el periodo de financiación, de acuerdo con la norma de cuentas por pagar. Lo anterior, siempre y cuando el activo no cumpla las condiciones para clasificarse como apto.

Entre los componentes del costo, se incluirán:

- El precio de adquisición, incluyendo costos de transacción adicionales como honorarios legales y de intermediación, aranceles de importación, impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas.

- Los descuentos financieros o por pronto pago se reconocerán como un menor valor del costo en el precio de adquisición, cuando así lo establezca la política financiera o las intenciones de la gerencia respecto a este tipo de descuentos.

- Además, todos los costos directamente atribuibles a la preparación y ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para su operación o uso en la forma prevista por la gerencia, como es el caso de los costos de preparación de otros activos que los alberga, los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior, los costos de instalación y montaje, los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo, honorarios profesionales, deduciendo el valor neto de la venta de los elementos resultantes de la instalación y montaje.

- Los costos de financiación asociados con la adquisición de un activo intangible se capitalizarán atendiendo lo establecido en la norma de Costos de Financiación, siempre y cuando éste cumpla con los requerimientos establecidos en dicha norma para calificarse como un Activo Apto.

10.7.1.1. Medición Inicial de activos intangibles adquiridos en operaciones de Arrendamiento Financiero

En la adquisición de un intangible mediante este tipo de operaciones, La ESU, actuando como arrendatario, medirá el activo de acuerdo con lo establecido en la Norma de Arrendamientos.

10.7.1.2. Medición Inicial de activos intangibles adquiridos en Combinaciones de Negocios

Los activos intangibles adquiridos en una operación de esta naturaleza, La ESU los medirá por el valor razonable que tengan en la fecha de la combinación, de acuerdo con la Norma de Combinación de Negocios.

10.7.1.3. Medición Inicial de activos Intangibles adquiridos por Permuta

El costo de los activos intangibles que se reciban en permuta, se medirán por su valor razonable, a menos que pueda medirse con fiabilidad, en cuyo caso se medirán por el valor razonable de los activos entregados, y en ausencia de ambos, se medirán por el valor en libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado se le adicionará el valor de cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para ponerlo en las condiciones de uso que se le pretende dar.

10.7.1.4. Medición Inicial de activos Intangibles recibidos sin valor

Los activos intangibles sin cargo o valor alguno o recibidos por una contraprestación simbólica, La ESU los medirá de acuerdo a lo establecido con la norma de Subvenciones, en todo caso, al valor determinado, se le adicionara cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para ponerlo en las condiciones de uso que se le pretende dar.

10.7.2. Medición inicial de activos Intangibles generados internamente

La ESU medirá los activos intangibles generados internamente con la capitalización de todos los desembolsos realizados en la fase de desarrollo que sean directamente atribuibles y necesarios en la creación, producción y preparación del activo para que pueda operar de la forma prevista por la Gerencia o el área encargada, separando dichos desembolsos de los realizados en la fase de investigación,

Entre los componentes del costo, se incluirán entre otros:

- costos de materiales y servicios utilizados o consumidos en la generación del activo intangible,

- costos de las remuneraciones a los empleados derivadas de la generación del activo intangible,

- honorarios para registrar los derechos legales, y

- amortización de patentes y licencias que se utilizan para generar activos intangibles. La ESU No incluirá como parte del costo de los activos Intangibles generados internamente, los siguientes conceptos:

- Los desembolsos realizados en la fase de investigación,

- Los desembolsos realizados en general que no es posible separarlos en las fases de investigación y desarrollo, siendo tratados como si se hubieran realizado en la fase de investigación;

- Los costos de puesta en marcha, a menos que sean necesarios para poner el activo en las condiciones necesarias para que opere de la manera prevista por la gerencia;

- Las pérdidas de operación en las que se incurra antes de que el activo intangible logre el nivel planeado de operación u ocupación;

- Los costos de las ineficiencias o cantidades anormales de desperdicios, de mano de obra o de otros recursos en los que se incurra para la formación o desarrollo del activo intangible;

- Los costos de apertura de una nueva instalación productiva u operativa;

- Los costos de introducción de un nuevo producto o servicio, incluyendo los costos de publicidad y actividades promocionales;

- Los costos de apertura del negocio en una nueva localización, o los de redirigirlo a un nuevo tipo de clientela o nicho de mercado;

- Los costos de formación del personal que trabaje con el activo intangible;

- Los costos de administración, de venta y otros gastos indirectos generales no atribuibles a la preparación del activo para su uso;

- Los costos de financiación o por préstamos, cuando el Activo Intangible no cumpla los requerimientos establecidos en la norma de Costos de Financiación para ser calificado como un "Activo Apto" y la adquisición se realice con un plazo para pago que exceda los periodos normales de crédito, reconociendo el componente de financiación como un gasto por intereses durante el periodo de financiación, de acuerdo a lo establecido en la Norma de Cuentas por Pagar.

- Los desembolsos sobre un activo intangible, que inicialmente hayan sido reconocidos como gastos del periodo;

10.7.3. Desembolsos posteriores al reconocimiento de los activos intangibles

La ESU no incluirá como parte del costo de un activo intangible, los desembolsos efectuados después del reconocimiento inicial del activo adquirido o después de completar el activo intangible generado internamente, debiendo reconocerlos como como gastos del periodo.

Aún si estos desembolsos puedan estar relacionados con conceptos como los descritos a continuación y deberán igualmente ser reconocidos como gastos del periodo en el que se incurra en ellos:

- Costos de puesta en marcha de operaciones, tales como: los costos legales y administrativos soportados en la creación de la empresa;

- Los desembolsos necesarios para abrir una nueva instalación o una actividad o, para comenzar una operación; o

- Los costos de lanzamiento de nuevos productos o procesos.

- Los desembolsos posteriores sobre marcas, cabeceras de periódicos o revistas, denominaciones, editoriales, listas de clientes u otras partidas similares, que se hayan adquirido externamente o se hayan generado internamente.

10.7.4. Medición Posterior

La ESU medirá todos los activos intangibles tras su reconocimiento inicial, bajo el modelo del costo menos la amortización acumulada y cualesquier pérdida por deterioro del valor acumulada.

10.7.4.1. Amortización

La ESU reconocerá en el resultado el cargo o gasto por amortización de cada periodo, a menos que otra política o norma del nuevo modelo de contabilidad, requiera que el costo por este concepto se reconozca como parte del costo de un activo como los inventarios, considerando los siguientes aspectos:

10.7.4.2. Activos Amortizables

Todos los activos intangibles son susceptibles de amortización en cada periodo, a excepción de aquellos que no es posible hacer una estimación fiable de su vida útil y se considerara que tienen una vida útil indefinida y los activos intangibles en formación, por tanto no se amortizan.

10.7.43. Amortización por componentes o partes significativas

La ESU amortizará por componentes los activos intangibles cuyos principales componentes tengan un costo importante y patrones significativamente diferentes de consumo de beneficios económicos y distribuirá el costo inicial del activo entre sus partes significativas o componentes principales y amortizará cada uno de estos componentes por separado a lo largo de su vida útil o periodo de amortización.

Si dos o más componentes principales o partes significativas de la misma naturaleza coinciden en su vida útil y método de amortización, éstas podrán ser agrupadas para el cálculo del cargo por amortización.

Así mismo, si un componente principal de un activo intangible no tiene un costo significativo, éste podrá ser agrupado al resto del Activo Intangible para determinar el cargo por amortización.

10.7.4.4. Amortización Individual

Los demás activos intangibles que no se agrupen, se amortizaran a lo largo de sus vidas útiles como activos individuales.

10.7.4.5. Valor Amortizable

La ESU determinará o calculará la amortización sobre el valor amortizable del Activo Intangible y se distribuirá a lo largo de su vida útil, considerando el valor amortizable como el valor del activo o de sus componentes menos el valor residual o de salvamento del activo o de sus componentes.

10.7.4.6. Periodo de Amortización

La amortización de un activo intangible iniciará cuando esté disponible para su uso, es decir, cuando este en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la Gerencia.

La amortización de un activo intangible cesa cuando se da de baja en cuentas. La amortización no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, a menos que se encuentre amortizado por completo. Sin embargo, si se utilizan métodos de amortización en función del uso, el cargo por amortización podría ser nulo cuando no tenga lugar ninguna actividad de producción u operación.

10.7.4.7. Vida Útil

Para determinar la vida útil de un activo intangible, La ESU deberá considerar todos los factores siguientes:

- La utilización prevista del activo. El uso se evalúa por referencia a la capacidad o al producto físico que se espere del mismo.

- El desgaste físico esperado o al cual se estima será sometido el activo, el cual depende de factores operativos tales como el número de turnos u horas de trabajo en los que se utilizará el activo," el programa de reparaciones y mantenimiento, y el grado de cuidado y conservación mientras el activo no está siendo utilizado.

- La obsolescencia técnica o comercial procedente de los cambios o mejoras en la operación, o de los cambios en la demanda del mercado de bienes que se obtienen o servicios que se prestan con el activo.

- Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como las fechas de caducidad o vencimiento de los contratos de arrendamientos relacionados.

- Cualquier otro factor incidente o determinante de la vida útil no comprendido en los incisos anteriores.

10.7.4.8. Método de Amortización

La ESU utilizará como método de amortización el de línea recta o método lineal, porque considera que es el que mejor refleja la forma en la cual espera consumir los beneficios económicos futuros de los activos intangibles que utiliza en el desarrollo de sus operaciones comerciales y administrativas.

10.7.4.9. Valores Residuales

La ESU supondrá que el valor residual de un activo intangible es cero a menos que:

a) exista un compromiso, por parte de un tercero, para comprar el activo intangible al final de su vida útil, o que

b) exista un mercado activo para el activo intangible, pudiéndose determinar el valor residual con referencia a ese mercado, y siendo probable que este mercado existirá al final de la vida útil del activo intangible,

Al fijar o cambiar el valor residual de un activo intangible, La ESU deberá considerar factores como los siguientes:

a) información relacionada con el uso esperado del activo o los cambios ocurridos en este;

b) nivel de desgaste esperado y sucedido en éste que sea de carácter significativo;

c) avances tecnológicos;

d) cambios en los precios de mercado;

e) existencia de un compromiso, por parte de un tercero, para comprar el activo al final de su vida útil, o la

f) existencia de un mercado activo para el activo, pudiendo determinar el valor residual con referencia a ese mercado y siendo probable que este mercado existirá a! final de la vida útil del activo.

10.7.4.10. Revisión del valor residual, la vida útil y el método de amortización

Factores tales como los citados en los literales anteriores a) al d) podrían indicar que ha cambiado el valor residual o la vida útil de un activo intangible desde la fecha de presentación de estados financieros del periodo anual más reciente.

Si estos indicadores están presentes, La ESU revisará sus estimaciones anteriores del valor residual, la vida útil y del método de amortización, como mínimo, al término del periodo contable y si existiera un cambio significativo en estas variables o las expectativas actuales son diferentes, éstas se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros. Dicho cambio 'se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con lo establecido en la política de cambios en políticas, estimaciones y errores.

Si existe algún indicio de que el activo intangible esté deteriorado, al menos por alguna de las fuentes internas o externas descritas más adelante, podría ser necesario revisar y ajustar la vida útil restante, el método de amortización, o el valor residual del activo, incluso si finalmente, no se reconociera ningún deterioro del valor para el activo considerado.

10.7.4.11. Deterioro del valor

La ESU determinará si un activo intangible o un grupo de ellos han visto deteriorado su valor y, en tal caso, reconocerá y medirá la pérdida por deterioro de valor de acuerdo a los siguientes lineamientos tomados y adaptados de la norma del Deterioro de Valor de los Activos.

10.7.4.11.1. Reconocimiento del deterioro del valor

La ESU reconocerá una pérdida por deterioro del valor de un activo intangible o de una unidad generadora de efectivo que los agrupe, cuando su valor en libros supere su valor recuperable.

10.7.4.11.2. Periodicidad en la comprobación del deterioro del valor

Al final del periodo contable, La ESU evaluará si existen indicios de deterioro del valor de sus activos intangibles, si existe algún indicio, La ESU estimará el valor recuperable del activo para comprobar si efectivamente se encuentra deteriorado; en caso contrario. La ESU no estará obligada a realizar una estimación formal del valor recuperable.

Para el caso de los activos intangibles con vida útil indefinida y los activos intangibles que aún no estén disponibles para su uso, la empresa comprobara anualmente si el activo se ha deteriorado independientemente de que existan indicios de deterioro de su valor

10.7.4.11.3. Indicios de deterioro del valor

Para determinar si hay indicios de deterioro del valor de sus activos, La ESU recurrirá, entre otras, a las siguientes fuentes externas e internas de información que proveen evidencia objetiva para tal fin:

- Fuentes externas de información:

a. Durante el periodo, el valor de mercado del activo intangible ha disminuido significativamente más de lo que se esperaría como consecuencia del paso del tiempo o de su uso normal.

b..Durante el periodo, han tenido lugar, o van a tener lugar en un futuro inmediato, cambios significativos con una incidencia adversa sobre La ESU, los cuales están relacionados con el mercado al que está destinado el activo o, con el entorno legal, económico, tecnológico o de mercado en los que opera La ESU.

c. Durante el periodo, las tasas de interés de mercado, u otras tasas de mercado de rendimiento de inversiones, han tenido incrementos que probablemente afecten la tasa de descuento utilizada para calcular el valor en uso del activo, de forma que disminuya su valor recuperable significativamente.

d. El valor en libros de los activos netos de La ESU es mayor que su valor de mercado o que su valor de reposición, establecidos por un mercado activo o un mercado de referencia comparable.

- Fuentes internas de información:

a. Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico del el activo intangible.

b. Durante el periodo, han tenido lugar, o se espera que tengan lugar en un futuro inmediato, cambios significativos en la manera como se usa o se espera usar el activo intangible, los cuales afectará^ desfavorablemente La ESU.

Estos cambios incluyen el hecho de que el activo esté ocioso, los planes de discontinuación o restructuración de la operación a la que pertenece el activo, los planes para disponer del activo antes de la fecha prevista y la reconsideración de la vida útil de un activo como finita en lugar de indefinida.

c. Se dispone de evidencia procedente de informes internos que indican que el rendimiento económico del activo es, o va a ser, inferior al esperado.

Entre la evidencia objetiva que la empresa puede reunir para documentar la existencia de indicios internos del deterioro del valor se encuentran, entre otros:

- opiniones de expertos, peritos o personal calificado y certificado;

- documentación como planos, fotografías, videos o declaraciones de personal interno de La ESU, acerca de la situación operativa de los activos cuyo deterioro físico se pretende probar;

- informes sobre los cambios de uso, ordenados por la gerencia o área responsable de La ESU;

- reestructuraciones o cualquier otra forma de destinación de uso;

- informes de operación e indicadores de gestión;

- flujos de efectivo significativamente mayores a los presupuestados inicialmente para operar o mantener el activo;

- flujos netos de efectivo reales (o de resultados) derivados de la operación del activo que sean significativamente inferiores a los presupuestados;

- incrementos significativos de las pérdidas originalmente presupuestadas procedentes del activo; o

- pérdidas de operación o flujos netos negativos de efectivo para el activo que se registren cuando se sumen las cifras del período corriente a las cifras presupuestadas para el futuro.

10.7.4.11.4. Medición del Valor Recuperable

La ESU comprobará el deterioro del valor, ya sea de un activo intangible o de una UGE a la cual pertenezcan o que los agrupe, estimando el valor recuperable correspondiente, el cual equivale al mayor entre el valor razonable menos los costos de disposición o venta y su valor en uso.

Si cualquiera de esos dos valores excede el valor en libros del activo, no habrá deterioro del valor y no será necesario estimar el otro valor que no se haya estimado.

Si no es factible medir el valor razonable del activo menos los costos de disposición, la empresa podrá utilizar el valor en uso del activo como su valor recuperable.

El valor recuperable se calculará para un activo individual, a menos que el activo no genere entradas de efectivo que sean, en buena medida, independientes de las producidas por otros activos o grupos de activos. Si este fuera el caso, el valor recuperable se determinará para la unidad generadora de efectivo a la que pertenezca el activo, a menos que el valor razonable del activo menos los costos de disposición sea mayor que su valor en libros o se estime que el valor en uso del activo esté próximo a su valor razonable menos los costos de disposición y este último importe pueda ser medido.

10.7.4.11.4.1. Valor Razonable

Los costos de disposición, diferentes de aquellos reconocidos como pasivos, se deducirán al calcular el valor razonable menos los costos de disposición. Estos costos incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos de las transacciones similares, los costos de desmontar o desplazar el activo, así como todos los demás costos increméntales para dejar el activo en condiciones para la venta.

No son costos increméntales directamente relacionados y atribuibles a la disposición del activo, los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual y otros costos asociados con la reducción del tamaño o la reorganización de un negocio que implique la venta o disposición por otra vía de un activo.

10.7.4.11.4.2. Valor en uso

El valor en uso corresponderá al valor presente de los flujos futuros de efectivo estimados que se espere obtener de un activo o unidad generadora de efectivo. La estimación del valor en uso de un activo conllevará los siguientes pasos:

- estimar las entradas y salidas futuras de efectivo derivadas tanto de la utilización continuada del activo como de su disposición final, y

- aplicar la tasa de descuento adecuada a estos flujos de efectivo futuros.

10.7.4.11.4.2.1, Estimación de los flujos futuros de efectivo

El cálculo del valor en uso reflejará la estimación de los flujos futuros de efectivo que la empresa espere obtener del activo. Para tal efecto, la empresa realizará las siguientes acciones:

1. Efectuar las proyecciones de los flujos de efectivo teniendo en cuenta hipótesis razonables y- fundamentadas que representen las mejores estimaciones de la empresa sobre el conjunto de las condiciones económicas que se presenten a lo largo de la vida útil restante del activo, otorgando un mayor peso a las evidencias externas a la empresa.

2. Proyectar los flujos de efectivo teniendo en cuenta los presupuestos o pronósticos financieros más recientes, que se hayan aprobado en La ESU, excluyendo cualquier estimación de entradas o salidas de efectivo que se espere surjan de reestructuraciones futuras o de mejoras del rendimiento de los activos. Las proyecciones basadas en estos presupuestos o pronósticos cubrirán como máximo un periodo de cinco años, salvo que pueda justificarse un plazo mayor.

3. Estimar las proyecciones de flujos de efectivo para el periodo posterior al cubierto por los presupuestos o pronósticos más recientes. Con este fin, La ESU extrapolará las proyecciones de los numerales anteriores utilizando escenarios con una tasa de crecimiento nula o decreciente, salvo que se pueda justificar el uso de una tasa creciente. Esta tasa de crecimiento no excederá la tasa promedio de crecimiento a largo plazo del sector económico en el cual opera La ESU, a menos que se pueda justificar una tasa de crecimiento mayor.

Las estimaciones de los flujos de efectivo futuros incluirán lo siguiente:

a) proyecciones de entradas de efectivo procedentes de la utilización continuada del activo;

b) proyecciones de salidas de efectivo en las que sea necesario incurrir para generar las entradas de efectivo por la utilización continuada del activo (incluyendo, en su caso, los pagos necesarios en la preparación del activo para su utilización) y que puedan atribuirse directamente o distribuirse a dicho activo según una base razonable y uniforme; y

c) flujos netos de efectivo que, en su caso, se recibirían o pagarían por la disposición del activo al final de su vida útil.

10.7.4.11.4.2.2. Determinación de la tasa de descuento aplicable

La tasa o tasas de descuento a utilizar serán las tasas antes de impuestos que reflejen las evaluaciones actuales del mercado correspondientes tanto al valor temporal del dinero como a los riesgos específicos del activo para los cuales las estimaciones de flujos de efectivo futuros no se hayan ajustado, en cuyo caso la tasa a utilizar será la tasa de interés promedio de los créditos de tesorería del sector bancario.

10.7.4.11.4.2.3. Factores a tener en cuenta en las estimaciones de los flujos de efectivo futuros y de la tasa de descuento

Se tendrán en cuenta hipótesis uniformes sobre los incrementos de precios debidos a la inflación general.

Por tanto, si la tasa de descuento incluye el efecto de los incrementos de precios debidos a la inflación general, los flujos de efectivo futuros se estimarán en términos nomínales.

Por el contrario, si la tasa de descuento excluye el efecto de los incrementos de precios debidos a la inflación general, los flujos de efectivo futuros se estimarán en términos reales, pero incluirán incrementos o decrementos futuros en los precios específicos.

La ESU podrá incluir, en el cálculo de los flujos futuros o en la determinación de la tasa, los siguientes factores:

a) las expectativas sobre posibles variaciones en el valor o en la distribución temporal de dichos flujos de efectivo futuros;

b) el precio por la incertidumbre inherente en el activo; y

c) otros factores como la iliquidez que los participantes en el mercado reflejarían al poner precio a los flujos de efectivo futuros, los cuales la empresa espera se deriven del activo.

10.7.4.12. Medición del deterioro del valor de los activos

10.7.4.12.1. Activos individualmente considerados

El valor en libros del activo se reducirá hasta que alcance su valor recuperable cuando este último sea inferior al valor en libros. Esa reducción será una pérdida por deterioro del valor, la cual se reconocerá como un gasto por deterioro del periodo.

