CIRCULAR 7 DE 2022
(abril 01)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Todos los Servidores Públicos y Contratistas del IDEA. |
| Asunto: | Aspectos para el mejoramiento y cumplimiento de la dimensión de gestión humana del MIPG y la normatividad en la materia. |
Con el fin de implementar aspectos importantes para el continuo mejoramiento de las obligaciones concernientes a los servidores públicos de la entidad, se hace referencia a los siguientes temas, respecto de los cuales es necesario que los servidores en su totalidad realicen gestiones que nos permitan normalizar requerimientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y de la normatividad que reglamenta la función pública.
I. ACTUALIZACIÓN DE HOJA DE VIDA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO -SIGEP. Versión II
De acuerdo con el artículo 2.2.5.1.9 del Decreto 1083 de 2015, todos los empleados públicos del Estado debemos tener diligenciado el formato de hoja de vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP, por lo anterior y con la intención de dar cumplimiento a la normatividad, se hace necesario que todos los funcionarios públicos de la Entidad, independiente de su forma de vinculación deben ingresar al SIGEP II y realizar la actualización de su hoja de vida. (Información Personal, Educación, Experiencia incluyendo el empleo actual y demás datos solicitados)
La entidad para garantizar el acceso de todos los funcionarios, ya realizo la activación de cada uno en la Plataforma SIGEP II, por lo tanto, deberán ingresar al link: https://www.funcionpublica.qov.co/web/siqep2
Aquellas personas que les llego un correo electrónico del SIGEP y/o función pública, deberán restablecer la clave a través del link que les llego a su correo electrónico para que sea habilitado su acceso a la plataforma.
A quienes no les llego el correo electrónico (esto con ocasión a que ya se encontraban registrados en la plataforma) deberán ingresar al link del SIGEP II y seleccionar la opción de Olvido contraseña y seguir los pasos que allí refieren para que el aplicativo les permita el ingreso.
Es importante recordar que es un deber de todo servidor publico mantener actualizada la hoja de vida de la función pública a través del aplicativo dispuesto para ello, ya que es el mecanismo oficial que la norma estableció como herramienta de hoja de vida y es este documento el que la Entidad debe tener en cuenta para verificar criterios como experiencia, educación e información personal para el desarrollo de las diferentes situaciones administrativas en los procesos de Gestión Humana.
A más tardar el 02 de mayo de 2022 y una vez actualizada la Hoja de Vida solicitamos que sea remitida física y debidamente firmada a la Dirección de Gestión Humana, para su archivo en el expediente laboral.
Se adjunta Instructivo a la presente comunicación para la actualización de la Hoja de Vida en la Plataforma SIGEP II.
II. DECLARACIÓN PERIODICA DE BIENES Y RENTAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO -SIGEP. Versión II.
El Decreto 1083 de 2015, establece que todos los funcionarios públicos deberán declarar bajo juramento el monto de sus bienes y rentas, en el formato adoptado para el efecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP, de acuerdo con las condiciones allí señaladas e información que debe ser actualizada cada año o al momento del retiro del servidor.
De conformidad con el artículo 2.2.16.4 del decreto 1083 de 2015 (Modificado por el Decreto Nacional 484 de 2017, Art. 2) La actualización de la declaración de bienes y rentas y de la actividad económica será efectuada a través del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público-SIGEP y debe ser presentada por los servidores públicos de las entidades y organismos públicos de orden territorial entre el 1 de junio y el 31 de julio de cada vigencia.
Por lo anterior y de acuerdo con que todo el personal activo, ya se encuentra habilitado en la plataforma SIGEP II, se solicita que para la presente vigencia y dentro del término de ley, para evitar sanciones, cada funcionario diligencie la declaración de bienes y rentas anual y remita la misma debidamente firmada a la Dirección de Gestión Humana para su verificación y archivo en el expediente laboral.
Se adjunta Instructivo a la presente comunicación para la actualización de la declaración de bienes y rentas en la Plataforma SIGEP II.
III. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO FCTC-001 FORMATO PARA EL CONOCIMIENTO DEL TERCERO O CONTRAPARTE.
En cumplimiento de la Circular Básica Jurídica y la Circular Externa No.027 de 2020 de la Superintendencia Financiera de Colombia, se implementa el SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación al Terrorismo), en desarrollo de este, es necesario que los servidores públicos diligencien el formato FCTC-001 FORMATO PARA EL CONOCIMIENTO DEL TERCERO O CONTRAPARTE, anexo a la presente circular.
La Circular Básica Jurídica actualizada con la C.E.027 de 2020 Parte I, Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas, Título IV, Deberes y responsabilidades, Capítulo IV Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, y específicamente en lo referido en el numeral 4.2.2.2. Mecanismos, 4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente/contraparte.
Lo anterior ya que el ámbito de aplicación del SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías efectivas para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa, es decir, a través de sus accionistas, beneficiarios finales, administradores en los términos del art. 22 de la ley 222 de 1995, empleados, proveedores y vinculados, como instrumento para el lavado de activos, canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
El plazo máximo para el diligenciamiento del formato es el 20 de abril de 2022, una vez diligenciado, deberá ser enviado a la Dirección de Gestión Humana para ser archivado en el Expediente Laboral y para remitirlo al área de Riesgos.
IV. CURSO VIRTUAL DE INTEGRIDAD, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN.
La Vicepresidencia de la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública presentaron en la vigencia 2020, el curso virtual sobre Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.
Su objetivo es que las personas vinculadas a las entidades públicas profundicen sus conocimientos sobre las normas e instituciones que tiene el país para prevenir la corrupción, interioricen la cultura de la legalidad a partir del Código de Integridad del Servicio Público, así mismo para que identifiquen y declaren sus conflictos de intereses como un mecanismo preventivo en la lucha contra la corrupción y, finalmente, para que la transparencia en gestión se convierta en una virtud en el servicio para acercar al ciudadano a los asuntos públicos.
Por la importancia del tema y en cumplimiento al Plan Nacional de Capacitación que lidera la Función Pública, todos los funcionarios del Instituto para el Desarrollo
Por la importancia del tema y en cumplimiento al Plan Nacional de Capacitación que lidera la Función Pública, todos los funcionarios del Instituto para el Desarrollo de Antioquia y Contratistas deben realizar el curso virtual Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.
El curso se encuentra publicado en el aula Virtual del Estado Colombiano en el siguiente enlace: https://www.funcionpublica.qov.co/web/eva/curso-inteqridad
Así mismo se recuerda la obligatoriedad de la realización del curso, el certificado de aprobación del curso lo deben entregar los funcionarios en la Dirección de Gestión Humana antes del 20 de mayo de 2022 al correo manuelacr@idea.qov.co y los contratistas en la misma fecha deben enviarlo al correo sulavra@idea.gov.co para ser archivado en el respectivo expediente sin excepción.
Es importante recordar que de acuerdo con la Ley 1952 de 2019, es deber de todo Servidor público Capacitarse y actualizarse en el área donde desempeña su función.
V. CURSO VIRTUAL DEL MIPG.
Mediante Circular No.0010-2020, se solicitó la realización del curso del MIPG a través del aula Virtual del Estado Colombiano, a la fecha aún hay funcionarios que no han realizado el curso o allegado el certificado a la Dirección de Gestión Humana, con relación a que es deber de todos los servidores públicos diligenciar el curso, aquellos funcionarios que aún no lo han realizado deberán hacerlo a más tardar el 31 de mayo de 2022.
Tal como se indicó en la Circular No.0010-2020, el curso se debe realizar bajo las siguientes directrices:
I. Todos los servidores públicos deben tomar como mínimo el módulo de "Fundamentos Generales"
II. Los Gerente Públicos (Gerente, secretario general, Subgerentes, directores, Jefes de Oficina deben además tomar el curso de “inducción a los Gerentes Públicos de la Administración Colombiana”.
