CIRCULAR 0004 DE 2025
(noviembre 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Secretaría General |
| Para: | Integrantes de juntas, comités y personal de apoyo en la gestión de actas y compromisos |
| Asunto: | Gestión y seguimiento de actas y compromisos |
| Fecha: | 30-01-2025 |
Por medio de la presente Circular se enfatiza en la importancia del rol de los integrantes de Juntas y Comités en la Entidad en cuanto a que los análisis, deliberaciones y decisiones resultado de cada sesión, queden debidamente documentados en actas, por cuanto constituyen el soporte de éstas tanto al interior, como de cara a los organismos de control y regulación.
De acuerdo con lo anterior, se establecen los siguientes lineamientos por cuyo cumplimiento deben velar cada uno de los integrantes de Juntas y Comités, de manera que obren como prueba eficaz al momento de la ejecución de las decisiones y sustento de éstas:
- Estudiar de forma cuidadosa el reglamento de cada Comité o Junta y aplicarlo de manera íntegra en cada una de las sesiones que se lleven a cabo.
- Cumplir con el número mínimo de sesiones y la periodicidad de éstas, según se establezca en el reglamento de cada Comité o Junta.
- Realizar la citación con suficiente antelación de manera que se pueda garantizar la asistencia de los integrantes mínimos para deliberar y decidir, en todo caso, observar los plazos de antelación mínima que se establezcan en los respectivos reglamentos.
- En caso de no poder asistir, realizar con suficiente antelación la respectiva delegación o designación según el caso, siempre que la reglamentación del Comité lo permita y hacerla constar por escrito. Enterar a la persona designada de los temas a tratar con el fin de que pueda realizar una debida representación.
- La aprobación y firma de las actas se debe llevar a cabo de forma expedita, para lo cual se debe concertar el uso de las diferentes herramientas tecnológicas de que se dispone en la Entidad, con el fin de que no se queden actas pendientes de revisión y firma.
- Las actas de cada Junta o Comité deben encontrarse en el repositorio de información de éstos, y deben estar disponibles para consulta de forma permanente, preservando las disposiciones legales acerca de la información reservada y clasificada.
- Se debe hacer correcto uso del módulo de Gestión de Reuniones y Compromisos del sistema G+.
- Se debe asignar un responsable para realizar seguimiento a los compromisos que se establezcan en cada sesión, de manera que las actas de las sesiones siguientes permitan evidenciar el cumplimiento de éstos. Señalar en la sesión, en la medida de lo posible, el responsable para el cumplimiento de los compromisos así como su plazo.
- Se deben tratar todos los puntos establecidos en el orden del día enviados previamente o, en su defecto, realizar las modificaciones a que haya lugar, en el momento en que se ponga a consideración.
-Cuando se decidan asuntos en el ítem de proposiciones y varios, dejar constancia de ello indicando de forma clara los aspectos relevantes de la deliberación y la decisión tomada.
-Tener presente cuando se realizan sesiones extraordinarias, que sólo deben tratarse los temas establecidos en el orden del día enviado previamente, no deben ser modificados o incluir temas adicionales.
En cuanto a la elaboración de las actas se deben consignar al menos los siguientes puntos:
- Tipo de sesión: Ordinaria o extraordinaria
- Número de sesión: Conservar un número consecutivo
- Nombre del Comité o Junta
- Lugar
- Fecha
- Hora
- Medio utilizado: Cuando se realiza la sesión de forma mixta, señalar la forma en la que participó cada asistente.
- Convocatoria: En el cuerpo del acta se debe incluir la información relativa al medio y fecha de la citación, independientemente de si se realiza presencial, virtual o a través de otros mecanismos para la toma de decisiones.
- Participantes: Indicar los nombres completos y cargos de los integrantes de acuerdo con la conformación del Comité.
- Ausentes: Indicar los nombres completos y cargos de los integrantes que no asistieron. En caso de enviar una persona designada, dejar la respectiva constancia, teniendo en cuenta que si la reglamentación no permite expresamente la delegación, la persona designada tendrá voz mas no voto.
- Invitados: Indicar los nombres completos y cargos de los asistentes que no son integrantes del Comité o Junta.
- Orden del día: Tal y como fue enviado junto con la citación, especificando los asuntos aprobatorios y los informativos. Siempre se deberá incluir en el orden del día la verificación del quorum, la aprobación del orden del día y proposiciones y varios (cuando se trata de sesiones ordinarias).
- En el desarrollo del orden del día verificar que se consignen de forma clara las solicitudes, deliberaciones y sustento de las decisiones, así como la redacción clara, técnica y completa de cada decisión, indicando que es unánime, o, en su defecto, consignar las salvedades a que haya lugar.
- Dejar constancia de la verificación del quorum para deliberar y decidir de acuerdo con el reglamento específico de cada Comité o Junta. En caso de delegación, consignar el acto o documento que la sustenta.
- De ser necesario, incluir un punto relativo a la aprobación formal de las actas de sesiones anteriores.
- Indicar la hora de terminación de la sesión.
- Cargos y firmas de las personas responsables según lo indicado en el reglamento de cada Junta o Comité.
- Anexos: Las actas deben formar parte del repositorio de información de cada Junta o Comité con sus correspondiente anexos que serán por lo menos los siguientes: (i) Correo o comunicación de citación; (ii) Delegaciones o designaciones de representantes para asistir; (iii) Documentos de trabajo enviados para el estudio de cada uno de los temas a decidir; (iv) Presentaciones de apoyo; (v) Proyectos de actos administrativos que se someten a consideración; (vi) Correos electrónicos en los que consten las votaciones, cuando la sesión se realiza a través de otros mecanismo para la toma de decisiones.
Se solicita acatar los lineamientos impartidos con el fin de garantizar que se cumplan los reglamentos de las sesiones de Juntas y Comités y que sus actas contengan los requisitos normativos necesarios para su adecuada implementación, quedando la debida trazabilidad para consulta posterior por el personal de la Entidad y de los entes de control y regulación.
Cordialmente,
ALEJANDRA MARIA ZAPATA HOYOS
Secretario General de Entidad Descentralizada Secretaría General
