CIRCULAR 0003 DE 2025
(enero 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Secretaría General |
| Para: | Ordenadores, supervisores y contratistas de apoyo a la supervisión |
| Asunto: | Gestión y seguimiento de las garantías en los procesos de contratación y actualización de expedientes electrónicos en la etapa de ejecución |
| Fecha: | 30-01-2025 |
Por medio de la presente Circular se enfatiza en la importancia de la gestión adecuada y seguimiento a la constitución y actualización de las garantías en los procesos contractuales; así como la actualización permanente de los expedientes electrónicos de los contratos cuya supervisión se tiene a cargo.
Para efectos de lo anterior, se reiteran las actividades de responsabilidad de los supervisores al respecto, las cuales deben ser realizadas de manera oportuna.
A continuación, se listan las actividades en orden, de acuerdo con las diferentes etapas del proceso de contratación:
- Una vez firmado el contrato en la plataforma SECOP II, solicitar al Contratista el trámite de constitución de la garantía en los términos exigidos en el Contrato y realizar seguimiento de que esta actividad se cumpla dentro del plazo contractual establecido para la legalización.
- Remitir la garantía para revisión previa al abogado responsable del proceso e indicar al Contratista que la suba al SECOP II una vez se tenga el visto bueno del abogado, quien es encargado de realizar la aprobación respectiva en SECOP II.
-Al momento de recibir el memorando de supervisión, verificar si la garantía debe ser actualizada, esto por cuanto hay plazos en meses que se corren cada día afectando la cobertura del plazo.
- Ingresar al cuadro o tablero de control de cada supervisor, la información del contrato y de la póliza señalando la fecha de vencimiento de manera que se tenga la alerta para solicitar de forma anticipada la actualización al Contratista cuando esto sea requerido. Tener presente que el amparo de cumplimiento debe estar vigente incluso hasta la liquidación.
- Cada que se realice una adición o prórroga se debe solicitar de manera previa la actualización de la póliza al Contratista, de manera que la vigencia de las nuevas condiciones sea concomitante con la fecha de firma del otrosí.
- En caso de que la liquidación del contrato no se logre dentro de los plazos de vigencia de la póliza, debe solicitarse con suficiente antelación al vencimiento, la actualización de ésta, de manera que para la fecha de suscripción del acta de liquidación, las garantías se encuentren vigentes en los términos establecidos en el Contrato. En el evento en que la garantía no sea actualizada, el supervisor y el contratista deberán realizar la gestión con la Aseguradora respectiva, de manera que se actualice la póliza al momento de liquidar; de no ser posible, se dejará constancia de ello en el acta, sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar.
Para un adecuado seguimiento, se recomienda a los supervisores elaborar tableros de control que le permitan un adecuado seguimiento y sistema de alertas, garantizando con ello que la Entidad cuente en todo momento con la cobertura exigida en cada contrato.
Se resalta que las consecuencias de que esta actividad no se realice en debida forma y oportunamente, implican que, en el evento de la materialización de algún riesgo de la contratación, la Entidad no tendrá la cobertura en los términos establecidos en el Contrato, pudiendo ello generar perjuicios económicos, además de procesos disciplinarios para el ordenador del gasto y el supervisor. Aún sin que se materialicen riesgos, la insuficiencia de las garantías, tanto en monto como en vigencia, constituyen un hallazgo administrativo para la Entidad.
En relación con la actualización de los expedientes electrónicos de la etapa de ejecución de la contratación, ésta corresponde a cada supervisor, lo que implica que se suban a G+ todos los documentos que se generen como informes, memorandos, soportes de pago, anexos de pólizas, actas, entre otros. Esto con el fin de garantizar la completitud de los expedientes electrónicos, que no sólo se debe realizar en la plataforma SECOP II sino también en el sistema interno de información G+, quedando habilitado para la consulta del personal interno y de los organismos de control y regulación.
Conforme a lo anterior, se insta a los supervisores a establecer de manera diligente, los mecanismos de control que consideren pertinentes con el fin de llevar a cabo estas actividades de forma rigurosa.
Cordialmente,
ALEJANDRA MARIA ZAPATA HOYOS
Secretario General de Entidad Descentralizada Secretaría General
