CIRCULAR 8 DE 2026
(julio 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Secretaría General (Dirección Jurídica Administrativa) Gerencia Financiera (Dirección de Gestión Financiera) |
| Para: | Contratistas de prestación de servicios personales, profesionales y de apoyo a la gestión del IDEA, supervisores y ordenadores del gasto |
| Asunto: | Lineamientos para recepción de documentos, causación y pago de honorarios de contratistas de prestación de servicios personales, profesionales y de apoyo a la gestión |
| Fecha: | 22 - 07 - 2026 |
Teniendo en cuenta que el IDEA, como entidad descentralizada y establecimiento público del orden departamental, debe dar cumplimiento a la normativa contable, presupuestal, contractual y tributaria vigente, y con el fin de garantizar el adecuado cierre mensual, la correcta causación de las obligaciones, la oportunidad en el trámite de pago y la entrega de información a los diferentes entes de regulación, vigilancia, control y supervisión, se hace necesario actualizar los términos de recepción de documentos y pago de honorarios de los contratistas de prestación de servicios personales, profesionales y de apoyo a la gestión.
En consecuencia, a partir de la fecha de expedición de la presente circular, los contratistas deberán remitir la totalidad de los documentos requeridos para la causación y pago de sus honorarios el primer (1) día hábil del mes siguiente al periodo en el cual se prestó el servicio.
Los pagos se realizarán máximo el quinto (5o) día hábil del mes siguiente, siempre que la documentación se encuentre completa, correcta, debidamente firmada, aprobada por la supervisión del contrato y cumpla con los requisitos legales, contractuales, presupuestales, contables y tributarios aplicables. Lo anterior de conformidad con el siguiente marco normativo:
1. MARCO NORMATIVO:
La presente circular se emite con fundamento en las siguientes disposiciones legales:
- Ley 80 de 1993, "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública".
- Artículo 3o: Según el cual la contratación estatal debe orientarse al cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.
- Artículo 4o, numerales 1 y 10: Establece el deber de las entidades estatales de exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, así como respetar el orden de presentación de pagos por parte de los contratistas, llevando registro de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos.
- Artículo 5o, numeral 1. Reconoce el derecho de los contratistas a recibir oportunamente la remuneración pactada, previo cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato y en la normativa aplicable.
- Ley 1150 de 2007, "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos".
- Artículo 23: Dispone que el contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y demás aportes que correspondan, requisito que debe verificarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.
- Decreto 1082 de 2015, "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional".
Este Decreto es aplicable a la contratación estatal, que contempla la contratación directa para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, cuando la entidad verifica la idoneidad o experiencia requerida.
Así mismo, de acuerdo con la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, el pago de honorarios en contratos de prestación de servicios está supeditado a lo pactado en el contrato y a la certificación de cumplimiento expedida por el supervisor, la cual debe reflejar que la entidad recibió a satisfacción el servicio correspondiente al periodo.
2. FECHA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
Los contratistas de prestación de servicios personales, profesionales y de apoyo a la gestión deberán entregar la totalidad de los documentos requeridos para el trámite de causación y pago el primer (1o) día hábil del mes siguiente al periodo de prestación del servicio.
La radicación deberá realizarse a través del sistema de gestión documental G+, dirigida a la Dirección de Gestión Financiera, con copia al profesional universitario delegado de dicha Dirección, conforme al procedimiento interno vigente.
Se requiere la entrega física de documentos, en la Dirección de Gestión Financiera dentro del mismo término señalado.
3. FECHA MÁXIMA DE PAGO:
El pago de honorarios se realizará máximo el quinto (5o) día hábil del mes siguiente al periodo de prestación del servicio, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que los documentos hayan sido entregados el primer (1) día hábil del mes siguiente a la prestación del servicio.
2. Que la documentación esté completa, legible, debidamente diligenciada y firmada.
3. Que el supervisor del contrato haya revisado y aprobado el informe de actividades.
4. Que se haya expedido el informe de supervisión y/o certificación de cumplimiento.
5. Que se haya verificado el pago de aportes obligatorios al Sistema de Seguridad Social Integral correspondiente al periodo objeto de cobro.
6. Que se cumplan los requisitos tributarios para la depuración de la base de retención en la fuente, cuando aplique.
7. Que exista disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y cumplimiento de los procedimientos internos de causación y pago.
La presentación incompleta, errada o extemporánea de los documentos impedirá iniciar o continuar el trámite de pago, caso en el cual éste quedará sujeto a la fecha de corrección, subsanación y disponibilidad del proceso financiero.
4. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA CAUSACIÓN Y PAGO DE CONTRATISTAS:
Para efectos contables, presupuestales y tributarios, los contratistas de prestación de servicios personales, profesionales y de apoyo a la gestión deberán adjuntar los siguientes documentos:
4.1. Documento de cobro o factura electrónica
Documento de cobro de honorarios, documento equivalente debidamente diligenciado y firmado, o factura electrónica para quienes se encuentren obligados a facturar. Se indica que el correo electrónico diligenciado debe corresponder al correo personal para efectos del envío del certificado de ingresos y retenciones.
4.2. RUT
Copia del RUT vigente para el primer pago del contrato y/o cuando se realice alguna actualización durante la ejecución contractual.
4.3. Certificación juramentada para disminución de base de retención
Certificado juramentado para disminución de la base de retención en la fuente por rentas de trabajo, debidamente diligenciado y firmado.