Cuando el valor estimado de la pérdida por deterioro del valor sea mayor que el valor en libros del activo con el que se relaciona, la empresa reconocerá un pasivo si está obligada a ello por otra Norma. Para el efecto, aplicará lo establecido en la Norma de Provisiones.

Luego del reconocimiento de una pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación del activo se ajustarán en los periodos futuros. Esto con el fin de distribuir el valor en libros revisado del activo, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.

10.7.4.12.2. Unidades generadoras de efectivo

El deterioro del valor se estimará para un activo individualmente considerado, salvo que no genere entradas de efectivo que sean, en buena medida, independientes de las producidas por otros activos.

Si no es posible estimar el valor recuperable de un activo individualmente considerado, La ESU evaluará el deterioro de la unidad generadora de efectivo a la que pertenece el activo.

Si existe un mercado activo para los servicios prestados o los productos elaborados por un activo o un grupo de activos, uno u otros se identificarán como una unidad generadora de efectivo, incluso si alguno o todos los productos elaborados o servicios se utilizan internamente.

Las unidades generadoras de efectivo se identificarán de manera uniforme de un periodo a otro y estarán formadas por el mismo activo o tipos de activos, salvo que se justifique un cambio.

10.7.4.12.3. Unidades generadoras de efectivo con activos comunes de La ESU

Los activos comunes de La ESU son aquellos que no generan entradas de efectivo de forma independiente con respecto a otros activos o grupos de activos. Entre los activos comunes, se encuentran los bienes utilizados en actividades administrativas y otros bienes de uso común.

Puesto que los activos comunes no generan entradas de efectivo de forma separada, el valor recuperable de un activo común individualmente considerado no puede calcularse a menos que La ESU haya decidido disponer de él.

Como consecuencia de esto, si existe algún indicio de deterioro para el activo común, el valor recuperable se determinará para la unidad generadora de efectivo o grupo de unidades generadoras, a las que se haya distribuido dicho activo común.

El valor en libros de los activos comunes de la empresa se distribuirá de manera proporcional al valor en libros de las unidades generadoras de efectivo con las que se relacione. Para comprobar si una determinada unidad generadora de efectivo está deteriorada, La ESU identificará todos los activos comunes que se relacionen con dicha unidad.

Si una parte del valor en libros de un activo común de La ESU puede distribuirse de manera razonable y uniforme a esa unidad, la empresa comparará el valor en libros de la unidad, incluyendo la parte del valor en libros de los activos comunes de la empresa, con su valor recuperable.

Si una parte del valor en libros de un activo común de La ESU no puede distribuirse de manera razonable y uniforme a la unidad, La ESU:

a) determinará el valor del deterioro de la unidad excluyendo los activos comunes;

b) identificará el grupo más pequeño de unidades generadoras de efectivo (que incluya la unidad generadora considerada) al cual puede distribuirse el valor en libros de los activos comunes de la empresa sobre una base razonable y uniforme; y

c) comparará el valor en libros de ese grupo de unidades generadoras de efectivo, incluyendo la parte del valor en libros de los activos comunes de la empresa atribuido a ese grupo de unidades, con el valor recuperable del grupo de unidades. Cualquier pérdida por deterioro del valor se reconocerá de acuerdo con lo descrito a continuación.

10.7.4.12.4. Distribución de la pérdida por deterioro del valor de una unidad generadora de efectivo

En este apartado, se usa el término "unidad generadora de efectivo" para referir tanto a las unidades generadoras de efectivo individuales como a los grupos de unidades generadoras de efectivo a los que se les haya distribuido los activos comunes de La ESU.

La ESU reconocerá una pérdida por deterioro del valor de una unidad generadora de efectivo si su valor recuperable es menor que el valor en libros de la unidad.

Para reducir el valor en libros de los activos intangibles que componen la unidad, la pérdida por deterioro del valor se distribuirá en el siguiente orden: primero, se reducirá el valor en libros de cualquier plusvalía distribuida a la unidad generadora de efectivo si existiere y segundo, se distribuirá el deterioro restante a los demás activos intangibles de la unidad prorrateando en función del valor en libros de cada uno de sus activos intangibles de la unidad.

Estas reducciones del valor en libros se tratarán como pérdidas por deterioro del valor de los activos intangibles individuales y se reconocerán en el resultado como un gasto por deterioro.

Cuando La ESU distribuya una pérdida por deterioro del valor a los activos intangibles que componen la unidad generadora de efectivo, no reducirá el valor en libros de un activo intangible por debajo del mayor valor entre a) su valor en uso (si se puede determinar), b) su valor razonable menos los costos de disposición (si se puede determinar), y c) cero.

Cuando el valor estimado de la pérdida por deterioro del valor de la unidad generadora de efectivo sea mayor que su valor en libros, La ESU reconocerá un pasivo si está obligada a ello por otra Norma. Para el efecto, aplicará lo establecido en la Norma de Provisiones.

El valor de la pérdida por deterioro del valor que no pueda distribuirse a un activo intangible en particular se repartirá proporcionalmente entre los demás activos intangibles que compongan la unidad.

10.7.4.13. Reversión de las pérdidas por deterioro del valor

La ESU evaluará al final del periodo contable, si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido.

Si existe tal indicio, La ESU estimará nuevamente el valor recuperable del activo intangible.

10.7.4.13.1. Indicios de reversión de las pérdidas por deterioro del valor

Cuando La ESU evalúe sí existen indicios de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido, considerará, sí alguno(s) de los factores contemplados en las fuentes internas y externas de información citadas en el numeral 5.4.3 de esta política, ha revertido su efecto, con el fin de revertir el deterioro reconocido en resultados.

10.7.4.13.2. Medición de la reversión del deterioro

10.7.4.13.2.1. Activos individualmente considerados

Se revertirá la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anteriores para un activo intangible distinto de la plusvalía si se ha producido un cambio en las estimaciones utilizadas para determinar el valor recuperable del mismo, desde el reconocimiento de la última pérdida por deterioro.

Para dicha reversión, se aumentará el valor en libros del activo intangible hasta su valor recuperable. Ese incremento será una reversión de una pérdida por deterioro del valor, la cual afectará el resultado del periodo.

En todo caso, la reversión de una pérdida por deterioro del valor no excederá al valor en libros, que tendría el activo intangible (neto de amortización) si no se hubiera reconocido una pérdida por deterioro del valor para dicho activo intangible en periodos anteriores.

Después de reconocer una reversión de la pérdida por deterioro del valor, los cargos por amortización del activo intangible se ajustarán para los periodos futuros con el fin de distribuir el valor en libros revisado del activo menos su valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.

10.7.4.13.2.2. Unidades generadoras de efectivo

El valor de la reversión de una pérdida por deterioro del valor en una unidad generadora de efectivo, se distribuirá entre los activos intangibles de esa unidad, exceptuando la plusvalía, de forma proporcional al valor en libros de esos activos intangibles.

Esos incrementos del valor en libros se tratarán como reversiones de las pérdidas por deterioro del valor para los activos intangibles individuales y se reconocerán como ingreso del periodo.

En todo caso, el valor en libros de cada activo intangible no se aumentará por encima del menor entre a) su valor recuperable (si pudiera determinarse); y b) el valor en libros que se habría determinado (neto de amortización) si no se hubiera reconocido la pérdida por deterioro del valor del activo intangible en periodos anteriores.

El valor de la reversión de la pérdida por deterioro del valor que no se pueda distribuir a los activos intangibles siguiendo el criterio anterior se prorrateará entre los demás activos que compongan la unidad, exceptuando la plusvalía.

10.8. Baja en cuentas

La ESU dará de baja en cuentas un activo intangible cuando no cumpla con los requerimientos para ser reconocido como tal, lo cual ocurre:

- cuando disponga de él;

- cuándo no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o disposición.

La ESU reconocerá la ganancia o pérdida por la baja en cuentas de un activo intangible en el resultado del periodo en que el elemento o activo sea dado de baja en cuentas.

La ESU determinará la ganancia o pérdida procedente de la baja en cuentas de un activo intangible, como la diferencia entre el importe neto obtenido por la disposición del activo, y su valor en libros, y se reconocerá en el resultado del periodo.

10.9. Presentación en los estados financieros

La ESU presentará los activos intangibles en el grupo de los activos no corrientes del estado de situación financiera.

10.10. Revelaciones

10.10.1. Información a revelar de los activos intangibles

La ESU revelará para cada clase de activos intangibles que se considere apropiada, la siguiente información:

- las bases de medición utilizadas para determinar el valor en libros;

- las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas;

- los métodos de amortización utilizados;

- la descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas;

- las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida;

- el valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas acumuladas por deterioro del valor, al principio y final del periodo contable;

- el valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo;

- una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro del valor y otros cambios;

- el valor por el que se hayan reconocido inicialmente y sus valores en libros para los activos intangibles adquiridos mediante una subvención;

- el valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;

- la descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la empresa; y

- el valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto durante el periodo.

10.10.2. Información a revelar sobre el deterioro del valor de los activos intangibles

La ESU revelará, para cada activo intangible individual, unidad generadora de efectivo o grupo de unidades generadoras de efectivo, que se hayan deteriorado, la siguiente información:

- el valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;

- el valor de las reversiones de pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;

- los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión de la pérdida por deterioro del valor; y

- la naturaleza del activo intangible y, si La ESU presenta información segmentada de acuerdo con la Norma de Segmentos de Operación, el segmento principal al que pertenezca el activo; lo anterior, para cada activo individual.

Además, para cada unidad generadora de efectivo, revelará la siguiente información:

- una descripción de la unidad generadora de efectivo;

- el valor de la pérdida por deterioro del valor reconocida o revertida en el periodo, por cada clase de activos y por cada segmento sobre el que informa, cuando a ello haya lugar; y

- el cambio en la agregación de los activos para identificar la unidad generadora de efectivo, desde la anterior estimación del valor recuperable de la unidad generadora de efectivo; y

- una descripción de la forma anterior y actual como se lleve a cabo la agrupación, así como las razones para modificar el modo de identificar la unidad en cuestión.

Adicionalmente, revelará:

- el hecho de si el valor recuperable del activo intangible (o de la unidad generadora de efectivo al cual pertenece o que lo agrupa), es el valor razonable menos los costos de disposición o el valor en uso;

- la tasa o tasas de descuento utilizadas en las estimaciones actuales y en las efectuadas anteriormente para hallar el valor en uso, en el caso de que este sea el valor recuperable;

- el valor en libros de cualquier plusvalía, activo intangible con vida útil indefinida o activo común, que se haya distribuido a la UGE o grupo de UGE.

- La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerido por la Gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados financiero, respecto a los activos intangibles.

10.11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

- Resolución 414 de septiembre de 2014

- Resolución 139 de 2015.

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capítulo I: Activos, Numeral 12 - Activos Intangibles y Numeral 16 - Deterioro del Valor de los Activos.

- Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Directrices del proceso de gestión de Infraestructura Tecnológica de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

- Directrices del proceso de gestión contable de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

10.12. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	Cambio

11. POLÍTICA CONTABLE DE ARRENDAMIENTOS COMO ARRENDATARIO

11.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para los arrendamientos, que le son aplicables a la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

11.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las transacciones, eventos y contratos asociados con los diferentes acuerdos de arrendamiento formalizados por ésta, con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibilite la preparación y la presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

11.3. ALCANCE

Esta política contable aplica para todos los tipos de arrendamientos suscritos por La ESU Como arrendatario, clasificados de acuerdo con la transferencia que le haga, el arrendador, de los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo, en:

- Arrendamiento Financiero

- Arrendamiento Operativo

Es preciso aclarar que, los arrendamientos suscritos por La ESU como arrendatario, originados en virtud de un contrato interadministrativo, no están en el alcance de esta política.

De acuerdo a todo lo anterior, en la medida que surjan nuevas transacciones, eventos o contratos que se deriven del desarrollo de su objeto social y se clasifiquen como arrendamientos en los cuales La ESU participe como arrendatario, se analizará la situación y se determinará si los hechos económicos se ajustan a las políticas contables existentes en La ESU, o si se hace necesario la modificación o la creación de una nueva política contable, teniendo como parámetro el Nuevo Marco Normativo aplicable.

En el caso de que La ESU actúe como arrendador se incorporará a esta política contable o en otra totalmente aparte, los elementos de reconocimiento, medición, presentación y revelación pertinentes de acuerdo al capítulo correspondiente del nuevo marco regulatorio.

11.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política, los siguientes funcionarios:

- El profesional de Infraestructura Tecnológica y el Profesional de Infraestructura Física, en cuanto a la medición, suministro y revelación de información relativa a los arrendamientos.

- EL Líder Contable en cuanto al reconocimiento, presentación y revelación de información relativa a los arrendamientos.

11.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

11.5.1. Términos o definiciones

- Arrendador: es cualquier persona o entidad que entrega a La ESU, en calidad de arrendamiento financiero u operativo, cualquier activo.

- Arrendamiento: es un acuerdo mediante el cual el arrendador cede al arrendatario, el derecho a utilizar un activo durante un periodo de tiempo determinado a cambio de percibir una suma única de dinero, o una serie de pagos.

- Arrendamiento Financiero: es un arrendamiento en el cual el arrendador transfiere sustancialmente a La ESU, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo, así la propiedad del mismo no le sea transferida.

- Arrendamiento Operativo: es un arrendamiento en el cual el arrendador no transfiere sustancialmente a La ESU, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo.

- Arrendatario: es cualquier persona o entidad que toma, en calidad de arrendamiento financiero u operativo, cualquier activo. En esta política contable, La ESU actúa como arrendatario.

- Contrato Oneroso: es un contrato de arrendamiento en el cual los costos inevitables para cubrir las obligaciones establecidas en el contrato exceden los beneficios económicos que se espera recibir del mismo teniendo en cuenta los valores recuperables.

- Fecha de inicio del arrendamiento: es la fecha más temprana entre la fecha del acuerdo del arrendamiento y la fecha en la que se comprometa La ESU con la otra parte a cumplir las principales estipulaciones del acuerdo.

- Plazo de arrendamiento: es el que corresponde a la fecha a partir de la cual La ESU tiene el derecho de utilizar el activo arrendado.

- Valor de Reposición: es el valor que debería pagarse si se adquiriese en la actualidad el mismo activo u otro equivalente.

- Valor presente: es la estimación actual del valor descontado presente de las futuras entradas netas de flujos de efectivo, en el curso normal de la operación.

- Valor Razonable: El importe por el cual puede intercambiarse un activo, cancelarse un pasivo o intercambiarse un instrumento de patrimonio concedido, entre partes interesadas y debidamente informadas que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua. La mejor referencia de valor razonable es el valor de mercado.

- Vida económica del activo: corresponde al periodo durante el cual se espera que un activo sea utilizable económicamente, por parte de uno o más usuarios, o a la cantidad de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo, por parte de uno o más usuarios.

11.5.2. Condiciones

11.5.2.1. Controles Contables

Para el registro de las facturas por concepto de arrendamiento de personas naturales, la Dirección Logística al iniciar el año enviará la relación de las personas naturales con las cuales se han firmado contratos de arrendamientos, con el propósito de que mensualmente el auxiliar contable verifique con el listado suministrado, la persona, el valor y el mes, con la finalidad de elaborar el documento equivalente y causar dicho documento en la contabilidad.

11.5.2.2. Otros Controles

La gestión de los arrendamientos estará sujeta a las políticas administrativas establecidas y aplicadas por los Líderes de infraestructura Física e Infraestructura Tecnológica en cuanto a los arrendamientos, y aprobadas por el Director Administrativo y Financiero (ver directrices de los proceso de gestión de infraestructura Física e Infraestructura Tecnológica del SGC de La ESU).

11.6. CONTENIDO

11.6.1. Clasificación

La ESU clasificará los arrendamientos en operativos o financieros, de acuerdo con la transferencia que haga el arrendador al arrendatario, de los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo.

La ESU clasificará un arrendamiento como financiero cuando el arrendador le transfiera sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo, así la propiedad del mismo no le sea transferida.

La ESU clasificará un arrendamiento como operativo si el arrendador No le transfiere sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo.

En cualquier caso La ESU clasificará el arrendamiento, al inicio del mismo, en arrendamiento financiero o arrendamiento operativo, tomando como fecha de inicio del arrendamiento la fecha más temprana entre la fecha del acuerdo del arrendamiento y la fecha en la que se comprometa con la otra parte a cumplir las principales estipulaciones del acuerdo.

En el caso de un arrendamiento financiero, se determinarán los valores que reconocerán el arrendador y La ESU al comienzo del plazo de arrendamiento, considerando este último como el que corresponde a la fecha a partir de la cual La ESU tiene el derecho de utilizar el activo arrendado.

La clasificación del arrendamiento dependerá de la esencia económica y naturaleza de la transacción, más que de la forma legal del contrato, considerando que un arrendamiento se clasificará como financiero cuando se den, entre otras, alguna o varias de las siguientes situaciones:

a. el arrendador transfiere la propiedad del activo a La ESU al finalizar el plazo del arrendamiento;

b. La ESU tiene la opción de comprar el activo a un precio que se espera sea suficientemente inferior al valor razonable, en el momento en que la opción es ejercitable, de modo que, al inicio del arrendamiento, se prevé con razonable certeza que tal opción se ejercerá;

c. el plazo del arrendamiento cubre la mayor parte de la vida económica del activo, incluso si la propiedad no se transfiere al final de la operación;

d. el valor presente de los pagos que debe realizar La ESU al arrendador es al menos equivalente a casi la totalidad del valor razonable del activo objeto de la operación, al inicio del arrendamiento;

e. los activos arrendados son de una naturaleza tan especializada que solo La ESU tiene la posibilidad de usarlos sin realizar modificaciones importantes en ellos;

f. La ESU puede cancelar el contrato de arrendamiento y las pérdidas sufridas por el arrendador a causa de tal cancelación las asume La ESU;

g. las pérdidas o ganancias derivadas de las fluctuaciones en el valor razonable del valor residual recaen sobre La ESU; y

h. La ESU tiene la posibilidad de prorrogar el arrendamiento, con unos pagos que son sustancialmente inferiores a los habituales del mercado,

Las anteriores situaciones son indicios de que un arrendamiento puede clasificarse como financiero. Sin embargo, la administración de La ESU o el área responsable analizará las particularidades del contrato para determinar si en realidad se transfieren al arrendatario los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo.

La clasificación del arrendamiento se mantendrá durante todo el plazo del mismo. Cuando el arrendador y La ESU acuerden cambiar las estipulaciones del contrato de tal forma que esta modificación dé lugar a una clasificación diferente del arrendamiento, salvo que sea para renovarlo, el contrato revisado se considerará como un nuevo arrendamiento para el plazo restante. No obstante, los cambios en las estimaciones o los cambios en las circunstancias no darán lugar a una nueva clasificación del arrendamiento para efectos contables.

Cuando un arrendamiento incluya componentes de terrenos y de edificios conjuntamente, La ESU evaluará la clasificación de cada componente por separado como un arrendamiento financiero u operativo. No obstante, cuando resulte insignificante el valor que se reconocería para alguno de los componentes, los terrenos y edificios podrán tratarse como una unidad individual para la clasificación del arrendamiento.

11.6.2. Reconocimiento

11.6.2.1. Reconocimiento de arrendamientos financieros

La ESU reconocerá un préstamo por pagar de carácter financiero y el activo tomado en arrendamiento, se tratará como propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión; o activos intangibles, según corresponda.

El préstamo por pagar y el activo tomado en arrendamiento se medirán de acuerdo con lo definido en esta Norma.

11.6.2.2, Reconocimiento de arrendamientos operativos

Cuando el arrendamiento se clasifique como operativo, el arrendatario no reconocerá el activo arrendado en sus estados financieros.

11.6.3. Medición

11.6.3.1. Medición Inicial de arrendamientos financieros

El valor del préstamo por pagar, así como el del activo reconocido, corresponderán al menor entre:

a) el valor razonable del bien tomado en arrendamiento (o el costo de reposición si el valor razonable no puede ser medido) y

b) el valor presente de los pagos que el arrendatario debe realizar al arrendador, incluyendo el valor residual garantizado por el arrendatario o por una parte vinculada con el mismo o el valor de la opción de compra cuando esta sea significativamente inferior al valor razonable del activo en el momento en que esta sea ejercitable.

De estos pagos se excluirán las cuotas de carácter contingente y los costos de los servicios e impuestos, que pagó el arrendador y que le serán reembolsados.

Para el cálculo del valor presente, el arrendatario empleará como factor de descuento, la tasa implícita del acuerdo. Si esta no puede determinarse, empleará la tasa de interés incremental. La tasa implícita del acuerdo es la tasa de descuento que, al inicio del arrendamiento, produce la igualdad entre:

a) el valor presente total de los pagos a cargo del arrendatario más el valor residual no garantizado por el arrendatario o por otra entidad vinculada con este y

b) la suma del valor razonable del activo arrendado más los costos directos iniciales del arrendador.

Por su parte, la tasa incremental es aquella en que incurriría el arrendatario si pidiera prestados los fondos necesarios para comprar el activo, en un plazo y con garantías similares a las estipuladas en el contrato de arrendamiento.

