CIRCULAR 4 DE 2022
(febrero 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| De: | Subgerencia Adminsitrativa - CAD |
| Para: | Funcionarios IDEA |
| Asunto: | Plan Anual Capacitaciones CAD 2022 |
El Decreto 1083 de 2015, de la función pública, indica que el programa de capacitación se orienta al desarrollo de competencias laborales necesarias para desempeño de los empleados públicos. Es por esto por lo que el Centro de Administración Documental, partiendo de las necesidades identificada, planteo plan anual de capacitaciones, para el cual se dictaron las siguientes políticas:
- El personal técnico y calificado en materia archivística, en primera instancia brindara sus conocimientos para el cumplimiento de este plan de capacitación establecido para la vigencia 2022. De no ser posible, se solicitará apoyo al área de Gestión Humana para a través del presupuesto designado en el plan de capacitación institucional incluyan los temas.
- Los lideres de cada dependencia (subdirectores, directores y jefes) serán los encargados de garantizar la asistencia a las capacitaciones del grupo de trabajo a su cargo, así mismo de otorgar el tiempo necesario para la formación.
- El cronograma que se presenta para llevar a cabo las capacitaciones agrupará las necesidades por dependencia, en el ámbito organizacional e individual.
- El cronograma planteado podrá ser ajustado teniendo en cuenta las necesidades que se puedan ir presentando en el marco de la ejecución de este plan, dichos cambios deben ser socializados.
- Los conocimientos trasmitidos y adquiridos por los servidores públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA - deberán ser compartidos retroalimentados a través de documento o presentación de los temas, con el fin de poder crear una biblioteca que sirva como instrumento de consulta de los temas de capacitación.
- Las actividades de formación y capacitación deberán ser socializadas con el personal técnico del Centro de Administración Documental, para validar si los temas se ajustan a las necesidades identificadas.
- Los funcionarios públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia deberán asistir a las capacitaciones convocadas por el Centro de Administración Documental.
- La asistencia por parte de los servidores debe garantizaren todos los casos la prestación del servicio de las dependencias, es decir, al momento de la programación de los horarios de capacitación se debe contemplar el servicio que presta cada dependencia.
- La retroalimentación a los procesos archivísticos en cada puesto de trabajo debe realizarse por razones de una vinculación nueva o rotación de personal, en todos los casos es obligación del personal técnico del CAD socializar las políticas de gestión documental de la Institución, así como el uso y manejo del software de gestión documentos electrónicos de archivo y procesos archivísticos.
- Los conocimientos adquiridos en las capacitaciones y actividades de formación serán evaluados y estarán en continuo seguimiento por parte del Centro de Administración Documental.
- La socialización del conocimiento que se lleven a cabo entre los funcionarios del IDEA deberá ser dejadas en evidencia a través de acta, firmada por las partes.
- Las acciones de socialización del conocimiento impactaran de manera directa el cumplimiento de la normatividad archivística vigente y los instrumentos archivísticos adoptados y aprobados por el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA -.
