CIRCULAR 8 DE 2023
(febrero 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Dirección técnica contractual y administrativa |
| Para: | Contratistas-supervisores-ordenadores del gasto |
| Asunto: | Reporte de pagos a través de la plataforma SECOP II |
Cordial saludo,
Con el fin de reforzar la información entregada en capacitación reciente y brindar claridad en torno al cumplimiento del deber de publicar en debida forma y de manera oportuna la actividad contractual de la Entidad en la plataforma SECOPII, se les recuerda que es responsabilidad de CONTRATISTAS, SUPERVISORES y ORDENADORES DEL GASTO, que la información que se genere durante la ejecución de cada contrato, independientemente de su modalidad, sea publicada en debida forma en la plataforma SECOP II y se encuentre al día para ser reportada en los demás sistemas de información del Estado de conformidad con las normas vigentes.
Para efectos de controlar el cumplimiento de lo anterior, se indica el procedimiento a seguir para la publicación de cada pago que se realice en ejecución del contrato:
VALIDACIÓN PREVIA POR EL SUPERVISOR:
1. El contratista y/o proveedor deberá enviar la factura y/o cuenta de cobro, los informes de actividades en el evento en que apliquen, los soportes de pago de aportes a seguridad social, el balance de ejecución presupuestal y demás soportes y documentos requeridos para la aprobación del pago, debidamente firmados, al correo electrónico del supervisor de su contrato, para su validación previa a la radicación en el CAD, dentro de los dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de corte establecida por la Dirección de Contabilidad.
2. Una vez validad la cuenta de cobro por el supervisor, el contratista o proveedor deberá radicaría en el CAD enviándola al correo admindocumental@idea.qov.co o de manera física con sus respectivos soportes.
IMPORTANTE: Se debe informar al momento de solicitar la radicación el nombre del supervisor a quien se le debe cargar la cuenta de cobro en el sistema de radicación del IDEA.
3. Posteriormente, el supervisor deberá ingresar a SECOPII- buscar el contrato - numeral 7 ejecución del contrato - habilitar el plan de pagos del mes como se muestra a continuación:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTRATISTA: PARA INGRESAR EL PAGO EN SECOPII DEBERÁ REALIZAR EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO:
Solo las facturas que se envíen al correo previamente aprobadas son a las que efectivamente se les dará trámite.
I. Vaya a mis procesos y luego a mis contratos:
II. Identifique el contrato en mención, verifique que este se encuentre en ejecución y de clic en "Detalle", que se encuentra a la derecha de la referencia del contrato:
III. PARA REALIZAR PAGOS DENTRO DE LA PLATAFORMA SECOPII, es necesario ingresar el registro de dicho cobro, por el numeral 7 de ejecución del contrato dentro del apartado plan de pagos, posteriormente identificar si existe un plan previamente creado y dar clic en registrar en el consecutivo del pago correspondiente a la cuota a facturar, en caso de no existir plan validar con el supervisor para que este lo cree:
IV. Al momento de realizar el registro debe diligenciar los campos que allí se requieren. Es importante entender de la siguiente manera los espacios a diligenciar en el registro:
NÚMERO DE FACTURA: Se debe diligenciar el consecutivo, el número de documento soporte.
Para contratitas: 001,002,003...
Para proveedores: número de factura electrónica
FECHA DE EMISIÓN: Se debe registrar la fecha en la que el Software de facturación creo la factura o fecha de elaboración de la cuenta de cobro.
FECHA DE VENCIMIENTO: Se debe se debe diligenciar 30 días calendarios siguientes a la realización del registro o según lo acordado el contrato.
VALOR NETO Y VALOR TOTAL: Si es persona natural, no obligada a declarar IVA y a facturar electrónicamente, debe diligenciar el valor total de la cuenta de cobro, en ambos ítems.
Si es persona jurídica, declarante en el ítem de valor neto, debe diligenciar el valor de la factura antes de IVA y en la casilla de valor total, debe digitar el valor de la factura con IVA incluido.
FECHA DE RECEPCION ORIGINAL: Se debe registrar la fecha en la que se radico la factura o cuenta de cobro en la entidad.
NUMERO DE RADICACIÓN: Diligenciar el número de radicado que asigna el CAD.
Una vez se llene la información anterior, se deberá diligenciar los datos de la planilla de seguridad social del mes al que corresponda el pago, como se ve en el siguiente ejemplo:
sobre la columna planilla, digite el número que corresponda a la planilla pagada, como se puede ver en el siguiente ejemplo:
en la columna de fecha de pago inserte la fecha correspondiente al periodo pagado, como se muestra en el ejemplo:
A continuación, se hace clic en validar, el cual, se encuentra a la izquierda de la pantalla en color azul. Una vez se valide podrá continuar con el anexo de los documentos.
NOTA: se recomienda que el tipo de planilla que se está anexando en el sistema corresponda al tipo de contrato que usted tiene, es decir, que si su contrato es de prestación de servicios su tipo de planilla debe ser planilla de independientes, si el contrato es superior a un mes, el tipo de cotizante es 59.
DOCUMENTOS ANEXO: Debe de anexar en el registro de cobro los documentos de la siguiente lista, uno a uno, en formato PDF con su respectivo nombre:
A. Cuenta de cobro o factura electrónica (solo con la firma del contratista o proveedor)
B. Certificado para no descuento de Rete fuente (si aplica)
C. Planilla de Seguridad social o documentos soporte del pago.
D. Informe de actividades y evidencias (planilla de registros y fotografías).
E. Certificación bancaria (en caso de que no se especifique en la factura o cuenta de cobro)
F. Documentos adicionales como, por ejemplo: certificación de contador, matricula profesional y vigencia de esta.
V. Una vez que diligencie los documentos del pago, deberá darle clic en el botón “confirmar” y luego del cierre de la ventana emergente deberá dar clic en el botón "Enviar”, que se encuentra en la parte derecha:
VI. Finalmente notifique a su supervisor, deberá hacerlo el mismo día en el cual realizó el cargue de los documentos en el SECOPII, para que este proceda con su aprobación.
IMPORTANTE: Este proceso se debe de realizar mensualmente y antes de que se efectué el pago.
NOTA: Si el supervisor rechaza el registro de pago en el SECOPII, usted deberá de forma inmediata realizar la edición de ese registro dentro de la plataforma y enviarlo nuevamente a la entidad estatal.
Una vez aprobado el pago, el supervisor deberá publicar el informe de supervisión correspondiente en SECOPII e informar al ordenador del gasto para que este remita el respetivo memorando de causación y pago al área de contabilidad:
Posteriormente, el pago quedara en estado pendiente hasta que se le realice el pago al contratista o proveedor y así poder marcar el pago como pagado.
En este paso se debe:
1. Descargar de la plataforma G+ en el archivo movimiento diario, la nota contable y el movimiento del banco del contratista.
2. Diligenciar el formato de certificación de pago realizado y adjuntarlo en SECOPII en PDF como soporte para marcar el pago.
3. Asociar al expediente de G+ de cada contratista los 3 documentos relacionados anteriormente
Finalmente darle clic en "confirmar' y enviar correo a nadiaqr@idea.oov.co informando que ya está cargado el pago del contratista o proveedor en SECOPII.
Quedamos atentos a cualquier inquietud o soporte que sea requerido.
Atentamente,
LINA MARIA RAMIREZ MURIEL.
Directora Técnica, contractual y administrativa.
