CIRCULAR 13 DE 2014
(octubre 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Todo el personal del IDEA |
| Asunto: | Políticas De Utilización Y Seguridad De Los Vehículos Del Idea. |
En aras de fijar unas bases y acciones a seguir para la adecuada administración de los vehículos registrados en el parque automotor del IDEA, sin incluir las motocicletas, la Subgerencia de Servicios Administrativos define las siguientes políticas de uso y control de los vehículos oficiales:
1. El parque automotor del Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA, será utilizado exclusivamente para realizar actividades inherentes a la gestión del Instituto.
2. Cuando se necesite utilizar los vehículos del Instituto para atender actividades de la Institución, se deberá enviar por correo electrónico la solicitud a la Dirección Administrativa. Esta directriz aplica incluso para los Directivos cuando requieran la utilización del vehículo dentro de la jornada laboral.
3. Las comisiones oficiales deberán tramitarse por correo electrónico, enviado a la secretaria de la Dirección Administrativa como mínimo en la mañana del día antes de la comisión, estas se programarán con los conductores, de acuerdo al orden de, llegada de los correos electrónicos o los formatos de comisión a esta dependencia.
4. Se exceptúan los casos especiales como: desplazamiento para acompañar la muerte de los servidores o muerte de familiares cercanos, atención de desastres naturales, situaciones oficiales imprevistas o demás solicitudes de apoyo consideradas urgentes, las cuales deberán ser aprobadas por la Dirección Administrativa o Subgerencia de Servicios Administrativos.
5. No se podrá prestar los vehículos a terceros o personas no autorizadas por la Dirección Administrativa o Subgerencia de Servicios Administrativos.
6. Está prohibido utilizar los vehículos para diligencias personales, esta disposición aplica para todos los servidores incluidos los Directivos.
7. Sólo podrán conducir los vehículos del parque automotor del IDEA, los servidores que su manual de funciones corresponda a conductor código 480 grado 03 del nivel asistencial.
8. No está permitido fumar, ingerir alimentos y líquidos dentro de los vehículos.
9. Todos los vehículos deberán quedar diariamente resguardados en el parqueadero del IDEA después de la jornada laboral, a excepción de los vehículos que se encuentren cumplimiento misión oficial y los que estén previamente autorizados por la Dirección Administrativa o Subgerencia de Servicios Administrativos.
10. Los conductores están en la obligación de reportar cualquier daño al vehículo en la Dirección Administrativa o Subgerencia de Servicios Administrativos.
11. Cuando se requiera iniciar la jornada en la madrugada para cumplir con el desplazamiento de las comisiones oficiales, se requiere que el servidor que solicitó la comisión sea puntual en su salida con el fin de evitar riesgos de hurto del vehículo y cuidar la integridad del conductor.
PROTOCOLO DE SEGURIDAD
1. El personal que realiza comisiones debe estar debidamente identificado y portar su carné en forma visible.
2. Después de las 6 pm no deben realizarse desplazamientos desde y hacia los municipios en los que se encuentran visitando.
3. En caso de requerir visitas fuera del casco urbano del municipio en el que se encuentra, el Comandante de la Policía Municipal deberá estar enterado del desplazamiento.
4. En caso de requerir pasar la noche en el municipio, quien debe recomendar el sitio para el alojamiento deberá ser el Alcalde, Secretario de Gobierno o Comandante de la Policía Municipal.
5. El uso del vehículo es exclusivo para servidores públicos, por tanto, la entidad no se hace responsable en caso de algún incidente con personas diferentes a las mencionadas y que estuviesen en el interior del vehículo.
6. Es deber del conductor del vehículo mantener la ruta establecida para la comisión, sin que esto interfiera en la visita a realizar.
7. En caso de evidenciar un objeto llamativo en la carretera, es deber del conductor hacer caso omiso de esto. Igualmente, por ningún motivo los ocupantes del vehículo deben bajarse del mismo para manipular dicho objeto.
8. Es deber de los ocupantes del vehículo no bajarse del mismo en lugares aislados o en medio del camino, ni caminar en medio del territorio sin el visto bueno de la autoridad competente.
9. Es obligación de los servidores públicos que se encuentran en comisión, reportar cualquier irregularidad en el camino, ya sea en el municipio o durante el desplazamiento. Así mismo, deberán reportarse regularmente con su superior.
Atentamente,
PAULA CRISTINA ALAPE MEJÍA
Subgerente de Servicios Administrativos