En este sentido y una vez identificado las necesidades, el cronograma planteado para el presente plan es el siguiente:
| TEMA | CONTENIDO | PERIODO/MES | ||||||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | ||
| Manejo Software Gestión Documentos Electrónicos de Archivo | Componentes del aplicativo Funcionalidad Uso Manejo Gestión del cambio al SGDEA G+ | |||||||||||
| Normatividad archivística viqente | Normatividad para el manejo de la información funcionarios públicos | |||||||||||
| Programa de Gestión Documental | Organización documental Descripción Documental (elaboración FUID) Transferencias documentales Gestión información física y electrónica | |||||||||||
| Matriz de riesgo | Riesgos de la información física y electrónica | |||||||||||
| Política cero papel | Utilización de tecnología de la información y telecomunicaciones Racionalización de trámites administrativos | |||||||||||
| Duplicidad de la información | Duplicidad de la información | |||||||||||
| Gestión electrónica de documentos | Gestión documentos electrónicos Expedientes híbridos Consulta expedientes electrónicos | |||||||||||
| Conceptualización | Documento de archivo | |||||||||||
Atentamente,
JUAN FERNANDO ECHANDIA BUSTAMANTE
Subgerente Administrativo
PLAN ANUAL CAPACITACIÓN 2022
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO
DE ANTIOQUIA IDEA
Fecha de elaboración: 26 enero 2022
Fecha de aprobación: 02 febrero 2022
Dependencia: Subgerencia Administrativa
Responsables de su elaboración: Ana María Rojo Puerta, Contratista
Aprobación: Juan Fernando Echandia Bustamante, subgerente Administrativo
El Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA- a través del Centro de Administración Documental define tres ejes fundamentales para fortalecer el conocimiento y competencias de los servidores públicos del Instituto, estos son: usabilidad software gestión documentos electrónicos de archivo, socialización de instrumentos archivísticos y gestión documental, por lo tanto, se procedió a la construcción del Plan de capacitaciones para el periodo 2022, a través de un identificación de necesidades de aprendizaje y sensibilización con relación al manejo de la correcta gestión documental, efectuado en los servicios prestados por el CAD (consulta, préstamo, uso y manejo del SGDEA, organización documental, transferencias primarias, conceptos, entre otros), lo que ha permitido identificar temáticas importantes de formación como la referida a la normatividad archivística, actualización en aplicaciones tecnológicas con las que cuenta el Instituto, entre otras. En aras de fortalecer el desempeño de cada empleado, viéndose reflejado en el cumplimiento de los objetivos misionales del IDEA. Teniendo en cuenta que, al potenciar las competencias de los servidores, la institución podrá brindar mejores herramientas para enfrentarse a la sociedad del conocimiento y responder de manera más efectiva a las demandas de la ciudadanía que finalmente es la esencia del servicio público
En el Decreto Ley 1567 de 1988, en el Artículo 4 se define el concepto capacitación como el “el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa”.[1]
En el Decreto 1083 de 2015, de la función pública, indica que el programa de capacitación se orienta al desarrollo de competencias laborales necesarias para desempeño de los empleados públicos.[2]
Con el objetivo de desarrollar competencias en los servidores, se hace necesario llevar a cabo el programa de capacitación con una metodología de aprendizaje organizacional, que permita conocimiento colectivo e individual, esto partiendo de la afirmación planteada por Castañeda, D. (2004) para Nonaka y Takeuchi (1999), “El aprendizaje organizacional ocurre cuando existe intercambio de conocimiento y conversión de conocimiento que llega a ser institucional. Para convertir el conocimiento personal en organizacional, como lo plantean Nonaka y Takeuchi (1999), es necesario que exista un ambiente que facilite el diálogo, la discusión, la observación, la imitación, la práctica y la experimentación; ambiente que debe ser promovido desde la alta gerencia con comportamientos que se conviertan en modelo para todos”.
Entonces, el aprendizaje organizacional consiste en “un proceso basado en el aprendizaje individual, a través del cual una entidad, ya sea pública o privada, grande o pequeña, adquiere o crea conocimiento, con el propósito de adaptarse a las condiciones cambiantes de su entorno o transformarlo, según sea su nivel de desarrollo” (Castañeda y Fernández, 2007b, citado por Castañeda, D. (2015)
Así las cosas y teniendo en cuenta que este plan de capacitación ha sido diseñado tenido como metodología la capacitación a los funcionarios públicos, tenido en cuenta lo que dicta la Ley 909 de 2004 en el numeral 1 articulo 36 encaminadas al mejoramiento de sus capacidades y competencias en aras de propiciar su eficacia individual, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios
Este plan de capacitaciones dará prioridad a las necesidades identificadas en los servicios que presta el Centro de Administración Documental, con propósito de dar cumplimiento al objetivo institucional y garantizando la disponibilidad y perdurabilidad de la información; conduciendo al cambio tecnológico. Por lo que se implementa las siguientes políticas:
- El personal técnico y calificado en materia archivística, en primera instancia brindara sus conocimientos para el cumplimiento de este plan de capacitación establecido para la vigencia 2022. De no ser posible, se solicitará apoyo al área de Gestión Humana para a través del presupuesto designado en el plan de capacitación institucional incluyan los temas.
