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RESOLUCION 087 DE 2014
(febrero 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU
Por la cual se actualizan políticas para el proceso de gestión documental.
EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU,
en uso de sus facultades legales y estatutarias y,
CONSIDERANDO:
1. La ley 089 de 1989 creó el archivo el Archivo General de la nación como el organismo encargado de establecer, promover y controlar las políticas necesarias para protección del patrimonio documental colombiano.
2. La ley 594 de 2000 estableció los principios que rigen las políticas de administración documental de todas las entidades públicas y las privadas que presten servicios públicos.
3. El Acuerdo 060 de octubre de 2001, estableció las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
4. La Circular 005 de septiembre de 2012 del Archivo General de la Nación introdujo recomendaciones sobre el trámite y control de documentos oficiales.
5. El decreto 2578 de diciembre de 2012, reglamentario de la ley 594 de 2000, estableció que todas las entidades oficiales deben implementar procesos de gestión documental que incorporen componentes de tecnologías de la información y las comunicaciones.
6. El decreto 2609 de diciembre de 2012, reglamentario de la ley 594 de 2000, introdujo modificaciones en materia de tipos de información, componentes del programa de gestión documental, instrumentos y del proceso de gestión de documentos.
7. La resolución 052 del año 2005, emitida por la gerencia de la Empresa, decretó las políticas y procedimientos para la recepción, radicación y distribución de comunicaciones en METROSEGURIDAD (hoy Empresa para la Seguridad Urbana - ESU), en procura de una gestión documental efectiva y eficiente.
8. La misma resolución delegó en el Centro de Información Documental las funciones relacionadas con la administración documental de la Empresa y le asignó la responsabilidad de la ventanilla única de radicación.
9. La ley 1437 de 2011 decretó la responsabilidad que los trabajadores al servicio de todas las entidades del estado, tienen sobre los documentos y la información que manejan en razón de los cargos que desempeñan.
10. El software Mercurio para gestión documental, es en una herramienta indispensable para todos los procesos de gestión de documentos en la entidad, agregando valor a la dinámica, disponibilidad, ahorro en tiempo de gestión, la disminución en el uso de papel, la optimización del espacio destinado para almacenar documentos, la oportunidad y seguridad de la información.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. Adoptar las políticas y procedimientos de gestión documental de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, contenidas en el anexo denominado POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL como complemento del procedimiento administrativo PR-GDO-00-01.
ARTÍCULO 2. El cumplimiento de las políticas contenidas en el anexo del inciso anterior es de obligatorio cumplimiento por parte todos los servidores de la Empresa sin excepción.
ARTÍCULO 3. Las disposiciones contenidas en el presente documento tienen por objeto:
- Unificar criterios, estandarizar procedimientos y definir pautas que regulan la planeación, producción, recepción, trámite, distribución, organización, transferencia al archivo histórico, disposición final y conservación a largo plazo de las comunicaciones que reciba o genere la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU.
- Establecer bases para la digitalización, indexación y distribución electrónica de las comunicaciones oficiales y la gestión documental.
ARTÍCULO 4. Las disposiciones contenidas en el presente acto administrativo tienen vigencia a partir de la fecha de expedición y derogan las que le sean contrarias.
Dada en Medellín, a los 14 días del mes de febrero de 2014.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
MANUEL RICARDO SALGADO PINZÓN
Gerente
EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL
GENERALIDADES.
DEFINICIONES
Para los efectos de interpretación y aplicación de las políticas del proceso de gestión documental,.se establecen las siguientes definiciones:
Documento: Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.
Mensaje de datos: El artículo 2 literal a) de la Ley 527 de 1999 lo define como la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares que pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama o el telefax.
Comunicaciones Oficiales: Según el artículo 2 del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación, son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Es toda comunicación escrita que reciben o envían los servidores públicos de la ESU en el cumplimiento de sus funciones.
