CIRCULAR 002A DE 2024
(abril 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Secretaría General |
| Para: | Ordenadores del gasto - Supervisores |
| Asunto: | Implementación inicio de ejecución a través de la plataforma SECOP II |
| Fecha: | 17-04-2024 |
Con el fin de dar cumplimiento a lo indicado en el Decreto 1081 de 2015, artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP)”. en este sentido y avanzando con la política de eficiencia administrativa cero papel, contrato y expediente electrónico, el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA decide empezar con la implementación del “inicio de ejecución” de la actividad contractual a través de la herramienta dispuesta para tal fin en la plataforma SECOP II.
En tal sentido, se indica que a partir de la expedición y socialización de la presente circular no será requerida la suscripción del formato “F-GJ-001 Acta de Inicio” como requisito para iniciar la ejecución de las actividades derivadas de las obligaciones contractuales en los contratos electrónicos firmados de forma transaccional por medio de la plataforma SECOP II.
Para las órdenes de compra realizadas a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), como son:
Grandes superficies o instrumentos de agregación de demanda: Se entenderán iniciadas a partir de la suscripción del documento - orden de compra.
Acuerdo marco de precios: La suscripción del acta de inicio estará sujeta a lo indicado en la minuta del acuerdo, en los casos que sea requerida.
Para los contratos o convenios suscritos desde la Gerencia Comercial y de Fomento, en los cuales el Instituto no sea el contratante, nos acogeremos a lo definido en la entidad con la cual se suscribe.
PROCEDIMIENTO PARA EL INICIO DE EJECUCIÓN EN LA PLATAFORMA:
- De acuerdo con la modalidad de selección del contratista, se realiza la adjudicación o escogencia del proveedor en la plataforma SECOP II.
- Se publica la etapa contractual, y se suscribe el contrato electrónico de forma transaccional en la plataforma SECOP II.
- En los casos que se soliciten garantías, se deben publicar y aprobar dentro de la plataforma SECOP II.
- Desde la Dirección Jurídica se remite memorando de conocimiento al ordenador del gasto o al supervisor designado desde los estudios previos, informando que el contrato se encuentra debidamente legalizado y se puede proceder a iniciar la ejecución de las actividades derivadas de las obligaciones contractuales.
- Previo al inicio, el supervisor debe verificar: Objeto, valor, plazo, nombre del contratista. Esta información debe estar acorde con el bien, obra o servicio contratado y designado para supervisar; adicionalmente, dentro de la plataforma se sugiere realizar las siguientes validaciones:
1. Que el contrato se encuentre en estado FIRMADO. (Formulario 1 Información General - estado del contrato).
2. En caso de que se hayan pactado garantías, verificar que se encuentren debidamente publicadas y aprobadas. (Formulario 2 Condiciones - garantías del proveedor - estado aprobado)
3. Verificar que se encuentren publicados los documentos del contrato según modalidad de selección del contratista, por ejemplo: anexo o clausulado, RP, acto administrativo, carta de aceptación de oferta, formato de confidencialidad, entre otros. (Formulario 5 Documentos del contrato)
4. Verificar la asignación del ordenador del gasto, el supervisor y los documentos de soportePresupuestal. (formulario 6 Información presupuestal).
5. Verificar que la duración esté acorde con el plazo indicado en el anexo e ingresar MANUALMENTE la fecha de inicio y de finalización, la cual deberá ser parametrizada hasta las 23:59 horas (Formulario 1 Información General).
Nota: Cuando el contrato no tenga una fecha cierta de terminación, (ejemplo: hasta el 31 de diciembre de 2024) de acuerdo con los lineamientos de la Contraloría General de Antioquia, se ejemplifica la forma de computar el plazo para mayor claridad de acuerdo con lo siguiente:
-Si el plazo es de 3 meses con fecha de inicio del 15 de abril de 2024, la fecha de finalización es 14 de julio de 2024
-Si el plazo es de 6 meses con fecha de inicio del 1 de mayo de 2024, la fecha de finalización es 31 de octubre de 2024
6. Realizar el proceso
Es de precisar que la firma electrónica que manejan los usuarios de SECOP II cumple con los requisitos de confiabilidad de las firmas electrónicas exigidos en el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012; toda vez que para la asignación de usuario, se hace necesario cumplir con el procedimiento de identificación específico para determinar la calidad de usuario que será establecida.
Se recuerda a los ordenadores del gasto y supervisores el deber de conservar los documentos contractuales generados, con el fin de hacer un control riguroso al proceso contractual, y así mismo, garantizar la debida conformación del expediente electrónico, tanto en G+ como en SECOP II, ya que este es el insumo determinante en el contexto de la defensa judicial, extrajudicial y administrativa de la entidad; así como a los diferentes entes de control y la información necesaria para las sesiones de control político a las que sea citada la entidad.
Cordialmente,
JUAN CARLOS HERRERA TORO
Secretario General de Entidad Descentralizada
Secretaría General