- Los lideres de cada dependencia (subdirectores, directores y jefes) serán los encargados de garantizar la asistencia a las capacitaciones del grupo de trabajo a su cargo, así mismo de otorgar el tiempo necesario para la formación.
- El cronograma que se presenta para llevar a cabo las capacitaciones agrupará las necesidades por dependencia, en el ámbito organizacional e individual.
- El cronograma planteado podrá ser ajustado teniendo en cuenta las necesidades que se puedan ir presentando en el marco de la ejecución de este plan, dichos cambios deben ser socializados.
- Los conocimientos trasmitidos y adquiridos por los servidores públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA - deberán ser compartidos retroalimentados a través de documento o presentación de los temas, con el fin de poder crear una biblioteca que sirva como instrumento de consulta de los temas de capacitación.
- Las actividades de formación y capacitación deberán ser socializadas con el personal técnico del Centro de Administración Documental, para validar si los temas se ajustan a las necesidades identificadas.
- Los funcionarios públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia deberán asistir a las capacitaciones convocadas por el Centro de Administración Documental
- La asistencia por parte de los servidores debe garantizaren todos los casos la prestación del servicio de las dependencias, es decir, al momento de la programación de los horarios de capacitación se debe contemplar el servicio que presta cada dependencia.
- La retroalimentación a los procesos archivísticos en cada puesto de trabajo debe realizarse por razones de una vinculación nueva o rotación de personal, en todos los casos es obligación del personal técnico del CAD socializar las políticas de gestión documental de la Institución, así como el uso y manejo del software de gestión documentos electrónicos de archivo y procesos archivísticos.
- Los conocimientos adquiridos en las capacitaciones y actividades de formación serán evaluados y estarán en continuo seguimiento por parte del Centro de Administración Documental.
- La socialización del conocimiento que se lleven a cabo entre los funcionarios del IDEA deberá ser dejadas en evidencia a través de acta, firmada por las partes.
- Las acciones de socialización del conocimiento impactaran de manera directa el cumplimiento de la normatividad archivística vigente y los instrumentos archivísticos adoptados y aprobados por el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA -.
OBJETIVO GENERAL
Fortalecer competencias laborales de los servidores del Instituto para el Desarrollo de Antioquia a través de actividades de capacitación, para mejorar la gestión institucional y, por ende, la prestación del servicio de conformidad con los instrumentos archivísticos adoptados y aprobados por el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Aplicar los conocimientos adquiridos en las capacitaciones, para cada uno de los procesos archivísticos
- Utilizar conceptos socializados en las capacitaciones dictadas por el Centro de Administración Documental.
- Hacer partícipe a los funcionarios del Instituto para el Desarrollo de Antioquia en la cultura organizacional de la gestión documental a través del desarrollo de las actividades en las capacitaciones.
- Sensibilizar a los servidores del IDEA el uso, manejo y beneficios de una correcta gestión documental.
Las capacitaciones contaran con un enfoque didáctico que consistirá en la construcción del conocimiento individual y colectivo, utilizando diferentes herramientas, como: aprendizaje colaborativo, socialización de conceptos, técnicas, estudios de casos y evaluación de conocimientos.
Las capacitaciones buscan instalar un conocimiento en los servidores públicos que perdure en el tiempo y que los resultados se vean reflejados en la ejecución de los procesos organizacionales; se utilizaras metodología de capacitación presencial y virtual, teniendo en cuenta el tema a desarrollar de acuerdo con las necesidades identificadas en cada dependencia.