II. Los responsables de implementar las políticas asociadas al Modelo deben tomar la totalidad de los módulos que integran el curso.
VI. DILIGENCIAMIENTO DEL CURSO DE LENGUAJE CLARO.
Mediante la Circular Externa No.100-010-2021 del Departamento Administrativo de la Función Pública, se establecieron directrices para fortalecer la implementación de Lenguaje Claro, en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 - Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública; los artículos 49 y 50 de la Ley 1757 de 2015- Estatuto de la Participación democrática; el artículo 28 de la Ley 2052 de 2020 - Ley Antitrámites.
En esa línea se presentó la instrucción que debe implementar y liderar la Entidad, en el sentido de que los funcionarios públicos de la Entidad deben capacitarse en Lenguaje Claro.
En este sentido se solicita que realicen el curso de Lenguaje Claro ofrecido por el Departamento Nacional de Planeación (DNP), disponible en el siguiente enlace: https://escuelavirtual.dnp.qov.co/
La fecha límite para enviar a la Dirección de Gestión Humana el certificado del curso es el 31 de mayo de 2022.
Es importante recordar que de acuerdo con la Ley 1952 de 2019, es deber de todo Servidor público Capacitarse y actualizarse en el área donde desempeña su función.
Vll. ELABORACIÓN DEL PLAN DE VACACIONES VIGENCIA 2022.
Para garantizar la Planeación institucional, el área de Gestión Humana envió mediante correo electrónico del día 31 de marzo de 2022, a cada superior jerárquico de las dependencias del IDEA, el formato "plan de vacaciones 2022".
Formato dispuesto para que los funcionarios de cada área realicen con los jefes inmediatos la programación de la fecha en la cual se disfrutara el periodo de vacaciones causado en la presente vigencia, el cual debe ser diligenciado por cada área, firmado por el jefe inmediato, y enviado a la Dirección de Gestión Humana a más tardar el 20 de mayo de 2022.
Deberá diligenciarse el formato teniendo en cuenta:
- La necesidad del Servicio.
- La planeación Institucional.
- La coordinación entre pares.
- La normalización de periodos acumulados o reanudación de vacaciones interrumpidas.
Atendiendo a la Directiva Presidencial, por medio de la cual se expide el Plan de Austeridad, es necesario tener presente que las vacaciones solo se interrumpirán o aplazarán por estricta necesidad del servicio, tal como es consagrado en la norma, necesidad que deberá exponerse de forma explícita en la solicitud que realicen.
También es importante que todo el personal tenga en cuenta de acuerdo con la normatividad en la materia, la solicitud de vacaciones o de reanudación de vacaciones deberán realizarse con al menos un 20 días de antelación, con el objetivo de que la Dirección de Gestión Humana pueda realizar los trámites pertinentes de acuerdo con los tiempos establecidos en la norma.
Por último, de conformidad con lo establecido en el artículo 23 del Decreto 1045 de 1978, solo se podrán acumular vacaciones hasta por dos años, siempre que ello obedezca a necesidades del servicio, por lo que se solicita al personal, que aquellos quienes tienen acumulados periodos de vacaciones, realicen la programación del disfrute lo antes posible antes del vencimiento de los periodos por acumulación.
Se debe procurar que todos los servidores soliciten sus vacaciones cada año, una vez se cause el derecho, a efectos de garantizar el reposo del empleado como una condición mínima que ofrece la posibilidad de que éste renueve la fuerza y la dedicación para el desarrollo de sus actividades y efectivamente descanse.
Es responsabilidad de cada servidor y de su jefe inmediato hacer seguimiento a las novedades de vacaciones presentada, ningún servidor puede disfrutar de vacaciones, ni interrumpirlas o aplazarlas, sin que previamente exista el acto administrativo correspondiente.
Cualquier inquietud, duda o asesoría que se requiera para el cumplimiento de lo aquí dispuesto será resuelta en la Dirección de Gestión Humana.
Cordialmente,
JUAN FERNANDO ECHANDIA BUSTAMANTE.
Subgerente Administrativo