Correspondencia Recibida: Son todas aquellas comunicaciones recibidas en la Empresa que llegan por correo, vía electrónica o son entregadas personalmente por el remitente quien puede ser una persona natural o jurídica ajena a la Institución.
Correspondencia Externa: Son todas aquellas comunicaciones que producen las dependencias de la ESU en cumplimiento de sus funciones, con destino a personas naturales o jurídicas del sector público o privado.
Correspondencia Interna: Son todas aquellas comunicaciones producidas al interior de la Organización por los servidores de las diferentes áreas o dependencias.
Tabla de retención: Listado de series o tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su disposición final terminada su vigencia administrativa, legal o fiscal. Se deben revisar cada dos años.
PROCEDIMIENTOS.
I. Recepción de Correspondencia
1.1 Centro de Información Documental
El Centro de Información Documental, tiene la función de centralizar el control y almacenamiento de los documentos generados y recibidos durante el desempeño de las actividades propias de cada servidor de la ESU, por esto, no deben existir archivos de gestión, más allá del trámite inherente a cada documento.
1.2 Ventanilla única de radicación
Se establece como ventanilla única de radicación el Centro de Información Documental. La correspondencia oficial de la Empresa para la Seguridad Urbana, se recibirá únicamente en esta dependencia administrativa para su radicación y posterior distribución interna.
De lo anterior, se desprende que si un funcionario recibe correspondencia oficial por fuera de las oficinas durante reuniones o juntas, debe entregar los documentos corporativos al CID para el trámite de radicación y distribución.
Conservar documentos tramitados en los puestos de trabajo, sin que hayan sido indexados en Mercurio, perjudica la labor de los demás usuarios de la información al no tener estos documentos disponibles para su consulta digital o físicamente.
1.3 Radicación Única
Para garantizar el control sobre la correspondencia recibida, interna y externa, existirá un número único de radicación para cada tipo de correspondencia, el cual garantiza el control de la recepción y respuesta oficial de la misma.
De igual forma, los consecutivos de correspondencia interna, externa y recibida, son únicos, lo cual permite hacer enlace cruzado entre los radicados recibidos y sus respectivas respuestas, para cerrar de esta manera el ciclo vital del documento.
Todos los documentos con radicado generado en el Software Mercurio, deben tener indexada la imagen respectiva a más tardar el día quince (15) calendario después de generado este, vencido dicho término radicado sin imagen indexada se considerará no generado y el radicado será anulado.
2. Elaboración de Correspondencia
Todas las comunicaciones producidas por las dependencias de la ESU deberán ser elaboradas y radicadas en el software de Gestión Documental “Mercurio”, el cual tiene configuradas las plantillas para dichas comunicaciones, esto permite establecer el control de todas las comunicaciones o documentos oficiales que hacen parte de la memoria documental institucional de la Entidad.
De esta manera, se centraliza de manera sistematizada el proceso de elaboración y control de los documentos dirigidos a clientes, proveedores, organismos de control y otras entidades públicas y privadas.
2.1 Asuntos o temas
Se debe elaborar un comunicado por cada asunto o tema.
2.2 Originales y copias
Para las comunicaciones externas se imprime original y copia, se hacen copias adicionales cuando se requiere enviar a otras personas o entidades.
2.3 Anexos
Si la comunicación tiene anexos, éstos deben quedar relacionados en el oficio y también incluidos en Mercurio.
Todos los documentos anexos a las comunicaciones deben ir foliados.
2.4 Datos Básicos
Para el control en la radicación, digitalización y distribución de la correspondencia externa, el CID hará las respectivas revisiones en los originales enviados por las dependencias, el original deberá tener como mínimo los siguientes datos:
- Asunto
- Número de anexos
- Fecha de elaboración del documento
- El número de radicado
- La dependencia, entidad o persona natural a la que se envía la correspondencia.
