CIRCULAR 17 DE 2016
(marzo 01)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| Para: | Todo el personal |
| Asunto: | Responsabilidad de los Funcionarios Públicos con los bienes asignados. |
La Subgerencia Administrativa en cumplimento de los "Procesos Administrativos de Bienes" aprobados por el Sistema de Gestión Institucional y por la Resolución de Gerencia 0253 de 2016 "Por medio de la cual se constituye y se reglamenta el Comité de Bienes e Inventarios del Instituto para el Desarrollo de Antioquia- IDEA", se permite informar sobre el manejo de los bienes muebles y de consumo, que se debe seguir:
1. Cuando un servidor público cese en sus funciones o sea trasladado a otra dependencia, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tenía a su cargo a la Subgerencia Administrativa, a través del Auxiliar Administrativo de la misma, con el fin de expedir el Paz y Salvo respectivo.
2. Los servidores públicos tienen la responsabilidad de velar y cuidar los bienes que se asignan en custodia con el objeto de cumplir con las actividades propias de su cargo, por lo tanto, son responsables de la pérdida, daño o deterioro de bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones, generados por causas diferentes al desgaste natural que sufran los bienes.
3. El servidor al cual está cargado un bien, debe informar por escrito al Subgerente Administrativo, la pérdida, hurto o robo de un bien de su inventario, anexando copia de la denuncia correspondiente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al suceso.
4. Cuando por cualquier circunstancia deba trasladarse un bien mueble a otra dependencia, el servidor público a quien está cargado, debe informar al Auxiliar Administrativo de la Subgerencia Administrativa, quien diligenciará el formato de traslado y además hará el movimiento en el sistema de activos.
5. Cuando el IDEA, requiera entregar bienes en comodato, la dependencia encargada del trámite, deberá enviar memorando al Subgerente Administrativo con copia al profesional que ejerce la Secretaria Técnica del Comité de Bienes e Inventario, justificando que los bienes no están prestando servicio al Instituto y que no se requieren para el cometido estatal, previo al proceso contractual, con el fin de que dicho Comité, recomiende la viabilidad o no del contrato.
6. Los bienes que por cumplimiento de las actividades propias del cargo del funcionario público, deban ser retirados del Instituto, tales como equipos electrónicos, equipos de cómputo, elementos de consumo, entre otros; deberán solicitar autorización para su retiro, a la Subgerencia Administrativa, en los formatos establecidos para estos casos.
7. Cuando por ejecución de un Convenio o Contrato Interadministrativo, correspondiente a recursos en administración, se adquieran o compren bienes (muebles e inmuebles y/o artículos de consumo), con aportes del IDEA; dichos bienes deberán ser informados y remitidos al a la Subgerencia Administrativa, soportándolos con el acta de ejecución de la Interventoría y/o Supervisión del Convenio o Contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la compra, con el fin de informar la Dirección de Contabilidad para su contabilización, a la Oficina de Riesgos para que sean asegurados, y para realizar los movimientos pertinentes en el Sistema de Inventario de Bienes del Instituto.
8. Cuando se daña o deteriora un bien del Instituto, el servidor público a quien este cargado, debe enviar memorando al Subgerente Administrativo informando las razones de dicha situación.
Atentamente,
LEÓN BALMORE AGUNAGA BORJA
Subgerente Administrativo