Si el arrendatario no puede determinar el valor razonable del activo, comparará el costo de reposición con el valor presente de los pagos a realizar al arrendador. El valor razonable y el costo de reposición se determinarán conforme a lo definido en el Marco Conceptual para estas bases de medición.

Sí el arrendatario incurre en costos directos iniciales, estos se contabilizarán como un mayor valor del activo y se llevarán al resultado a través de la depreciación o amortización del recurso adquirido en arrendamiento.

Los costos directos iniciales para La ESU, son aquellos directamente imputables a la negociación del arrendamiento, es decir, los costos que el arrendatario habría evitado de no haber realizado el acuerdo.

11.63.2. Medición Inicial de arrendamientos operativos

Las cuotas derivadas de los arrendamientos operativos, excluyendo los seguros y mantenimientos, se reconocerán como una cuenta por pagar y gasto de forma lineal durante el transcurso del plazo del arrendamiento, incluso si los pagos no se realizan de tal forma, es decir si se realizan en cuotas variables increméntales.

11.633. Medición Posterior de arrendamientos financieros

La ESU dividirá cada una de las cuotas del arrendamiento en dos partes que representan:

a. Los gastos financieros, cuyo valor total se distribuirá entre los periodos que constituyan el plazo del arrendamiento con base en la tasa de interés efectiva calculada para el arrendamiento (Tasa Implícita del Arrendamiento), y

b. la reducción del préstamo por pagar.

Los pagos contingentes que realice al arrendador se reconocerán como gastos en los periodos en los que se incurra en ellos.

Para la medición posterior del activo recibido en arrendamiento, la empresa aplicará la norma que corresponda, de acuerdo con la clasificación del activo. Para el cálculo de la depreciación o amortización de los activos recibidos en arrendamiento, La ESU utilizará la misma política definida para el resto de activos similares que posea.

Si no existe certeza razonable de que el arrendatario obtendrá la propiedad al término del plazo del arrendamiento, el activo se depreciará totalmente durante el periodo que sea menor entre su vida útil o el plazo del arrendamiento.

11.63.4. Medición Posterior de arrendamientos operativos

Para este tipo de arrendamientos no aplica ningún tipo de medición posterior.

11.6.4. Presentación en los estados financieros

Lo que corresponde a las obligaciones financieras o comerciales producto de arrendamientos financieros u operativos, respectivamente, se presentarán en el grupo de los pasivos corrientes del estado de situación financiera, a excepción de aquellas cuyo plazo de pago sea mayor a 12 meses, las cuales serán presentadas en el grupo de los pasivos no corrientes del mismo estado financiero.

En cuanto al gasto correspondiente a los arrendamientos financieros y operativos, respectivamente, se presentarán como parte de los gastos del estado de resultados integral.

11.6.5. Revelaciones

11.6.5.1. Información a revelar de los arrendamientos financieros

La ESU revelará la siguiente información de los arrendamientos financieros:

a. el valor neto en libros para cada clase de activos al final del periodo contable;

b. el total de pagos futuros que debe realizar al arrendador, para cada uno de los siguientes periodos: un año, entre uno y cinco años, y más de cinco años;

c. las cuotas contingentes reconocidas como gasto en el periodo;

d. una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos del arrendatario incluyendo, por ejemplo, información sobre cuotas contingentes, opciones de renovación o adquisición y cláusulas de revisión, subarrendamientos y restricciones impuestas por los acuerdos de arrendamiento.

En relación con el préstamo por pagar, La ESU aplicará las exigencias de revelación contenidas en la Norma de Préstamos por Pagar.

11.6.5.2. Información a revelar de los Arrendamientos Operativos

La ESU revelará la siguiente información de los arrendamientos operativos:

a. el total de pagos futuros del arrendamiento para cada uno de los siguientes periodos: un año, entre uno y cinco años, y más de cinco años;

b. los pagos por arrendamiento reconocidos como un gasto;

c. una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos incluyendo, por ejemplo, información sobre cuotas contingentes, opciones de renovación o adquisición y cláusulas de revisión, subarrendamientos y restricciones impuestas por los acuerdos de arrendamiento.

En relación con la cuenta por pagar, la empresa aplicará las exigencias de revelación contenidas en la Norma de Cuentas por Pagar.

La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerido por la Gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados financiero, respecto a los arrendamientos.

11.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

- Resolución 414 de septiembre de 2014

- La Resolución 139 de 24 de marzo 2015

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público-Capítulo I: Activos, Numeral 13 - Arrendamientos.

- Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Directrices de los proceso de gestión de infraestructura Física e Infraestructura Tecnológica de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

- Directrices del proceso de gestión contable de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

11.8. CONTROL DE CAMBIOS

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POLÍTICAS CONTABLES REFERENTES A LOS PASIVOS

12. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR PAGAR

12.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para las cuentas por pagar, que le son exigibles a la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro,

12.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las transacciones, eventos y contratos asociados con las diferentes obligaciones adquiridas por la Empresa para la Seguridad urbana - ESU, que se categoricen y clasifiquen como cuentas por pagar, con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibilite la preparación y la presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

12.3. ALCANCE

Esta política contable aplica para todos las obligaciones adquiridas por La ESU, que de acuerdo a su naturaleza se clasifiquen en cualquiera de las siguientes categorías:

- Comerciales: por la adquisición de bienes y servicios con recursos propios de la Entidad.

- Fiscales: corresponden a liquidación privada de impuestos, ya sean nacionales o territoriales, en - el giro de las actividades ordinarias de La ESU.

- Otras cuentas por pagar: Obligaciones no definidas en las clasificaciones anteriores.

Es de aclarar que las cuentas por pagar originadas en los contratos interadministrativos, relacionadas a continuación, no están dentro del alcance de esta política:

a) Clientes: son las cuentas por pagar a los clientes, por el reintegro de los recursos no ejecutados y los rendimientos financieros originados en la ejecución de los contratos de administración delegada.

b) Terceros en virtud del desarrollo de un contrato interadministrativo: son las cuentas por pagar relacionadas con recursos recibidos bajo autorización del ordenador del gasto para el desarrollo de este tipo contratos.

Para el caso de las obligaciones originadas por concepto de beneficios a los empleados y las originadas por fallos judiciales en contra de la entidad, se tratan en la política respectiva.

De acuerdo a lo anterior, en la medida que surjan nuevas transacciones, eventos o contratos que se deriven del desarrollo de su objeto social y se clasifiquen como cuentas por pagar, se analizará la situación y se determinará si los hechos económicos se ajustan a las políticas contables existentes en La ESU, o si se hace necesario la modificación o la creación de una nueva política contable, teniendo como parámetro el Nuevo Marco Normativo aplicable.

12.4. RESPONSABLE

Son responsables de cumplir esta política los siguientes funcionarios:

- Líder de Tesorería, en cuanto a la medición y revelación de información relativa a las cuentas por pagar objeto de esta política.

- Líder de Contabilidad, en cuanto al reconocimiento, presentación y revelación de información relativa a las cuentas por pagar objeto de esta política.

12.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

12.5.1. Términos o definiciones

- Contrato Interadministrativo: es un acuerdo celebrado entre entidades públicas con el fin de aunar esfuerzos para la consecución de objetivos comunes o para la prestación de un servicio a cambio de una remuneración.

- Cuenta por Pagar: es una obligación contractual de La ESU en calidad de deudor, clasificada como pasivo financiero, que la obliga a entregar efectivo u otro activo financiero y que da lugar al pago de una obligación y el derecho de cobro a favor de otra persona o entidad denominado proveedor o acreedor que la clasifica como un activo financiero.

- Proveedor: Persona o entidad que provee los bienes y servicios primarios, de carácter o naturaleza de inventarios, con los cuales La ESU desarrolla su objeto social, mediante la suscripción de contratos con plazos de crédito previamente establecidos.

- Acreedor: Persona o entidad que suministra bienes y servicios secundarios o complementarios para el desarrollo del objeto social de La ESU, mediante la suscripción de contratos con plazos de crédito previamente establecidos.

- Términos normales de crédito: son los plazos normales de pago pactados con los proveedores y acreedores y demás terceros con los cuales son acordados créditos, considerando que dentro de dichos plazos se espera el pago de las diferentes obligaciones reconocidas.

- Valor presente: es una estimación actual del valor descontado presente de las futuras salidas netas de flujos de efectivo en el curso normal de la operación que se esperan entregar por la cancelación de las cuentas por pagar.

12.5.2. Condiciones; Controles Contables

- Las cuentas por pagar serán registradas en la contabilidad de la Empresa. Estarán soportadas por las factura que acredite que se recibieron los bienes y/o servicios, la cual tendrá que llegar avalada por él supervisor y/o interventor del contrato con el recibo a satisfacción, y adjuntar paz y salvo de aportes parafiscales y aportes al SGSSS.

- Todas las facturas deben cumplir con lo establecido en el artículo 617 E.T, de lo contrario serán devueltas al proveedor. Cuando se compren bienes y/o servicios al régimen simplificado debe elaborarse el documento equivalente a la factura. En el caso de que el proveedor facture por concepto de ingresos recibidos para terceros debe estar explícito en este documento.

- Cuando se compren bienes y/o servicios exentos de IVA deben tener el registro de importación respectivo o en su defecto un comunicado del Representante legal y/o revisor fiscal o contador de la entidad que certifique la exención de dicho bien.

- En la compra de bienes y/o servicios que necesitan registro a nombre del mandante (Vehículos y licencias etc.), se acepta que la factura no esté a nombre de La ESU sino del cliente y el soporte para efectuar los respectivos registros contables es el comunicado de cobro del proveedor anexando las facturas respectivas. Por lo anterior no se aceptan cuentas de cobro.

- Para el registro de las facturas por concepto de arrendamiento de personas naturales, la Dirección Logística al iniciar el año enviaría la relación de las personas naturales con las cuales se han firmado* contratos de arrendamientos, con el propósito de que mensualmente el auxiliar contable verifique con el listado suministrado, la persona, el valor y el mes, con la finalidad de elaborar el documento equivalente y causar dicho documento en la contabilidad.

- La Empresa para la Seguridad Urbana recibirá facturas hasta el 25 de cada mes, y cuando el día 25 sea un día no hábil, se correrá un día. A excepción del mes de diciembre, en donde se informará mediante circular la recepción de dichos documentos. Cuando se presente casos excepcionales para la recepción de estos documentos deben estar avalados por el director administrativo y financiero y/o el líder contable.

- El Director Administrativo y Financiero o el Líder de Contabilidad, enviarán mensualmente comunicado a todas las dependencias sobre la fecha de recepción de las facturas por parte del área de contabilidad, para su respectivo proceso de causación y cumplimiento de las obligaciones tributarias.

- La Empresa Para la Seguridad Urbana-ESU, registrará las facturas que se encuentren dentro del mismo mes y en la misma vigencia, en caso de que un documento no cumpla con estos requisito, el interventor y/o supervisor del contrato emitirá comunicado al área de contabilidad, justificando el porqué de esta situación y la líder de contabilidad indicara la procedencia o no de este documento y su registro en la contabilidad de la organización.

- Para el caso del registro de facturas relacionadas con los servicios públicos, deben contar con la consignación respectiva de los intereses de mora, de lo contrario se devuelve la factura.

- En el registro contable de las facturas relacionas con los contratos interadministrativos, solo se aceptan que las mismas afecten solo la ejecución de un único convenio.

- Para el registro contable de una Nota crédito debe corresponder al mismo contrato interadministrativo y debe contar con el recibo a satisfacción respectivo. Adicional a esto, si se llega a presentar cambios en la norma tributaria se debe revisar este tema con el supervisor y/o interventor del contrato, con el propósito de determinar si es procedente y no perjudique los recursos del contrato interadministrativo o de La ESU.

- La líder de tesorería enviara mensualmente informe de la cuentas por pagar al área de contabilidad, con la finalidad de realizar la conciliación de cuentas por pagar mensualmente. El tecnólogo de tesorería informara cuando se presenten novedades en la circularización a proveedores al área de contabilidad con el fin de que se analicen las diferencias reportadas por el proveedor y se tomen las acciones pertinentes.

- El tecnólogo contable conciliaría mensualmente los saldos de las cuentas por pagar entre los módulos de tesorería y contabilidad.

- Para las facturas por concepto de derivados de petróleo, las bases de retención de Industria y comercio deben ser informadas por el proveedor, para lo cual se requiere certificado del Representante legal o Revisor fiscal, para realizar el cálculo correcto del mismo.

- Para el registro de las cuentas por pagar por concepto de pago a contratistas, se debe adjuntar los siguientes documentos: oficio remisorio de los informes de actividades, seguridad social, cuentas de cobro y declaración juramentada esta información debe entregarse a la Empresa Para la Seguridad urbana -ESU, en las fechas establecidas en las respectivas circulares, para la realización del respectivo registro contable, debe contar además con el informe del supervisor asignado por la Organización.

POLÍTICAS CONTABLES

- El contratista debe cumplir con lo estipulado en el artículo 23 del decreto 1703 de 2002, circular conjunta 000001 de 2004 expedida por el Ministerio de Hacienda y crédito Público (IBC PARA SEGURIDAD SOCIAL = 40% de los ingresos percibidos en el mes), en caso de incumplimiento no se registra la obligación y se procede a la devolución de los documentos. El pago de la seguridad social para estos terceros puede tener diferencias iguales o inferiores a dos mil pesos ($ 2.000), en caso de que sea superior se solicita realizar el ajuste.

- En caso de presentarse deducciones a los contratistas por concepto de libranzas, la persona responsable de informar y avalar este proceso es la línea de contratación.

- El tecnólogo contable realizara un informe de revisión para pago a contratistas, en el cual se detallara la seguridad social pagada por el mismo, y los beneficios tributarios a que tiene derecho para determinar el porcentaje de retención en la fuente aplicable.

- El informe de revisión de los contratistas debe contar con el visto bueno de la líder de contabilidad.

- Para el reconocimiento del pago de rendimientos financieros generados al interior de las cuentas de los contratos interadministrativo, el cliente deberá radicar un documento de cobro y una vez se verifique su pertinencia se procederá con el pago.

- Para el reconocimiento del valor no ejecutado también se deber radicar un documento de cobro que el cual previo pago contara con el aval de quien conciliare financieramente el convenio.

- Igualmente para el pago de honorarios no ejecutados se debe remitir documento de cobro, para su pago deberá contar con el aval del Secretario de General.

- La lista de chequeo relacionada con los contratos interadministrativos se firmara por parte del área de contabilidad, si los registros contables del contrato interadministrativo se encuentran plenamente conciliados.

- La utilización de los centros de costos que comiencen con 1 y 2 corresponden a transacciones de La ESU Y los centros de costos que empiecen con 3 corresponden a contratos interadministrativos. Cada vez que se cree un nuevo centro de costos ya sea por adición o suscripción de contrato, el auxiliar de presupuesto deberá informar a la Líder contable para su respectivo control.

- Una vez se presenten las declaraciones tributarias, el tecnólogo de impuestos enviara un correo en donde se informe a los usuarios que intervienen en el proceso contable que no deben registrar movimientos que alteren la declaración presentada. El tecnólogo de impuestos verificara al cierre del periodo que las declaraciones tributarias coincidan con los saldos del balance.

- En caso de devolución de retención en la fuente e IVA, se debe cumplir con lo establecido en la normatividad vigente.

- No se practica retención en la fuente cuando el proveedor sea autorretenedor, se encuentre en ley 1429 de 2010, para lo cual debe entregar el certificado respectivo y entidad sin ánimo de lucro, siempre y cuando la actividad desarrollada corresponda con su objeto social.

- Para el caso de devolución de industria y comercio, debe corresponder a la vigencia actual, de lo contrario debe ser solicitada al Municipio de Medellín.

- Las retenciones en la fuente, industria y comercio, retención de IVA y cree se retendrán sobre cualquier base gravable a excepción de la caja menor y los anticipos en la cual se respetan los topes establecidos en la norma tributaria.

- El tecnólogo de impuestos mensualmente enviara un informe a la líder de tesorería con los traslados a efectuar por concepto de retención en la fuente, retención de IVA, industria y comercio, contribución especial etc. En caso de que los traslados sean inferiores a mil pesos ($ 1.000), valor por el cual la entidad financiera no permite realizar el traslado, el tecnólogo de impuesto controlara este saldo pendiente hasta que supere dicho monto y se pueda realizar el traslado, de lo contrario se deberá socializar en el comité de sostenibilidad contable para realizar los ajustes respectivos.

- El tecnólogo de impuestos enviara mensualmente a la líder de presupuesto informe de los impuestos pagados.

- Las declaraciones de renta, industria y comercio, contribución especial, CREE, retención en la fuente e IVA debe contar con los soportes respectivos y se deben guardar en el archivo de entidad.

- Los certificados de retención en la fuente expedidos a los proveedores o contratistas se generarán y entregan de acuerdo a los plazos establecidos en la norma tributaria.

- El certificado de ingresos y retenciones se entregara a los empleados de acuerdo a los plazos establecidos en la norma tributaria.

- No es permitido realizar ajustes contables donde se registren transacciones a las cuentas contables de impuestos de una vigencia a otra, solo se pueden realizar traslados bancarios los cuales deben tener el soportes respectivo

12.6. CONTENIDO

12.6.1. Reconocimiento

12.6.1.1. Reconocimiento del plazo normal de pago

La ESU define el plazo normal de las cuentas por pagar para efectos de aplicación de su política contable en cuanto a su reconocimiento al costo, hasta un máximo de 180 días en virtud del flujo normal del negocio. Contados a partir de la fecha de expedición del documento correspondiente, en las condiciones y forma convenida, dada la particularidad de las transacciones, eventos y contratos que se reconocen en La ESU.

En el caso de que los plazos otorgados por los proveedores y acreedores superen el límite del plazo normal establecido en esta política, las cuentas por pagar deberán ser reconocidas al costo amortizado.

Para las cuentas por pagar relacionadas con la ejecución de los contratos de administración delegada, no se aplica un plazo de pago, en razón a que estas dependen de la periodicidad con los cual el cliente consigne los recursos administrados.

12.6.1.2. Reconocimiento General

La ESU reconocerá como cuentas por pagar, las obligaciones adquiridas por la empresa con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere en el futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.

12.6.2. Clasificación

Con independencia de que se originen en operaciones de crédito público o en operaciones de financiamiento autorizadas por la vía general, las cuentas por pagar se clasificaran en las categorías del costo o costo amortizado.

Las cuentas por pagar clasificadas al costo corresponden a las obligaciones en las que se conceden plazos normales al negocio, de modo que la política de crédito de los proveedores atiende las condiciones generales del negocio y del sector. Las cuentas por pagar clasificadas al costo amortizado corresponden a las obligaciones en que la empresa pacta plazos de pago superiores a los plazos normales del negocio y del sector.

La ESU define que todas las cuentas por pagar se entenderán clasificadas al costo, teniendo en cuenta que las transacciones que se originan como tal, se derivan tanto en operaciones corrientes o comerciales como en otro tipo de operaciones, de acuerdo a las responsabilidades de las partes, sobre las cuales se ha considerado viable la definición de plazos normales de pago.

12.6.3. Medición

12,6.3.1. Medición Inicial

La ESU medirá las cuentas por pagar clasificadas al costo por el valor de la transacción, siempre y cuando hayan sido pactadas dentro del plazo normal de pago establecido en esta política. De lo contrario serán medidas al costo amortizado y se medirán de la siguiente manera:

a) Cuando se hayan pactado precios diferenciados para ventas con plazos de pago superiores a los normales, se empleara el precio establecido por el proveedor para ventas con plazos normales de pago o

b) Cuando no se hayan pactados precios diferenciados para ventas con plazos de pago superiores a los normales, se empleara el valor presente de los flujos futuros descontados a la tasa de referencia del mercado para transacciones similares como los créditos de tesorería durante el periodo que exceda el plazo normal para el negocio y el sector.

12.6.3.2. Medición Posterior

La ESU define que, con posterioridad a la medición y reconocimiento inicial, las cuentas por pagar clasificadas al costo se mantendrán por el valor de la transacción. Por su parte, las cuentas por pagar clasificadas al costo amortizado se medirán al costo amortizado, el cual corresponde al valor inicialmente reconocido más el costo efectivo menos los pagos realizados. El costo efectivo se calculará multiplicando- el valor en libros de la cuenta por pagar, por la tasa de interés efectiva (TIR), durante el tiempo que exceda el plazo normal de pago. La tasa de intereses efectiva es aquella que hace equivalentes los flujos convenidos con el valor inicialmente reconocido.

La amortización del componente de financiación se reconocerá como un mayor valor de la cuenta por pagar y como un gasto, no obstante, los costos de financiación se reconocerán como un mayor del activo financiado cuando los recursos obtenidos se destinen a financiar un activo apto, de conformidad con la norma de costos de financiación.

12.6.4. Baja en cuentas

La ESU dejará de reconocer una cuenta por pagar, cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se haya pagado, haya expirado o se haya transferido a un tercero.

La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se haya pagado o transferido a un tercero y la contra prestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá como ingreso o gasto del periodo.