- Dirección para envío
- La dependencia o persona natural que genera la correspondencia
3. Correos electrónicos
Los correos electrónicos enviados o recibidos que comprometan la responsabilidad administrativa, comercial, fiscal, civil y penal de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, deben hacerse oficiales a través de un número de radicado en el sistema de gestión documental Mercurio, para ello el funcionario debe enviar al CID una copia del correo electrónico para su radicación.
4. Firma Digitalizada
Para los documentos internos generados por el software Mercurio, se autoriza el empleo de la firma digitalizada certificada por dicho software que equivaldrá a la firma manual de los funcionarios responsables de refrendar la expedición de documentos y certificaciones internas para todos los efectos administrativos y procedimentales que por sus competencias deban elaborar.
Solamente están autorizados para firmar documentos oficiales el Gerente, el Secretario General, Directores y los funcionarios designados por estos.
5. Archivo de documentos
5.1 Archivo electrónico de la Correspondencia
Como parte del proceso de gestión documental, toda la correspondencia Recibida, Externa o Interna será archivada electrónicamente en el servidor que el área de infraestructura tecnológica asigne para tal fin.
Una vez digitalizado el documento, el original será conservado y custodiado en el CID de acuerdo con las normas y políticas determinadas por el Comité de Archivo y estará bajo la responsabilidad del Técnico de archivo o por un funcionario designado hasta que cumpla el tiempo de gestión estipulado en las Tablas de Retención Documental.
La correspondencia que se reciba o envíe por fuera del sistema de gestión documental electrónico, será considerada como no generada y es responsabilidad del funcionario que omitió las políticas descritas en éste instructivo.
5.2 Archivo físico de documentos
Dadas las características de diseño de las oficinas y de cada puesto de trabajo, no se permite la conformación de archivos de gestión, por lo tanto, el sistema de control de documentos y de archivo físico de los mismos, es administrado por el Centro de Información Documental - CID.
6. Recepción y consulta física de los documentos
En armonía con el literal anterior y teniendo en cuenta que los documentos se digitalizarán en un principio y se archivarán en el CID bajo la responsabilidad del Técnico de Archivo o del funcionario designado, no se prestarán documentos para consulta física excepto para los casos de presentación ante autoridades o entes de control.
Esto quiere decir, que todos los funcionarios deberán consultar y tramitar los documentos vía electrónica para evitar la manipulación de los documentos físicos y así conservar su integridad.
Por razones de espacio y comodidad ningún funcionario debe conservar archivo físico de los documentos en su puesto de trabajo. Se exceptúan de esta medida las dependencias que por su naturaleza y funciones tramiten documentos definidos como de alta confidencialidad, para este caso la Secretaría General será la dependencia autorizada.
7. Disposición de los documentos en Mercurio
Algunas series documentales, como los contratos, requieren ser indexadas en Mercurio en el menor tiempo posible, pues de ello dependen otros procesos administrativos.
Todos los contratos generados deben ser enviados al CID dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de inicio del contrato.
Los pagos de facturas de proveedores, están sujetos a que en Mercurio estén indexados los contratos, de lo contrario, el área de Contabilidad no dará trámite alguno para la contabilización y pago de las mismas.
8. Documentos mínimos
Tanto documentos recibidos como contratos, se entregarán al CID con todos los anexos con los que se hayan recibido, no se recibirán documentos incompletos o que no cumplan con los requisitos establecidos en el formato de CONTENIDO DE CARPETA CONTRACTUAL código FCO-CCO-06.
9. Apertura de Sobres
Toda la correspondencia recibida de carácter oficial en sobres y paquetes, para digitalizar y distribuir electrónicamente, será abierta como medida de control y seguridad.
Se exceptúan de esta medida, la correspondencia o documentos definidos como de alta confidencialidad y las ofertas recibidas para licitaciones o solicitudes de ofertas públicas y/o privadas.
10. Correspondencia Personal
Dado que la correspondencia personal es privada, el CID no radicará ningún sobre, paquete o documento con fines particulares.