Se realizará evaluación de la capacitación realizando una prueba de conocimiento, así como un seguimiento semestral después de la información recibida, con la aplicación de algunos conceptos y técnicas propias del puesto del trabajo a efecto de comprobar el aprendizaje adquirido por cada uno de los servidores públicos, esta evaluación será aplicada por el personal técnico del Centro de Administración Documental; esto con el fin de verificar el nivel de aprobación del conocimiento adquirido por parte de los funcionarios.
Las actividades que se van a desarrollar en cada una de las capacitaciones se llevarán a cabo teniendo en cuenta las políticas establecidas en el presente plan.
Vigencia
El plan anual de capacitaciones se ejecutará de manera anual de conformidad con el cronograma que se establezca para la vigencia.
Alcance
El presente plan de capacitación inicia con la identificación de necesidades en diferentes ámbitos, individual, por dependencia y organizacional, continua con la identificación de los temas de capacitación y culmina con la evaluación de cada tema desarrollado y el impacto en la prestación del servicio tanto del Centro de Administración Documental y en la cultura organizacional.
Desarrollo
para el desarrollo del presente plan se establecerán mecanismos de coordinación por parte del CAD y cooperación con las demás dependencias que permitan desarrollar los temas de capacitación sin costos para la Entidad, de igual manera en el caso que el tema lo requiera se solicitara apoyo al área de Gestión Humana para llevar a cabo las capacitaciones a través del plan de bienestar.
Beneficiarios
Los beneficiarios del Plan de capacitaciones serán los servidores públicos y contratistas del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA-, quienes serán invitados a las capacitaciones realizadas por el Centro de Administración Documental - CAD - de acuerdo con las necesidades identificadas y el tema a desarrollar.
Teniendo en cuenta que la identificación de necesidades de capacitación se analizó de manera individual, por dependencias y a nivel organizacional, es posible que haya personal que participe en más de una capacitación, pero su enfoque de acuerdo con las funciones a desempeñar sea más específica.
Responsables
Los responsables de la ejecución y cumplimiento del presente Plan de Capacitaciones serán:
- Técnicos operativos del Centro de Administración Documental, encargados de desarrollar los temas de capacitación.
- Servidores públicos y contratistas participando en las actividades programadas
Los técnicos operativos del Centro de Administración Documental, serán los responsables de hacer seguimiento y evaluación de los temas desarrollados en las capacitaciones y el cumplimiento a las políticas del presente plan, con el propósito de garantizar su efectividad.
La evaluación de cada una de las capacitaciones será aprobada con el 80% de la calificación obtenida en la evaluación de conocimiento y en la evaluación que se llevara a cabo de manera semestral; de no aprobar la prueba de conocimiento será necesario que el funcionario reciba nuevamente la retroalimentación del tema expuesto y presentara una nueva evaluación.
Al finalizar la vigencia de este plan el personal Técnico deberá elaborar informe a cerca del desarrollo y cumplimiento del presente Plan y las actividades realizadas, el cual debe ser socializado con el comité Interno de Archivo y Gestión Documental, como evidencia de cumplimiento del cronograma establecido en los instrumentos archivísticos aprobados.
Indicadores
Eficacia: (Número de actividades ejecutadas/ número de actividades programadas) *100
Aprobación de conocimiento: ((Número de Evaluaciones que superan el porcentaje establecido/Número total de evaluaciones presentadas en el período) *100
Cobertura: (Número de servidores públicos asistentes/Número de servidores públicos programados) * 100
8. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES.
Para la elaboración de este Plan de Capacitaciones se tuvo en cuenta la identificación de las necesidades tomando como referente los servicios prestados por el Centro de Administración Documental tanto en el ámbito individual, como por dependencias y en el organizacional.
