CIRCULAR 12 DE 2016
(abril 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| Para: | Todo el Personal. |
| Asunto: | Actualización y trazabilidad de los documentos. |
Cordial saludo.
Mediante. Resolución de Gerencia 0872 de 2015, se actualizó el Programa de Gestión Documental que comprende, entre otras cosas, el continuo seguimiento a las políticas para la organización de los archivos de gestión.
Por esta razón, les recordamos que todo documento inmediatamente tramitado pon cada una de las dependencias deberá ser transferido dentro de los 5 días hábiles siguientes al Centro de Administración Documental, los días martes y jueves de 7:30 a 9:00 a.m., con el objetivo de no generar represamientos de documentos en los archivos de gestión y propender por la actualización oportuna de los expedientes.
Igualmente, les recordamos que todas las comunicaciones, tanto físicas como electrónicas, sean estas recibidas o para enviar, deberán ser radicadas en el Centro de Administración Documental con fin de oficializar los trámites institucionales y garantizar la trazabilidad correspondiente.
En el caso de las comunicaciones a enviar, éstas siempre deberán indicar donde se deben archivar de acuerdo con las tablas de retención documental.
Se hará un seguimiento continuo a estas situaciones para garantizar la aplicación de Ios procedimientos al interior del Instituto.
Atentamente,
LEON BALMORE AGUINAGA BORJA
Subgerente Administrativo