11. Reproducción documental
Para la correspondencia externa solo se debe imprimir o reproducir el original en papel membrete de la empresa para el destinatario y una copia que será firmada por las personas autorizadas para ello, solamente están autorizados para firmar documentos oficiales el Gerente, el Secretario General, los Directores y funcionarios que estos designen con el visto bueno de los mismos.
El original debe ser enviado en sobre con dirección completa del destinatario, debe adjuntar la copia que será firmada por el destinatario en señal de recibido, esta copia será la que posteriormente servirá de prueba del documento entregado.
La correspondencia para enviar por correo certificado debe ir acompañada de la copia a la cual se le anexará el comprobante de envío por correo. Estas copias son las que serán indexadas en la carpeta electrónica correspondiente como documento de valor probatorio administrativo o legal.
Para la correspondencia interna no se debe imprimir ningún documento pues será conservado en formato digital para una mejor preservación y ahorro en tiempo de consulta y costos; se exceptúan de esta medida los actos administrativos o documentos que por su carácter legal o jurídico deban ser impresos.
12. Servicio de Mensajería
La Empresa tiene contratado el servicio de un mensajero para distribuir la correspondencia en el área urbana, la coordinación de esta actividad corresponde únicamente al Centro de Información Documental.
La correspondencia que requiera ser enviada a través del mensajero deberá ser entregada en el CID en las horas de la mañana para entrega en la tarde y la que se entregue en la tarde llegará a su destino en horas de la mañana del día siguiente.
Todas las diligencias de carácter oficial se deben entregar al CID con la especificación del servicio requerido.
13. Horarios para Recepción y Atención al Público
El horario de atención al público en general será establecido por la Gerencia, las modificaciones temporales o definitivos serán informados oportunamente.
14. Entrega de documentos al CID
Todos los documentos para entregar al CID deben estar relacionados en la planilla: ENTREGA DE DOCUMENTOS AL CID.
No se reciben documentos que no estén debidamente relacionados.
15. Devolución de comunicaciones externas
Las comunicaciones externas que no cumplan con las condiciones establecidas serán devueltas al remitente indicando el motivo.
16. Usuarios de Mercurio
Dentro del programa de inducción para los nuevos funcionarios que ingresan a la ESU, el área de Gestión Humana, incluirá la capacitación para el manejo del software, la cual estará a cargo del funcionario Técnico de Archivo.
Las solicitudes para creación o cambios en los perfiles de los usuarios del programa de gestión documental, deben estar dirigidos al área de infraestructura tecnológica y/o al Técnico de archivo.
17. Paz y salvo del CID
Para la firma de paz y salvo por retiro definitivo de la Entidad, es necesario estar al día con los siguientes temas:
- Préstamo de documentos.
- Radicados internos y externos generados en Mercurio elaborados para firma propia o de un superior, debidamente finalizados imagen indexada.
- Los documentos externos deben tener documento con la firma de recibido del destinatario o copia de la guía de correo certificado cuando se utilice este servicio.
- Documentos recibidos debidamente tramitados y devueltos al CID.
- Radicados internos generados en Mercurio debidamente finalizados y con la imagen indexada de los documentos.
BIBLIOGRAFÍA
Ley 089 de 1989. Congreso de la República de Colombia.
Ley 594 de 2000. Congreso de la República de Colombia.
Acuerdo 060 de octubre de 2001. Archivo General de la Nación.
Circular externa 005 de septiembre de 2012. Archivo General de la Nación.
Decreto 2578 de diciembre 13 de 2012. Ministerio de Cultura. República de Colombia.
Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012. Ministerio de Cultura. República de Colombia.
Resolución 052 de mayo 27 de 2005, Metroseguridad.
Ley 1437 de 2011. Congreso de la República de Colombia.
Consultar acta de reunión en el Documento original directamente en el siguiente enlace: https://normograma.com/documentospdf/PDF/R_ESU_0087_2014.pdf