12.6.5. Presentación en los estados financieros

Las cuentas por Pagar se presentan en el grupo de los pasivos corrientes del estado de situación financiera, a excepción de aquellas cuyo plazo de pago sea mayor a 12 meses, las cuales serán presentadas en el grupo de los pasivos no corrientes del mismo estado financiero.

12.6.6. Revelaciones

La ESU revelará la deuda adquirida a través de cuentas por pagar de acuerdo con dos criterios.

- De acuerdo al origen de la misma, como deuda interna o deuda externa, reconociendo como deuda interna aquella que de conformidad con la reglamentación vigente, se pacta exclusivamente entre residentes del territorio nacional; y como externa aquella que de conformidad con la reglamentación vigente, se pacta con no residentes.

- Segundo, de acuerdo al plazo pactado, reconociendo si la deuda adquirida es de corto plazo, para su pago igual o inferior a un año, o si por el contrario es de largo plazo, la adquirida con un plazo para su pago superior a un año.

La ESU revelará además, para cada categoría de las cuentas por pagar, información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como el plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones que estas le impongan a La ESU.

En el caso de las cuentas por pagar medidas al costo amortizado, se revelará:

- La tasa de interés establecida para el cálculo del componente de financiación, así como los criterios utilizados para determinarla.

- Los valores totales de los gastos por intereses calculados utilizando la tasa de interés efectiva.

Si La ESU infringe los plazos o incumple con el pago del principal, intereses o cláusulas de reembolso, revelará:

- Los detalles de esa infracción o incumplimiento,

- El valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable, y

- La corrección de la infracción o la renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.

- La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerido por la Gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados financiero, respecto a las cuentas por pagar.

12.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

- Resolución 414 de septiembre de 2014.

- La Resolución 139 de 24 de marzo 2015

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capitulo II: Pasivos, Numeral 3 - Cuentas por Pagar.

- Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Directrices del proceso de gestión de tesorería establecidas en el sistema de gestión de calidad.

- Directrices del proceso de gestión de contable establecidas en el sistema de gestión de calidad.

12.8. CONTROL DE CAMBIOS

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13. POLITICA CONTABLE DE BENEFICIOS A EMPLEADOS

13.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para los beneficios a empleados, que gestione la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro,

13.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las obligaciones que en materia laboral, prestacional, de seguridad social y pensional adquiere la Empresa para la Seguridad Urbana -ESU, en el desarrollo de su objeto social, categorizando y clasificando dichas obligaciones en el pasivo denominado Beneficios a Empleados, con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibilite la preparación y presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

13.3. ALCANCE

Los beneficios a los empleados comprenden todas las retribuciones que La ESU proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual. Estos beneficios abarcan tanto los suministrados directamente a los empleados como a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo establecido en la normatividad vigente, en tos acuerdos contractuales o en las obligaciones implícitas que dan origen al beneficio. Esta política contable aplica para la contabilización de las obligaciones originadas en la relación laboral entre La ESU y sus empleados, bajo contratos laborales de cualquier denominación, a término ocasional, fijo o indefinido, de tiempo completo o parcial; incluye directores y otro personal de gerencia.

Los beneficios a los empleados a los que se aplica esta política comprenden los que proceden de:

a) planes u otro tipo de acuerdos formales celebrados entre La ESU y sus empleados.

b) requerimientos legales en virtud de los cuales la empresa se obliga a efectuar aportes o asumir obligaciones; o

c) obligaciones implícitas, asumidas por La ESU, producto de políticas empresariales de dominio público, patrones de comportamiento o declaraciones específicas a través de las cuales, se haya dado a conocer a terceros, que la empresa está dispuesta a aceptar ciertas responsabilidades y, como consecuencia, se haya creado una expectativa valida de su cumplimiento.

Los beneficios a los empleados se clasifican en:

a) beneficios a los empleados a corto plazo; aquellos otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios a la empresa durante el periodo contable, cuya obligación de pago vence dentro de los 12 meses siguientes al cierre del mismo, tales como:

i. sueldos, salarios y aportes a la seguridad social;

ii. Incentivos pagados; y

iii. beneficios no monetarios a los empleados, parcialmente subvencionados, entre otros.

b) beneficios a los empleados a largo plazo; aquellos beneficios diferentes de los de corto plazo, de los de posempleo y de los correspondientes a la terminación del vínculo laboral o contractual, que se hayan otorgado a los empleados con vínculo laboral vigente y cuya obligación de pago no venza dentro de los 12 meses siguientes al cierre del periodo en el cual los empleados hayan prestado sus servicios.

c) beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual; aquellos a los cuales La E5U está comprometida por ley, por contrato u otro tipo de acuerdo, o por una obligación implícita basada en prácticas habituales de la entidad, cuando finaliza los contratos laborales anticipadamente o cuando el empleado acepta una oferta de beneficios en compensación por la terminación del vínculo laboral o contractual. Estas obligaciones se sustentaran en la existencia de un plan formal para efectuar la terminación anticipada del vínculo laboral y en la imposibilidad de retirar la oferta.

d) Beneficios posempleo; los beneficios distintos de aquellos por terminación del vínculo laboral o contractual que se paguen después de completar el periodo de empleo en la empresa.

Los planes de beneficio por retiro cuyos activos han sido invertidos en un fondo de pensiones (patrimonio autónomo), quedan dentro del alcance de esta política; Para el caso de La ESU en aplicación del Decreto 941 de 2002, se crea el patrimonio autónomo para respaldar el pasivo pensional de la entidad.

13.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política, las siguientes áreas:

- La Secretaria General, en lo que corresponde al apoyo y establecimiento de directrices para los beneficios a los empleados objeto de esta política.

- Área de Gestión Humana, en cuanto al reconocimiento, medición y revelación de información relativa a los beneficios a los empleados objeto de esta política.

- Líder de Contabilidad, en cuanto a la presentación y revelación de información relativa a los beneficios objeto de esta política.

13.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

13.5.1. Términos o definiciones

- Beneficios a los empleados: son todas las formas de contraprestación concedidas por La ESU a cambio de los servicios prestados por los empleados o por indemnizaciones por cese.

- Planes de beneficios posempleo: son acuerdos, formales o informales, en los que una entidad se compromete a suministrar beneficios a uno o más empleados tras la terminación de su periodo de empleo.

- Los activos mantenidos por un fondo de beneficios posempleo: son activos diferentes de los instrumentos financieros no transferibles, entregados por la entidad que informa que:

a) son poseídos por una entidad (un fondo) que está separado legalmente de la entidad que presenta sus estados financieros, y existen solamente para pagar o financiar beneficios posempleo; y

b) están disponibles para ser usados solo con el fin de pagar o financiar beneficios posempleo, no están disponibles para hacer frente a las deudas con los acreedores de la entidad que informa (ni siquiera en caso de quiebra) y no pueden retornar a esta entidad salvo cuando se pague la última obligación pensional.

- Valor razonable: es el precio que se recibiría por vender un activo o que se pagaría por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes de mercado en la fecha de la medición.

- El rendimiento de los activos del plan: es la participación, dividendos y otros ingresos que provienen de los activos del plan, junto con las ganancias o pérdidas realizadas y no realizadas de los activos del plan, menos los costos de gestión de los activos del plan.

13.5.2. Condiciones: Controles Contables y administrativos

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad, razonabilidad y utilidad de la información financiera las áreas responsables realizaran las siguientes actividades:

- Los responsables de los beneficios a los empleados de La ESU realizaran el último día de cada periodo anual, el consolidados por obligaciones de prestaciones sociales, la información relacionada con el pasivo laboral, será preparada por el área de Gestión humana. Las obligaciones son entre otras, las cesantías, los intereses a las cesantías, prima de navidad, vacaciones y prima de vacaciones, bonificación especial de recreación y nominas por pagar pendientes a 31 de diciembre de cada periodo.

- La ESU pagara los aportes al sistema de seguridad social, parafiscales y otras deducciones de nómina correspondientes al mes de diciembre, antes del 31 de diciembre de cada periodo.

- Al momento de crear un concepto de nómina, el auxiliar de Gestión humana en compañía del tecnólogo y/o líder de contabilidad, verificarán las cuentas contables correspondientes.

- El auxiliar de Gestión humana generará las diferentes interfaces concernientes al pago de obligaciones laborales, es decir nómina, seguridad social, deducciones, prestaciones sociales, entre otros procesos y que afectan otros módulos y garantizar la calidad y confiabilidad de la información.

- La ESU realizará el cálculo de la retención por salarios en la fuente semestral, de acuerdo a lo establecido en la norma tributaria, para lo cual el auxiliar de Gestión humana entregará la información solicitada al área de Contabilidad con diez (10) días de anticipación a la realización del cálculo.

- La líder contable revisará mensualmente la retención en la fuente por salarios.

- El área de Gestión Humana debe reportar al área de contabilidad a más tardar el día 28 de cada mes, las resoluciones de liquidación definitivas por desvinculación de empleados y trabajadores. La contabilidad reconocerá estos hechos económicos y verificara su correcto registro mediante interface generada por el aplicativo SAFIX.

- El área de Gestión humana en compañía del tecnólogo contable y/o líder contable, evaluarán los porcentajes de prestaciones sociales y ajustaran el valor de acuerdo a las sobreestimaciones o subestimaciones de los mismos.

- El área de Gestión humana velará y controlará el pago oportuno de las incapacidades por concepto de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad e informara permanentemente al área de contabilidad y cartera para su respectivo registro.

- El área de Gestión Humana remitirá al área contable el informe del cálculo actuarial anualmente clasificado en cuotas partes y/o bonos pensiónales, con el propósito de realizar los registros contables correspondientes, este informe debe contener el valor del cálculo actuarial por cada uno de los terceros relacionados en el informe y la fecha de pago de la obligación

- La constitución del patrimonio autónomo es irrevocable, estos recursos son destinados por el empleador a la garantía y pago de pensiones de conformidad con el decreto 941 de 2002, no podrán ser destinados a fines diferentes a los aquí previstos. Solo hay devolución de recursos a la entidad cuando se cumpla con la última obligación pensional.

- La gestión de los beneficios a empleados también estarán sujetas a las políticas administrativas establecidas y aplicadas por los líderes de los procesos de Gestión Humana y Secretaría General, aprobadas por su instancia superior (ver directrices de los procesos de Gestión Humana y Secretaría General del SGC de La ESU).

13.6. CONTENIDO

Los beneficios a los empleados se clasificarán en:

a) beneficios a los empleados a corto plazo,

b) beneficios a los empleados a largo plazo,

c) beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual y

d) beneficios posempleo.

13.6.1. Beneficios a los empleados a corto plazo

13.6.1.1. Reconocimiento

Se reconocerán como beneficios a los empleados a corto plazo, aquellos otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios a la empresa durante el periodo contable, cuya obligación de pago vence dentro de los 12 meses siguientes al cierre del mismo. Hacen parte de dichos beneficios, los sueldos, salarios y aportes a la seguridad social, incentivos pagados y beneficios no monetarios, entre otros.

Los beneficios a los empleados a corto plazo se reconocerán como un gasto o costo y un pasivo cuando la empresa consuma el beneficio económico procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios otorgados.

En caso de que la empresa efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, la empresa reconocerá un activo diferido por dichos beneficios.

Este rubro comprende entre otros los siguientes elementos

a) los salarios, sueldos y seguridad social;

b) prestaciones legales o extralegales;

c) descansos remunerados, derechos por permisos retribuidos y ausencia retribuida por enfermedad;

d) incentivos;

e) beneficios no monetarios a los empleados actuales (tales como servicios gratuitos o parcialmente subvencionados); y

f) cualquier beneficio incluido en el plan de bienestar pagadero dentro de los doce meses siguientes al cierre del ejercicio.

13.6.1.2. Medición

Los beneficios a los empleados a corto plazo se medirán por el valor de la obligación derivada de los beneficios definidos al final del periodo contable, después de deducir cualquier pago anticipado si lo hubiera.

El activo diferido reconocido cuando la empresa efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.

13.6.1.3. Presentación

El valor reconocido se presenta en el estado de la situación financiera como un pasivo corriente.

13.6.1.4. Revelaciones

La ESU revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios a los empleados a corto plazo:

a) la naturaleza de los beneficios a corto plazo;

b) la naturaleza, cuantía y metodología que sustenta la estimación de los beneficios otorgados a los empleados por incentivos; y

c) la información relacionada con los gastos derivados en el periodo y las remuneraciones del personal clave de la gerencia, entendido como aquel que tiene el poder y la responsabilidad de planificar, dirigir y controlar las actividades de la empresa, ya sea en forma directa o indirecta.

13.6.2. Beneficios a los empleados a largo plazo

13.6.2.1. Reconocimiento

Se reconocerán como beneficios a los empleados a largo plazo, aquellos beneficios diferentes de los de corto plazo, de los de posempleo y de los correspondientes a la terminación del vínculo laboral o contractual, que se hayan otorgado a los empleados con vínculo laboral vigente y cuya obligación de pago no venza dentro de los 12 meses siguientes al cierre del periodo en el cual los empleados hayan prestado sus servicios.

Entre los beneficios a los empleados a largo plazo se incluyen los siguientes:

a) premios o bonificaciones por antigüedad u otros beneficios por largo tiempo de servicio;

b) beneficios por invalidez permanente a cargo de la empresa; y

c) beneficios a recibir a partir de los 12 meses del cierre del periodo en el que se hayan ganado.

Los beneficios a los empleados a largo plazo se reconocerán como un gasto o costo y un pasivo cuando la empresa consuma el beneficio económico procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios otorgados.

En caso de que la empresa efectúe pagos por beneficios a largo plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, la empresa reconocerá un activo diferido por dichos beneficios.

Si al final del periodo contable existen activos con los cuales se liquidarán directamente las obligaciones, estos se reconocerán de manera independiente.

13.6.2.2. Medición

Los beneficios a los empleados a largo plazo se medirán, como mínimo, al final del periodo contable por el valor presente de la obligación derivada de los beneficios definidos, calculado utilizando la tasa de mercado de los TES emitidos por el gobierno nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.

Para el efecto, y dependiendo del tipo de beneficio, se considerarán variables como los sueldos, la rotación de los empleados y las tendencias en los costos de los beneficios otorgados. A fin de medir el valor presente de las obligaciones por beneficios de largo plazo, así como el costo relativo al periodo corriente, se aplicará un método de medición actuarial, se distribuirán los beneficios entre los periodos de servicio y se realizarán suposiciones actuariales. El reconocimiento del costo del servicio presente, el costo por servicios pasados y el interés sobre el pasivo afectará el resultado del periodo. Por su parte, las ganancias y pérdidas actuariales y el rendimiento de los activos del plan de beneficios afectarán el patrimonio y se presentarán en el otro resultado integral.

El activo diferido reconocido cuando la empresa efectúe pagos por beneficios a largo plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.

13.6.2.3. Presentación

El valor reconocido como un pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo se presentará como el valor total neto resultante de deducir al valor presente de la obligación por beneficios definidos al final del periodo contable, el valor razonable de los activos destinados a cubrir directamente las obligaciones al final del periodo contable.

13.6.2.4. Revelaciones

La empresa revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios a los empleados a largo plazo:

a) la naturaleza de los beneficios a largo plazo;

b) la cuantía de la obligación y el nivel de financiación al finalizar el periodo contable; y

c) la información relacionada con los gastos derivados en el periodo y las remuneraciones del personal clave de la gerencia, entendido como aquel que tiene el poder y la responsabilidad de planificar, dirigir y controlar las actividades de la empresa, ya sea en forma directa o indirecta.

13.6.3. Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual

13.6.3.1. Reconocimiento

Se reconocerán como beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual, aquellos a los cuales la empresa está comprometida por ley, por contrato u otro tipo de acuerdo, o por una obligación implícita basada en prácticas habituales de la empresa, cuando finaliza los contratos laborales anticipadamente o cuando el empleado acepta una oferta de beneficios en compensación por la terminación del vínculo laboral o contractual. Estas obligaciones se sustentarán en la existencia de un plan formal para efectuar la terminación anticipada del vínculo laboral y en la imposibilidad de retirar la oferta.

Los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual se reconocerán como un pasivo y un gasto.

13.6.3.2. Medición

Los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual se medirán por la mejor estimación del desembolso que se requeriría para cancelar la obligación al finalizar el periodo contable. En caso de existir una oferta de la empresa para incentivar la rescisión voluntaria del contrato, la medición de los beneficios por terminación se basará en el número de empleados que se espera acepten tal ofrecimiento. Cuando los beneficios por terminación se deban pagar a partir de los 12 meses siguientes a la finalización del periodo contable, se medirán por el valor presente de la obligación derivada de los beneficios definidos, calculado utilizando la tasa de mercado de los TES emitidos por el gobierno nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.

13.6.3.3. Presentación

El valor reconocido se presenta en el estado de la situación financiera como un pasivo corriente.

13.6.3.4. Revelaciones

La empresa revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual:

a) las características del plan formal emitido por la empresa para efectos de la rescisión del vínculo laboral o contractual;

b) la metodología aplicada para la estimación de los costos a incurrir por efecto de la aplicación del plan de rescisión del vínculo laboral o contractual; y

c) la Información relacionada con los gastos derivados en el periodo y las remuneraciones del personal clave de la gerencia, entendido como aquel que posee el poder y la responsabilidad de planificar, dirigir y controlar las actividades de la empresa, ya sea en forma directa o indirecta,

13.6.4. Beneficios posempleo

13.6.4.1. Reconocimiento

Se reconocerán como beneficios posempleo, los beneficios distintos de aquellos por terminación del vínculo laboral o contractual que se paguen después de completar el periodo de empleo en la empresa.

Entre los beneficios posempleo se incluirán:

a) las pensiones a cargo de la empresa; y

b) otros beneficios posteriores al empleo como los seguros de vida y los beneficios de asistencia médica o de cobertura educativa.

Si la empresa, en su calidad de empleadora, debe reconocer y asumir el pago de los beneficios posempleo, reconocerá un gasto o costo y un pasivo cuando la empresa consuma el beneficio económico procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios otorgados afectando el resultado del periodo.

Si al final del periodo contable existen activos con los cuales se liquidarán directamente las obligaciones, estos se reconocerán de manera independiente.

13.6.4.2. Medición

Los beneficios posempleo se medirán por el valor presente de la obligación derivada de los beneficios definidos, calculado utilizando la tasa de mercado de los TES emitidos por el gobierno nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.

Para el efecto, y de acuerdo con el tipo de beneficio, se tendrán en cuenta variables tales como: sueldos y salarios, expectativa de vida del beneficiario, costo promedio de los planes posempleo e información histórica de utilización de los beneficios.

La empresa determinará el valor razonable de cualquier activo destinado a financiar el pasivo, con la regularidad suficiente para asegurar que los importes reconocidos en los estados financieros no difieran significativamente de los que podrían determinarse al final del periodo contable.

Las evaluaciones actuariales se efectuarán con una frecuencia no mayor a tres años. En caso de que no se haya hecho una evaluación actuaría! en la fecha de los estados financieros, se utilizará la evaluación más reciente, indicando la fecha en que fue realizada.

El reconocimiento del costo del servicio presente, el costo por servicios pasados y el interés sobre el pasivo afectará el resultado del periodo. Por su parte, las ganancias y pérdidas actuariales y el rendimiento de los activos del plan de beneficios afectarán el patrimonio y se presentarán en el otro resultado integral.

13.6.4.3. Presentación

El valor reconocido como un pasivo por beneficios posempleo se presentará como el valor total neto resultante de deducir al valor presente de la obligación por beneficios definidos al final del periodo contable, el valor razonable de los activos, si los hubiera, destinados a cubrir directamente las obligaciones al final del periodo contable.

13.6.4.4. Revelaciones

La empresa revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios posempleo:

a) una descripción general del tipo de beneficio, incluyendo la política de financiación;

b) el valor del pasivo y de los activos destinados a financiarlo;

c) la cuantía de las ganancias o pérdidas actuariales reconocida durante el periodo en el patrimonio y presentada en el otro resultado integral;

d) la metodología aplicada para la medición de la obligación de este tipo de beneficios con relación a los empleados actuales, si a ello hubiera lugar;

e) una conciliación de los saldos de apertura y cierre de la obligación por beneficios definidos que muestre por separado, los beneficios pagados y todos los demás cambios;

f) los supuestos actuariales principales utilizados, incluyendo cuando sea aplicable, las tasas de descuento, las tasas de rendimiento esperadas de los activos que respaldan los beneficios de largo plazo para los periodos presentados en los estados financieros y las tasas esperadas de incrementos salariales;

g) cualquier otra suposición actuarial significativa utilizada; y

h) la Información relacionada con los gastos derivados en el periodo y las remuneraciones del personal clave de la gerencia, entendido como aquel que tiene el poder y la responsabilidad de planificar, dirigir y controlar las actividades de la empresa, ya sea en forma directa o indirecta.

