CIRCULAR 11 DE 2020
(agosto 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Funcionarios IDEA |
| De: | Subgerencia Administrativa |
| Asunto: | Requisitos para firma paz y salvo centro de administración documental - CAD - |
De conformidad con Ley General de Archivos 594 de 2000, Articulo 4, numeral D "Responsabilidad. El servidor público establece que estos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos", que se produzcan en función de sus actividades; en esta misma línea, en el Artículo 15 establece la "Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades".
En este mismo contexto, la Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Único Disciplinario, en el capítulo II, artículo 34, numeral 5 establece como uno de los deberes de los servidores públicos el de "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado"
De igual forma, el Acuerdo 038 de 2002, establece en el Artículo 1 "Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones". El Artículo 2 establece: "Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública". El Artículo 5 indica que "Los servidores públicos que se trasladen retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión"
Conforme a lo anterior, queda claro que toda la documentación producida por los funcionarios del Instituto se convierte en un activo para la entidad, dando cuenta de las actuaciones de las administraciones en el tiempo, haciendo obligatorio el correcto manejo de la información. Al incumplir con esta obligación se incurre en faltas según el Titulo VIl Control y Vigilancia, Artículo 35, Numeral D de la Ley 594 de 2000. "Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995".
Las actividades que realizan las entidades públicas y privadas quedan registradas en documentos de archivo, los cuales se ven reflejados en actas, resoluciones, circulares, oficios, memorandos y demás documentos que apoyen la función. Gran parte de estos documentos son producidos y tramitados en soporte físico (papel), sin olvidar que generalmente se exigen varias copias innecesarias del mismo documento para su trámite Es aquí, donde nace la estrategia de gobierno de Cero Papel en la Administración Pública, esta estrategia se basa en una eficiente gestión documental a través de la tecnología implementando un software de gestión documental, para el caso del Instituto es SGDEA - IDEAL, de igual manera, esta estrategia busca la reducción significativa en el uso del papel. La formación de una cultura que usa racionalmente los recursos se verá reflejada en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y, por tanto, a la utilización de archivos en formatos electrónicos
Por lo anterior y de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015, Capitulo VIl Gestión de los documentos electrónicos de archivo, donde menciona aspectos relevantes que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos, se señala que es responsabilidad de las entidades públicas cumplir con elementos esenciales tales como el trámite de expedientes digitales y electrónicos Estos expedientes se deben gestionar igual que los documentos en soporte papel, es decir, también se deben archivar en el expediente que corresponda, esta función es responsabilidad de cada funcionario público, debido a que el SGDEA - IDEAL funciona con el usuario que se le asigno desde el momento de su implementación
Es importante mencionar que SGDEA - IDEAL, permite registrar documentos entrantes (Radicados de entrada físicos y digitales), internos (comunicados internos electrónicos - Memorandos) y salientes (Radicados de salida físicos y digitales) bajo los principios de buenas prácticas de gestión documental, permitiendo establecer registros, seguimiento, trazabilidad y gestión, los cuales son organizados en expedientes que son creados de acuerdo a las TRD del instituto, cumpliendo con las exigencias de la Superfinanciera y el Archivo General de la Nación.
Es por esto que, desde el Centro de Administración Documental; nos permitimos informar que como requisito indispensable para expedir los diferentes paz y salvos en caso que un funcionario sea suspendido del cargo, cambio de área terminación de contrato, debe gestionarse de manera correcta todos los documentos de archivo tanto físicos como electrónicos (Los que se generan y se encuentran en las bandejas de inicio SGDEA - IDEAL), garantizando de esta forma que la información que fue producida y tramitada durante la vigencia del cargo ocupado, cuente con el proceso de organización documental y los respectivos inventarios documentales de acuerdo a los campos establecidos en el FUID De igual forma, garantizar que. en el Software de Gestión Electrónica de Documentos IDEAL, queden gestionadas las bandejas, garantizando que los documentos generados y tramitados por este medio queden archivados en los expedientes correspondientes, dado que es responsabilidad de cada empleado dar el trámite correspondiente a estos documentos en el marco de la eficiencia, eficacia y transparencia, evitando de esta forma sanciones por incumplimiento.
De igual forma, el Centro de Administración Documental, validará que el funcionario solicitante del paz y salvo no cuente con préstamos de expedientes activos, en caso de ser así, estos deberán ser devueltos al área del CAD para proceder con la firma del paz y salvo En el momento que el Funcionario del IDEA solicite paz y salvo y no cuente con lo mencionado anteriormente, este no podrá ser firmado por parte del Técnico Operativo del CAD, hasta que cumpla con los criterios antes descritos.
Atentamente,
RICHARD ALBERTO SERNA MAYA
Subgerente Administrativo
