CIRCULAR 0008 DE 2024
(agosto 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Secretaría General. |
| Para: | Ordenadores, supervisores, profesionales y técnicos que intervienen en el proceso de contratación. |
| Asunto: | Lineamientos frente a requisitos del proceso de contratación del instituto para el desarrollo de Antioquia - IDEA. |
| Fecha: | 15-08-2024 |
La Dirección Jurídica, con el fin de gestionar de forma articulada y oportuna las solicitudes de contratación realizadas por cada una de las dependencias, conforme al Plan Anual de Adquisiciones (PAA), imparte los siguientes lineamientos sobre las acciones que corresponde adelantar en las diferentes etapas del proceso:
1. Comité estructurador y evaluador de los procesos de contratación.
Mediante la Resolución No 20230622 del 22 de agosto de 2023, se reglamentó el Comité Estructurador y Evaluador de los procesos de contratación, frente al cual se dan las siguientes instrucciones:
- Para la conformación del comité en los procesos de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, la dependencia que requiera el proceso deberá solicitar a la Gerencia Financiera la asignación del profesional financiero que acompañará el mismo, previo al envío de los estudios previos a la Dirección Jurídica.
- Una vez se tenga respuesta de la Gerencia Financiera frente al profesional que acompañará la estructuración y evaluación del proceso, la dependencia interesada le enviará los estudios previos, para que analice y establezca los requisitos financieros que serán objeto de evaluación en el proceso contractual.
- Seleccionados los requisitos técnicos y financieros del proceso contractual, el ordenador del gasto de la dependencia que requiere la contratación; enviará, a través de G+, la solicitud de iniciar el proceso a la Dirección Jurídica, junto con los estudios previos, CDP, matriz de riesgos y estudio de mercado, donde deberá indicar las personas de su área que conformarán el comité estructurador y evaluador, así como el profesional financiero designado.
- En los procesos de mínima cuantía en los cuales no se requiere de profesional del área financiera, el ordenador del gasto de la dependencia interesada enviará los estudios previos y demás documentos requeridos a la Dirección Jurídica, con la identificación de los profesionales o técnicos que harán parte del comité estructurador y evaluador.
- La Dirección Jurídica designará al abogado que hará parte del mencionado comité del proceso contractual, quien además de apoyar su estructuración, proyectará la resolución de su conformación, la cual deberá estar suscrita y radicada previamente a la presentación del proceso al comité directivo de orientación, seguimiento y contratación.
-Las solicitudes que se presenten ante el comité directivo de orientación, seguimiento y contratación, serán las que se encuentren con la documentación completa, revisada y aprobada por el comité estructurador y evaluador designado para cada proceso.
2. Firmas de los documentos que hacen parte del proceso contractual.
La plataforma del SECOP II utiliza la firma electrónica para los procesos de contratación y los contratos celebrados, debido a que se rige por las normas del sistema de compra pública y por aquellas que regulan el comercio electrónico; es por ello que, quien se inscribe en dicha plataforma obtiene una firma electrónica con su usuario y contraseña, la cual es personal e intransferible y por medio de ésta se obliga quien suscriba el contrato, o a la persona jurídica a la que el firmante representa.
La firma electrónica que tienen los usuarios del SECOP II cumple con los requisitos de confiabilidad exigidos por el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012, al igual que los datos de creación de la misma corresponden exclusivamente al firmante y es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma, gracias al sello de tiempo de la plataforma.
De acuerdo con lo anterior, se establecen los siguientes lineamientos respecto a la firma de los documentos que se cargan en la plataforma:
- Documentos precontractuales:
Los documentos que hacen parte de la etapa precontractual no tendrán la firma de los ordenadores del gasto ni de los miembros del comité estructurador y evaluador, estos se entenderán firmados con la aceptación que deben realizar al momento de la publicación del proceso, de acuerdo con el flujo de aprobación de cada uno de ellos.
- Documentos contractuales:
Para los contratos que se derivan de las diferentes modalidades de contratación, excepto en los procesos de mínima cuantía, se publicará el anexo del contrato, en el cual se establecerán todas las cláusulas por las cuales se regirá el mismo, documento que no contendrá firma; por lo cual se entenderá suscrito con la aceptación del contrato en el SECOP II.
La aceptación del contrato en la plataforma del SECOP II siempre debe ser por el ordenador del gasto y con el usuario del representante legal o apoderado que esté delegado para la suscripción del contrato.
En los procesos de mínima cuantía en los cuales la norma establece expresamente que la aceptación de la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado, se publicará la aceptación donde se hará relación a la información presupuestal, las garantías y la supervisión.
3. Modificaciones de contratos:
Las solicitudes de modificaciones contractuales deben ser enviadas a la Dirección Jurídica a través del módulo de gestión documental del aplicativo de G+, suscrita por el supervisor y ordenador del gasto. Cuando se requiera una adición, deberá estar acompañada del informe de ejecución financiera del contrato, expedido por la Dirección de Gestión Financiera donde se informa el saldo ejecutado a la fecha de la solicitud del respectivo registro presupuestal.
Dicho informe de ejecución financiera debe ser solicitado a través del módulo de gestión documental del aplicativo de G+, en la plantilla dispuesta por la Dirección de Gestión Financiera.
Para el momento de la revisión de los documentos para las modificaciones contractuales, el formulario 7 de ejecución contractual del SECOP II, deberá estar actualizado con la información de los pagos realizados a la fecha.
Para las modificaciones se deberá publicar, en el formulario 8 de SECOP II, solicitud de modificación formato F-GJ-028, constancia de aprobación del comité formato F-GJ-022, cuando aplique y minuta de modificación, que no estará firmada. La aceptación de la modificación se hará en la plataforma del SECOP II, la cual siempre deberá ser aprobada por el ordenador del gasto y por el representante legal o apoderado que esté delegado para la suscripción del contrato (con el usuario del SECOP II del representante legal o apoderado). Cuando corresponde a una adición, también deberán publicarse el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal.
Los documentos requeridos del contratista son los que se encuentren descritos en las listas de chequeo que se encuentran en el Sistema de Gestión de la Calidad del aplicativo G+, según la modalidad de contratación.
Atentamente,
JUAN CARLOS HERRERA TORO
Secretario General de Entidad Descentralizada
Secretaría General