4.4. Soportes de alivios tributarios
Soportes para la aplicación de alivios tributarios solicitados a través del certificado juramentado para disminución de la base de retención en la fuente, conforme a la circular interna expedida para dicho efecto. La no presentación física de estos documentos conlleva a la no aplicación de los alivios tributarios solicitados.
4.5. Planilla PILA pagada
Planilla pagada de los aportes obligatorios al Sistema de Seguridad Social Integral, correspondiente al período objeto de cobro. Para efectos de la depuración de la base de retención en la fuente, si se presenta la planilla pagada del período anterior, dichos aportes no serán considerados para la depuración de la base de retención. Así mismo, deberá anexarse el comprobante de pago de la Planilla PILA, con el fin de acreditar el pago efectivo de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
4.6. Informe de supervisión
Informe de supervisión suscrito por el supervisor del contrato, como soporte de la verificación del cumplimiento contractual.
4.7. Informe de actividades del contratista
Informe de actividades realizadas durante el periodo objeto de cobro, debidamente diligenciado y firmado por el contratista, con la aprobación del supervisor.
5. CONTENIDO MÍNIMO DEL MEMORANDO DE SOLICITUD DE CAUSACIÓN Y PAGO
El memorando de comunicación interna mediante el cual se solicite la causación y pago de honorarios deberá estar firmado por el ordenador del gasto o quien corresponda, y deberá contener como mínimo:
1. Número y fecha del contrato.
2. Nombre completo del contratista.
3. Número de documento de identificación.
4. Periodo objeto de cobro.
5. Concepto del pago.
6. Valor bruto de los honorarios.
7. Número del rubro presupuestal.
8. Número del Registro Presupuestal –RP–.
9. Número, tipo de cuenta bancaria y entidad financiera a la cual se realizará el pago.
10. Indicación expresa de que el servicio fue recibido a satisfacción por la supervisión del contrato.
6. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES Y ORDENADORES DEL GASTO CON RELACIÓN AL PAGO DE LOS HONORARIOS DE LOS CONTRATISTAS
Los supervisores de los contratos serán responsables de:
1. Revisar y verificar los informes y evidencias de ejecución presentados por el contratista, dejando constancia de su conformidad o de las observaciones a que haya lugar.
2. Verificar que las actividades ejecutadas y reportadas por el contratista correspondan al objeto, alcance, obligaciones contractuales y productos pactados.
3. Emitir el informe de supervisión y/o certificación de cumplimiento, previa verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales.
4. Verificar que los documentos y soportes que acrediten la ejecución contractual estén completos, sean consistentes y cumplan los requisitos establecidos por la entidad.
5. Informar oportunamente a los contratistas sobre las observaciones, requerimientos y aspectos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales, incluyendo los requisitos y fechas establecidas en la presente circular.
6. Adjuntar al expediente contractual los documentos y soportes relacionados con la gestión contractual y presupuestal, derivadas de la labor de supervisión.
7. Verificar, previamente a la autorización de pago, que el contratista se encuentre al día en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y que dichos aportes hayan sido liquidados sobre el ingreso base de cotización (IBC) que corresponda, de conformidad con los honorarios pactados en el contrato.
Los ordenadores del gasto de los contratos serán responsables de:
1. Garantizar la disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, como requisitos necesarios para atender las obligaciones derivadas de los contratos a su cargo.
2. Verificar que previamente a la autorización de los pagos exista la certificación o el informe de supervisión que acredite el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
3. Verificar que se encuentren acreditados los requisitos legales y documentales exigidos para la procedencia del pago, especialmente encontrarse al día con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral.
4. Abstenerse de autorizar pagos cuando no se encuentren acreditados los requisitos contractuales, legales, presupuestales o documentales exigidos para su procedencia.
5. Adoptar oportunamente las medidas administrativas necesarias cuando se evidencien incumplimientos, inconsistencias o riesgos que puedan afectar la procedencia del pago.
6. Cumplir las demás funciones inherentes a su calidad de ordenador del gasto conforme a la ley y a la normativa interna del Instituto.
7. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN EXTEMPORÁNEA O INCOMPLETA
Los documentos que sean entregados con posterioridad al primer (1) día hábil del mes siguiente, o que se radiquen incompletos, con errores, inconsistencias o sin las firmas requeridas, serán devueltos para su corrección o subsanación.
En estos casos, el pago no podrá garantizarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes y quedará sujeto a la fecha efectiva de radicación completa y al trámite interno de revisión, causación, aprobación presupuestal, contable y pago.
Los memorandos entregados con posterioridad a las fechas definidas serán devueltos a la dependencia respectiva para que se realice nuevamente el proceso de solicitud de causación y pago.
8. DISPOSICIONES FINALES
Los ordenadores del gasto y supervisores de contratos serán responsables de socializar el contenido de la presente circular con los contratistas a su cargo, con el fin de garantizar el cumplimiento de las fechas establecidas, evitar reprocesos y asegurar la oportunidad en el cierre mensual contable y presupuestal del Instituto.
La presente circular rige a partir de la fecha de su expedición y modifica las disposiciones internas que le sean contrarias en relación con la fecha de recepción de documentos y pago de honorarios de contratistas de prestación de servicios personales, profesionales y de apoyo a la gestión.
Cordialmente,
JUAN FELIPE MEJÍA BUSTAMANTE
Gerente
Gerencia Financiera
DIANA RAMÍREZ CORREA
Directora Financiera
Dirección de Gestión Financiera
ALEJANDRA MARÍA ZAPATA HOYOS
Secretaria General de Entidad Descentralizada
Secretaría General
SANDRA ELENA ECHEVERRI
Directora Técnica
Dirección Jurídica Administrativa