13.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

- La Resolución 414 de septiembre de 2014

- La Resolución 139 de 24 de marzo 2015

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capitulo II: Pasivos, Numeral 5. - Beneficios a los empleados

- El Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Directrices de los procesos de gestión de Gestión Humana y Secretaria General de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

- Directrices del proceso de gestión contable de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

13.8. CONTROL DE CAMBIOS

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14. POLÍTICA CONTABLE DE PROVISIONES Y CONTINGENCIAS

14.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para las provisiones y contingencias, que le son aplicables a la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

14.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las transacciones, eventos y contratos asociados con las diferentes obligaciones, adquiridas en forma legal o implícita que en la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, se categorizan y clasifican como provisiones y contingencias, con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibilite la preparación y presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

14.3. ALCANCE

Esta política contable aplica para todas las obligaciones sujetas de constituir una provisión por estar relacionadas con:

- Pasivos de cuantía incierta o de vencimiento incierto.

- Pasivos contingentes.

- Activos contingentes.

Se exceptúan las provisiones y contingencias tratadas en otras normas, como son:

a) provisiones por arrendamientos, a excepción de los contratos de arrendamiento operativo considerados onerosos;

b) obligaciones por beneficios a los empleados;

c) impuesto a las ganancias;

d) provisiones relacionadas con cuentas reductoras de partidas de activos como depreciación, amortización, deterioro del valor de activos, cuentas por cobrar incobrables, entre otras, porque no constituyen un reconocimiento de pasivos sino un ajuste al valor en libros de tales partidas de activos.

De acuerdo a lo anterior, en la medida que surjan nuevas transacciones, eventos o contratos que se deriven del desarrollo de su objeto social y se clasifiquen como provisiones y contingencias, se analizará la situación y se determinará si los hechos económicos se ajustan a las políticas contables existentes en La ESU, o si se hace necesario la modificación o la creación de una nueva política contable, teniendo como parámetro el Nuevo Marco Normativo aplicable.

14.4. RESPONSABLE

Son responsables de cumplir esta política las siguientes áreas:

- La Secretaría General en la aplicación de la metodología y suministro de información correspondiente a los procesos de litigios y demandas a favor y en contra de la entidad, e insumos necesarios para documentar y soportar las revelaciones que deben ser reflejadas como parte integral de los estados financieros.

- La Dirección Administrativa y Financiera en el reconocimiento, presentación y revelación de información relativa a los litigios y demandas a favor y en contra de la entidad.

14.5/ TÉRMINOS Y CONDICIONES

14.5.1. Términos o definiciones

- Activo Contingente: es un activo de naturaleza posible surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirmará solo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de La ESU.

- Contrato Oneroso: es aquel en el cual los costos inevitables para cubrir las obligaciones establecidas en el contrato exceden los beneficios económicos que se espera recibir del mismo teniendo en cuenta los valores recuperables.

- Costos por Desmantelamiento: son los costos en que incurrirá La ESU para desmantelar, retirar y/o rehabilitar el lugar en el que se asienta un activo durante un periodo de tiempo.

- Obligación Implícita: es aquella que se deriva de actuaciones de la empresa producto de políticas empresariales de dominio público, patrones de comportamiento o declaraciones específicas, en las que la empresa ha dado a conocer a terceros, que está dispuesta a aceptar ciertas responsabilidades y, como consecuencia, ha creado una expectativa válida de su cumplimiento.

- Obligación Legal: es una obligación que se deriva de un contrato, de la legislación o de otra causa de tipo legal.

- Obligación Presente: es aquella obligación surgida a raíz de sucesos pasados, que no se ha reconocido contablemente o en los estados financieros bien sea porque:

a) no es probable que para liquidarla se vaya a requerir una salida de recursos que incorporen beneficios económicos, o

b) el importe de la obligación no puede ser medido con la suficiente fiabilidad.

- Pasivo Contingente: es una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedara confirmada solo si llega a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de La ESU. Un pasivo contingente también corresponde a toda obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, pero no reconocida en los estados financieros

- Probable: cuando la probabilidad de ocurrencia es más alta que la probabilidad de que no ocurra, lo cual conlleva al reconocimiento de una provisión.

- Posible: cuando la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no ocurrencia, lo cual conlleva a la revelación de un pasivo contingente.

- Provisión: son pasivos a cargo de la empresa que están sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

- Reestructuración: es un programa planeado y controlado por la administración de La ESU, el cual conlleva a una variación significativa, ya sea en el alcance o en la forma como la empresa lleva a cabo su actividad.

- Remoto: cuando la probabilidad de ocurrencia del evento es prácticamente nula, en este caso no se reconocerá un pasivo ni será necesaria su revelación como pasivo contingente.

14.5.2. Condiciones: Controles Contables

Efectuar la conciliación de la información suministrada por la Secretaría General correspondiente a los procesos judiciales a favor y en contra de la entidad, respecto del registro contable realizado en relación con las provisiones y cuentas de orden.

14.6. CONTENIDO

14.6.1. Reconocimiento

14.6.1.1. Reconocimiento del efecto financiero o del valor del dinero en el tiempo

La ESU define que el efecto del valor del dinero en el tiempo no será significativo, para efectos de la aplicación de su política contable en cuanto a la medición de las provisiones a la mejor estimación de la transacción, cuando el pago futuro de la obligación no se extienda más allá de 180 días, contados a partir de la fecha de reconocimiento de la obligación probable como una obligación real, es decir, no basta el reconocimiento de la provisión para dar aplicabilidad a esta condición, se requiere el reconocimiento del pasivo real.

En el caso de que el pago futuro de la obligación probable supere el límite del efecto del valor del dinero en el tiempo establecido en esta política, las Provisiones deberán ser reconocidas al valor presente de los valores que se espera sean requeridos para liquidar la obligación, utilizando como tasa de descuento, la tasa del DTF más 1 punto, la cual La ESU considera refleja las evaluaciones actuales del mercado correspondientes al valor del dinero en el tiempo, teniendo presente que los riesgos específicos del pasivo deben reflejarse en la tasa de descuento utilizada o en la estimación de los importes requeridos para liquidar la obligación, pero no en ambos.

No obstante, esta política de reconocimiento del efecto significativo del valor del dinero en el tiempo no entorpece ni reemplaza otras políticas de efecto financiero establecidas por La ESU.

14.6.1.2. Reconocimiento General de las Provisiones

La ESU reconocerá como provisiones, los pasivos a cargo de la empresa que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento, reconociéndolas como un pasivo y un gasto, o un mayor valor del activo cuando así corresponda.

La ESU reclasificará las provisiones a un pasivo como las cuentas por pagar o cualquiera de otra naturaleza que corresponda, cuando ya no exista incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

Además de la incertidumbre en su cuantía y/o vencimiento, La ESU reconocerá una provisión cuando se cumplan todas y cada una de las siguientes condiciones:

a) La ESU tiene una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de un suceso pasado, teniendo en cuenta que con toda la evidencia disponible al final del periodo contable, es mayor la probabilidad de que exista dicha obligación presente a que no exista.

b) La ESU probablemente debe desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelar la obligación, y

c) Puede hacer una estimación fiable del valor de la obligación.

14.6.1.3. Reconocimiento de provisiones sujetas a reembolso por parte de un tercero

En caso de que La ESU espere que una parte o la totalidad del desembolso necesario para liquidar una provisión le sea reembolsada por un tercero, el derecho a cobrar tal reembolso se reconocerá como una cuenta por cobrar y como un ingreso cuando sea prácticamente segura la recepción de dicho desembolso.

Por tanto, el reembolso deberá ser tratado como un activo separado, cuyo valor no excederá el valor de la provisión.

En el estado del resultado integral, el gasto relacionado con la provisión podrá ser objeto de presentación como una partida neta del valor reconocido como reembolso a recibir.

14.6.1.4. Reconocimiento de provisiones cuando se ejecutan contratos onerosos.

Para reconocer un contrato de carácter oneroso, La ESU reconocerá previamente cualquier tipo de pérdida por deterioro del valor de los activos incorporados en la ejecución del contrato, considerando que un contrato oneroso se presenta cuando los costos inevitables para cubrir las obligaciones establecidas en el contrato exceden los beneficios económicos que se espera recibir del mismo teniendo en cuenta los valores recuperables.

14.6.1.5. Reconocimiento de provisiones por Costos de Reestructuración

La ESU reconocerá una provisión por costos de reestructuración cuando se cumplan las condiciones generales de reconocimiento general de provisiones establecidas en esta política, a partir de los siguientes elementos:

a) La ESU tiene un plan formal para proceder a la reestructuración, en el que se identifican, por lo menos, los siguientes aspectos: la actividad o unidad de operación, o la parte de la misma involucrada; las principales ubicaciones afectadas; la ubicación, función y número aproximado de empleados que se indemnizarán por prescindir de sus servicios; los desembolsos que se llevarán a cabo y el momento en que se espera implementar el plan; y

b) se ha producido entre los afectados, una expectativa válida de que la reestructuración se llevará a cabo, ya sea por haber comenzado a implementar el plan o por haber anunciado sus principales características a los que van a afectarse por el mismo

Se entiende que una reestructuración es un programa planeado y controlado por la administración de la empresa, el cual conlleva a una variación significativa, ya sea en el alcance o en la forma como la empresa lleva a cabo su actividad.

Este tipo de programas puede abarcar uno o varios de los siguientes sucesos:

a) terminación o disposición de una actividad o servicio;

b) cierre de una sucursal, terminación de las actividades de la empresa en una localidad o región específica, o la reubicación de las actividades de una región a otra;

c) cambios en la estructura administrativa; y

d) reorganizaciones importantes, que tienen un efecto significativo en la naturaleza y enfoque de las operaciones de La ESU.

14.6.1.6. Reconocimiento de provisiones por Costos de Desmantelamiento

La ESU reconocerá provisiones por costos de desmantelamiento, cuando en el futuro deba desmantelar, (TEXTO ILEGIBLE)ar y/o rehabilitar el lugar en el que haya asentado un activo durante un periodo de tiempo, (TEXTO ILEGIBLE) (TEXTO ILEGIBLE)nociendo la provisión como un pasivo y como un mayor valor del activo al cual se asocie el (TEXTO ILEGIBLE)nantelamiento de acuerdo a las normas de propiedad, planta y equipo, activos intangibles y otras las requieran.

14.6.1.7. Reconocimiento de provisiones por Resultados Negativos en las Operaciones

ESU No reconocerá provisiones por resultados negativos netos futuros derivados de sus operaciones.

(TEXTO ILEGIBLE) entidad evaluará la existencia de evidencia objetiva del deterioro del valor de los activos con base en (TEXTO ILEGIBLE)iterios definidos en la Norma de Deterioro del Valor de los Activos, cuando exista una posibilidad (TEXTO ILEGIBLE) a de pérdidas futuras asociadas con la operación.

14.6.1.8. Reconocimiento de Activos Contingentes

(TEXTO ILEGIBLE) activos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros por parte de La (TEXTO ILEGIBLE) No obstante, se evaluarán de forma continuada, con el fin de asegurar que su evolución se refleje (TEXTO ILEGIBLE)piadamente en los estados financieros.

(TEXTO ILEGIBLE)aso de que la entrada de beneficios económicos a La ESU pase a ser prácticamente cierta, se (TEXTO ILEGIBLE) rderá al reconocimiento del ingreso y del activo en los estados financieros del periodo en el que (TEXTO ILEGIBLE) cambio tenga lugar.

Secretaría General suministrará a Contabilidad la información relacionada con las demandas a favor (TEXTO ILEGIBLE) entidad para proceder al respectivo reconocimiento o eliminación en la información contable.

POLÍTICAS CONTABLES

14.6.1.9. Reconocimiento de Pasivos Contingentes

En la actividad litigiosa, se debe tener en cuenta que los eventuales fallos negativos en contra de La ESU, por los que se deba indemnizar a un tercero, implican gastos fiscales inciertos, pues dependen de una condición futura e incierta, por lo tanto, constituyen un pasivo contingente.

Para la valoración de los posibles riesgos en actividades litigiosas y para la identificación de patrones de comportamiento o de resultados, es de gran importancia la apreciación que el apoderado (abogados designados) tiene sobre cada uno de los procesos a su cargo; es con esta información, y de manera estándar, que se realiza un estimativo de la probabilidad de fallo en contra de la entidad.

La Contaduría General de la Nación en la Resolución 414 de 2014 "Nuevo Marco Normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que, no captan ni administran ahorro del público", establece claramente las fases a considerar para el adecuado reconocimiento de los pasivos contingentes. Así las cosas, señala la citada norma, que la entidad reconocerá en cuentas de orden los valores correspondientes a demandas en contra una vez la entidad sea notificada de tal evento. Caso en el cual el área encargada de los procesos judiciales en cada entidad deberá suministrar la información una vez recibida la notificación. Para el caso de La ESU, dicha área es la Secretaría General, y deberá de acuerdo a la presente política suministrar esta información con corte mensual a la Dirección Administrativa y Financiera.

Seguidamente, y de acuerdo a lo contemplado en el marco regulatorio, la Secretaría General como área encargada debe evaluar el riesgo de pérdida del litigio, por la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico, o por el estado del proceso, efectuando una valoración del riesgo como alto, medio o bajo. Si el riesgo es alto se clasificarán las demandas como un hecho probable, en cuyo caso deberá reconocerse una provisión. Si el riesgo es medio o bajo, las demandas se clasificarán como probables o remotas respectivamente, situación en la que los valores deberán ser revelados en cuentas de orden.

En este sentido, y de acuerdo a la presente política, la Secretaría General suministrará trimestralmente a la Dirección Administrativa y Financiera la base de datos actualizada con cada uno de los terceros demandantes, cédula, valor de la pretensión, estado del proceso y valoración del riesgo.

Así mismo, suministrará en cada trimestre la información actualizada, es decir, que dicho informe deberá contener cualquier cambio que se presente en relación con el nombre del tercero, cédula, cambio en el valor de las pretensiones, estado del proceso y valoración del riesgo. Lo anterior, con el propósito de efectuar los ajustes en la información contable de las provisiones, cuentas de orden y/o gasto, según corresponda. De igual manera, el informe deberá suministrarse, aun cuando en dicho trimestre no se hubieren presentado cambios.

Por último, la Secretaría General deberá notificar a la Dirección Administrativa y Financiera el cierre definitivo de los procesos, toda vez, que el área contable debe efectuar la conciliación de los valores pagados respecto de los valores provisionados, y dicho procedimiento sólo puede realizarse cuando se tenga la certeza que sobre el mismo proceso el tercero no volverá a presentar una demanda.

En este sentido, los pasivos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros por parte de La ESU. No obstante, se evaluarán de forma continuada, con el fin de asegurar que su evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros.

En caso de que la salida de recursos de La ESU sea probable y que se obtenga una medición fiable de la obligación, se procederá al reconocimiento del pasivo en los estados financieros del periodo en el que dicho cambio haya tenido lugar.

14.6.1.9.1. Metodología para la determinación del valor de la contingencia

Se efectúa la liquidación individualizada de las prestaciones sociales de cada contratista, tomando como extremos temporales, el inicio del contrato y como extremo final se tiene en cuenta el plazo presuntivo de terminación de los contratos laborales de trabajadores oficiales. (Artículos 40 y 43 del decreto 2127 del 45).

Estos valores estimados deben ser analizados bajo tres escenarios: Pesimista, cuando se considere que La ESU es la que debe asumir en su totalidad el valor de fallo (provisionar el 100% del valor tasado). Optimista, cuando se considere que en segunda instancia puede variar el fallo y halla probabilidad de disminuir el valor de la condena (provisionar el 50% del valor tasado). Conservadora, siendo consecuente con la realidad y teniendo presente que el fallo puede ser en solidaridad con el Municipio de Medellín (provisionar el 50% del valor tasado).

14.6.1.9.2. Metodología para clasificación de la contingencia, para determinar las posibles fechas de salida de los recursos

Una vez analizadas las instancias en que se encuentran los diferentes procesos, se determina la ocurrencia de la contingencia, según el estado en que se encuentre, tomando como una duración promedio de los procesos 18 meses, para procesos laborales orales hasta la segunda instancia, sin casación.

VR = VH x (I.P.C. actual/l.P.C. inicial)

VR: Corresponde al valor a pagar.

VH: Monto cuya devolución se ordenó inicialmente.

I.P.C.: índice de Precios al Consumidor.

14.6.2. Medición

14.6.2.1. Medición Inicial por la mejor estimación

La ESU medirá las provisiones por el valor que refleje la mejor estimación del desembolso que se requeriría para cancelar la obligación presente o para transferirla a un tercero en la fecha de presentación.

La mejor estimación tendrá en cuenta:

a) los desenlaces asociados de mayor probabilidad, la experiencia que se tenga en operaciones similares, los riesgos e incertidumbres y los informes de expertos, entre otros. Teniendo en cuenta que el riesgo implica considerar la variabilidad en los desenlaces posibles, en cuyo caso un ajuste por la existencia de riesgo puede aumentar el valor por el que se mide la obligación;

b) los riesgos e incertidumbres, siendo preciso tener precaución al realizar juicios en condiciones de incertidumbre de manera que no se sobreestimen los activos o los ingresos y no se subestimen los pasivos o los gastos, razón por la cual la incertidumbre no será una justificación para la creación de provisiones excesivas, o para la sobrevaloración deliberada de los pasivos;

c) Las incertidumbres que rodean el valor a reconocer como provisión se trata de diferentes formas, atendiendo las circunstancias particulares en cada caso.

En caso de que la provisión que se esté midiendo se refiera a una población importante de casos individuales, la obligación presente se estimará aplicando el método estadístico del valor esperado, el cual consiste en promediar todos los posibles desenlaces por sus probabilidades asociadas.

Otros aspectos a tener en cuenta;

a) las provisiones originadas en contratos de carácter oneroso, serán medidas por el valor presente de las pérdidas esperadas asociadas al contrato, previa deducción de las recuperaciones asociadas al mismo.

b) las provisiones por reestructuración, en cuyo caso La ESU incluirá solo los desembolsos que surjan directamente de la misma, los cuales corresponden a aquellos que de forma simultánea, se deriven de dicho proceso y no estén asociados con las actividades que continúen en la empresa.

c) las provisiones por costos de desmantelamiento, las cuales se medirán por el valor presente de los costos estimados en los que incurrirá la empresa para llevar a cabo el desmantelamiento, de acuerdo con la Norma de Propiedades, Planta y Equipo y otras normas de activos que los demanden.

14.6.2.2. Medición Posterior

La ESU define que, con posterioridad a la medición y reconocimiento inicial, las Provisiones se revisarán como mínimo al final del periodo contable o cuando se tenga evidencia de que el valor ha cambiado sustancialmente, y se ajustarán afectando el resultado del periodo para reflejar la mejor estimación disponible.

POLÍTICAS CONTABLES

En el caso de las provisiones constituidas por desmantelamiento, el ajuste afectará:

a) los resultados, si el ajuste obedece al reconocimiento del valor del dinero en el tiempo

b) el costo del activo si el ajuste corresponde a la revisión de los costos estimados en los que incurrirá la empresa para llevar a cabo el desmantelamiento.

14.6.3. Baja en cuentas

La ESU identificará cuando ya no sea probable la salida de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelar la obligación correspondiente, en cuyo caso procederá a eliminar o a revertir la provisión.

14.6.4. Presentación en los estados financieros

Las provisiones se presentan en el grupo de los pasivos corrientes del estado de situación financiera.

14.6.5. Revelaciones

14.6.5.1. Información a revelar de las Provisiones

La ESU, para cada tipo de provisión, revelará la siguiente información:

a) la naturaleza del hecho que origina la provisión;

b) una conciliación que muestre:

- el valor en libros al inicio y al final del periodo;

- las adiciones realizadas durante el periodo, incluidos los ajustes procedentes de los cambios en la medición del valor descontado;

- los valores cargados contra la provisión durante el periodo; y los valores no utilizados que hayan sido objeto de liquidación o reversión en el periodo;

c) una descripción acerca de la naturaleza de la obligación contraída, así como del valor y fecha esperada de cualquier pago resultante;

d) una indicación acerca de las incertidumbres relativas al valor o a las fechas de salida de recursos; y

e) los criterios considerados para la estimación y el valor de cualquier reembolso esperado que esté asociado con la provisión constituida.

14.6.5.2. Información a revelar de los Activos Contingentes

La ESU revelará los activos contingentes en cuentas de orden deudoras cuando sea posible realizar una medición.

Además, para cada tipo de activo contingente, revelará la siguiente información:

a) una descripción de la naturaleza del activo contingente;

b) una estimación de los efectos financieros y una indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información; y

c) el hecho de que es impracticable revelar una o más de las informaciones contenidas en el literal b).

14.6.5.3. Información a revelar de los Pasivos Contingentes

La empresa revelará los pasivos contingentes en cuentas de orden acreedoras contingentes cuando sea posible medirlos.

Además, para cada tipo de pasivo contingente, en las notas a los estados financieros, revelará la siguiente información:

a) una descripción de la naturaleza del pasivo contingente;

b) una estimación de los efectos financieros, la indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de salida de recursos y la posibilidad de cualquier reembolso; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información; y

c) el hecho de que sea impracticable revelar una o más de las informaciones contenidas en el literal b).

La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerida por la Gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados.

14.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

- Resolución 414 de septiembre de 2014

- Resolución 139 de 2015.

