CIRCULAR 12 DE 2019
(agosto 02)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Conductores del IDEA |
| Asunto: | Políticas de utilización y seguridad de los vehículos del IDEA. |
En aras de fijar unas bases y acciones a seguir para la adecuada administración de los vehículos registrados en el parque automotor del IDEA, sin incluir las motocicletas, la Subgerencia Administrativa define las siguientes políticas de uso y control de los vehículos oficiales:
- El parque automotor del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA, será utilizado exclusivamente para gestión del Instituto realizar actividades inherentes a la gestión del instituto.
- Cuando se necesite utilizar los vehículos del Instituto para atender actividades de la Institución, se deberá enviar por correo electrónico la solicitud a la secretaria de la Subgerencia Administrativa.
- Las comisiones oficiales deberán tramitarse por correo electrónico, enviado a la secretaria de la Subgerencia Administrativa como mínimo en la mañana del día antes de la comisión, estas se programarán con los conductores, de acuerdo al orden de llegada de los correos electrónicos.
- Se exceptúan los casos especiales como: desplazamiento para acompañar la muerte de los servidores o muerte de familiares cercanos, atención de desastres naturales, situaciones oficiales imprevistas o demás solicitudes de apoyo consideradas urgentes, las cuales deberán ser aprobadas por la Subgerencia Administrativa.
- En caso de que se programe a última hora una comisión y se haya realizado el respectivo viatico, no se repetirá este proceso, se programara el conductor que siga en la lista.
- Las comisiones o salidas los fines de semana son opcionales, por lo tanto, se tendrá en cuenta al conductor que este en turno, si este no puede realizar la comisión seguirá en turno.
- Si por algún motivo un conductor no puede realizar una comisión en semana (jornada laboral) este se pasará al último turno.
- No está permitido fumar, ingerir alimentos y líquidos dentro de los vehículos.
- Todos los vehículos deberán quedar diariamente resguardados en el parqueadero del IDEA después de la jornada laboral, a excepción de los vehículos que se encuentren en cumplimiento de misión oficial y los que estén previamente autorizados por la Subgerencia Administrativa, cuando se deba recoger a un funcionario antes de las 5:30 a.m. o lleguen al Instituto después de las 10:00 p.m se pagará el taxi por caja menor al día siguiente.
- Los conductores están en la obligación de reportar cualquier daño al vehículo en la Subgerencia Administrativa. Debe de realizarse de forma escrita en el formato establecido.
- Las necesidades de permiso deben solicitarse con el Subgerente Administrativo a través de la secretaria de la subgerencia.
- Los señores conductores deben estar pendiente de los funcionarios con los cuales van a salir en comisión, para coordinar todo lo concerniente con la misma.
- Los anticipos deben legalizarse a más tardar a los ocho (8) días calendario siguientes del desembolso.
- Cuando por motivos de comisión o diligencias deban retirar los vehículos para amanecer por fuera del Instituto, el Conductor debe solicitar la autorización a la Secretaria de la Subgerencia Administrativa.
- Cuando por alguna circunstancia el conductor esté sin vehículo, se pospone el turno de la comisión.
- Dada la necesidad de transporte de funcionarios de las diferentes áreas para diligencias institucionales, cuando se requiera mantenimiento y lavada de vehículos se tendrá en cuenta lo siguiente:
Lavada sencilla: con el fin de no afectar el servicio de transporte, no se programarán 2 lavadas al mismo tiempo. Igualmente, el conductor debe llevar el vehículo y esperar a que le terminen el servicio.
Lavada Completa: Realizar la solicitud con la debida anticipación para ser programada en la Subgerencia Administrativa, sin que el servicio se vea afectado, igualmente el desplazamiento de regreso y para recoger el vehículo debe hacerlo por su cuenta, o coordinar con un compañero, siempre y cuando, éste no tenga otro compromiso. El conductor será el responsable de solicitar y estar pendiente de que le realicen el mantenimiento al vehículo a la mayor brevedad posible.
PROTOCOLO DE SEGURIDAD
1. El personal que realiza comisiones debe estar debidamente identificado y portar su carné en forma visible.
2. En caso de requerir visitas fuera del casco urbano del municipio en el que se encuentra, el comandante de la Policía Municipal deberá estar enterado del desplazamiento.
3. En caso de requerir pasar la noche en el municipio, quien debe recomendar el sitio para el alojamiento deberá ser el alcalde, Secretario de Gobierno o comandante de la Policía Municipal.
4. El uso del vehículo es exclusivo para servidores públicos, por tanto, la entidad no se hace responsable en caso de algún incidente con personas diferentes a las mencionadas y que estuviesen en el interior del vehículo.
5. Es deber del conductor del vehículo mantener la ruta establecida para la comisión, sin que esto interfiera en la visita a realizar.
6. En caso de evidenciar un objeto llamativo en la carretera, es deber del conductor hacer caso omiso de esto. Igualmente, por ningún motivo los ocupantes del vehículo deben bajarse del mismo para manipular dicho objeto.
7. Es deber de los ocupantes del vehículo no bajarse del mismo en lugares aislados o en medio del camino, ni caminar en medio del territorio sin el visto bueno de la autoridad competente.
8. Es obligación de los servidores públicos que se encuentran en comisión, reportar cualquier irregularidad en el camino, ya sea en el municipio o durante el desplazamiento. Así mismo, deberán reportarse regularmente con su superior.
Atentamente,
LUÍS FERNANDO GUERRA TRESPALACIOS
Subgerente Administrativo
