CIRCULAR 10 de 2023
(agosto 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| De: | Gerencia Administrativa |
| Para: | Gerentes, Jefes y Directores de Oficina |
| Asunto: | Gestión de comunicaciones oficiales en Gestión Positiva. |
Un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, es una herramienta diseñada para la gestión eficiente y para la preservación de documentos electrónicos con valor archivístico en sus diferentes fases (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico). Al combinar las tecnologías de gestión de documentos y gestión documental de documentos de archivo en un sistema integrado, permite que el Instituto cumpla con los requisitos legales y normativos en cuanto a la conservación de documentación digital y en la construcción del patrimonio documental del IDEA.
Por tal motivo, la obligación de cada uno de los usuarios del SGDEA - G+ es gestionar las bandejas desde el “Correo de Comunicaciones Oficiales”, en la pestaña Pendientes/Recibidos/ Mi Rol (C= es copia, se le da Leído, si es P = es principal, se le da Responder, Delegar, Archivar, según sea el caso). Es de aclarar que solo se archiva una vez terminado el trámite, los documentos que se produzcan en función de sus actividades, de conformidad con la Ley General de Archivos 594 de 2000, Articulo 4, numeral D “Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos”.
Es importante mencionar que el SGDEA- G+, permite registrar documentos entrantes (Radicados de entrada físicos y digitales) internos (Memorandos) y salientes (Radicados de salida físicos y digitales) bajo los principios de buenas prácticas de gestión documental, permitiendo establecer registros, seguimiento, trazabilidad y gestión, los cuales son organizados en expedientes creados a partir de las T.R.D del Instituto, cumpliendo con las exigencias de la Superfinanciera y el Archivo General de la Nación. Esta actividad es responsabilidad de todos los usuarios del IDEA y con esta gestión se contribuye a que la información quede dispuesta para el proceso de consulta a los usuarios.
Desde el Centro de Administración Documental - CAD, se agradece su compromiso con el proceso y reiteramos nuestra disposición para asesorarlos y acompañarlos en los requerimientos que se puedan presentar respecto al asunto de esta comunicación.
Cordialmente,
JUAN FERNANDO ECHANDIA BUSTAMANTE
GERENTE
GERENCIA ADMINISTRATIVA