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capitulo II: Pasivos, Numeral 6 - Provisiones; Capitulo III: Activos y Pasivos Contingentes.

- Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Directrices del proceso de gestión contable de La ESU establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

- Directrices del proceso de gestión de la Secretaría General establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

- Informe suministrado por el asesor jurídico externo en materia de demandas.

14.8. CONTROL DE CAMBIOS

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POLÍTICAS CONTABLES REFERENTES A LOS INGRESOS

15. POLITICA CONTABLE DE INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS

15.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte del documento contiene la definición de la política contable para los ingresos de actividades ordinarias, generados por la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a La ESU contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

15.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios, para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los ingresos ordinarios percibidos por Empresa para la Seguridad Urbana -ESU- en el giro ordinario de sus negocios, categorizados y clasificados en las cuentas de resultados correspondientes, con el fin de que la información represente fielmente los hechos económicos y posibiliten la preparación y presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

15.3. ALCANCE

Esta política contable aplica a todos los ingresos de actividades ordinarias que correspondan a la entrada de beneficios económicos, generados durante el periodo contable, que sean susceptibles de incrementar el patrimonio, bien sea por el aumento de activos o por la disminución de pasivos.

Los ingresos de actividades ordinarias se originan por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por el uso que terceros hacen de activos, los cuales producen intereses, regalías, arrendamientos, dividendos o participaciones, entre otros.

La prestación de servicios implica, normalmente, la ejecución, por parte de La ESU, de un conjunto de tareas acordadas en un contrato, con una duración determinada en el tiempo, considerando que los servicios pueden prestarse en el transcurso de un único periodo o a lo largo de varios periodos contables.

El uso, por parte de terceros, de activos de La ESU, da lugar a ingresos que adoptan la forma de:

a) Intereses: cargos por el uso de efectivo, de equivalentes al efectivo o por el mantenimiento de deudas a favor de La ESU;

b) regalías: cargos por el uso de activos a largo plazo de La ESU, tales como patentes, marcas, derechos de autor o aplicaciones informáticas; y

c) dividendos: distribuciones de ganancias a los poseedores de participaciones en la propiedad de las entidades, en proporción al porcentaje que supongan sobre el capital o sobre una clase particular del mismo.

Es importante aclarar, que los recursos recibidos en administración por La ESU, no constituyen ingresos de actividades ordinarias y por tanto no están dentro del alcance de esta política.

Es necesario precisar, que los conceptos de otros ingresos no contemplados en el alcance de esta política, se reconocerán como hasta el momento La ESU los viene considerando de acuerdo a los lineamientos normativos de la CGN.

De acuerdo a lo anterior, en la medida que surjan nuevas transacciones, eventos o contratos que se deriven del desarrollo de su objeto social y se clasifiquen como ingresos de actividades ordinarias, se analizará la situación y se determinará si los hechos económicos se ajustan a las políticas contables existentes en La ESU, o si se hace necesario la modificación o la creación de una nueva política contable, teniendo como parámetro el Nuevo Marco Normativo aplicable.

15.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política, las siguientes áreas:

- Cartera, en cuanto al reconocimiento de los ingresos y la revelación de información relativa a los mismos.

- Contabilidad, en cuanto al reconocimiento de los ingresos, su presentación en los estados financieros y la revelación de información relativa a los mismos.

- La Dirección Logística y el líder de Presupuesto, en cuanto al suministro de informes técnicos y la ejecución presupuestal, respectivamente.

- La Gerencia, con el apoyo de la Dirección Comercial y la Dirección Logística, en cuanto a la medición de los ingresos, a partir de las metas establecidas en el plan anual de negocios.

15.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

15.5.1. Términos o Definiciones

Los siguientes términos se usan, en esta política, con los significados que a continuación se especifica:

- Ingreso de actividades ordinarias: es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de la entidad, siempre que tal entrada de lugar a un aumento en el patrimonio, que no esté relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio.

Los ingresos de actividades ordinarias comprenden solamente las entradas brutas de beneficios económicos recibidos y por recibir, por parte de La ESU, por cuenta propia. Las cantidades recibidas por cuenta de terceros, tales como impuestos sobre las ventas, sobre productos o servicios y el recaudo de estampillas en virtud de la ejecución de un contrato de mandato, así como los recursos a administrar provenientes de un contrato interadministrativo, no constituyen entradas de beneficios económicos para la entidad y no producen aumentos en su patrimonio. Por tanto, tales entradas se excluirán de los ingresos de actividades ordinarias.

- Valor razonable: es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción libre.

15.5.2. Condiciones

15.5.2.1. Controles Contables

- Los ingresos se reconocen bajo el principio de causación o devengo, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Nuevo Modelo de Contabilidad Pública.

- El profesional contable realizara la conciliación de los descuentos por volumen de acuerdo a la información suministrada por el líder de combustible.

15.5.2.2. Controles Administrativos

La gestión de los ingresos de actividades ordinarias y otros ingresos, estará sujeta a las políticas administrativas establecidas y aplicadas por los líderes de las líneas de negocio aprobadas por el Director Logístico y el Director Comercial. (Ver directrices del proceso de gestión de comercial y logístico del SGC de La ESU).

Además, dicha gestión de los ingresos de actividades ordinarias también estará sujeta a las políticas establecidas por Tesorería en cuanto a la cartera aprobadas por el Director Administrativo y Financiero (ver directrices del proceso de gestión de Tesorería del SGC de La ESU).

15.6. CONTENIDO

15.6.1. Reconocimiento General

El criterio para el reconocimiento de ingresos de actividades ordinarias se aplicará por separado a cada transacción. No obstante, en determinadas circunstancias, será necesario aplicar tal criterio de reconocimiento por separado a los componentes identificables de una única transacción, con el fin de reflejar la sustancia de la operación.

Por su parte, el criterio de reconocimiento se aplicará a dos o más transacciones conjuntamente cuando las mismas estén ligadas de manera que el efecto comercial no pueda ser entendido sin referencia al conjunto completo de transacciones.

15.6.1.1. Reconocimiento de ingresos por prestación de servicios

Se reconocerán como ingresos por prestación de servicios los flujos obtenidos por La ESU en la ejecución de un conjunto de tareas acordadas en un contrato de comercialización o de administración delegada, estos ingresos se caracterizan porque tiene una duración determinada en el tiempo y buscan satisfacer necesidades de los usuarios o cumplir requerimientos contractuales previamente establecidos.

La ESU reconocerá los ingresos de acuerdo a las siguientes categorías de actividades ordinarias;

- Honorarios por administración de recursos en contratos de administración delegada

- Comercialización de servicios

- Gestión comercial

- Comisiones

- Descuentos por volumen

En todo caso, los ingresos por prestación de servicios se reconocerán cuando el resultado de una transacción pueda estimarse con fiabilidad, considerando el grado de avance en la prestación del servicio al final del periodo contable.

El resultado de una transacción podrá estimarse con fiabilidad cuando se cumplan los siguientes requisitos:

a) el valor de los ingresos puede medirse con fiabilidad;

b) es probable que la empresa reciba los beneficios económicos asociados con la transacción;

c) el grado de avance en la prestación del servicio, al final del periodo contable, puede medirse con fiabilidad; y

d) los costos en los que se haya incurrido durante la transacción y aquellos necesarios para completarla pueden medirse con fiabilidad.

Cuando el resultado de una transacción, que implique la prestación de servicios, no pueda estimarse de forma fiable, los ingresos de actividades ordinarias correspondientes se reconocerán como tales solo en la cuantía de los costos reconocidos que se consideren recuperables.

15.6.1.2. Reconocimiento de ingresos por el uso de activos por parte de terceros

Se reconocerán como ingresos derivados del uso de activos de la empresa por parte de terceros, los intereses, las regalías o derechos de explotación concedidos, los arrendamientos, y los dividendos o participaciones, entre otros.

Los ingresos por el uso de activos por parte de terceros se reconocerán siempre que el valor de los ingresos pueda medirse con fiabilidad y sea probable que la empresa reciba los beneficios económicos asociados con la transacción.

Los ingresos por intereses corresponden a la remuneración que hacen terceros por el uso de efectivo y de equivalentes al efectivo de la empresa. Su reconocimiento se realizará utilizando la tasa de interés efectiva.

Los ingresos por arrendamientos son aquellos que percibe la empresa por el derecho otorgado a terceros para el uso de activos tangibles e intangibles. Su reconocimiento se realizará de acuerdo con la Norma de Arrendamientos.

Los ingresos por dividendos o participaciones representan las distribuciones de utilidades a los inversionistas. Su reconocimiento se realizará cuando surja el derecho, de acuerdo con la distribución aprobada por el órgano competente del emisor. Lo anterior, atendiendo los criterios definidos en la política de Inversiones de Administración de Liquidez.

15.6.2. Medición

15.6.2.1. Generalidades de la medición de los ingresos

La ESU medirá los ingresos por el valor de la contraprestación recibida o por recibir, una vez deducidas las rebajas y/o descuentos condicionados y no condicionados.

Cuando el pago se difiera en el tiempo y los plazos concedidos para el mismo sean superiores a los normales, La ESU realizará la medición inicial de tos ingresos de la siguiente manera:

a) cuando se hayan pactado precios diferenciados para ventas con plazos de pago superiores a los normales, se empleará el precio establecido para ventas con plazos normales de pago o

b) cuando no se hayan pactado precios diferenciados para ventas con plazos de pago superiores a los normales, se empleará el valor presente de los flujos futuros descontados a la tasa de referencia del mercado como la establecida para los créditos de tesorería, durante el periodo que exceda al plazo normal para el negocio y el sector.

La diferencia entre el valor presente de los flujos futuros y el valor nominal de la transacción corresponde al componente de financiación, el cual se reconocerá como un menor valor del ingreso por la prestación de servicios. Con posterioridad, el componente de financiación será objeto de amortización y se reconocerá como ingreso por concepto de intereses, de acuerdo con lo establecido en la Norma de Cuentas por Cobrar.

15.6.2.2. Determinación del grado de avance o porcentaje de terminación

La ESU medirá los ingresos por la prestación de servicios de acuerdo con el grado de avance en la prestación del servicio, el cual se determinará tomando como referencia las inspecciones del trabajo ejecutado, basadas en los' informes técnicos suministrados por la dirección logística y la ejecución presupuestal provista por el líder de presupuesto.

Por su parte, cuando el resultado de una transacción que implique la prestación de servicios no pueda estimarse de forma fiable, los ingresos correspondientes se reconocerán como tales solo en la cuantía de los costos reconocidos que se consideren recuperables.

15.6.3. Presentación en los estados financieros

Los ingresos de actividades ordinarias se presentarán en el estado de resultados integral.

15.6.4. Revelaciones

La ESU revelará la siguiente información sobre los ingresos:

a) las políticas contables adoptadas para el reconocimiento de los ingresos, incluyendo la metodología utilizada para la determinación del grado de avance de las operaciones incluidas en la prestación de servicios;

b) la cuantía y el origen de cada categoría material de ingresos por prestación de servicios, intereses, regalías, dividendos o participaciones, comisiones y arrendamientos, entre otras; y

c) el valor de los ingresos producidos por intercambios de bienes o servicios.

POLITICAS CONTABLES

d) La ESU revelará cualquier otro tipo de información requerida por la gerencia y a partir de cualquier otra necesidad de aclaración o detalle de la información contenida en los estados financieros, respecto a los ingresos de actividades ordinarias.

15.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

- La Resolución 414 de septiembre de 2014

- La resolución 139 de 24 de marzo 2015

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capítulo IV: INGRESOS, Numeral 1. Ingresos de actividades ordinarias.

- Directrices de los procesos de gestión de La ESU, relacionados con los responsables de esta política, y que se encuentran establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad.

15.8. CONTROL DE CAMBIOS

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POLÍTICAS CONTABLES ASOCIADAS CON OTRAS NORMAS Y HECHOS ECONÓMICOS

16. POLITICA CONTABLE DE IMPUESTO A LAS GANANCIAS

16.1. - INTRODUCCIÓN

Esta parte contiene la definición de la política contable que para el impuesto a las ganancias determine la Empresa para la Seguridad Urbana ~ ESU, en el desarrollo de su objeto social y acorde con la normatividad fiscal vigente, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de Contabilidad, para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Resolución 414 de 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para el tratamiento de las operaciones que se encuentran reconocidas en este grupo de cuentas, así como la medición, presentación en los estados financieros y las revelaciones inherentes a este rubro.

16.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las obligaciones que se generen en la Empresa para la Seguridad Urbana-ESU, como resultado de la aplicación de la normatividad fiscal en relación con los impuestos a las ganancias de aplicación en Colombia, en el-desarrollo de su objeto social, categorizando y clasificando dichas obligaciones en el pasivo denominado impuestos, contribuciones y tasas por pagar, en las subcuentas Impuesto sobre la renta y complementarios y el Impuesto sobre la renta para la equidad CREE, y las cuentas relacionadas, activos por impuesto diferidos y pasivos por impuesto diferido, para lo cual se establecerán las diferencias temporarias y las diferencias permanentes entre la información contable y la información fiscal, usando el método del pasivo; con el fin de que la información financiera represente fielmente los hechos económicos y posibiliten la preparación y presentación de estados financieros que cumplan las características cualitativas dispuestas en el Nuevo Modelo de Contabilidad aplicable a la Entidad.

16.3. ALCANCE

El impuesto a las ganancias comprende todos los impuestos, ya sean nacionales o extranjeros, que graven las utilidades de la empresa, tales como:

a. El Impuesto sobre la Renta;

b. El impuesto sobre ganancias ocasionales y

c. El impuesto sobre la renta para la equidad (CREE);

d. También puede incluir otras formas de recaudo, como anticipos o retenciones.

El gasto o ingreso por el impuesto a las ganancias es el importe total que se tiene en cuenta al determinar la ganancia o pérdida neta del periodo. Este incluirá tanto el impuesto corriente como el diferido.

La ESU reconocerá las consecuencias fiscales actuales y futuras de transacciones y otros sucesos que se hayan reconocido en los estados financieros. Estos importes fiscales reconocidos comprenden el impuesto corriente y el impuesto diferido.

Esta política no contiene las reglas para registrar los impuesto de orden nacional, departamental, municipal o distrital (ICA, GMF, estampillas, entre otros) cuyos hechos generadores sean diferentes a las ganancias de la entidad.

16.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política el área de contabilidad (Impuestos)

16.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

16.5.1. Términos o definiciones

Los términos siguientes se usan en esta política, con los significados que a continuación se especifica:

- Ganancia (pérdida) fiscal: es la ganancia (pérdida) de un período, calculada de acuerdo con las reglas establecidas por la autoridad fiscal, sobre la que se calculan los impuestos por pagar (recuperar) ante la autoridad fiscal.

- Gasto (ingreso) por el impuesto a las ganancias: es el importe total que, por este concepto, se incluye al determinar la ganancia o pérdida neta del periodo, conteniendo tanto el impuesto corriente como el diferido.

El gasto (ingreso) por el impuesto a las ganancias comprende tanto la parte relativa al gasto (ingreso) por el impuesto corriente, como la correspondiente al gasto (ingreso) por el impuesto diferido.

- Impuesto corriente: es la cantidad a pagar o recuperar por el impuesto a las ganancias, calculado de acuerdo a la ganancia (pérdida) fiscal del periodo,

- Impuesto diferido: es el impuesto a las ganancias por pagar (recuperable) por las ganancias (o pérdidas) fiscales de periodos futuros sobre los que informa como resultado de hechos o transacciones pasadas.

- Pasivos por impuestos diferidos: son los valores de impuestos, sobre las ganancias a pagar en periodos futuros, calculadas a partir de las diferencias temporarias imponibles.

- Activos por impuestos diferidos: son los impuestos sobre las ganancias a recuperar en periodos futuros, relacionadas con:

a. las diferencias temporarias deducibles;

b. la compensación de pérdidas obtenidas en periodos anteriores, que todavía no hayan sido objeto de deducción fiscal; y

c. la compensación de créditos fiscales no utilizados procedentes de periodos anteriores.

- Las diferencias temporarias: son las que existen entre el importe en libros de un activo o pasivo en el estado de situación financiera y su base fiscal. Las diferencias temporarias pueden ser:

a. diferencias temporarias imponibles: son aquellas diferencias temporarias que dan lugar a valores imponibles al determinar la ganancia (pérdida) fiscal correspondiente a periodos futuros, cuando el importe en libros del activo sea recuperado o el del pasivo sea liquidado; o

b. diferencias temporarias deducidles: son aquellas diferencias temporarias que dan lugar a saldos deducibles al determinar la ganancia (pérdida) fiscal correspondiente a periodos futuros, cuando el importe en libros del activo sea recuperado o el del pasivo sea liquidado.

- La base fiscal de un activo o pasivo: es el importe atribuido, para fines fiscales, a dicho activo o pasivo.

a. La base fiscal de un activo es el importe que será deducible de los beneficios económicos que, para efectos fiscales, obtenga la entidad en el futuro, cuando recupere el importe en libros de dicho activo. Si tales beneficios económicos no tributan, la base fiscal del activo será igual a su importe en libros.

b. La base fiscal de un pasivo es igual a su importe en libros menos cualquier importe que sea deducible fiscalmente respecto de tal partida en periodos futuros. En el caso de ingresos de actividades ordinarias que se reciben de forma anticipada, la base fiscal del pasivo correspondiente, es su importe en libros menos cualquier importe de ingresos de actividades ordinarias que no resulte imponible en periodos futuros.

16.5.2. Condiciones

16.5.2.1. Controles Contables y administrativos

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad, razonabilidad y utilidad de la información financiera las áreas responsables realizaran las siguientes actividades:

- El (la) líder de contabilidad elaborara las declaraciones de renta y complementarios y la declaración del impuesto CREE, para lo cual tomara la información financiera de la entidad;

- Mensualmente la entidad estimara los valores por concepto de impuestos a las ganancias a que hubiere lugar, de acuerdo con la normatividad fiscal vigente, reconociendo un pasivo y un gasto por los diferentes impuesto a las ganancias que se originen.

- El (la) líder contable establecerá las diferencias existentes entre las bases fiscales y las bases contables para determinar cuales son temporarias y cuales son permanentes con el fin de liquidar y registrar el activo por impuesto diferido o el pasivo por impuesto diferido.

- La ESU determina los impuestos corrientes y los impuestos diferidos, solo para las obligaciones inherentes a su negocio, en relación con los contratos interadministrativos aplica las obligaciones tributarias del mandante según la calidad tributaria enviada por el cliente.

16.6. CONTENIDO

Los impuestos a las ganancias incluyen los impuestos corrientes (por pagar o recuperar) y el impuesto diferido.

16.6.1. Impuestos corrientes

16.6.1.1. Reconocimiento

El impuesto corriente es la cantidad a pagar o recuperar por el impuesto a las ganancias relativo a la ganancia fiscal del periodo, ya sea real o presuntiva.

El impuesto corriente del periodo presente y los anteriores, se reconocerá como un pasivo; sin embargo, cuando la cantidad pagada por este impuesto exceda el valor a pagar por esos periodos, el exceso se reconocerá como un activo.

Los impuestos corrientes generados como producto de una transacción, hecho o suceso en el periodo actual o en periodos posteriores se reconocerán como ingreso o gasto y se incluirán en el resultado del periodo, excepto cuando estos hayan surgido de transacciones o sucesos reconocidos en el patrimonio, caso en el cual se reconocerán en el patrimonio. Los impuestos corrientes reconocidos en el patrimonio que se relacionen con partidas presentadas en el otro resultado integral, se presentarán en el otro resultado integral.

16.6.1.2. Medición

Los pasivos y activos por impuestos corrientes, procedentes del periodo presente o de periodos anteriores, se medirán por los valores que se espera pagar o recuperar de la autoridad fiscal utilizando la normativa y tasas impositivas vigentes al final del periodo contable al cual corresponda el activo o pasivo relacionado.

16.6.2. Impuestos diferidos

16.6.2.1. Reconocimiento

El reconocimiento de activos o pasivos por impuestos diferidos se basará en las diferencias temporarias, es decir, en las diferencias que existen entre el valor en libros de un activo o pasivo en el estado de situación financiera y su base fiscal.

La empresa reconocerá un pasivo por impuestos diferidos cuando exista una diferencia temporaria imponible. Las diferencias temporarias imponibles son aquellas que se espera generen un aumento en la ganancia fiscal correspondiente a periodos futuros, en los cuales el activo sea recuperado o el pasivo sea liquidado. No obstante, un pasivo por impuestos diferidos no se reconocerá cuando la diferencia haya surgido por:

a. el reconocimiento inicial de una plusvalía;

b. el reconocimiento inicial de un activo o pasivo en una transacción que no haya sido una combinación de negocios y que en el momento de realizarse, no haya afectado ni la ganancia contable ni la ganancia o pérdida fiscal.

La empresa reconocerá un activo por impuestos diferidos cuando exista una diferencia temporaria deducible, en la medida en que resulte probable que la empresa disponga de ganancias fiscales futuras contra las cuales se puedan cargar esas diferencias temporarias deducibles. Las diferencias temporarias deducibles son aquellas que se espera reduzcan la ganancia fiscal, correspondiente a periodos futuros, en los cuales el activo sea recuperado o el pasivo sea liquidado.

