CIRCULAR 12 DE 2012
(abril 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Todo el Personal |
| Asunto: | Políticas para la normalización de los procedimientos archivísticos del IDEA. |
En virtud de la Ley General de Archivos 594 de 2000, los Acuerdos reglamentarios del Archivo General de la Nación, el Instructivo de Archivo Institucional y demás normas que involucran el control, administración y producción de los documentos, la Secretaría General se permite citar las siguientes políticas en materia archivística y de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios del Instituto:
1. Recepción, producción y distribución de documentos
1.1 Los horarios de recorridos internos son: En la mañana 08:00 a.m. y 10:30 a.m. y en la tarde 1:30 p.m. y 3:45 p.m.
1.2 Las comunicaciones a enviar día a día por el correo certificado, deben ser remitidas a más tardar en el recorrido de la 1:30 p.m., debido a que la empresa de correo recibe hasta las 3:00 p.m.
1.3 Las comunicaciones a enviar por el servicio al día, deben ser entregadas en el Archivo Central antes de las 9:00 a.m.
1.4. Al imprimir un documento, se recomienda realizarlo en forma: “dúplex".
1.5. Las comunicaciones oficiales enviadas, sólo se deben elaborar en original para el destinatario y una copia para el expediente correspondiente, que reposará en el Archivo Central, y se deberá remitir los anexos respectivos.
1.6. En la elaboración de documentos, se debe registrar en el encabezado, el código de la dependencia según Tablas de Retención Documental, y si éste está relacionado con un contrato, en la parte final del documento debe registrarse: “Archivar en: Contrato XX de XXX”
1.7. Los anexos de los memorandos deben remitirse al Archivo Central para realizar la digitalización y adjuntar al documento interno.
1.8. Los documentos que son recibidos por medio facsímile papel termoquímico, Se les debe sacar copia en papel bond 75 grms.
2. Organización de expedientes, transferencias documentales y préstamos.
2.1 Las transferencias documentales serán recibidas día a día hasta las 9:00 a.m., diligenciándolas y numerándolas en el Formato Único de Inventario Documental, con el fin de procesarlas durante el resto del día y cotejar la información recibida.
2.2. En la remisión de expedientes, se deben retirar los elementos abrasivos como ganchos y clips, la foliación debe realizarse con estero negro, respetando el orden lógico y cronológico, y cuando se presenten varias carpetas del mismo asunto darle continuidad a la foliación, teniendo claro que cada expediente debe contener máximo 200 folios.
2.3. Los documentos de apoyo no deben ser remitidos al Archivo Central, para ello, la dependencia deberá hacer un previo análisis de la información a depurar, y remitir al Archivo Central la información realmente relevante para los procesos y trámites institucionales, para ello, los funcionarios del archivo estarán dispuestos a prestar la respectiva asesoría.
2.4. Los documentos generados o recibidos en las dependencias, y aquellos relacionados con un contrato, deben ser remitidos al Archivo Central en un período de dos (2) días hábiles, con el fin de verificar el tipo de información, digitalizar, actualizar el expediente, y si es del caso, reportar en el software “Gestión Transparente” de la Contraloría Departamental, quienes dan un plazo de cinco (5) días hábiles.
2.5. La perforación para los documentos se debe realizar al lado izquierdo, alineación superior y medida oficio, para evitar múltiples perforaciones. No se perforan fotografías, ni planos, y se debe utilizar carpetas en tamaño oficio y no
i en AZ.
2.6. Al firmar un préstamo de un expediente, se entenderá la responsabilidad exclusiva por la integridad del mismo en cuanto a los documentos que la conforman por parte del funcionario firmante. Y aún si es entregada a otra, dependencia o funcionario sin renovar la firma en el Centro de Administración
Documental, seguirá bajo su responsabilidad y deberá devolverla máximo a los quince (15) días hábiles, para ello, se debe aplicar cabalmente el Reglamento de Consultas del Archivo. El tope máximo para los préstamos es de diez (10) expedientes por funcionario.
3. Horario y Novedades.
3.1 Consecuentes con lo anterior y atendiendo a la necesidad de agilizar y actualizar los procesos archivísticos, específicamente en el proceso de recepción de la información, el horario del Archivo se mantendrá así:
Mañana: De 07:30 a.m. a 12:00 meridiano
Tarde: De 01:15 p.m. a 5:00 pm.
Los treinta minutos de diferencia con el horario habitual serán invertidos en radicar, numerar y registrar la documentación recibida para ser distribuida en el primer recorrido del día siguiente, y se dejará actualizada toda la información recibida.
En los eventos de modificación del horario institucional, se mantendrá la misma diferencia.
3.2. La Dirección de Gestión Humana o los interventores, deberán informar al Área de Archivo las novedades en el ingreso o egreso de funcionarios y/o contratistas, con el fin de llevar el control sobre los préstamos de expedientes y la activación o inactivación de usuarios en los sistemas de información (Qfdocument y MECI).
3.3. El Qfdocument es una herramienta tecnológica que proporciona la facilidad de consultar los documentos en tiempo real, para ello, es viable y oportuno recuperar los documentos electrónicos que requieran en línea.
3.4. Las transferencias documentales que no cumplan con los requisitos previamente mencionados se devolverán para las respectivas correcciones.
3.5. Los funcionarios de Archivo estarán dispuestos a brindar una capacitación y asesoría continua, con el fin de cumplir con las disposiciones archivísticas normativas.
Corresponde a los jefes de cada área, verificar y dar cumplimiento a las presentes disposiciones.
CLAUDIA PATRICIA WILCHES MESA
Secretaria General
