CIRCULAR 004 DE 1993
()
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| De: | DIRECTOR ADMINISTRATIVO |
| Para: | SECRETARIAS |
| Asunto: | LLAMADAS TELEFÓNICAS |
Uno de los problemas más frecuentes que se presentaban con la planta telefónica anterior, era que no se contestaban las llamadas efectuadas al IDEA por medio del conmutador. Se instaló una nueva planta, con ventajas comparativas muy grandes, y el problema persiste.
La Administración, con la planta nueva, ha podido constatar la negligencia de la mayoría de las secretarias para atender oportunamente las llamadas pasadas a su dependencia por la recepcionista; actitud que ha generado múltiples problemas tanto al interior, como al exterior de la institución.
Por tal razón, a partir de la fecha, el conmutador será programado para esperar 10 segundos a que la llamada sea respondida, tiempo después del cual la recepcionista cancelará la comunicación para liberar la línea y dar oportunidad a otras llamadas. Es decir, la llamada no será devuelta varias veces a la secretaria como venía sucediendo y la funcionaría respectiva se hará responsable de los problemas que ello pueda ocasionar, pues todo esto se detecta con el nuevo sistema y la recepcionista informará periódicamente a la Dirección Administrativa.
De igual forma, si por alguna circunstancia especial la secretaria requiere ausentarse de su puesto de trabajo, debe transferir las llamadas a su compañera más cercana.
En adelante, se evaluará el comportamiento en este sentido y, de persistir, se adoptarán las medidas correctivas que sean necesarias para erradicar este problema, que día a día deteriora la imagen de nuestra institución.
La Administración espera la máxima colaboración.
Cordial Saludo,
RAFAEL BUSTAMANTE PEREZ
Director Administrativo
