CIRCULAR 17 DE 2014
(diciembre 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA -IDEA-
Medellín,
| Para: | Supervisores, interventores y contratistas |
| Asunto: | Entrega de inventarios documentales por parte de los contratistas. |
Cordial Saludo,
La Subgerencia de Servicios Administrativos de conformidad con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones": artículo 24 del Decreto 2578 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado"; artículo 8 del Decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado"; Acuerdo del Archivo General de la Nación 038 de 2002 "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000", se permite informar lo pertinente para la entrega y recibo de inventarios documentales para los contratistas que prestan sus servicios al Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA y los interventores y/o supervisores a su cargo:
1. Todos los contratistas deben ordenar cronológicamente los documentos correspondientes a los asuntos tramitados en ejercicio de sus obligaciones y de su objeto contractual.
2. Diligenciar el formato único de inventario documental de las carpetas y/o documentos bien sean físicos o electrónicos previamente ordenados.
3. El inventario documental se debe incluir como parte del informe final de actividades, y se debe entregar por medio de correo electrónico al interventor y/o supervisor, subgerente, director o jefe de oficina para el control y organización del archivo de gestión de la dependencia.
4. El supervisor y/o interventor debe garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el plazo de ejecución del contrato.
5. Los contratistas que terminando el plazo de ejecución de su contrato, omitan la entrega y el recibo de los documentos sin los procedimientos señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.
6. Por ningún motivo el contratista podrá llevarse la documentación producida en ejercicio de sus obligaciones contractuales, por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Instituto, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.
El formato único de inventario documental y el instructivo para su diligenciamiento hacen parte integral de la presente Circular.
Corresponde a los supervisores y/o interventores, verificar y dar cumplimiento a las presentes disposiciones.
Esta Circular Normativa rige a partir de la fecha de su expedición.
PAULA CRISTINA ALAPE MEJÍA
Subgerente de Servicios Administrativos
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIÁMIÉNTÓ DEL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. Encabezado
- Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
- Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.
- Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
- Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
- Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
- Hoja ___de ___: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrará el total de hojas del inventario.
- Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
2. PARA EL REGISTRO DE LO QUE VA A TRANSFERIR
- Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.
- Código; Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados. Según Tabla de Retención Documental.
- Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Específicamente el nombre según la TRD.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
- Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita, (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
- Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
- No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
- Soporte: Se utilizara esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C),
soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
- Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ningún índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
- Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos; faltantes, saltos por error en la
- Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto
- Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de
- A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
- Así mismo, se anotara información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
3. PIE DE PAGINA
- Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.
- Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega,
- Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
