CIRCULAR 9 DE 2021
(abril 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Funcionarios IDEA |
| De: | Subgerencia Administrativa |
| Asunto: | Las comunicaciones deben ser radicadas |
Teniendo en cuenta que el IDEA como establecimiento abierto público debe dar cumplimiento a la normatividad y así mismo formalizar las actividades para la prestación del servicio de radicación, recepción, distribución, conservación, seguimiento, consulta y control de los documentos en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, Aplica desde la recolección y el trámite de los documentos, hasta la disposición final de cada documento.
Por tal motivo, la obligación de cada uno de los usuarios es de radicar toda la correspondencia que llegue a las instalaciones del IDEA, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001 en el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas:
ARTÍCULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
ARTÍCULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
Desde el Centro de Administración Documental (CAD) estamos prestos a serviles en las actividades e inquietudes que requieran.
Atentamente,
JUAN FERNANDO ECHANDIA BUSTAMANTE
Subgerente Administrativo