Adicionalmente, se reconocerá un activo por impuestos diferidos cuando existan beneficios tributarios, pérdidas o créditos fiscales no utilizados hasta el momento, los cuales sean susceptibles de compensarse con ganancias fiscales futuras. En consecuencia, se reconocerá un activo por impuestos diferidos solo en la medida en que sea probable la disponibilidad de ganancias fiscales futuras, antes de que expire su derecho de compensación.

No obstante, un activo por impuestos diferidos no se reconocerá cuando la diferencia haya surgido por el reconocimiento inicial de un activo o pasivo en una transacción que no haya sido una combinación de negocios y que en el momento de realizarse, no haya afectado ni la ganancia contable ni la ganancia o pérdida fiscal.

Los impuestos diferidos generados como producto de una transacción, hecho o suceso en el periodo actual o en periodos posteriores se reconocerán como ingreso o gasto y se incluirán en el resultado del periodo, excepto cuando estos hayan surgido de transacciones o sucesos reconocidos en el patrimonio, caso en el cual se reconocerán en el patrimonio. Los impuestos diferidos reconocidos en el patrimonio que se relacionen con partidas presentadas en el otro resultado integral, se presentarán en el otro resultado integral.

Los impuestos diferidos originados en una combinación de negocios afectarán el valor de la plusvalía o de la ganancia por una compra en condiciones favorables, de acuerdo con la Norma de Combinación de Negocios.

Cuando los activos o pasivos por impuestos diferidos se originen por activos y pasivos no monetarios medidos en una moneda distinta al peso colombiano, las variaciones en la tasa de cambio se reconocerán como ingreso o gasto del periodo.

16.6.2.1.1. Determinación de la base fiscal

La base fiscal de un activo es el valor que será deducidle de los beneficios económicos que, para efectos fiscales, obtenga la empresa en el futuro cuando recupere el valor en libros de dicho activo. Si tales beneficios económicos no tributan, la base fiscal del activo será igual a su valor en libros.

La base fiscal de un pasivo es igual a su valor en libros menos cualquier valor que sea deducible fiscalmente respecto de tal partida en periodos futuros. En el caso de los ingresos de actividades ordinarias que se reciben de forma anticipada, la base fiscal del pasivo correspondiente es su valor en libros menos cualquier ingreso de actividades ordinarias que no resulte imponible en periodos futuros.

Para las partidas que tienen base fiscal, pero no están reconocidas como activos o pasivos en el estado de situación financiera, la diferencia temporaria corresponderá al valor que la autoridad fiscal permita deducir en periodos futuros.

16.6.2.2. Medición inicial

Los activos y pasivos por impuestos diferidos se medirán por las cantidades que se espera recuperar o pagar en el futuro cuando el activo se realice o el pasivo se cancele, utilizando las tasas y leyes fiscales que se hayan aprobado al final del periodo contable. Para el efecto, se emplearán las tasas que sean de aplicación en el ejercicio gravable en que el activo se realice o el pasivo se cancele.

La medición de los activos y pasivos por impuestos diferidos reflejará el origen y las consecuencias fiscales que se derivarían de la forma como la empresa espere, al final del periodo contable, recuperar o liquidar el valor en libros de sus activos y pasivos. Esto es, mediante su uso o su disposición. Los activos y pasivos por impuestos diferidos no se medirán por su valor presente.

16.6.2.3. Medición posterior

El valor en libros de un activo por impuestos diferidos se someterá a revisión al final de cada periodo contable. La empresa reducirá el valor del saldo del activo por impuestos diferidos, en la medida que estime probable que no dispondrá de suficiente ganancia fiscal en el futuro como para cargar contra la misma, la totalidad o una parte de los beneficios del activo por impuestos diferidos. Esta reducción será objeto de reversión cuando la empresa recupere la expectativa de tener suficiente ganancia fiscal futura para utilizar los saldos dados de baja..

16.6.3. Presentación en los estados financieros

Se podrán compensar los activos por impuestos corrientes con los pasivos por impuestos corrientes, en la medida en que se cumplan las siguientes condiciones:

a. que se tenga el derecho legal de compensar los valores reconocidos, y

b. que se tenga la intención de liquidarlos por el valor neto o realizar el activo y liquidar el pasivo en forma simultánea.

La ESU compensará los activos por Impuestos diferidos con pasivos por impuestos diferidos cuando se cumplan las siguientes condiciones:

a. que se tenga el derecho legal de compensar dichos valores, y

b. que los activos y pasivos por impuestos diferidos se deriven del impuesto a las ganancias correspondientes a la misma autoridad fiscal y recaigan sobre la misma empresa o sujeto fiscal, o sobre diferentes entidades o sujetos a efectos fiscales con los cuales se pretenda, ya sea liquidar los activos y pasivos fiscales corrientes por su valor neto, o realizar los activos y pagar los pasivos simultáneamente, en cada uno de los periodos futuros en los que se espere liquidar o recuperar cantidades significativas de activos o pasivos por los impuestos diferidos.

16.6.4. Revelaciones en los estados financieros

La ESU revelará los principales componentes del gasto o ingreso por impuestos desagregando la siguiente información:

- el valor del gasto por impuestos corrientes;

- cualquier ajuste reconocido en el periodo por impuestos corrientes de periodos anteriores;

- el valor del gasto o ingreso por impuestos diferidos relacionado con el origen y la reversión de las diferencias temporarias;

- el valor del gasto o ingreso por impuestos diferidos relacionado con los cambios en las tasas fiscales o con la aparición de nuevos impuestos;

- el efecto sobre el gasto por impuestos diferidos originado por variaciones derivadas de una revisión de las autoridades fiscales;

- los ajustes al gasto por impuestos diferidos derivados de un cambio en la situación fiscal de la empresa;

- cualquier ajuste realizado, durante el periodo contable, a los activos por impuestos diferidos; y

- el valor del gasto por impuestos relacionado con la aplicación retroactiva por efecto de un cambio en una política contable y con la reexpresión retroactiva por efecto de una corrección de errores de periodos anteriores.

La empresa también revelará la información cualitativa y cuantitativa relacionada con lo siguiente:

- el valor de los impuestos corrientes y diferidos reconocidos en el patrimonio y presentados en el otro resultado integral;

- Una justificación de las diferencias materiales entre los valores presentados en el estado del resultado integral y los valores presentados a las autoridades fiscales;

- una explicación de los cambios en la tasa o tasas fiscales aplicables, en forma comparada con las del periodo anterior;

- el valor de los activos y pasivos por impuestos diferidos, los ajustes realizados en el periodo contable y un análisis de las variaciones presentadas en el periodo, para cada tipo de diferencia temporaria y para cada clase de pérdida y créditos fiscales no utilizados; y

- la fecha de vencimiento de las diferencias temporarias, así como de las pérdidas y créditos fiscales no utilizados, por ejemplo cuando las reglas fiscales impongan tiempo límite para ser utilizados o compensados.

16.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de ésta política contable corresponde a:

- La Resolución 414 de septiembre de 2014

- La resolución 139 de 24 de marzo 2015

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público-Capítulo V: Otras normas, Numeral 2. - Impuesto a las ganancias.

- El Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

- Directrices del proceso de gestión de contable establecidas en el sistema de gestión de calidad.

16.8. CONTROL DE CAMBIOS

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POLÍTICAS CONTABLES REFERENTES A LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES

17, POLITICA CONTABLE DE PRESENTACIÓN ESTADOS FINANCIEROS

17.1. INTRODUCCIÓN

Esta parte contiene la definición de la política contable que para los estados financieros aplique la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- en el desarrollo de su objeto social, la cual se adopta en virtud de la aplicación e implementación del Nuevo Marco Normativo de contabilidad, Resolución 414 de, 2014 de la CGN y que le permitirá a la entidad contar con los lineamientos para la preparación y presentación de estados financieros con propósitos de información general, de manera que estos cubran las necesidades de información de aquellos usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.

17.2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios, acordes con la norma, para preparación y presentación de estados financieros de propósito general para asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma Empresa para la Seguridad Urbana - ESU correspondientes a periodos anteriores, como con los de otras entidades del mismo sector. Esta política establece requerimientos generales para la presentación de los estados financieros, guías para determinar su estructura y requisitos mínimos sobre su contenido.

17.3. ALCANCE

La ESU aplicará esta política al preparar y presentar estados financieros de propósito de información general conforme a las Normas de información financiera, establecidas para las empresas del sector público que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público.

Los estados financieros con propósito de información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.

17.4. RESPONSABLES

Son responsables de cumplir esta política la Gerencia y el área Administrativa y Financiera de la entidad.

17.5. TÉRMINOS Y CONDICIONES

17.5.1. Términos y definiciones

Los siguientes términos se usan, en esta política, con los significados que a continuación se especifica:

- Los estados financieros con propósito de información general: denominados "estados financieros", son aquéllos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.

- Materialidad (o importancia relativa). Las omisiones o inexactitudes de partidas son materiales o tienen importancia relativa si pueden, individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, juzgada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido. El factor determinante podría ser la magnitud de la partida, su naturaleza o una combinación de ambas.

- Otro Resultado Integral - ORI: comprende partidas de ingresos y gastos (incluyendo ajustes por reclasificación) que no se reconocen en el resultado del periodo.

Los componentes de otro resultado integral incluyen ganancias y pérdidas actuariales en planes de beneficios definidos reconocidas de acuerdo con la política de Beneficios a los Empleados.

- El resultado: es el total de ingresos menos gastos y costos, excluyendo los componentes de otro resultado integral.

- Los ajustes por reclasificación: son importes reclasificados en el resultado del periodo corriente en el que fueron reconocidos en otro resultado integral en el periodo corriente o en periodos anteriores.

- El resultado integral total: es el cambio en el patrimonio durante un periodo, que procede de transacciones y otros sucesos, distintos de aquellos cambios derivados de transacciones con los propietarios en su condición de tales. El resultado integral total comprende todos los componentes del "resultado" y de "otro resultado integral".

17.5.2. Condiciones

17.5.2.1. Controles Contables y administrativos

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad, razonabilidad y utilidad de la información financiera las áreas responsables realizaran las siguientes actividades:

- El área de contabilidad, suministrará los estados financieros de acuerdo a lo establecido en el nuevo marco normativo para tal fin, tanto para la CGN como ente regulador como para las distintas entidades que los soliciten.

- Dentro de esta política se contempla como parte del control la publicación de los estados financieros en la página Web y carpeta física de forma mensual, de tal forma que los distintos usuarios incluyendo la comunidad tengan acceso a dicha información, contribuyendo a una gestión pública transparente.

17.6. CONTENIDO

17.6.1. Finalidad de los estados financieros

Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la empresa. Su objetivo es suministrar información que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado.

Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministrarán información acerca de los siguientes elementos de la empresa:

- activos;

- pasivos;

- patrimonio;

- ingresos, gastos y costos en los que se incluyen las ganancias y pérdidas;

- aportes de los propietarios y distribuciones a los mismos; y

- flujos de efectivo.

Esta información, junto con la contenida en las notas, ayudará a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros de la empresa y, en particular, su distribución temporal y su grado de certidumbre.

17.6.2. Conjunto completo de estados financieros

Un juego completo de estados financieros comprende lo siguiente:

a) Un estado de situación financiera al final del periodo contable;

b) un estado del resultado integral del periodo contable;

c) un estado de cambios en el patrimonio del periodo contable;

d) un estado de flujos de efectivo del periodo contable;

e) las notas a los estados financieros; y

f) un estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo cuando la empresa aplique una política contable retroactivamente, cuando realice una reexpresión retroactiva de partidas en sus estados financieros para corregir un error o cuando reclasifique partidas en sus estados financieros.

17.6.3. Estructura y contenido de los estados financieros

17.6.3.1. Identificación de los estados financieros

La empresa diferenciará cada estado financiero y las notas de cualquier otro tipo de información que presente y destacará la siguiente información:

a) el nombre de la empresa, así como cualquier cambio ocurrido desde el estado financiero anterior;

b) el hecho de que los estados financieros correspondan a la empresa individual o a un grupo de entidades;

c) la fecha del cierre del periodo al que correspondan los estados financieros o el periodo cubierto;

d) la moneda de presentación; y

e) el grado de redondeo practicado al presentar las cifras de los estados financieros.

17.6.3.1.1. Estado de situación financiera

El estado de situación financiera presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera de la empresa a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos y obligaciones, y la situación del patrimonio.

17.6.3.1.1.1. Información a presentar en el estado de situación financiera

Como mínimo, el estado de situación financiera incluirá partidas que presenten los siguientes importes:

a) efectivo y equivalentes al efectivo;

b) inversiones de administración de liquidez;

c) cuentas por cobrar;

d) préstamos por cobrar;

e) inventarios;

f) inversiones en controladas, asociadas y negocios conjuntos;

g) propiedades, planta y equipo;

h) propiedades de inversión;

i) activos intangibles;

j) activos biológicos;

k) cuentas por pagar;

l) préstamos por pagar;

m) títulos emitidos;

n) provisiones;

o) pasivos por beneficios a los empleados;

p) pasivos y activos por impuestos corrientes;

q) pasivos y activos por impuestos diferidos;

r) capital emitido y reservas atribuibles a los propietarios; y

s) participaciones no controladas presentadas dentro del patrimonio.

La empresa presentará en el estado de situación financiera, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender la situación financiera de la empresa.

La ESU presentará partidas adicionales de forma separada en función de los siguientes aspectos:

a) la naturaleza y la liquidez de los activos;

b) la función de los activos dentro de la empresa; y

c) los importes, la naturaleza y el plazo de los pasivos.

17.6.3.1.1.2. Distinción de partidas corrientes y no corrientes

La empresa presentará sus activos corrientes y no corrientes, así como sus pasivos corrientes y no corrientes, como categorías separadas en su estado de situación financiera.

17.6.3.1.1.2.1. Activos corrientes y no corrientes

La empresa clasificará un activo, como corriente cuando:

a) espere realizar el activo, o tenga la intención de venderlo o consumirlo en su ciclo normal de operación (este último es el periodo comprendido entre la adquisición de los activos que entran en el proceso productivo y su realización en efectivo o equivalentes al efectivo);

b) mantenga el activo principalmente con fines de negociación;

c) espere realizar el activo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros;

d) el activo sea efectivo o equivalente al efectivo (como se define en la presente Norma), a menos que este se encuentre restringido y no pueda intercambiarse ni utilizarse para cancelar un pasivo por un plazo mínimo de 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros.

La empresa clasificará todos los demás activos como no corrientes. En todos los casos, la empresa clasificará los activos por impuestos diferidos como partidas no corrientes.

17.6.3.1.1.2.2. Pasivos corrientes y no corrientes

La empresa clasificará un pasivo como corriente cuando:

a) espere liquidar el pasivo en su ciclo normal de operación;

b) liquide el pasivo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros;

c) no tenga un derecho incondicional de aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros.

La empresa clasificará todos los demás pasivos como no corrientes.

En todos los casos, la empresa clasificará los pasivos por impuestos diferidos como partidas no corrientes.

17.6.3.1.1.3. Información a presentar en el estado de situación financiera o en las notas

La empresa revelará, ya sea en el estado de situación financiera o en las notas, subclasificaciones de las partidas adicionales a las presentadas, clasificadas según las operaciones de la empresa. Para el efecto, tendrá en cuenta los requerimientos de las normas, así como el tamaño, la naturaleza y la función de los importes afectados. El nivel de información suministrada variará para cada partida, por ejemplo:

a) Las partidas de propiedades, planta y equipo se desagregarán por clases.

b) Las cuentas por cobrar se desagregarán en importes por cobrar de clientes comerciales, partes relacionadas, anticipos y otros importes.

c) Los inventarios se desagregarán en materias primas, materiales y suministros, productos en proceso, productos terminados y mercancía en existencia, en tránsito y en poder de terceros.

d) Las provisiones se desglosarán de forma que se muestren por separado las que correspondan a provisiones por beneficios a empleados y el resto.

e) Las cuentas por pagar se desagregarán en importes por pagar a proveedores y a partes relacionadas, así como las procedentes de los ingresos diferidos y otros importes.

f) El capital y las reservas se desagregarán en varias clases como capital pagado, primas de emisión y reservas.

17.6.3.1.2. Estado del resultado integral

El estado de resultado integral presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de la empresa, con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo. Además, muestra de forma separada, la información correspondiente al resultado del periodo, al otro resultado integral y al resultado integral total.

17.6.3.1.2.1. Información a presentar en el estado de resultado integral

En el estado del resultado integral, se presentará lo siguiente:

a) el resultado del periodo, el cual corresponde al total de los ingresos menos los gastos y costos, excluyendo los componentes del otro resultado integral;

b) el otro resultado integral, el cual comprende las partidas de ingresos y gastos que no se reconocen en el resultado del periodo; y

c) el resultado integral del periodo, es decir, la suma del resultado del periodo más el otro resultado integral.

La empresa presentará el resultado integral total para un periodo en un único estado de resultado integral, en el cual se presentarán tanto las partidas de ingreso y gasto reconocidas en el resultado del período como las partidas reconocidas en el patrimonio que deban presentarse en el otro resultado integral.

La empresa presentará en el estado de resultado integral, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales, cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender el rendimiento financiero de la empresa.

La empresa no presentará ninguna partida de ingreso o gasto como partidas extraordinarias en el estado de resultado integral o en las notas.

17.6.3.1.2.2. Información a presentar en la sección del resultado del periodo o en las notas

La empresa presentará un desglose de los gastos reconocidos en el resultado, utilizando una clasificación basada en su función dentro de la empresa. Según esta clasificación, como mínimo, la empresa presentará su costo de ventas separado de otros gastos. Igualmente, se revelará información adicional sobre la naturaleza de los gastos que incluya, entre otros, los gastos por depreciación, amortización y el gasto por beneficios a los empleados.

Cuando las partidas de ingreso o gasto sean materiales, la empresa revelará de forma separada, información sobre su naturaleza e importe. Para La ESU una partida es material cuando dicho importe es igual o superior al 5% del saldo de la respectiva cuenta. En todo caso, con independencia de la materialidad, la empresa revelará de forma separada, las partidas de ingresos o gastos relacionadas con lo siguiente:

a) los ingresos de actividades ordinarias;

b) la disminución de los inventarios hasta su valor neto realizable o la disminución de los elementos de propiedades, planta y equipo; activos intangibles o propiedades de inversión, hasta su importe recuperable, así como la reversión de tales disminuciones;

c) las ganancias y pérdidas que surjan de la baja en cuentas de activos;

d) las disposiciones de inversiones;

e) la participación en el resultado del periodo de las controladas, asociadas y negocios conjuntos;

f) los costos financieros;

g) los beneficios a empleados;

h) la constitución de provisiones y las reversiones de las mismas;

i) los pagos por litigios; y

j) el gasto por impuestos.

17.6.3.1.2.3. Información a presentar en la sección del otro resultado integral o en las notas

En la sección del otro resultado integral, se presentarán las partidas para los importes del otro resultado integral del período clasificadas por naturaleza, diferenciando las que de acuerdo con otras normas no se reclasificarán posteriormente al resultado del periodo, de aquellas que se reclasificarán posteriormente al resultado del periodo cuando se cumplan las condiciones específicas.

La empresa revelará el importe del impuesto a las ganancias relativo a cada partida del otro resultado integral, incluyendo los ajustes por reclasificación, en el estado de resultado integral o en las notas. Para tal efecto, la empresa podrá presentar las partidas de otro resultado integral

a) netas de los efectos fiscales relacionados o

b) antes de los efectos fiscales relacionados mostrando por separado el importe acumulado del impuesto a las ganancias relacionado con esas partidas.

Adicionalmente, se revelarán los ajustes por reclasificación relacionados con los componentes de otro resultado integral.

17.6.3.1.3. Estado de cambios en el patrimonio

El Estado de Cambios en el Patrimonio presenta las variaciones de las partidas del patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro.

17.6.3.1.3.1. Información a presentar en el estado de cambios en el patrimonio

El estado de cambios en el patrimonio incluirá la siguiente información:

a) los efectos de la aplicación o reexpresión retroactiva reconocidos de acuerdo con la Norma de Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Corrección de Errores, para cada componente de patrimonio;

b) una conciliación entre los valores en libros al inicio y al final del periodo que revele por separado, los cambios resultantes del resultado del periodo, del otro resultado integral y de las transacciones con los propietarios mostrando por separado, las contribuciones realizadas por los propietarios, las distribuciones y los cambios en las participaciones de propiedad en controladas que no den lugar a una pérdida de control (lo anterior, para cada componente del patrimonio); y

c) el resultado integral total del periodo mostrando de forma separada, los importes totales atribuibles a los propietarios de la controladora y los atribuibles a las participaciones no controladoras.

17.6.3.1.3.2. Información a presentar en el estado de cambios en el patrimonio o en las notas

La empresa presentará, para cada componente del patrimonio, ya sea en el estado de cambios en el patrimonio o en las notas, un desglose por partida del otro resultado integral, el valor de los dividendos reconocidos como distribuciones a los propietarios durante el periodo y el valor de los dividendos por acción.

