Circular 27 de 2014 ESU

CIRCULAR 27 de 2014

(diciembre 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS

Medellín, Diciembre 15 de 2014

La Alta Dirección de la Empresa para la Seguridad Urbana ESU, en cumplimiento de la normatividad vigente en materia de Administración del Riesgo en las entidades públicas, se permite dar a conocer las políticas para la mitigación del riesgo, las cuales son de obligatorio cumplimiento y responden a lo requerido en:

1. Ley 489 de 1998, o ley de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.

2. Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

3. Decreto 1537 de 2001 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado.

4. Decreto reglamentario 943 de 2014 por el cual se adopta y actualiza el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

5. Decreto 2482 de 2012 por el cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

6. Decreto 4485 de 2009 por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

7. Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

8. Documento Conpes 167 de 2013 como herramienta y mecanismo que fortalece la prevención, investigación y sanción de la corrupción en Colombia.

9. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013 por los cuales se reglamenta el sistema de compras y contratación pública, en conjunto con las normas del derecho privado (Código Civil y de Comercio).

10. Acuerdo 055 de 2014 por el cual se adopta el reglamento de contratación de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU.

11. Normograma aplicable a los procesos de la entidad.

Las políticas que se establecen a continuación orientan la forma de mitigación de los riesgos a los que se ve expuesta la entidad en cada uno de los procesos, mediante la identificación, análisis, valoración y gestión de los mismos, para asegurar el logro de los objetivos estratégicos organizacionales. Una vez puestas en conocimiento, es deber de todo el personal articular su aplicación en cada uno de los procesos que realicen, con base en las siguientes pautas:

1. Diagnóstico permanente del riesgo:

1.1 La base metodológica para el diagnóstico del riesgo deberá ser la definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) mediante la Guía vigente para la' Administración del Riesgo.

1.2 La implementación de la administración del riesgo deberá estar armonizada con lo requerido por el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPYG) dando cumplimiento a las políticas de Transparencia, participación y servicio ciudadano y de eficiencia administrativa, el Sistema de Gestión de Calidad, y demás modelos compatibles.

1.3 La Dirección de Control Interno (Auditoría Interna) deberá asesorar y acompañar a los responsables del proceso Gestión del Riesgo, conservando su independencia, en la metodología de administración del riesgo y en otros procesos relacionados de ser necesario.

1.4 La Alta dirección, los líderes de las áreas y sus equipos de trabajo serán los responsables de la administración permanente de los riesgos en sus respectivos procesos, quienes contarán con el apoyo del área o del profesional que tenga asignada la función de gestión del riesgo.

1.5 El diagnóstico del riesgo en cada uno de los procesos deberá incluir los riesgos de corrupción de conformidad con las directrices definidas en normatividad y en el Plan Anticorrupción de la Entidad.

1.6 El seguimiento y actualización del diagnóstico del riesgo en los procesos de la entidad, se efectuará con una periodicidad semestral en los meses de marzo y septiembre, dejando consignados los resultados en el documento de Gestión del Riesgo. Este documento deberá ser actualizado en nueva versión aprobada por el Comité de Control Interno y deberá ser publicada en los canales de comunicación que tenga establecida la entidad, en un tiempo máximo de un mes después de finalizada la actualización del diagnóstico.

2. Tratamiento efectivo del riesgo:

1.1.Todos los procesos identificados en el Sistema Integrado de Gestión deberán contener actividades en su ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) referentes a la administración del riesgo.

1.2. Será responsabilidad de los funcionarios encargados de cada proceso contractual construir su respectiva matriz de riesgos, de acuerdo a la normatividad vigente y al Manual vigente para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación establecidos por la Agencia Nacional para la Contratación - Colombia Compra Eficiente. Esta matriz deberá ser revisada y aprobada por la Secretaría General

1.3. El personal responsable deberá priorizar los riesgos de cada proceso de la entidad y tomar las acciones de mejora, necesarias para la prevención y mitigación de aquellos riesgos que presentan un mayor nivel. El seguimiento al cumplimiento de estas acciones se realizará cada tres meses por el líder de planeación y calidad o quien haga sus veces. La implementación y ejercicio de las acciones de mejora será de obligatorio cumplimiento, en el evento que no se logre la mitigación del riesgo, éstas deberán ser nuevamente formuladas e implementadas, dejando la trazabilidad de la gestión.

3, Medición del riesgo:

3.1 El seguimiento a la efectividad de la gestión del riesgo en cada proceso, estará a cargo del líder de planeación y calidad o quien haga sus veces, y será efectuado de manera semestral en los meses de marzo y septiembre una vez se cuente con el diagnóstico actualizado, teniendo como insumo la información suministrada por cada uno de los responsables de los procesos a través dei indicador destinado para tal fin.

4. Trazabilidad y Gestión de la administración del riesgo:

4.1 En las diferentes etapas del proceso de Administración del Riesgo se deberá dar cumplimiento a los requisitos de la norma en cuanto a la trazabilidad de la gestión, de tal manera que se garantice la capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo lo actuado en esta materia; unido a la transparencia y a la publicidad a través del sistema de riesgos que tenga la entidad, articulado con el sistema de gestión documental y con el uso de las tecnologías de la información y la comunicación, que permita informar al personal de la entidad y al ciudadano de focalizado por la entidad en cuanto a riesgos.

Esta circular será de aplicación inmediata y rige a partir de si expedición.

Atentamente,

MANUEL RICARDO SALGADO PINZÓN

Gerente