Resolución 296 de 2023 ESU

RESOLUCIÓN 296 DE 2023

(noviembre 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD Y SOLUCIONES URBANAS

Por la cual el Comité Financiero reglamenta el proceso de cierre de Ingresos y Gastos de la vigencia 2023 y apertura vigencia 2024 en la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas – ESU.

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA

En uso de sus facultades legales, que le confiere la resolución 544 de septiembre de 2016 y

CONSIDERANDO:

a. Que el Decreto 111 de 1996 - Estatuto Orgánico de Presupuesto, el Decreto 006 de 1998 - Estatuto Orgánico del Municipio de Medellín y el Decreto 115 de 1996 - "Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, compilan todas las disposiciones en materia presupuestal" y el acuerdo 109 de 2019 - "Por el cual se establecen las normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de presupuestos de las empresas industriales y comerciales del estado y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquellas, del orden municipal de Medellín, dedicadas a actividades no financieras.

b. Que en el Artículo 66 de la resolución 146 de 2020, Capítulo XII del Comité Financiero, se establece que "El Comité Financiero de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, es el encargado de velar porque la información que involucra a las diferentes dependencias de la Subgerencia Administrativa y Financiera sea fluida, confiable, razonable y oportuna, optimizando la toma de decisiones y velando por la sostenibilidad del sistema financiero".

c. Que al finalizar cada vigencia fiscal, es necesario establecer el balance financiero de tesorería, presupuestal y fiscal con la finalidad de evaluar los logros alcanzados, las metas cumplidas y los resultados con relación a los objetivos propuestos al inicio de la vigencia en materia de Gestión Administrativa y Financiera.

d. Que con el propósito de realizar el proceso de cierre presupuestal y financiero de la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas - ESU correspondiente a la vigencia 2023 y teniendo en cuenta que la apertura de las operaciones financieras y presupuéstales para la vigencia 2024, se realizará con fecha previsible de apertura para el día 15 de Enero de 2024. Se requiere tener claridad respecto a las fechas y procedimientos dispuestos por la Dirección Administrativa y Financiera.

e. Que en reunión efectuada por el Comité Financiero el día 23 de Noviembre de 2023, mediante Acta número 22, se analizaron y aprobaron las directrices que reglamentaran el proceso de cierre para la vigencia 2023 en la Empresa para la Seguridad y Soluciones Urbanas, a la luz de la normatividad presupuestal, contable y tributaria.

f. Que todas las áreas de la ESU planearán con suficiente anticipación las actividades que se realizarán para garantizar el cumplimiento de la presente Resolución, con el fin de identificar todos aquellos gastos posibles que requieran ejecutarse al final de la vigencia, lo que les permitirá solicitar con la suficiente antelación la expedición de los documentos presupuéstales.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE CDP Y RP: El área de Presupuesto de la ESU, recibirá solicitudes de disponibilidad presupuestal con cargo a gastos de inversión y funcionamiento hasta el 14 de Diciembre de 2023 y recibirá las solicitudes de Registro Presupuestal hasta el 18 de Diciembre del mismo año. Excepcionalmente se dará trámite a solicitudes de disponibilidad presupuestal y solicitudes de registro presupuestal posteriores, previa autorización de la Subgerencia Administrativa y Financiera. Hasta esta fecha se podrán solicitar correcciones y modificaciones de los documentos presupuéstales, en caso de que los supervisores no realicen la solicitud de liberación de saldos, se cancelarán los documentos en trámite. Para los procesos que se encuentren amparados con CDP, y que tengan continuidad en la vigencia 2024, deberán ser informados por medio escrito a la líder de presupuesto para realizar el trámite correspondiente.

ARTÍCULO 2. EXCEPCIONES: Los plazos establecidos en el artículo 1o, no se aplicarán a la expedición de las disponibilidades y registros presupuéstales correspondientes a los rubros de:

a) Pago de Nómina, cesantías, seguridad social y otras transferencias inherentes a la nómina.

b) Pago de servicios públicos.

c) Pago de Sentencias y tutelas.

d) Pago de recursos con destinación al cumplimiento de las contrataciones originadas en situaciones de urgencia manifiesta.

e) Pagos reservados.

f) Pagos por la contratación relativa a las actividades de cierre de vigencia de la entidad.

g) Pago de contribuciones e impuestos.

h) Pagos de combustible, se recibirán facturas del proveedor hasta el 14 de diciembre de 2023 y los supervisores radicarán hasta el 18 de diciembre de 2023.

i) V otras que a juicio de la Gerencia, sea menester adelantar.

