CIRCULAR 13 DE 2011
(noviembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL INSTITUTO
| ASUNTO: | Entrega de expedientes y documentos al Archivo Central, en razón del cambio de administración. |
Mediante Circular Externa 006 del 24 de octubre de 2011, el Archivo General de la Nación, en cumplimiento de las facultades que le confiere la Ley 594 de 2000 y el Decreto 4124 de 2011, expresa los lineamientos para la “Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales”.
Con el fin de aplicar dichos lineamientos en el instituto se insta a todas las dependencias la entrega formal de los documentos y archivos a su cargo, debidamente inventariados.
Hablamos, entre otros, de los siguientes asuntos, series y subseries documentales:
- Planes
- Informes
- Proyectos
- Actas relacionadas con diversos asuntos según las funciones de cada oficina.
- Conceptos
- Estudios
- Procesos
- Programas
- Contratos
- Convenios
Así como los demás documentos, que en ocasión de sus funciones, merezcan ser digitalizados y custodiados en el Archivo Central del Instituto, por su importancia y gestión. Es de aclarar, que los expedientes y documentos deben ser depurados en las oficinas y remitir al Archivo Central solo la información con valores administrativos, fiscales, legales, contables, jurídicos y técnicos.
Los expedientes a remitir, deben ceñirse a los procedimientos internos del Área de Archivo y al Acuerdo 038 de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” que establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.”
Para ello, es necesario:
- Foliación de los expedientes
- Ubicación de documentos en carpetas (no AZ)
- Diligenciamiento descriptivo de los campos del Formato Único de Inventario Documental, relacionando el asunto general al cual pertenece el expediente, (llámense contratos, proyectos, informes, actas, etc.).
Corresponde a los Jefes de cada Área, verificar y dar cumplimiento a la presente disposición.
MARISOL OROZCO GIRALDO
Secretaria General
