CIRCULAR 14 DE 2014
(noviembre 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA -IDEA-
Medellín,
| Para: | Todo el personal |
| Asunto: | Transferencias documentales primarias. |
Cordial Saludo,
La Subgerencia de Servicios Administrativos, en el marco de la Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", el Decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado", los Acuerdos del Archivo General de la Nación 042 de 2002 y 002 de 2014 y el Acuerdo del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia 001 del 5 de junio de 2014, se permite establecer el procedimiento para la realización de las transferencias documentales primarias:
1. Tiempos de retención documental; El responsable de cada dependencia para este procedimiento es delegado por el subgerente, director o jefe de oficina, quien debe verificar en la Tabla de Retención Documental los tiempos de retención de las series y subseries documentales que reposan en el archivo de gestión.
2. Organización documental: Se deben organizar los documentos de acuerdo a las agrupaciones documentales definidas en la Tabla de Retención Documental, esto es, clasificar por series y subseries, ordenar los expedientes en estricto orden cronológico, elaborar la respectiva hoja de control, realizar la foliación y demás actividades necesarias.
3. Diligenciamiento de la transferencia documental: Se debe diligenciar el Formato Único de Inventario Documental, registrando una a una las carpetas ya organizadas; ya que el inventario documental se convierte en el instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos desde el archivo de gestión.
4. Cronograma anual de transferencias documentales: Es responsabilidad de cada directivo y/o jefe, revisar el cronograma de transferencias documentales y vigilar su cumplimiento, con el fin de coadyuvar en la gestión administrativa y en el cumplimiento de los tiempos de retención de los documentos.
La importancia del cronograma de transferencias radica en ejercer control sobre la producción y acumulación irracional de documentos en las dependencias.
5. Transferencias documentales de contratos: Es responsabilidad de los interventores, supervisores o dependencias encargadas, transferir los documentos relacionados con los contratos en sus diferentes modalidades, los días martes y jueves en el horario de 7:30 a.m. a 9:00 a.m., y las actas de inicio todos los días y a cualquier hora del día.
6. Inventarios documentales: Cada servidor público, cuando sea desvinculado, reubicado o sale para el disfrute de sus vacaciones, entregará los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, tanto de los documentos físicos en archivos tradicionales, como de los documentos electrónicos que tenga a su cargo en razón de sus funciones.
Es deber y obligación del servidor público, hacer entrega oportuna de los expedientes que tenga en calidad de préstamo al Centro de Administración Documental, en los tiempos estipulados para ello.
7. Digitalización de los documentos. Las dependencias una vez produzcan y organicen sus documentos en las respectivas carpetas, deberán remitirlos al Centro de Administración Documental para su digitalización. Una vez se encuentren dispuestos en el sistema de gestión documental se devolverán para su conservación en el archivo de gestión durante el tiempo de retención establecido.
Las directrices señaladas deben ser acatadas por todos los servidores públicos ya que los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, y su cumplimiento permite normalización y agilidad en los procedimientos internos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA.
Corresponde a los jefes de cada dependencia, verificar y dar cumplimiento a las presentes disposiciones.
PAULA CRISTINA ALAPE MEJÍA
Subgerente de Servicios Administrativos