ARTÍCULO 3. RECEPCIÓN DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO: Las facturas y cuentas de cobro solo se recibirán en el Centro de Información Documental para su causación contable hasta el 14 de diciembre de 2023 y el plazo máximo para los Supervisores y su radicación es el 18 de diciembre del mismo año.

PARÁGRAFO 1. Es de estricto cumplimiento el reconocimiento contable de todas las obligaciones adquiridas y respaldadas en los compromisos suscritos en la presente vigencia.

PARÁGRAFO 2. Las facturas y cuentas de cobro de las excepciones del artículo 2 de la presente Resolución solo se recibirán en el Centro de Información Documental para su causación contable hasta el 14 de diciembre de 2023.

PARÁGRAFO 3: Los supervisores internos remitirán oportunamente los documentos de su competencia para garantizar la causación y el pago oportuno a contratistas y proveedores.

PARÁGRAFO 4: La legalización de los pagos realizados con tarjeta de crédito se recibirá en el centro de información documental para su causación contable hasta el día 14 de diciembre de 2023.

ARTÍCULO 4. FACTURAS PRESENTADAS EXTEMPORÁNEAMENTE: Las áreas tramitarán ante presupuesto y contabilidad el pago delas facturas expedidas por los proveedores en la vigencia 2023, y que no fueron causadas al cierre de la vigencia, de conformidad con las disposiciones presupuéstales, con todas las implicaciones legales que este hecho conlleve.

ARTÍCULO 5. CUENTAS POR COBRAR RENDIMIENTOS FINANCIEROS Y/O RECURSOS NO EJECUTADOS: Las cuentas por cobrar originadas por rendimientos financieros y/o recursos no ejecutados de los clientes, deberán ser radicadas hasta el 14 de Diciembre de 2023 en el Centro de Información Documental, para garantizar su revisión, causación y pago dentro del mismo período.

ARTÍCULO 6. CAJA MENOR: La caja menor se legalizará hasta el 19 de Diciembre de 2023. La legalización es por el valor total de la caja menor asignada. En caso de no haber sido gastada la totalidad del mismo, el dinero sobrante deberá ser reintegrado a la cuenta asignada por la Tesorería. En este último caso, el recibo de caja hará parte de los documentos que soportan la legalización de la caja menor.

ARTÍCULO 7. AVANCES Y VIÁTICOS: los Anticipos podrán solicitarse a más tardar hasta el 18 de Diciembre de 2023 y el plazo máximo de legalización de los mismos ante la Dirección Administrativa y Financiera será hasta el 22 de Diciembre de 2023.

ARTÍCULO 8. PAGOS A PROVEEDORES: La Tesorería efectuará pagos a proveedores y contratistas hasta el 22 de Diciembre de 2023, con el fin de garantizar los pagos a través de la gerencia electrónica en la vigencia actual. Excepcionalmente se podrá efectuar pagos con cheque si se requiere.

ARTÍCULO 9. NOVEDADES DE NÓMINAS Y LIQUIDACIÓN NÓMINA: Las Novedades a la nómina se recibirán hasta el día 19 de Diciembre de 2023 y la nómina y los aportes a la seguridad social deberán ser liquidados y pagados el 27 de Diciembre de 2023.

ARTÍCULO 10. INFORME DE CUENTAS POR PAGAR: El informe de cuentas por pagar realizado por Tesorería se debe entregar el 18 de Diciembre de 2023, como soporte de la Resolución de cuentas por pagar, y confrontarse con la información de Contabilidad y Presupuesto. Por normatividad legal la Resolución de cuentas por pagar deberá tener fecha límite 31 de enero 2024.

ARTÍCULO 11. RESPONSABLES DE INFORMAR A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: Será responsabilidad de los supervisores de los contratos suscritos por la ESU para atender requerimientos de los contratos interadministrativos o para atender requerimientos propios de la entidad, informar a los proveedores y contratistas el contenido de esta resolución.

ARTÍCULO 12. RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE LA RESOLUCIÓN: Será responsabilidad de cada Subgerente o Director de Oficina el cumplimiento de la presente Resolución.

ARTÍCULO 13. VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Medellín, a los 24 días del mes de noviembre de 2023.

EDWIN MUÑOZ ARISTIZÁBAL

Gerente