Se identificaron diferentes necesidades de capacitación como se relacionan a continuación:
Identificación de necesidades
En cuanto a las necesidades de capacitación del personal administrativo del Instituto para el Desarrollo de Antioquia, se puede establecer que prioritariamente las temáticas de capacitación están orientadas al conocimiento básico en normatividad archivística vigente.
En cuanto a las actividades de formación requeridas para el personal que presta servicio administrativo a la institución, se pudo establecer dentro de las actividades prioritarias para capacitación esta referida el manejo del Software de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, así como la normatividad que aplica para los servidores públicos con relación al manejo y gestión de la información.
Otra de las necesidades identificadas son las Tablas de Retención Documental, Programa de Gestión Documental, descripción documental (elaboración FUID), transferencias documentales, organización documental, normas técnicas aplicadas a la gestión documentos físicos y electrónicos, producción documental y riesgos de la información.
Con relación a las necesidades identificadas a nivel de dependencia se identificaron como temática principal cultura cero papel, duplicidad de información, gestión documentos electrónicos, manejo de expediente electrónico y expediente híbrido, y conceptualización del término documento de archivo.
A nivel organizacional se identificó que la necesidad prioritaria con relación a la gestión documental es normatividad archivística con relación a la gestión documental tanto física como electrónica, seguridad y conservación de la información documental.
Consolidado de capacitaciones
| Empleados | Tema | Programa de aprendizaje |
| Secretarias Auxiliares administrativos Técnicos Operativos Subgerentes Jefes Directores | Manejo Software Gestión Documentos electrónicos de Archivo | Capacitación |
| Normatividad archivística vigente - Normatividad para el manejo de la información funcionarios públicos | Capacitación | |
| Programa de Gestión Documental, mayor énfasis proceso de organización documental | Capacitación | |
| Transferencias documentales | Capacitación | |
| Descripción documental - elaboración FUID | Capacitación | |
| Normas técnicas para la gestión de información física y electrónicos | Capacitación | |
| Riesgos de la información - Mapa de riesgo | Capacitación | |
A nivel de dependencia
| Todas las dependencias del Instituto para el Desarrollo de Antioquia | Política cero papel | Capacitación |
| Duplicidad de información | Capacitación | |
| Gestión documentos electrónicos, manejo de expediente electrónico y expediente híbrido | Capacitación | |
| Conceptualización del término documento de archivo | Capacitación | |
| TEMA | CONTENIDO | PERIODO/MES | ||||||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | ||
| Manejo Software Gestión Documentos Electrónicos de Archivo | Componente del aplicativo Funcionalidad Uso Manejo Gestión del cambio al SGDEA G+ | |||||||||||
| Normatividad archivística vigente | Normatividad para el manejo de la información funcionarios públicos | |||||||||||
| Programa de Gestión Documental | Organización documental | |||||||||||
| Descripción Documental (elaboración FUID) | ||||||||||||
| Transferencias documentales | ||||||||||||
| Gestión información física y electrónica | ||||||||||||
| Matriz de riesgo | Riesgos de la información física y electrónica | |||||||||||
| Política cero papel | Utilización de tecnología de la información y telecomunicaciones | |||||||||||
| Racionalización de trámites administrativos | ||||||||||||
| Duplicidad de la información | Duplicidad de la información | |||||||||||
| Gestión electrónica de documentos | Gestión documentos electrónicos Expedientes híbridos Consulta expedientes electrónicos | |||||||||||
| Conceptualización | Documento de Archivo | |||||||||||
Castañeda, Zapata Delio I. (2015). Condiciones para el aprendizaje organizacional. Estudios Gerenciales, núm. 31, 2015, pp. 62-67. Universidad ICESI. España
<NOTAS PIE DE PÁGINA>
1. Decreto Ley 1567 de 1998, tomado de
[https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?¡=1246] Consultado el 27 enero 2022
2. Decreto 1083 de 2015. Tomado de
[https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=62866] consultado el 27 enero 2022
