CIRCULAR 1 DE 2026
(enero 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Dirección Jurídica Administrativa |
| Para: | Funcionarios y contratistas de las Direcciones Jurídica Administrativa y Jurídica Comercial del Instituto para el Desarrollo de Antioquia (IDEA) |
| Asunto: | Lineamientos para el establecimiento contractual de los gastos reembolsables y su relación con el cálculo del Ingreso Base de Cotización – IBC – para los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral |
| Fecha: | 06-01-2026 |
1. INTRODUCCIÓN Y PROPÓSITO
Con el fin de garantizar la uniformidad en la aplicación normativa, la seguridad jurídica y una adecuada supervisión contractual, la Dirección Jurídica Administrativa del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA expide la presente circular, mediante la cual se establecen los lineamientos institucionales para la definición contractual y el tratamiento de los gastos reembolsables reconocidos a los contratistas, así como su relación con el Ingreso Base de Cotización - IBC para los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
2. CONSIDERACIONES
2.1. Naturaleza jurídica de los gastos reembolsables
Los gastos reembolsables corresponden a erogaciones necesarias para la ejecución del contrato que, por decisión contractual, son asumidas por el contratante y reconocidas al contratista a título de reembolso, sin constituir contraprestación por el servicio ni ingreso del contratista, esto de acuerdo con lo establecido en El Concepto DIAN 000113 de 2024, que señala, “(...) en contratos de prestación de servicios sin vínculo laboral, si los gastos de desplazamiento, manutención o alojamiento se atribuyen al contratante, estos no constituyen ingreso del contratista, por lo tanto, no deben facturarse como honorarios
En consecuencia, dichos gastos no hacen parte de los honorarios, no constituyen ingreso gravable ni integran el IBC, siempre que el contrato así lo establezca de manera expresa y se cumplan los requisitos señalados en la presente circular.
2.2. Valor del contrato y distinción entre honorarios y gastos reembolsables
El valor del contrato de prestación de servicios podrá corresponder exclusivamente a los honorarios del contratista, sin incluir los gastos reembolsables, cuando el contrato indique de forma clara que:
- Los gastos necesarios para la ejecución del objeto contractual (transporte, manutención, alojamiento, viáticos o análogos) son asumidos por el IDEA.
- Dichos gastos serán reconocidos mediante reembolso, previa presentación de los soportes correspondientes.
- Tales valores no constituyen ingreso del contratista ni hacen parte del Ingreso Base de Cotización - IBC.
Cuando el contrato no establezca de manera expresa esta distinción, o cuando asigne al contratista la asunción de dichos gastos, los valores pagados se considerarán parte de la contraprestación y, por tanto, ingreso del contratista.
2.3. Requisitos para el reconocimiento de gastos reembolsables
Para que un gasto sea tratado como reembolsable y no constitutivo de ingreso, deberán cumplirse de manera concurrente los siguientes requisitos:
- Que el contrato indique expresamente que los gastos son asumidos por el IDEA.
- Que el valor del contrato corresponda únicamente a los honorarios, diferenciando claramente los gastos reembolsables.
- Que los gastos no sean incluidos en la factura de honorarios del contratista.
- Que existan soportes contables válidos, verificables y debidamente justificados.
- Que el gasto guarde relación directa con la ejecución del objeto contractual.
3. LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES.
1. Definición del valor contractual.
En los contratos de prestación de servicios, el valor del contrato deberá corresponder, como regla general, exclusivamente a los honorarios del contratista. Los gastos reembolsables deberán tratarse de manera separada, siempre que el contrato establezca expresamente que son asumidos por el IDEA.
2. Clasificación de los gastos reembolsables.
Todo contrato que prevea gastos de transporte, manutención, alojamiento, viáticos o conceptos análogos deberá indicar de manera expresa si éstos son asumidos por el IDEA como gastos reembolsables o por el contratista. La omisión de esta precisión implicará que los valores pagados se consideren ingreso del contratista.
3. Supervisión contractual.
La supervisión del contrato deberá verificar:
- Que el contrato distinga claramente entre honorarios y gastos reembolsables.
- Que no se reconozcan gastos sin el cumplimiento de los requisitos establecidos.
- Que los valores incluidos para la liquidación de los aportes al Sistema de Seguridad Social correspondan únicamente al ingreso del contratista.
4. Obligaciones del contratista.
El contratista deberá:
- Facturar únicamente el valor correspondiente a sus honorarios.
- Solicitar los gastos reembolsables de manera independiente, con los soportes exigidos.
- Determinar correctamente su Ingreso Base de Cotización - IBC.
- Presentar la planilla de aportes al Sistema de Seguridad Social debidamente liquidada y pagada conforme a la normatividad vigente.
Atentamente,
SANDRA ELENA ECHEVERRI
Director Técnico
Direccion Juridica Administrativa
