CIRCULAR 4 DE 2021
(febrero 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| De: | Subgerencia Administrativa |
| Para: | Funcionarios IDEA |
| Asunto: | Bandejas de Inicio SGDEA- IDEAL |
Un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, esta orientado a la conformación y custodia de los documentos electrónicos y digitales en sus diferentes fases (archivo gestión, archivo central y archivo histórico) permitiendo así la construcción del patrimonio documental digital de las instituciones. Mas allá de las implicaciones técnicas se debe tener en cuenta que las herramientas implementadas en el IDEA estén acordes con las políticas institucionales y la normatividad archivistica vigente obedeciendo al adecuado uso y control de la información con el fin de garantizar su integridad, autenticidad, y disponibilidad a lo largo del tiempo.
Por tal motivo, la obligación de cada uno de los usuarios del SGDEA IDEAL es gestionar (incluir - archivar) los documentos que se produzcan en función de sus actividades, de conformidad con la Ley General de Archivos 594 de 2000, Artículo 4, numeral D “Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos"
Es importante mencionar que el SGDEA - IDEAL, permite registrar documentos entrantes (Radicados de entrada físicos y digitales), internos (Memorandos) y salientes (Radicados de salida físicos y digitales) bajo los principios de buenas prácticas de gestión documental, permitiendo establecer registros, seguimiento, trazabilidad y gestión, los cuales son organizados en expedientes creados a partir de las TRD del instituto, cumpliendo con las exigencias de la Superfinanciera y el Archivo General de la Nación.
Teniendo en cuenta que por las múltiples actividades de cada uno de los funcionarios del IDEA y las fallas que ha estado presentando el software en las bandejas de inicio del SGDEA IDEAL, se visualiza una cantidad de radicados sin gestionar y partiendo del hecho de que es necesario llevar a cabo la migración de la información a SharePoint Online para garantizar la conservación y disponibilidad de la misma, desde el Centro de Administración Documental con apoyo del proveedor del Software estaremos enviando a través de correo electrónico institucional listado de Excel con todos y cada uno de los radicados que reposan en las bandejas de inicio, este listado debe ser devuelto con un plazo máximo de siete (7) días laborales, rellenando el campo expediente en el cual debe archivarse cada radicado y será el proveedor quien nos apoyará en realizar esta gestión (incluir y archivar), facilitando la labor diaria de los funcionarios del Instituto ahorrando tiempo y garantizando que la información gestionada este disponible para futuras consultas.
El listado que se enviara a través de correo electrónico institucional contempla los siguientes campos:
| No. Radicado | Asunto | Remitente \ Destinatario | Tipo | EXPEDIENTE |
| C2-1201800000124 | proceso selección abreviada 003 de 2018 IDEA | TECNOAMBIENTAL S.A.S | Radicado Entrada | |
El funcionario deberá diligenciar el campo “EXPEDIENTE” con el número de expediente que esta creado en el SGDEA IDEAL, este número debe ser exacto, dado que, si tiene errores, el proveedor no podrá gestionar la información. El numero lo identificamos en el siguiente campo:
Desde el CAD estamos prestos a crear los expedientes que se requieran.
Atentamente,
JUAN FERNANDO ECHANDIA BUSTAMANTE
Subgerente Administrativo (E)
