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RESOLUCIÓN 149 DE 2022
(septiembre 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS -ESU-
Por la cual se escinde, actualiza y adopta el reglamento de funcionamiento del comité institucional de coordinación de control interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas - ESU
EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS - ESU
En uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015, adicionado por el Decreto 648 de 2017,
CONSERANDO:
Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 establece que los organismos y entidades de Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, deben establecer un Comité de Coordinación del sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.
Que en concordia con lo anterior, el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto de 1083 de 2015 dispone que las entidades y organismos del Estado están obligadas a estableces un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.
Que en concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.23.1 de la misma norma señala que el Sistema de Control Interno se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI.
Que el Comité Institucional de Coordinación de Control de la ESU, tal como consta en acta 09 de junio 09 de junio 09 de 2016, dispuso integrar las competencias de los Sistemas de Control Interno, de Gestión de Calidad, de seguridad en el Trabajo y la Gestión Ambiental al Comité del Sistema Integrado de Gestión.
Que de conformidad con los conceptos emitidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante escrito radicado 20225000131701 de marzo 31 de 2022 y el emitido por el asesor externo COMPUHORA S.A.S del 5 de noviembre de 2021, es recomendable escindir el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Comité del Sistema Integrado de Gestión (Comité Institucional de Gestión y Desempeño) fusionado y reglamentado por el numeral 1.2 de la Resolución No. 146 del 20 de agosto de 2020 de loa Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas-ESU.
Que en acatamiento de las disposiciones legales y reglaméntales precedentes, es menester escindir, actualizar y adoptar el reglamento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interna de la ESU.
Con fundamento en las anteriores consideraciones,
RESUELVE
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1. COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Escindir, actualizar, y reglamentar el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas-ESU.
ARTÍCULO 2. NATURALEZA DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control interno es un órgano de asesoría y decisión en los asuntos de control interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas-ESU. En su rol de responsable y facilitador, hace parte de las instancias de articulación para el funcionamiento armónico del Sistema de Control Interno.
INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 3. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno está integrado por:
1. El Gerente, quien lo presidirá
2. El Secretario General
3. El Subgerente Administrativo y Financiera
4. El Subgerente Comercial y de Mercadeo
5. El Subgerente de Servicios
6. El jefe de Oficina Estratégica, quien además funge como el representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno -MECI-
7. El Jefe de Oficina de Innovación
ARTÍCULO 4. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Director Auditoría interna de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas -ESU-participará con voz pero sin voto en el Comité y ejercerá la secretaría técnica.
ARTÍCULO 5. FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas - ESU, las siguientes:
1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas ESU y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normativa vigente, de los informes presentados por el Director de Auditoria Interna, de los organismos de control y de las recomendaciones de otras instancias institucionales, como el Comité de Gestión y Desempeño u otros que suministren información relevante para la mejora del sistema.
2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas ESU presentado por el Director de Auditoría Interna, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan, de acuerdo con lo dispuesto por el estatuto de auditoria interna de la institución, basado en la priorización de los temas criticos según la gestión de riesgos de la administración.
3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor, así como verificar su cumplimiento.
4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas ESU y efectuar las recomendaciones a que haya lugar, en coordinación con el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de la auditoría interna.
6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoria.
7. Someter a aprobación del representante legal de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas - ESU, la política de administración del riesgo previamente estructurada por parte de la Oficina Estratégica, unidad de Planeación, como segunda línea de defensa en la entidad; hacer seguimiento para su posible actualización y evaluar su eficacia frente a la gestión del riesgo institucional. Se deberá hacer especial énfasis en la prevención y detección de fraude y mala conducta.
8. Proporcionar información para conocer si el Sistema de Control Interno se encuentra presente y funcionando efectivamente.
9. Coordinar y asesorar el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.
10. Impartir los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.
11. Verificar la efectividad del sistema de control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana, conforme a las directrices dadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
12. Evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema de control interno que presente en sus informes de la Dirección de Auditoria Interna.
13. Analizar los informes de auditoría, seguimientos y evaluaciones que presente el Director de Auditoria Interna de la entidad, a fin de determinar las mejoras a ser implementadas en la entidad.
14. Definir mejoras al Modelo integrado de Planeación y Gestión implementado por la entidad, con especial énfasis en las actividades de control establecidas en todo los niveles de la organización, información que deberá ser suministrada al Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su incorporación.
15. Analizar las recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios ajustes a la estructura de control de la entidad.
16. Las demás asignadas por el Representante Legal de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas - ESU.
PARÁGRAFO: En las entidades donde exista comité de auditoría éste asumirá las funciones relacionadas en los numerales 2, 3, 5 y 6 del presente artículo e informarán al comité institucional de coordinación de control interno de su estado y desarrollo.
ARTÍCULO 6. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones del Presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas-ESU, las siguientes:
1. Promover las citaciones del Comité, presidir, instalar y dirigir las reuniones correspondientes.
2. Representar al Comité cuando se requiera.
3. Servir de canal de comunicación de las decisiones del Comité. Únicamente el presidente podrá informar oficialmente los asuntos decididos por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas ESU.
4. Delegar en los otros miembros del Comité algunas de sus funciones, cuando lo considere oportuno.
5. Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda al Comité decidir y debatir.
6. Decidir los impedimentos y recusaciones que presenten los integrantes del Comité.
7. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.
ARTÍCULO 7. FUNCIONES DE LA SECRETARIA TÉCNICA DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas - ESU, las siguientes:
1. Convocar a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno a las sesiones, indicando: hora, día y lugar de la reunión.