17.63.1.4. Estado de flujos de efectivo

El estado de flujos de efectivo presenta los fondos provistos y utilizados por la empresa, en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable.

Los flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo. El efectivo comprende los recursos de liquidez inmediata que se registran en caja, cuentas corrientes y cuentas de ahorro.

Los equivalentes al efectivo representan inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por tanto, una inversión será equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento próximo; por ejemplo, tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Las participaciones en el capital de otras entidades quedarán excluidas de los equivalentes al efectivo a menos que sean sustancialmente equivalentes al efectivo; como por ejemplo, las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento que tienen una fecha determinada de reembolso. Por su parte, los sobregiros exigibles en cualquier momento por el banco que formen parte integrante de la gestión del efectivo de la empresa se incluirán como componentes del efectivo y equivalentes al efectivo.

En virtud de lo anterior, La ESU tiene definida la política para identificar el efectivo y los equivalentes al efectivo.

17.6.3.1.4.1. Presentación

Para la elaboración y presentación del Estado de Flujos de Efectivo, la empresa realizará una clasificación de los flujos de efectivo del periodo en actividades de operación, de inversión y de financiación atendiendo la naturaleza de las mismas.

17.6.3.1.4.1.1. Actividades de operación

Son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos de actividades ordinarias de la empresa, así como otras actividades que no puedan calificarse como de inversión o financiación. Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los siguientes:

a) los cobros procedentes de la venta de bienes y la prestación de servicios;

b) los cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos de actividades ordinarias;

c) los pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios;

d) los pagos a y por cuenta de los empleados;

e) los cobros y pagos de las entidades de seguros por primas y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas;

f) los pagos y devoluciones de impuestos sobre las ganancias, a menos que estos puedan clasificarse específicamente dentro de las actividades de inversión o financiación; y

g) los cobros y pagos derivados de contratos que se tienen para intermediar o para negociar.

Los flujos de efectivo derivados de las actividades de operación se presentarán por el método directo, según el cual se presentan por separado, las principales categorías de cobros y pagos en términos brutos.

17.6.3.1.4.1.2. Actividades de inversión

Son las actividades relacionadas con la adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo.

Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de inversión son los siguientes:

a) los pagos por la adquisición de propiedades, planta y equipo; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo, incluidos aquellos relacionados con los costos de desarrollo capitalizados y las propiedades, planta y equipo construidas por la empresa para sí misma;

b) los cobros por ventas de propiedades, planta y equipo; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo;

c) los pagos por la adquisición de instrumentos de pasivo o de patrimonio, emitidos por otras entidades, así como participaciones en negocios conjuntos;

d) los cobros por venta y reembolso de instrumentos de pasivo o de capital emitidos por otras entidades, así como las participaciones en negocios conjuntos;

e) los anticipos de efectivo y préstamos a terceros, distintos de las operaciones de ese tipo hechas por entidades financieras;

f) los cobros derivados del reembolso de anticipos y préstamos a terceros, distintos de las operaciones de este tipo hechas por entidades financieras;

g) los pagos derivados de contratos a término, de futuros, de opciones y de permuta financiera, excepto cuando dichos contratos se mantienen por motivos de intermediación u otros acuerdos comerciales habituales, o bien cuando los anteriores pagos se clasifican como actividades de financiación; y

h) los cobros procedentes de contratos a término, de futuros, de opciones y de permuta financiera, excepto cuando dichos contratos se mantienen por motivos de intermediación u otros acuerdos comerciales habituales, o bien cuando los anteriores cobros se clasifican como actividades de financiación.

Cuando un contrato se trate contablemente como cobertura de una posición comercial o financiera determinada, los flujos de efectivo del mismo se clasificarán de la misma forma que los procedentes de la posición que se esté cubriendo.

17.6.3.1.4.1.3. Actividades de financiación

Son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por la empresa. Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de financiación son los siguientes:

a) los cobros procedentes de la emisión de acciones u otros instrumentos de capital;

b) los pagos realizados a los propietarios por adquirir o recomprar las acciones de la empresa;

c) los cobros procedentes de la emisión de obligaciones sin garantía, préstamos, bonos y otros fondos tomados en préstamo, ya sea a corto o largo plazo; d) los reembolsos de los fondos tomados en préstamo; y

d) los pagos realizados por el arrendatario para reducir la deuda pendiente procedente de un arrendamiento financiero.

17.6.3.1.4.2. Intereses y dividendos

Las empresas no financieras clasificarán y revelarán de forma separada los intereses y dividendos pagados como flujos de efectivo por actividades de financiación, y los intereses y dividendos recibidos como flujos de efectivo por actividades de inversión.

17.6.3.1.4.3. Impuesto a las ganancias

Los flujos de efectivo procedentes de pagos relacionados con el impuesto a las ganancias se presentarán por separado y se clasificarán como flujos de efectivo procedentes de actividades de operación, a menos que puedan asociarse, específicamente, con actividades de inversión o de financiación.

En caso de distribuir el pago por impuestos entre más de un tipo de actividad, se informará también el importe total de impuestos pagados en el periodo.

17.6.3.1.4.4. Otra información a revelar

La empresa revelará la siguiente información:

a) los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo;

b) una conciliación de los importes del estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes sobre las que se informa en el estado de situación financiera; sin embargo, no se requerirá que la empresa presente esta conciliación si el importe del efectivo y equivalentes al efectivo presentado en el estado de flujos de efectivo es idéntico al importe descrito en el estado de situación financiera;

c) cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que no esté disponible para ser utilizado;

d) las transacciones de inversión o financiación que no hayan requerido el uso de efectivo o equivalentes al efectivo;

e) un informe en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a cada uno de los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo y, por el otro, la información correspondiente a recursos de uso restringido en forma comparativa con el periodo anterior; y

f) una conciliación entre en el resultado del periodo y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación.

17.6.3.1.5. Notas a los estados financieros

Las notas son descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma sistemática.

17.6.3.1.5.1. Estructura

Se revelará en notas a los estados financieros lo siguiente:

a) información acerca de las bases para la preparación de los estados financieros y de las políticas contables específicas utilizadas;

b) información requerida por las normas que no se haya incluido en otro lugar de los estados financieros; y

c) información que sea relevante para entender los estados financieros y que no se haya presentado en los mismos. La empresa presentará las notas de forma sistemática; para tal efecto, referenciará cada partida incluida en los estados financieros con cualquier información relacionada en las notas.

17.6.3.1.5.2. Información a revelar

La empresa revelará la siguiente información:

a) La información relativa a su naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal. Para tal efecto indicará su denominación; su naturaleza y régimen jurídico indicando los órganos superiores de dirección y administración, y la entidad a la cual está adscrita o vinculada, cuando sea el caso; su domicilio y la dirección del lugar donde desarrolla sus actividades; una descripción de la naturaleza de sus operaciones y de las actividades que desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas; y los cambios ordenados que comprometen su continuidad como supresión, fusión, escisión o liquidación.

b) La declaración explícita y sin reservas del cumplimiento del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, el cual hace parte integral del Régimen de Contabilidad Pública.

c) Las bases de medición utilizadas para la elaboración de los estados financieros y las otras políticas contables utilizadas que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros, en el resumen de políticas contables significativas.

d) Los juicios, diferentes de aquellos que involucren estimaciones, que la administración haya realizado en el proceso de aplicación de las políticas contables de la empresa y que tengan un efecto significativo sobre los importes reconocidos en los estados financieros, en el resumen de las políticas contables significativas o en otras notas.

e) Los supuestos realizados acerca del futuro y otras causas de incertidumbre en las estimaciones realizadas al final del periodo contable, que tengan un riesgo significativo de ocasionar ajustes importantes en el valor en libros de los activos o pasivos dentro del periodo contable siguiente. Con respecto a esos activos y pasivos, las notas incluirán detalles de su naturaleza y su valor en libros al final del periodo contable.

f) Las limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto en el desarrollo normal del proceso contable o en la consistencia y razonabilidad de las cifras.

g) La información que permita a los usuarios de sus estados financieros evaluar los objetivos, las políticas y los procesos que aplican para gestionar el capital. Con este fin, se revelará lo siguiente:

- información cualitativa sobre sus objetivos, políticas y procesos de gestión de capital que incluya una descripción de lo que la empresa considere capital a efectos de su gestión; la naturaleza de requerimientos externos de capital a los cuales la empresa esté sujeta y la forma en que estos se incorporen en la gestión de capital; y una descripción de la manera como la empresa cumpla sus objetivos de gestión de capital;

- datos cuantitativos resumidos acerca de lo que la empresa gestione como capital;

- cumplimiento, durante el periodo, de cualquier requerimiento externo de capital al cual esté sujeta; y

- consecuencias del incumplimiento con alguno de los requerimientos externos de capital impuestos.

Así mismo, la empresa revelará lo siguiente:

a) el valor de los dividendos, propuestos o anunciados antes de que los estados financieros se hayan autorizado para su publicación, que no se hayan reconocido como distribución a los propietarios durante el periodo, así como los importes correspondientes por acción; y

b) el valor de cualquier dividendo preferente de carácter acumulativo que no se haya reconocido.

17.6.3.1.6. Estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo

El estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo presenta en forma clasificada, resumida y consistente, los efectos que se generan por la aplicación retroactiva de un cambio en una política contable, la reexpresión retroactiva por la corrección de un error o la reclasificación de una partida.

17.6.3.1.6.1. Presentación

La empresa presentará en el estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo, la información correspondiente al cierre del periodo actual, al cierre del periodo anterior reexpresado y al inicio del periodo anterior reexpresado.

17.6.3.1.6.2. Revelaciones

Para efectos de revelación de los cambios en las políticas contables y la corrección de errores, la empresa aplicará los criterios contenidos en la política Cambios en las Estimaciones Contables y Corrección de Errores.

Cuando se reclasifiquen partidas, la empresa revelará, en la medida en que sea practicable y de forma comparativa,

a) la naturaleza de la reclasificación,

b) el valor de cada partida o grupo de partidas que se han reclasificado y

c) la razón de la reclasificación.

Cuando sea impracticable realizar la reclasificación de los valores comparativos, la empresa revelará la razón para no reclasificar los valores y la naturaleza de los ajustes que se habrían tenido que hacer si los valores se hubieran reclasificado.

17.7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de esta política contable corresponde a:

- La Resolución 414 de septiembre de 2014

- La resolución 139 de 24 de marzo 2015

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capítulo VI: NORMAS PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES, Numeral 1. Presentación de estados financieros.

- El Instructivo 002 de septiembre de 2014 y su guía metodológica.

17.8. CONTROL DE CAMBIOS

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18. POLÍTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES, CORRECCIÓN DE ERRORES Y HECHOS OCURRIDOS DESPUES DEL PERIODO CONTABLE

18,1. POLÍTICAS CONTABLES

De acuerdo a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación - CGN para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos, las políticas contables son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la empresa para la elaboración y presentación de los estados financieros.

Los cambios en las políticas contables, podrán surgir por dos situaciones específicas:

1. Cuando la CGN realice una modificación en el Régimen de Contabilidad Pública, en cuyo caso la empresa deberá aplicarla de manera uniforme para transacciones, hechos y operaciones que sean similares, teniendo en cuenta la norma expedida para tal fin.

2. Cuando la empresa, considerando lo definido en el Régimen de Contabilidad Pública y a partir de juicios profesionales, seleccione y aplique una política contable para el reconocimiento de un hecho económico, la cual conlleve a la representación fiel y a la relevancia de la información financiera. La política definida deberá estar debidamente documentada y aprobada por el Comité de Gerencia.

En el primer caso, la política se aplicará una vez sea expedida la norma que la define. En el segundo caso, su aplicación se efectuará de manera retroactiva, es decir, que la nueva política se aplicará como si se hubiera aplicado siempre. Para tal efecto, la empresa ajustará los saldos iniciales de cada componente afectado del patrimonio para el periodo anterior más antiguo sobre el que se presenta información.

Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo específico, del cambio de una política contable sobre la información comparativa en uno o más periodos anteriores para los que se presente información, la empresa aplicará la nueva política contable a los saldos iniciales de los activos y pasivos al principio del periodo más antiguo para el que la aplicación retroactiva sea practicable (el cual puede ser al inicio del propio periodo corriente) y efectuará el correspondiente ajuste a los saldos iniciales de cada componente del patrimonio que se vea afectado para ese periodo.

Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo corriente por la aplicación de una nueva política contable a todos los periodos anteriores, la empresa ajustará la información comparativa aplicando la nueva política contable de forma prospectiva, es decir, a partir de la fecha en que se cambie la política.

El cumplimiento de un requisito será impracticable cuando la empresa no pueda satisfacerlo tras efectuar todos los esfuerzos razonables para hacerlo. Así, para un periodo anterior en particular, será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente sí los efectos de la aplicación retroactiva no son determinares; o si la aplicación retroactiva implica establecer suposiciones acerca de cuáles hubieran podido ser las intenciones de la gerencia en ese periodo.

También será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si requiere estimaciones de importes significativos y si es imposible distinguir objetivamente información de tales estimaciones que a) suministre evidencia de las circunstancias existente en la fecha en que tales importes se reconocieron o midieron, o la correspondiente información se reveló; y b) hubiera estado disponible cuando los estados financieros de los periodos anteriores se autorizó para su publicación.

De acuerdo con la Norma de Presentación de Estados Financieros, cuando la empresa haga un cambio en las políticas contables, presentará un estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo.

18.1.1. Revelaciones

a) La naturaleza del cambio.

b) Las razones por las cuales la aplicación de la nueva política contable contribuye a la representación fiel y suministra información relevante.

c) El valor del ajuste para cada partida de los estados financieros afectada, tanto en el periodo actual, como en periodos anteriores a los presentados, de forma agregada y en la medida en que Sea practicable.

d) Una justificación de las razones por las cuales no se realizó una aplicación retroactiva por efecto del cambio en las políticas contables.

18.2. CAMBIOS EN UNA ESTIMACIÓN CONTABLE

Una estimación contable es un mecanismo utilizado por la empresa para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse. Definir dichas estimaciones implica la utilización de juicios basados en la información fiable disponible y en técnicas o metodologías apropiadas.

La ESU en materia de estimaciones ha definido en cada política de acuerdo al grupo de cuentas, las estimaciones aplicables a cada transacción.

Un cambio en una estimación contable se deriva de nueva información o nuevos acontecimientos que afectan, el valor en libros de un activo o pasivo, o el consumo periódico de un activo. Estos cambios surgen como resultado de una evaluación de la situación actual del elemento, de los beneficios esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes, que para el caso de La ESU, la periodicidad de dicha evaluación se ha establecido en cada una de las políticas que le es aplicable.

Un cambio en los criterios de medición aplicados implicará un cambio en una política contable y no un cambio en una estimación contable. Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de política y un cambio en una estimación contable, se tratará como si fuera un cambio en una estimación contable.

Los efectos que se deriven de un cambio en una estimación contable se aplicarán de manera prospectiva afectando:

- El resultado del periodo en el que tenga lugar el cambio si afecta solamente este periodo.

- El resultado del periodo del cambio y de los periodos futuros si el cambio afecta a todos ellos.

Si el-cambio en la estimación contable origina cambios en activos o pasivos o se relaciona con una partida del patrimonio, este se reconocerá a través de un ajuste en el valor en libros del activo, pasivo o patrimonio en el periodo en el que se presente el cambio.

Los cambios en las estimaciones contables deben ser aprobados por el Comité de Gerencia.

18.2.1. Revelaciones

a) La naturaleza del cambio.

b) El valor del cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el periodo actual o que se espere los produzca en periodos futuros.

c) La justificación de la no revelación del efecto en periodos futuros.

18.3. CORRECCIÓN DE ERRORES DE PERIODOS ANTERIORES

Los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en los estados financieros de la empresa, para uno o más periodos anteriores, como resultado de un fallo al utilizar información fiable que estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados y que podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de aquellos estados financieros. Se incluyen, entre otros, los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos y los fraudes.

Los errores del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que se autorice la publicación en los estados financieros.

La empresa corregirá los errores materiales de periodos anteriores de manera retroactiva re expresando la información comparativa afectada por el error. Si el error ocurrió con antelación al periodo más antiguo para el que se presente información, se re expresarán los saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio para el periodo más antiguo para el que se presente información, el cual podría ser el inicio del propio periodo corriente, de forma que en los estados financieros, se corrijan los errores, como si estos no se hubiera cometido nunca.

Cuando por la corrección de un error, sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo corriente, la empresa corregirá el error de forma prospectiva.

Los errores de periodos anteriores que sean inmateriales se corregirán ajustando los saldos de las cuentas afectadas por el error y no se requerirá su re-expresión retroactiva.

El efecto de la corrección de un error de periodos anteriores, sea material o no material, no se incluirá en el resultado del periodo en el que se descubra el error.

De acuerdo con la Norma de Presentación de Estados Financieros, cuando la empresa corrija errores materiales de periodos anteriores, presentará un estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo.

La ESU tiene como política que todos los errores tanto de un periodo anterior como actual, que se presentan en el desarrollo de las operaciones y que afecten y/o modifiquen la información contable serán socializados en el Comité de Sostenibilidad Contable, el cual efectuará el correspondiente análisis y emitirá las recomendaciones a que haya lugar.

18.3.1. Revelaciones

a) La naturaleza del error de periodos anteriores.

b) El valor del ajuste para cada periodo anterior presentado (si es posible).

c) El valor del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente información.

d) Una justificación de las razones por las cuales no se realizó una re expresión retroactiva por efecto de la corrección del error.

18.4. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE

Los hechos ocurridos después del período contable son todos aquellos eventos, favorables o desfavorables, que se producen entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.

El final del periodo contable se refiere al último día del periodo con el cual están relacionados los estados financieros y corresponderá al 31 de diciembre. Por su parte, la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros corresponderá a la fecha en la que se apruebe que los diferentes usuarios tengan conocimiento de los mismos.

Pueden identificarse dos tipos de eventos: los que implican ajuste y los que no implican ajuste.

18.4.1. Hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste

Los hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste son aquellos que proporcionan evidencias de las condiciones existentes al final de dicho periodo. La empresa ajustará los valores reconocidos en sus estados financieros para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después del periodo contable que impliquen ajuste.

Algunos de los eventos que proporcionan evidencia de las condiciones existentes al final del periodo contable y que implican el reconocimiento o el ajuste de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos son los siguientes:

- La resolución de un litigio judicial que confirme que la empresa tenía una obligación presente al final del periodo contable.

- La recepción de información que indique el deterioro del valor de un activo al final del periodo o la necesidad de ajuste de un deterioro del valor anteriormente reconocido.

- La determinación del valor de transacciones realizadas no reconocidas.

- La determinación de la participación en las ganancias o en el pago de incentivos a los empleados que la empresa deba realizar como resultado de hechos anteriores a esa fecha.

- El descubrimiento de fraudes o errores que demuestren que los estados financieros eran incorrectos.

18.4.2. Hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste

Los hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste son aquellos que indican condiciones surgidas después del mismo y que por su materialidad serán objeto de revelación.

Algunos de los eventos ocurridos después del periodo contable que indican condiciones surgidas después del periodo que no implican ajuste y que serán objeto de revelación debido a su materialidad son los siguientes:

- La reducción en el valor de mercado de las inversiones.

- El inicio de un proceso de combinación de negocios o la disposición de una controlada.

- Otras disposiciones de activos o la expropiación de activos por parte del gobierno.

- Las compras significativas de activos.

- La ocurrencia de siniestros.

- El anuncio o comienzo de reestructuraciones.

- La decisión de liquidación o cese de actividades de la empresa.

- Las variaciones importantes en los precios de los activos o en las tasas de cambio.

- Las diferencias en las tasas o leyes fiscales, aprobadas o cuyo proceso de aprobación esté prácticamente terminado.

- El otorgamiento de garantías.

- El inicio de litigios.

- La ESU tiene como política, que todos los hechos ocurridos después del periodo contable que se presentan en el desarrollo de las operaciones y que afecten y/o modifiquen la información contable serán socializados en el Comité de Sostenibilidad Contable, el cual efectuará el correspondiente análisis y emitirá las recomendaciones a que haya lugar.

18.4.3. Revelaciones

La información revelada en las notas a los estados financieros y relacionada con las partidas objeto de ajuste se actualizará en función de la información recibida.

Así mismo, la empresa revelará la siguiente información:

a) La fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.

b) El responsable de la autorización.

c) La existencia de alguna instancia que tenga la facultad de ordenar la modificación de los estados financieros una vez se hayan publicado.

d) La naturaleza de los eventos que no implican ajuste.

e) La estimación del efecto financiero de los eventos que no implican ajuste o la aclaración de que no es posible hacer tal estimación.

18.5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

La referencia técnica de esta política contable corresponde a:

- La Resolución 414 de septiembre de 2014

- La resolución 139 de 24 de marzo 2015

- Nuevo Marco Normativo para las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público - Capítulo VI: NORMAS PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES, Numeral 5. Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Corrección de Errores; Numeral 6. Hechos Ocurridos Después del Periodo Contable.

18.6. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	Cambio

MANUEL RICARDO SALGADO PINZÓN

Gerente

MARÍA ISABEL VÁSQUEZ URIBE

Directora Administrativas y Financiera