CIRCULAR 006 DE 1991
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<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| De: | Supervisora de Archivo |
| Para: | Personal IDEA |
| Asunto: | Normas y servicios Archivo |
Con el objeto do optimizar los sistemas de archivo que posibiliten una mejor atención a nuestros usuarios, nos permitimos informar a todo el personal lo siguiente:
1. A partir del día 11 de Junio se implemento un moderno sistema de radicación para la correspondencia que llega al Instituto, consistente en un reloj automático que asigna el número consecutivo, la fecha y la hora de llegada. En los próximos días, le será incorporado el nombre de la Institución.
2. A partir del presente mes se elaborará un "Recordatorio de Documentos Pendientes", dirigido a los directivos y que tiene como finalidad evitar que la documentación permanezca en las dependencias más tierpo del necesario.
3. Informamos además que disponemos de la siguiente documentación microfiImada:
- Actas Junta Directiva hasta 1986
- Consecutivo Pagares hasta 1986
- Consectuvio Contratos hasta 1989
- Consecutivo Resolución de Gerencia hasta 1989
- Consecutivo Correspondencia Despachada hasta 1989
- Registros Contables hasta 1983
Las dependencias que en razón de sus funciones se encuentren interesadas en tener copia de algunos de estos rollos, pueden solicitarlo por escrito al Supervisor del Archivo, quien conjuntamente con el Director Administrativo, Presidente del Comité de Microfilmación, determinará lo pertinente.
Adicionalmente informarlos que la Institución cuenta con un Lector-Impresor que puede utilizarse en la Oficina de Microfilmación y que ofrece la posibilidad de fotocopiar directamente del rollo.
4. Desde el 1o de Julio del año en curso, los memorandos llevarán un número consecutivo, procedimiento que agilizará la recuperación de la información.
Cualquier información adicional sobre los puntos anteriores o cualquiera otro de nuestra competencia, la suministraremos con mucho gusto en la dependencia de Archivo.
Cordialmente
Bertha Luz Restrepo Arteaga
Supervisor de Archivo