2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.
3. Redactar las actas de las reuniones.
4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.
5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.
6. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.
7. Participar en las reuniones del Comité, con voz y sin voto.
8. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.
ARTÍCULO 8. OBLIGACIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas-ESU-tendrán las siguientes obligaciones:
1. Asistir a las reuniones que sean convocadas.
2. Suscribir las actas de cada sesión.
3. Suscribir los actos administrativos y las comunicaciones que en ejercicio de sus funciones apruebe el Comité.
4. Las demás obligaciones que establezca la ley o el reglamento.
Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno pueden delegar en su presidente la suscripción de los actos que contengan sus decisiones.
ARTÍCULO 9. IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES O CONFLICTOS DE INTERÉS. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cuando un miembro del Comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo inmediatamente al Presidente del Comité, quien deberá decidir el impedimento. De aceptarlo, designará su remplazo y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos.
Cuando el integrante del Comité no manifieste su impedimento, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para decidir el impedimento.
Cuando el impedimento recaiga en el presidente del Comité, la decisión será tomada por la mayoría absoluta de los integrantes del Comité.
REUNIONES Y FUNCIONAMIENTO.
ARTÍCULO 10. REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas - ESU se reunirá de forma ordinaria como mínimo dos (2) veces en el año. También se podrá reunir de forma extraordinaria por solicitud de los integrantes y previa citación de la Secretaria Técnica.
PARÁGRAFO. Se podrán celebrar sesiones virtuales, las cuales serán solicitadas por el Representante Legal o bien la Secretaría Técnica. En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones, tales como: fax, teléfono, teleconferencia, videoconferencia, correo electrónico, internet, conferencia virtual o vía chat y todos aquellos medios telemáticos que se encuentren al alcance de los miembros del comité.
ARTÍCULO 11. CITACIÓN A LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por su secretaría con una antelación de por lo menos tres (3) días hábiles.
La convocatoria de las reuniones extraordinarias se hará por escrito con la indicación del día, la hora y el objeto de la reunión, con una antelación de por lo menos 2 días hábiles. En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de lo cual se dejará constancia en el acta. La citación siempre indicará el orden del día a tratar.
ARTÍCULO 12. INVITADOS A LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Cuando lo considere pertinente según los temas a tratar en el orden del día, el presidente del Comité, podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados, con voz pero sin voto.
ARTÍCULO 13. DESARROLLO LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas - ESU serán instaladas por su presidente.
En cada reunión de Comité sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta correspondiente al comité inmediatamente anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por el pleno del Comité.
Una vez aprobado el orden del día se dará lectura al acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes de la Comete.
ARTÍCULO 14. REUNIONES VIRTUALES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las sesiones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adelantarán de conformidad con el siguiente procedimiento:
1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional, al cual se adjuntará los soportes correspondientes al asunto a tratar.
2 El Secretario Técnico deberá especificar, en el texto de la convocatoria, la fecha y hora de la sesión, el orden del día, las instrucciones de la sesión virtual, la forma de intervención, el término para proponer observaciones y, además, para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.
3. Cada uno de los miembros deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente al asunto sometido a consideración, y remitirá su decisión al Secretario Técnico y a los demás miembros del Comité, por correo electrónico, dentro de las 24 horas siguientes a la finalización de la sesión virtual. Vencido este término, el miembro del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, que no manifieste su decisión, se entenderá que no tiene objeciones y acepta las decisiones de la mayoría en cada tema discutido.
4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del Presidente proceden, y el Secretario enviará nuevamente el proyecto a todos los integrantes con los ajustes, para que sean aprobados por los miembros del Comité.
5. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, el Secretario Técnico, informará la decisión a los miembros del Comité a través del correo electrónico y levantará el acta respectiva. Los miembros del Comité dentro de las 24 horas siguientes al envío del acta remitirán las observaciones. Si no se presentan observaciones se entenderán que están de acuerdo con el contenido de la misma. Este plazo se ajustará de acuerdo la complejidad del tema a tratar, según lo dispongan los miembros del Comité.
6. Las actas de las reuniones virtuales serán firmadas por todos sus miembros.
PARÁGRAFO. La Secretaria del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.
ARTÍCULO 15. QUÓRUM Y MAYORÍAS. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno sesionará y deliberará con la mayoría absoluta de sus miembros y las decisiones se tomarán por la mayoría absoluta de los miembros asistentes. Al inicio de las reuniones, el secretario debe verificar la existencia del quorum para deliberar.
En caso de empate en la votación, el Presidente del Comité toma la decisión.
ARTÍCULO 16. DECISIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adoptarán mediante resoluciones, circulares, instructivos o cualquier otro acto administrativo que las contenga. Los actos que las contengan deberán ser suscritos por la totalidad de los miembros del Comité, sin perjuicio de que para casos particulares, puedan delegar en el presidente la firma.
El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado.
Las decisiones del Comité deberán notificarse y comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 17. ACTAS DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes. El contenido del acta deberá ser aprobado en la siguiente sesión. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán suscritas por los integrantes del Comité.
VARIOS.
ARTÍCULO 18. MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO. Este reglamento podrá ser reformado mediante resolución del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, a iniciativa de cualquiera de sus integrantes, y aprobado en un debate.
ARTÍCULO 19. VIGENCIA. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su aprobación.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Medellín, a los veintiséis (26) días del mes de septiembre de 2022.
EDWIN MUÑOZ ARISTIZABAL
Gerente General
