CIRCULAR 01 DE 1998
(enero 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| PARA: | Secretarios de Despacho Directores de Departamento Administrativo Gerentes Consejeros Asesores |
| DE: | Secretario General |
| ASUNTO: | Procedimiento General, (Procesos de información, archivo, radicado, Biblioteca, servicios de fotocopiado, correo interno y externo) |
De acuerdo con el manual de la organización departamental vigente (Decreto 2865 de julio de 1996.) los procesos administrativos arriba invocados están centralizados en la Dirección de Administración de Documentos y Biblioteca, adscrita a la Secretaría General. De manera global, los mismos se sintetizan así:
1. Recepción y despacho de correspondencia recibida interna y externa.
Sin excepción, la recepción de correspondencia tanto interna como externa para la Administración Departamental se hace a través de una taquilla única ubicada en el sótano interno del CAD.
La Dirección de Administración de Documentos a través del módulo de correspondencia se encargará de radicar y despachar por el medio indicado por el interesado (Adpostal, mensajero externo o interno) toda la documentación generada en el CAD.
2. Documentación Legal.
La documentación legal, es decir, los Decretos, Resoluciones del Despacho del Gobernador o de cualquiera de los titulares de los Organismos de la Administración Departamental - Nivel Central -, los contratos y las demandas en general, serán administrados por la mencionada Dirección; y, el organismo que los genere deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Los Decretos y Resoluciones deberán presentarse debidamente diligenciados y con toda la documentación que hace parte del mismo (anexos). Debe elaborarse en original y el número de copias debe ser igual al número de personas o entidades a quienes interese el Decreto o Resolución, teniendo en cuenta que el original de los mismos permanecerá en la citada Dirección una vez diligenciado éste, para su consulta o publicación si es del caso.
- Los contratos, por su parte, una vez perfeccionados deben ser enviados en original a la Dirección de Administración de Documentos y Biblioteca para su conservación y custodia.
3 Requerimientos para radicar un documento.
Toda la correspondencia oficial será abierta y registrada en el sistema con el fin de facilitar su consulta posterior, por lo tanto no se deberá utilizar sobres oficiales para la correspondencia de carácter personal.
No será radicada ni despachada la correspondencia si ésta no se tramita con el sobre debidamente diligenciado; esto es, con el nombre del destinatario y su dirección completa. El original como las copias deben estar debidamente firmadas.
El número de copias debe ser igual al número de personas a quienes está dirigida la correspondencia, más una copia adicional, la cual reposará en el archivo central para su conservación y consulta, de acuerdo con el Decreto 2150 de la Presidencia de la República.
4 Servicio de mensajería interna y externa
Los mensajeros asignados a la Dirección de Administración de Documentos y Biblioteca prestarán sus servicios en los diferentes pisos del CAD en el siguiente horario:
En la mañana: 8:00 y 10:00
En la tarde: 2:00 y 4:00
En caso de urgencia y cuando las circunstancias lo ameriten se solicitará a esta Dirección el servicio adicional.
Los funcionarios encargados de diligenciar, recibir y entregar la correspondencia en cada organismo (Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Directores de Departamentos Administrativos, Gerentes, Asesores, Consejeros y Directores) deben entregar debidamente relacionada a los mensajeros y recibir el correo de acuerdo a las planillas sistematizadas que éste llevará.
El tiempo de los recorridos es estrictamente controlado por la Dirección de Administración de Documentos y Biblioteca.
El servicio de mensajería no incluye gestiones u otros asuntos diferentes que puedan entorpecer el servicio de recibo y entrega de la documentación oficial.
5 Servicio de fotocopiado.
El jefe de cada organismo de la Administración Departamental deberá autorizar designando a un funcionario para utilizar el servicio de fotocopiado que funciona en el sótano del CAD, bajo la responsabilidad de la Dirección de Administración de Documentos y Biblioteca e informarle a esta Dirección cuál o cuáles serán las firmas autorizadas para solicitar dicho servicio, el cual se prestará con cargo al presupuesto del respectivo Organismo.
6 Envío de correspondencia a través de Adpostal.
Cada Organismo debe diligenciar la planilla correspondiente (formato adjunto) para el envío de correspondencia a través de Adpostal, este servicio afectará el presupuesto de cada^Organismo.
FRANCISCO ZAPATA
Secretario General.
